Mua hóa đơn đỏ: Cách hợp pháp, chi phí và lưu ý quan trọng

Bạn cần hóa đơn đỏ để hợp thức hóa chi phí, quyết toán nội bộ hoặc làm hồ sơ thanh toán? Nhưng lại lo lắng về thủ tục, chi phí hoặc sợ rủi ro pháp lý nếu “mua hóa đơn ngoài”? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu đúng về mua hóa đơn đỏ, ai được mua, mua ở đâu là hợp lệ và những giải pháp an toàn hơn trong năm 2025.

1. Hóa đơn đỏ là gì? Có phải là hóa đơn GTGT không?

Hóa đơn đỏ, còn được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), là chứng từ quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là loại hóa đơn do người bán phát hành, dùng để ghi nhận giá trị giao dịch và là căn cứ để cả hai bên – người mua và người bán – kê khai và nộp thuế GTGT theo quy định.

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, hóa đơn đỏ được sử dụng rất phổ biến và đóng vai trò không thể thiếu trong việc quản lý doanh thu, chi phí và tuân thủ pháp luật về thuế.

Một số điểm cần hiểu rõ:

• Hóa đơn đỏ = hóa đơn GTGT, do tổ chức có tư cách pháp nhân phát hành
• Không phải ai cũng được tự xuất hóa đơn đỏ – đặc biệt là hộ kinh doanh nhỏ
• Có thể xin/mua hóa đơn từ cơ quan thuế nếu đủ điều kiện

Tóm lại: Hóa đơn đỏ không phải hàng hóa để “mua ngoài”, mà là chứng từ kế toán – cần tuân thủ đúng quy định pháp luật khi phát hành và sử dụng.

2. Những ai được phép mua hóa đơn đỏ?

Không phải cá nhân hay hộ kinh doanh nào cũng có thể mua hóa đơn đỏ từ cơ quan thuế. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và cập nhật mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, chỉ một số đối tượng đủ điều kiện mới được cấp phát hóa đơn theo mẫu của cơ quan thuế.

Dưới đây là 3 nhóm được phép mua hóa đơn đỏ hợp pháp:

2.1 Hộ kinh doanh có mã số thuế nhưng chưa đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

• Đây là nhóm đối tượng phổ biến nhất.
• Họ có thể đến chi cục thuế nơi đăng ký kinh doanh để mua hóa đơn đỏ trực tiếp.
• Tuy nhiên, theo lộ trình chuyển đổi số, nhóm này sẽ dần phải chuyển sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

2.2 Doanh nghiệp siêu nhỏ mới thành lập

• Trong giai đoạn đầu chưa kịp triển khai phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể làm văn bản đề nghị mua hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn của cơ quan thuế.
• Phải có lý do hợp lý và cam kết sử dụng đúng mục đích.

2.3 Trường hợp phát sinh giao dịch cần hóa đơn lẻ

• Cá nhân bán tài sản có giá trị lớn (VD: xe ô tô, máy móc...) muốn xuất hóa đơn cho người mua.
• Có thể đến cơ quan thuế để xin cấp hóa đơn lẻ, nhưng phải cung cấp đầy đủ hồ sơ và nộp thuế theo quy định.

Lưu ý: Cơ quan thuế không bán đại trà hóa đơn đỏ cho cá nhân, hộ gia đình không có đăng ký kinh doanh. Việc “mua ngoài” hóa đơn đỏ từ nguồn không rõ ràng có thể vi phạm pháp luật và bị xử phạt rất nặng.

3. Cách mua hóa đơn đỏ hợp pháp từ cơ quan thuế

Nếu bạn thuộc nhóm đối tượng được phép mua hóa đơn đỏ, dưới đây là quy trình thực hiện đúng luật – đúng thủ tục – không rủi ro khi mua hóa đơn tại cơ quan thuế:

3.1 Chuẩn bị hồ sơ đề nghị mua hóa đơn đỏ

Tùy theo từng trường hợp, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Đơn đề nghị mua hóa đơn (theo mẫu)
• Giấy đăng ký kinh doanh hoặc Giấy xác nhận hộ kinh doanh
• Căn cước công dân của người đại diện
• Bảng kê hàng hóa, dịch vụ cần xuất hóa đơn
• Chứng từ nộp thuế (nếu có yêu cầu trước khi mua)

3.2 Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Bạn cần đến Chi cục thuế nơi đăng ký kinh doanh, mang theo hồ sơ bản gốc và bản sao (nếu yêu cầu) để:

• Đăng ký mua số lượng hóa đơn phù hợp
• Nhận hóa đơn đỏ có dấu mộc của cơ quan thuế hoặc ký số (nếu là hóa đơn điện tử)

Thời gian xử lý: 1 – 3 ngày làm việc tùy địa phương.

3.3 Lưu ý khi sử dụng hóa đơn đã mua

• Chỉ được sử dụng cho hoạt động kinh doanh hợp pháp của chính mình
• Không được bán lại hoặc xuất hộ cho người khác
• Phải lưu trữ và kê khai thuế đầy đủ theo quy định

Cảnh báo: Việc mua hóa đơn không rõ nguồn gốc trên mạng, từ các đối tượng không có thẩm quyền, có thể bị xử phạt từ 20 triệu đến 200 triệu đồng, hoặc xử lý hình sự nếu gian lận thuế.

