Cách xuất hóa đơn đỏ cho hộ kinh doanh, cá nhân và doanh nghiệp (Cập nhật 2025)

Từ 01/06/2025, theo Nghị định 70, việc xuất hóa đơn cho khách hàng – dù là doanh nghiệp hay hộ kinh doanh nhỏ – được siết chặt hơn và chuyển dần sang hình thức hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhiều người vẫn quen gọi là “hóa đơn đỏ”, khiến không ít người bối rối khi tìm cách thực hiện đúng. Vậy hóa đơn đỏ là gì? Cách xuất hóa đơn đỏ như thế nào? Ai được phép xuất hoá đơn đỏ? ... Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu và cập nhật đầy đủ theo quy định mới nhất.

1. Hóa đơn đỏ là gì? Có còn được sử dụng không?

Hóa đơn đỏ, hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), là một loại chứng từ kế toán được người bán lập khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Loại hóa đơn này ghi nhận giá trị giao dịch và thuế GTGT phải nộp, đồng thời là căn cứ để người mua và người bán kê khai thuế theo quy định.

Hóa đơn đỏ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh và được sử dụng phổ biến trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp hoặc giữa người bán với khách hàng có yêu cầu xuất hóa đơn hợp lệ.

Tuy nhiên, từ năm 2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và nay là Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức bắt buộc, dần dần thay thế cho hóa đơn đỏ truyền thống.

Xem thêm: Mua hóa đơn đỏ: Cách hợp pháp, chi phí và lưu ý quan trọng

Bảng so sánh hóa đơn đỏ và hóa đơn điện tử:

Tóm lại: Hóa đơn đỏ vẫn còn được sử dụng, nhưng chỉ áp dụng trong một số trường hợp nhất định như:

• Doanh nghiệp chưa đủ điều kiện chuyển sang hóa đơn điện tử
• Đơn vị mới thành lập trong thời gian làm thủ tục
• Một số giao dịch đặc biệt được cơ quan thuế cho phép

Tuy nhiên, hóa đơn điện tử đang là xu hướng bắt buộc và được khuyến khích sử dụng phổ biến.

Xem thêm: Hóa đơn đầu vào là gì? Cách phân biệt & kiểm tra hợp lệ

2. Đối tượng nào được phép xuất hóa đơn đỏ?

Việc xuất hóa đơn – dù là hóa đơn điện tử hay hóa đơn đỏ bản giấy – đều phải tuân theo các quy định của pháp luật, đặc biệt là liên quan đến mã số thuế, loại hình kinh doanh và hình thức kê khai.

Dưới đây là các nhóm đối tượng được phép xuất hóa đơn đỏ:

a, Doanh nghiệp (Tổ chức kinh doanh có tư cách pháp nhân)

Đây là nhóm được phép chủ động xuất hóa đơn đỏ theo quy định nếu:

• Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn tự in/đặt in
• Có mã số thuế và đang hoạt động kinh doanh hợp pháp
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ khai báo thuế định kỳ

Thông thường, doanh nghiệp sử dụng phần mềm để lập – ký số – phát hành hóa đơn điện tử, tuy nhiên trong một số tình huống đặc biệt (ngừng hệ thống, khu vực chưa có điều kiện hạ tầng…), doanh nghiệp vẫn có thể được tạm dùng hóa đơn đỏ giấy nếu được cơ quan thuế chấp thuận.

b, Hộ kinh doanh cá thể

Hộ kinh doanh được phép xuất hóa đơn đỏ trong trường hợp:

• Đã đăng ký mã số thuế và hoạt động hợp pháp
• Có nhu cầu lập hóa đơn cho khách hàng cá nhân hoặc doanh nghiệp
• Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (bắt buộc nếu doanh thu >1 tỷ/năm, bán lẻ trực tiếp)

Trường hợp không có phần mềm hoặc không đủ điều kiện kỹ thuật, hộ kinh doanh có thể đến chi cục thuế mua hóa đơn lẻ, nhưng phải làm thủ tục trước mỗi lần phát sinh.

c, Cá nhân kinh doanh

Tương tự hộ kinh doanh, các cá nhân có hoạt động kinh doanh ổn định, thường xuyên – ví dụ như:

• Người bán hàng online
• Người cho thuê tài sản (nhà, xe, thiết bị…)
• Người làm nghề tự do có doanh thu

…sẽ được phép xin cấp hóa đơn từ cơ quan thuế, với điều kiện:

• Có đăng ký thuế
• Có hợp đồng hoặc chứng từ chứng minh giao dịch
• Gửi đơn xin cấp hóa đơn lẻ trước thời điểm giao dịch hoàn tất

Lưu ý: Tất cả các đối tượng trên đều được khuyến khích chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, trừ trường hợp đặc biệt hoặc chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng.

