Thư chào hàng có thể là một khái niệm còn khá mới mẻ với nhiều nhà kinh doanh. Nhưng trên thực tế, thư ngỏ chào hàng đóng vai trò tương đối quan trọng trong việc truyền tải thông điệp, tăng nhận diện thương hiệu hay mang về một khách hàng đầy tiềm năng.
Hiệu quả là vậy nhưng việc xây dựng một hệ thống thư ngỏ hiệu quả lại là điều không hề dễ dàng. Vậy cốt lõi của thư ngỏ là gì và đâu là những bí quyết giúp chủ kinh doanh tạo thư chào hàng mang lại hiệu quả tốt nhất? Hãy cùng Sapo tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Thư chào hàng là gì?
Thư chào hàng được xem là một phần của quá trình bán hàng, được thiết lập nhằm thuyết phục những khách hàng tiềm năng mua sản phẩm, dịch vụ cụ thể. Khác với các phương pháp bán hàng thông thường, thư ngỏ chào hàng thường đến tay khách hàng dưới dạng văn bản hoặc email. Đây được xem là một trong những yếu tố không thể thiếu khi tiếp thị qua Internet.
Thư ngỏ chào hàng - Công cụ truyền thông và bán hàng hiệu quả
Trên thực tế, mục đích cuối cùng của thư ngỏ chào hàng là thuyết phục người đọc mua những sản phẩm mà bạn muốn tiếp thị qua thư. Đó là lý do mà thư chào hàng cần đảm bảo được những yêu cầu tối thiểu, giúp người đọc hiểu được những lợi ích cụ thể mà họ đạt được khi mua hàng. Ví dụ như sản phẩm, dịch vụ của bạn có thể giải quyết được vấn đề hay nhu cầu như thế nào của người dùng.
2. Quy trình tạo nên một lá thư chào hàng
2.1 Xác định đối tượng khách hàng
Trước khi bắt đầu một lá thư chào hàng, hãy xác định rõ những gì mà bạn dự định sẽ quảng bá cũng như khách hàng mà bạn sẽ tiếp cận. Điều này có thể sẽ mất khá nhiều thời gian nhưng nếu không có sự chuẩn bị, thì việc tạo nên một lá thư kém hiệu quả là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Và nó khiến bạn mất hàng tá thời gian nhưng lại chẳng mang lại kết quả mà bạn cần.
Thư ngỏ chào hàng nên được gửi đến những khách hàng tiềm năng có thể đáp ứng được những tiêu chí mà bạn đưa ra trong quá trình nghiên cứu khách hàng.
Khách hàng mục tiêu bạn hướng đến trong thư ngỏ của mình là ai?
Sau khi đã lựa chọn được danh sách khách hàng, đừng quên bắt đầu bức thư bằng một lời chào kèm tên của họ. Bởi dù khách hàng của bạn là ai, họ cũng sẽ không cảm thấy thoải mái khi nhận một bức thư “có vẻ là gửi hàng loạt” như “Kính gửi anh/ chị,”.
Việc cá nhân hóa thư chào hàng của mình và gọi người đọc bằng tên sẽ giúp khách hàng cảm thấy tầm quan trọng cũng như giá trị của họ, từ đó có thể khiến họ lưu tâm và để ý đến thư ngỏ chào hàng của bạn.
2.2 Mục tiêu của thư chào hàng
Nhiều ý kiến cho rằng, thư chào hàng nhất thiết phải đưa ra hiệu quả mua hàng ngay lập tức. Tuy nhiên, trên thực tế, hiệu quả của thư ngỏ chào hàng phụ thuộc rất nhiều vào mục đích tạo thư ngỏ của bạn. Đó có thể mục tiêu quảng bá thương hiệu, kích thích sự quan tâm hay khuyến khích mua hàng,...
Thư ngỏ chào hàng của bạn có thể không mang lại hiệu quả mua hàng ngay lập tức, tuy nhiên ít nhất bạn cần đảm bảo được 2 trong các mục tiêu chính là cung cấp cho người đọc đủ thông tin để nâng cao nhận diện thương hiệu của bạn.
Hãy đảm bảo rằng, người đọc có thể biết bạn là ai và hàng hóa, dịch vụ mà bạn cung cấp là gì. Bởi ở thời điểm này, họ có thể chưa cần hoặc không muốn những gì mà bạn cung cấp. Nhưng thư chào hàng của bạn có thể mang lại những tác động tích cực nếu nó thành công tạo ấn tượng với người đọc. Trong tương lai, họ hoàn toàn có thể trở thành những khách hàng tiềm năng của bạn trong tương lai.
2.3 Trình bày thư
Tương tự như nhiều loại văn bản khác, thư chào hàng cũng cần có đầy đủ các phần mở đầu, nội dung chính và kết luận.
Tại phần mở đầu, thông thường sẽ là lời giới thiệu của bạn tới khách hàng, vì vậy hãy cho khách hàng biết lý do mà bạn gửi thư là gì. Và đừng quên thu hút sự chú ý của người đọc bằng một tiêu đề thật thu hút. Tiêu đề thường không giới hạn ký tự, do đó bạn có thể tận dụng điều này để trình bày các thông tin quan trọng và tăng khả năng mở thư với tiêu đề thật thu hút nhé.