Xem thêm: Hóa đơn đầu vào là gì? Cách phân biệt & kiểm tra hợp lệ

4. Rủi ro khi mua hóa đơn đỏ khống, không rõ nguồn gốc

Nhiều cá nhân, hộ kinh doanh vì muốn nhanh gọn hoặc không rõ quy định đã tìm đến dịch vụ "bán hóa đơn đỏ" trên mạng, qua cò thuế hoặc các mối quen. Điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng về pháp lý, tài chính và uy tín.

4.1 Mua hóa đơn khống là hành vi vi phạm pháp luật

• Hóa đơn khống là hóa đơn ghi khống hàng hóa, dịch vụ không có thật hoặc không đúng bản chất giao dịch.
• Theo Luật Quản lý thuế và Bộ luật Hình sự, hành vi này có thể bị:
  • Phạt hành chính đến 200 triệu đồng
  • Truy cứu hình sự với mức phạt tù đến 5 năm nếu gian lận thuế nghiêm trọng

4.2 Mất uy tín kinh doanh

• Nếu bị phát hiện, doanh nghiệp/hộ kinh doanh sẽ bị đưa vào danh sách rủi ro thuế
• Mất lòng tin từ đối tác, khách hàng
• Gặp khó khăn trong việc vay vốn, mở rộng kinh doanh, hoặc bị hạn chế hoàn thuế

4.3 Không thể dùng để kê khai chi phí

• Cơ quan thuế sẽ loại toàn bộ giá trị trên hóa đơn không hợp lệ
• Khoản chi đó không được trừ khi tính thuế TNDN hoặc thuế GTGT
• Có thể bị truy thu thuế, tính lãi chậm nộp và bị phạt thêm

Kết luận: Không nên “mua hóa đơn đỏ” ngoài luồng. Việc hợp thức hóa chi phí bằng hóa đơn khống không đáng so với rủi ro pháp lý phải gánh chịu.

5. Giải pháp mua hoá đơn đỏ chuẩn - phần mềm hóa đơn điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số và quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, việc tự phát hành hóa đơn điện tử thông qua phần mềm là giải pháp an toàn – tiết kiệm – hợp pháp được nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ lựa chọn thay vì mua hóa đơn đỏ từ cơ quan thuế.

5.1 Ưu điểm của phần mềm hóa đơn điện tử

• Phát hành hóa đơn tức thì, không cần đến cơ quan thuế
• Hợp lệ về pháp lý, đầy đủ ký số và chuẩn định dạng XML
• Dễ dàng tra cứu, lưu trữ và kê khai thuế
• Tránh sai sót thủ công, hạn chế rủi ro mất hóa đơn giấy
• Tích hợp với phần mềm bán hàng như Sapo, MISA, Fast… để tự động hóa quy trình

5.2 Gợi ý phần mềm phù hợp cho hộ kinh doanh

Nếu bạn đang dùng phần mềm bán hàng của Sapo, chỉ cần kết nối thêm Sapo Invoice là có thể xuất hóa đơn điện tử hợp lệ ngay trên giao diện quản lý bán hàng – nhanh chóng, tiện lợi và không cần phụ thuộc vào hóa đơn đỏ nữa.

6. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn đỏ

6.1 Không có hóa đơn đỏ thì có được tính chi phí không?

Trong một số trường hợp, chi phí không có hóa đơn đỏ vẫn có thể được chấp nhận nếu bạn có đầy đủ các chứng từ thay thế theo quy định: hợp đồng, phiếu chi, bảng kê, biên nhận, chứng từ thanh toán hợp pháp. Tuy nhiên, chi phí lớn, thường xuyên thì bắt buộc phải có hóa đơn hợp lệ.

6.2 Hóa đơn đỏ có bắt buộc không?

Không. Nếu bạn đã sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không có mã (tùy mô hình) thì hoàn toàn không cần đến hóa đơn đỏ giấy nữa.
Hóa đơn đỏ chủ yếu còn áp dụng với một số hộ kinh doanh nhỏ chưa triển khai phần mềm hoặc các trường hợp đặc thù.

6.3 Hóa đơn điện tử có thay thế hóa đơn đỏ được không?

Có. Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy (hóa đơn đỏ). Trên thực tế, hóa đơn đỏ đang dần được thay thế hoàn toàn bằng hóa đơn điện tử, phù hợp với xu hướng quản lý thuế hiện đại.

6.4 Có thể xin hóa đơn lẻ thay vì mua hóa đơn đỏ không?

Có. Trong một số trường hợp phát sinh giao dịch bất thường (ví dụ bán tài sản cá nhân), bạn có thể làm hồ sơ xin cấp hóa đơn lẻ tại cơ quan thuế mà không cần đăng ký kinh doanh hay mua hóa đơn hàng loạt.

Việc sử dụng hóa đơn đỏ vẫn còn cần thiết với một số hộ kinh doanh nhỏ chưa chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong phần lớn trường hợp, việc tiếp tục phụ thuộc vào hóa đơn giấy, thậm chí mua bán trôi nổi, ẩn chứa nhiều rủi ro pháp lý và khiến hoạt động kinh doanh trở nên thiếu minh bạch.

Nếu bạn đang kinh doanh ổn định, có mã số thuế và cần hóa đơn phục vụ cho việc kê khai, thanh toán hay ghi nhận chi phí, chuyển sang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử là lựa chọn tối ưu nhất trong năm 2025.

Gợi ý dành cho hộ kinh doanh, chủ shop:

Dùng phần mềm bán hàng Sapo kết hợp với Sapo Invoice, bạn có thể:

• Phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ ngay tại cửa hàng
• Theo dõi doanh thu – công nợ – báo cáo thuế đồng bộ
• Đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Nghị định 70/2025/NĐ-CP