Mặc dù chữ ký số chưa phải yêu cầu bắt buộc nhưng trong một số giao dịch điện tử nhất định, doanh nghiệp vẫn cần sử dụng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế để thực hiện được các giao dịch này. Vậy quy trình đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế như thế nào? Trong bài viết này, Sapo sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước giúp bạn dễ dàng thực hiện.
1. Lý do cần đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế
Đối với doanh nghiệp, chữ ký số là bắt buộc trong một số trường hợp và giao dịch điện tử. Để đảm bảo tính pháp lý, chữ ký số dùng trong những trường hợp này đều phải được đăng ký chính thức với cơ quan thuế.
Dưới đây là các trường hợp doanh nghiệp và tổ chức bắt buộc phải có chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế:
Hóa đơn điện tử hợp lệ cần có chữ ký số: Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử chỉ được coi là hợp lệ khi có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của người bán và người mua (nếu có).
Khai bảo hiểm xã hội điện tử: Quyết định 838/QĐ-BHXH quy định doanh nghiệp và cá nhân phải đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm xã hội qua hình thức điện tử. Việc triển khai giao dịch điện tử trong lĩnh vực này đòi hỏi doanh nghiệp phải có chữ ký số hợp pháp.
Kê khai và nộp thuế điện tử: Theo Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019, các tổ chức, hộ kinh doanh hoạt động tại địa bàn có hạ tầng công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế và giao dịch với cơ quan thuế qua phương tiện điện tử. Để thực hiện, người nộp thuế cần có chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế.
Như vậy, trong những trường hợp kể trên, doanh nghiệp cần sở hữu chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế để đảm bảo thực hiện đúng quy định pháp luật.
Xem thêm: Tổng hợp mẫu chữ ký số theo chuẩn quy định pháp luật 2025
2. Điều kiện để đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế
Trước khi tiến hành đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế, các doanh nghiệp và tổ chức cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản như sau:
- Đã có mã số thuế hợp lệ: Điều kiện đầu tiên là doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục đăng ký mã số thuế. Đây là cơ sở để cơ quan thuế xác nhận danh tính và cấp phép sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử.
- Chữ ký số còn hiệu lực: Doanh nghiệp cần kiểm tra thời hạn chữ ký số trước khi đăng ký với cơ quan thuế. Chữ ký số chỉ được chấp nhận khi còn trong thời gian sử dụng hợp lệ và được phát hành bởi tổ chức chứng thực chữ ký số uy tín.
Hiện nay, Bộ Thông tin và Truyền thông đã cấp phép hoạt động cho một số đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số hợp pháp. Do đó, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp nằm trong danh sách được phê duyệt để tránh phát sinh rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng sau này.
3. Cách đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế
3.1. Đăng ký trên trang Thuế điện tử
Để đăng ký chữ ký số trực tuyến trên website của Tổng cục Thuế, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Cắm USB Token chữ ký số vào máy tính.
Bước 2: Truy cập trang web chính thức của cơ quan thuế tại địa chỉ http://thuedientu.gdt.gov.vn và chọn mục Doanh nghiệp.
Bước 3: Nhập mã số thuế của doanh nghiệp vào ô tương ứng rồi nhấn Tiếp tục.
Bước 4: Giao diện Thông tin người nộp thuế sẽ hiện ra, trong đó một số thông tin như mã số thuế, tên người nộp thuế và địa chỉ sẽ được tự động điền. Bạn cần hoàn thiện các trường còn lại gồm: tên người đại diện theo pháp luật, số điện thoại, email, mật khẩu đăng nhập và xác nhận mật khẩu.
Bước 5: Chọn Đọc CKS rồi nhấn Tiếp tục.
Bước 6: Nhập mã PIN của USB Token trên cửa sổ hiện ra, chọn Chấp nhận và tiếp tục.
Bước 7: Kiểm tra lại tờ khai đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan thuế, sau đó chọn Ký và gửi.
Bước 8: Xác nhận chữ ký số để hoàn tất quá trình đăng ký.
Sau khi hoàn thành, doanh nghiệp đã đăng ký thành công chữ ký số với cơ quan thuế và có thể sử dụng để kê khai, nộp thuế cũng như thực hiện các giao dịch điện tử khác
3.2. Đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế
Ngoài hình thức đăng ký online, doanh nghiệp cũng có thể đến trực tiếp cơ quan thuế địa phương để làm thủ tục theo các bước sau:
Bước 1: Đăng ký chữ ký số tại đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép. Khi đăng ký, chuẩn bị hồ sơ gồm:
- Bản sao công chứng giấy phép kinh doanh.
- Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Bản sao công chứng CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật.
Bước 2: Sau khi nhận USB Token và kích hoạt thành công, mang hồ sơ cùng thiết bị đến cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đăng ký.
Bước 3: Nộp hồ sơ và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn của cán bộ thuế.
Bước 4: Khi đăng ký hoàn tất, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để thực hiện kê khai, nộp thuế và các giao dịch điện tử khác với cơ quan thuế
4. Cách khắc phục lỗi khi đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế
Trong quá trình thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế, nhiều người dùng thường gặp phải lỗi thông báo “Chữ ký số chưa đăng ký với cơ quan thuế” mặc dù trước đó đã từng đăng ký thành công.
Nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi này bao gồm:
- Người dùng đã gia hạn chữ ký số mới nhưng chưa cập nhật thông tin lên hệ thống kê khai thuế điện tử theo quy định.
- Người dùng thay đổi nhà cung cấp chữ ký số nhưng chưa thực hiện cập nhật lại trên hệ thống thuế.
Xem thêm: 6 cách xử lý hiệu quả khi gặp lỗi không tìm thấy chữ ký số
Để khắc phục lỗi này, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Thay đổi thông tin Nộp thuế điện tử
- Truy cập website http://thuedientu.gdt.gov.vn/ và chọn mục Doanh nghiệp.
- Tại cửa sổ đăng nhập, nhập đầy đủ thông tin đăng nhập và chọn đối tượng là Người nộp thuế.
- Vào phần Quản lý tài khoản, chọn Thay đổi thông tin dịch vụ rồi chọn Thay đổi Thông tin Chữ ký số (CKS).
- Khi được yêu cầu nhập mã PIN, bạn nhập mã PIN của USB Token, chọn Chấp nhận và nhấn Tiếp tục.
- Hệ thống sẽ hiển thị tờ khai với các thông tin mới, bạn kiểm tra và xác nhận rồi chọn Ký và gửi.
- Sau khoảng từ 5 phút đến 2 tiếng, hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận cập nhật thành công.
Thay đổi thông tin Khai thuế điện tử
Cách thực hiện tương tự như với mục Nộp thuế điện tử, bạn cũng cần cập nhật lại thông tin chữ ký số tại mục Khai thuế điện tử để đảm bảo hệ thống nhận diện chính xác.
Hy vọng với hướng dẫn chi tiết về cách đăng ký và xử lý lỗi chữ ký số với cơ quan thuế mà Sapo đã chia sẻ, bạn sẽ dễ dàng hoàn thành quy trình này và sử dụng chữ ký số hiệu quả trong các giao dịch điện tử. Đừng quên theo dõi Sapo để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về kinh doanh trong thời đại chuyển đổi số!