Xem thêm: Cập nhật mới nhất về hóa đơn hộ kinh doanh từ 01/06/2025

3. Cách xuất hóa đơn đỏ theo từng trường hợp

Tùy vào bạn là doanh nghiệp hay hộ/cá nhân kinh doanh, cách xuất hóa đơn đỏ sẽ khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể, dễ áp dụng cho từng đối tượng:

3.1. Cách xuất hóa đơn đỏ cho doanh nghiệp

Nếu bạn là công ty, tổ chức đã có mã số thuế và đăng ký sử dụng hóa đơn, quy trình xuất hóa đơn đỏ (thực chất là hóa đơn VAT, thường dưới dạng hóa đơn điện tử) sẽ gồm 3 bước đơn giản:

Bước 1: Tạo hóa đơn

• Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử (ví dụ: Sapo Invoice, MISA meInvoice…)
• Chọn “Tạo hóa đơn mới”
• Điền đầy đủ thông tin:
   
  • Tên công ty và mã số thuế của người mua
  • Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá
  • Thuế suất VAT (nếu có)
  • Hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản…)

Lưu ý: Kiểm tra kỹ mã số thuế bên mua – nếu sai sẽ không được kê khai.

Bước 2: Ký và gửi hóa đơn

• Nhấn nút “Ký số” để hệ thống gắn chữ ký điện tử vào hóa đơn
• Gửi hóa đơn cho khách qua email hoặc xuất PDF (có mã tra cứu)

Nếu sử dụng hóa đơn giấy (trường hợp đặc biệt), cần in ra, ký tay, đóng dấu rồi giao cho khách.

Bước 3: Lưu trữ và kê khai

• Phần mềm sẽ lưu trữ bản XML và PDF trong hệ thống
• Bạn dùng hóa đơn này để kê khai thuế đầu ra trong kỳ thuế tương ứng
• Cuối tháng/quý, in báo cáo tổng hợp hóa đơn nếu cần đối chiếu

3.2. Cách xuất hóa đơn đỏ cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Nếu bạn không phải doanh nghiệp, không dùng phần mềm hóa đơn, bạn vẫn có thể xuất hóa đơn đỏ theo 1 trong 2 cách dưới đây:

Cách 1: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền

Phù hợp nếu:

• Bạn có cửa hàng bán lẻ, doanh thu trên 1 tỷ/năm
• Bán trực tiếp cho người tiêu dùng (không qua sàn TMĐT)

Cách làm:

• Dùng máy tính tiền có kết nối internet + phần mềm hóa đơn điện tử
• Mỗi khi bán hàng, hệ thống sẽ in biên lai và đồng thời phát hành hóa đơn cho khách
• Không cần xin cấp từng hóa đơn → rất tiện nếu giao dịch nhiều mỗi ngày

Cách 2: Mua hóa đơn lẻ từ Chi cục Thuế

Phù hợp nếu:

• Bạn chỉ thỉnh thoảng mới cần xuất hóa đơn
• Không có phần mềm hóa đơn điện tử

Cách làm từng bước:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp hóa đơn lẻ

• Đơn xin cấp hóa đơn (mẫu theo cơ quan thuế)
• CMND/CCCD
• Mã số thuế cá nhân hoặc giấy đăng ký hộ kinh doanh (nếu có)
• Hợp đồng mua bán/hóa đơn đầu vào để chứng minh giao dịch có thật

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế

• Sau 1–3 ngày, nếu được duyệt, bạn sẽ được mua hóa đơn
• Hóa đơn do cơ quan thuế phát hành và đóng dấu

Bước 3: Giao hóa đơn cho khách

• Viết hóa đơn tay theo mẫu được cấp
• Giao bản gốc cho khách, giữ bản lưu để kê khai/nộp thuế

Một số lưu ý:

• Hóa đơn lẻ chỉ dùng được 1 lần, cho đúng giao dịch đó
• Nếu bạn bán hàng thường xuyên, nên đăng ký chuyển sang phần mềm để tiện hơn
• Khi lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn (như từ nông dân, người dân…), cần ghi rõ thông tin người bán, số lượng, đơn giá → làm cơ sở hợp lý để xin cấp hóa đơn đầu ra

Xem thêm: Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn hộ kinh doanh cần nắm rõ

4. Các quy định mới cần biết liên quan đến xuất hoá đơn đỏ (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định rõ hơn về đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là các hộ, cá nhân kinh doanh bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng. Một số điểm đáng lưu ý gồm:

4.1. Điều kiện để xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: 

(Theo Khoản 2, Điều 8 của Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

• Hộ/cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên
• Hoạt động bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng cuối (không qua sàn TMĐT)
• Có địa điểm kinh doanh cố định (cửa hàng, quầy hàng, kiosk...)

=> Phải sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế để phát hành hóa đơn điện tử.

Các ngành nghề phổ biến bị áp dụng bắt buộc: ăn uống, tạp hóa, nhà thuốc, quán cafe, tiệm bánh, mỹ phẩm, thời trang…

4.2. Trường hợp không bắt buộc lập hóa đơn

Theo Khoản 4, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (vẫn đang áp dụng):

• Giao dịch dưới 200.000 đồng
• Khách không yêu cầu hóa đơn

⇒ Người bán không cần lập hóa đơn nhưng vẫn phải ghi chép vào sổ sách, hoặc in bảng kê nội bộ.