Phần thân hay còn được hiểu là phần nội dung chính sẽ là nơi bạn cần nêu bật được những nội dung thu hút và quảng bá về sản phẩm cũng như thể hiện được mục đích gửi thư của bạn.
Hãy lựa chọn những tính năng giúp sản phẩm, dịch vụ của bạn trở nên nổi bật hơn trong mắt khách hàng. Điều này có nghĩa là đừng tập trung đến những tính năng mà bạn cho là tốt nhất, hãy tập trung vào những tính năng mà người dùng cần nhất. Bởi khách hàng chỉ có thể chú ý đến bạn khi bạn có thể “gãi đúng chỗ ngứa” của họ thay vì “thao thao bất tuyệt” về bản thân phải không nào?
Ví dụ: "Chỉ với ít hơn 150 đô la, bạn có thể có toàn bộ ngôi nhà của mình sạch sẽ và lấp lánh mà không phải chịu đựng mùi hôi thối khó chịu của chất tẩy rửa hóa học.” - Đây là một thông điệp mang lợi ích mà khách hàng có thể thấy rõ ràng.
Sau khi đã giải quyết được bài toán nhu cầu, việc bạn cần làm tiếp theo chính là thuyết phục họ rằng, chi phí họ bỏ ra là hoàn toàn hợp lý. Hãy cố gắng để thuyết phục họ rằng lợi ích mà sản phẩm, dịch vụ của bạn đem lại cho họ lớn hơn nhiều so với chi phí mà họ phải bỏ ra.
Bạn có thể trình bày nội dung chính mà mình muốn truyền tải dựa trên những nguyên tắc cần biết để đảm bảo hiệu quả tác động tốt hơn đến người đọc của bạn:
- Khách hàng thực sự cần
- Khách hàng thực sự muốn
- Sẽ làm cho cuộc sống của khách hàng dễ dàng hơn
- Sẽ giúp giải quyết vấn đề mà khách hàng của bạn gặp phải
- Sẽ giúp cải thiện tương lai của khách hàng của bạn
Cuối cùng là phần kết luận với những tóm tắt ngắn gọn các điểm chính của bạn và hướng dẫn cách áp dụng ưu đãi hay chương trình mà bạn muốn truyền tải.
Một trong những yếu tố vô cùng đặc biệt nhưng thường xuyên bị bỏ qua đó là hãy làm cho lá thư chào hàng của bạn trở nên dễ đọc và dễ hiểu.
- Đừng cố “nhồi nhét” những khái niệm quá phức tạp hay “sách vở” bởi việc sử dụng từ ngữ, giọng điệu thông thường sẽ giúp khách hàng dễ dàng tiếp nhận hơn.
- Luôn chú ý câu chữ, cùng phong cách viết tự nhiên, dễ hiểu và ngắn gọn để khách hàng không cảm thấy khó chịu khi đọc thư ngỏ chào hàng của bạn.
- Tuyệt đối đừng để việc sai chính tả hay lỗi ngữ pháp ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng cũng như uy tín và hiệu quả truyền tải thư ngỏ chào hàng của bạn.
2.4 Đừng quên kêu gọi người đọc thực hiện hành động
Có rất nhiều lá thư chào hàng thực sự đem lại hiệu quả, khiến người đọc click và trở thành khách hàng tiềm năng. Nhưng những lá thư này lại vô tình bỏ lỡ cơ hội của mình bởi thiếu đi lời kêu gọi hành động và hướng dẫn nếu người đọc có nhu cầu. Hãy luôn nhớ rằng, khách hàng tiềm năng sẽ không biết bạn muốn gì trừ khi bạn cho họ biết phải làm gì tiếp theo.
Đừng quên đưa ra lời kêu gọi hành động để tăng khả năng chuyển đổi và phản hồi của khách hàng
Cùng với đó, bạn có thể thúc giục người đọc hành động ngay để tăng khả năng chuyển đổi. Bởi thời gian phản hồi càng lâu thì khả năng chuyển đổi cũng thấp hơn rất nhiều. Điều này thường được áp dụng với các chương trình khuyến mãi đặc biệt với thời gian giới hạn hay số lượng có hạn.
Và cuối cùng, đừng quên lời chào, lời cảm ơn để tái bút thật lịch sự. Chúng ta có thể không chắc về những lợi ích mà nó mang lại hay người đọc có thật sự quan tâm đến nó hay không. Nhưng nếu thiếu nó, bạn hoàn toàn có thể mất điểm trong mắt người đọc và khiến thư chào hàng của bạn không thể trọn vẹn.
Trên đây là những bí quyết mà chủ kinh doanh cần nhớ để viết thư ngỏ chào hàng mang lại hiệu quả tốt nhất. Hy vọng rằng, những chia sẻ trên của Sapo có thể giúp bạn hiểu rõ Thư chào hàng là gì và những điều cần lưu ý để tăng khả năng truyền thông và kinh doanh dễ dàng hơn.
Xem thêm: 12 cách chào hàng qua điện thoại khiến khách hàng không thể từ chối