Tuy nhiên, nếu khách hàng có yêu cầu xuất hóa đơn dù chỉ 50.000đ → vẫn phải lập hóa đơn đúng quy định.

4.3. Thời điểm lập hóa đơn đúng quy định

Theo quy định mới, hóa đơn phải được lập:

• Ngay tại thời điểm cung cấp hàng hóa/dịch vụ
• Không được chậm hơn 1 ngày làm việc kể từ thời điểm phát sinh giao dịch
• Riêng ngày nghỉ, cuối tuần → hạn nộp tối đa là ngày làm việc kế tiếp

Trường hợp lập sai ngày, sai thời điểm phát hành có thể bị xử phạt hành chính và không được khấu trừ/ghi nhận chi phí thuế.

5. Gợi ý phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn nhanh, hợp lệ

Với xu hướng chuyển đổi số trong quản lý bán hàng và tuân thủ thuế, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ giúp bạn xuất hóa đơn hợp lệ mà còn tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và dễ dàng đối soát khi cần.

Dưới đây là một số phần mềm phổ biến, dễ dùng và phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh khác nhau:

Bảng so sánh phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến:

Tiêu chí chọn phần mềm hoá đơn điện tử phù hợp:

• Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, thao tác nhanh, không cần quá nhiều thao tác kỹ thuật
• Tích hợp tốt: Nếu bạn đã dùng phần mềm bán hàng, nên chọn phần mềm có thể kết nối trực tiếp để xuất hóa đơn ngay khi bán hàng
• Hỗ trợ đa hình thức: Xuất hóa đơn từ máy tính tiền, hóa đơn có mã/không mã, hóa đơn cho cá nhân hoặc tổ chức
• Đáp ứng quy định mới: Cập nhật đầy đủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kết nối với CQT, hỗ trợ chữ ký số HSM

Việc chuyển từ hóa đơn viết tay sang hóa đơn điện tử không chỉ giúp tuân thủ quy định pháp luật, mà còn giúp quản lý bán hàng chuyên nghiệp, minh bạch và tiết kiệm chi phí về lâu dài.

Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, có thể liên hệ với các đơn vị cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử Sapo Invoice để được tư vấn miễn phí.

6. Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Hóa đơn đỏ có bắt buộc phải ký số không?

Không.

• Hóa đơn đỏ (hóa đơn giấy) không sử dụng chữ ký số mà được ký tay và đóng dấu trực tiếp.

• Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử, việc ký số là bắt buộc để hóa đơn có giá trị pháp lý.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp/hộ kinh doanh chuyển sang dùng hóa đơn điện tử thì cần đăng ký sử dụng chữ ký số (USB token hoặc HSM).

2. Khách không lấy hóa đơn thì xử lý thế nào?

Nếu khách không yêu cầu hóa đơn và giá trị giao dịch dưới 200.000 đồng, bạn không bắt buộc lập hóa đơn.

Tuy nhiên:

• Vẫn nên ghi nhận giao dịch trong sổ sách bán hàng hoặc phần mềm quản lý.

• Nếu khách hàng quay lại và yêu cầu xuất hóa đơn sau, bạn cần lập hóa đơn theo đúng thời điểm giao dịch gốc.

3. Có phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong bao lâu?

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ ít nhất 10 năm dưới dạng file XML và PDF.

Các tổ chức, cá nhân phải:

• Lưu trữ hóa đơn ở nơi an toàn (máy chủ nội bộ, đám mây…)

• Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu để phục vụ kiểm tra, thanh tra thuế khi cần

4. Có được sửa sai thông tin trên hóa đơn đỏ không?

• Nếu hóa đơn đã lập và giao cho khách, không được tự ý sửa bằng tay.

• Phải lập biên bản điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tùy tình huống.

Với hóa đơn điện tử, có thể điều chỉnh thông tin bằng cách:

• Lập hóa đơn điều chỉnh

• Gửi lại cho khách và cập nhật lại dữ liệu lên hệ thống thuế

5. Là hộ kinh doanh nhỏ, có bắt buộc phải dùng phần mềm hóa đơn không?

Không phải tất cả hộ kinh doanh đều bắt buộc, nhưng nếu bạn:

• Có doanh thu từ 1 tỷ/năm trở lên

• Bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng
  → Phải sử dụng máy tính tiền kết nối hóa đơn điện tử (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Phần mềm hóa đơn sẽ giúp bạn:

• Lập hóa đơn đúng mẫu

• Ký số nhanh

• Lưu trữ và kê khai thuận tiện

Cách xuất hóa đơn đỏ – dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử – không còn là thủ tục phức tạp nếu bạn nắm rõ quy định và chọn đúng công cụ hỗ trợ. Trong bối cảnh chuyển đổi số và siết chặt thuế, mỗi hộ kinh doanh hay cá nhân đều cần chủ động trang bị kiến thức và công cụ để tránh rủi ro không đáng có