S&OP là gì? Sự khác biệt giữa hoạt động bán hàng và S&OP là gì?

S&OP là 1 quá trình quan trọng có ý nghĩa dự báo các yếu tố tác động đối với sản xuất, hậu cần chuỗi cung ứng và tài chính trong tương lai. Vậy S&OP là gì? Làm thế nào để tối ưu quá trình hoạch định sản xuất và bán hàng đạt hiệu quả cao. Hãy cùng Sapo tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé. 

S&OP là gì?

S&OP (Sales and operations planning) là hoạch định phối hợp sản xuất và bán hàng. Là một quá trình quản lý kinh doanh. Đây là quá trọng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là sau dịch COVID. 

Nó có mối quan hệ mật thiết đến quá trình quản lý các chức năng của doanh nghiệp, làm thế nào để phối hợp với nhau 1 cách hiệu quả để quản lý chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp. 

Nhắc đến S&OP là chúng ta nhắc đến mục tiêu tối đa hóa doanh thu bằng cách lập kế hoạch trước để đáp ứng rằng các đơn đặt hàng sẽ đến tay khách hàng đúng với thời gian cam kết. 

Lợi ích S&OP mang lại gì cho doanh nghiệp

Không chỉ tạo ra giá trị về doanh thu cho doanh nghiệp mà S&OP còn đảm bảo tạo ra lợi nhuận. Hãy cùng xem quy trình hoạt động như thế nào và sau đó xem một số mẹo về cách thực hiện tốt quy trình này.

S&OP giúp doanh nghiệp nghiên cứu và đưa ra các dự báo về doanh thu bán hàng, xác định nhu cầu của khách hàng trong tương lai, đồng thời xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, hậu cần chuỗi cung ứng và tài chính trong tương lai. Hoạt động S&OP không nhất thiết được thực hiện bởi phòng kế hoạch hay sản xuất mà tất cả các bộ phận của doanh nghiệp, bao gồm cả CEO đều có thể tham gia vào quá trình này. 

Để đưa ra dự báo chính xác, S&OP yêu cầu doanh nghiệp cần đưa ra số liệu “chuẩn” để thực hiện các giao dịch do chính bộ phận bán hàng báo cáo. 

Nó cũng giúp doanh số bán hàng minh bạch hơn về những sản phẩm nào sẽ có sẵn để bán và khi nào.

Mục đích của Quy trình S&OP là gì?

Hoạch định S&OP được xem là bước vô cùng quan trọng đối với bất kỳ 1 công ty sản sản hàng hóa, dịch vụ cung ứng đến khách hàng. Nó quyết định đến tương lai, định hướng phát triển của doanh nghiệp. 

S&OP có một số lợi ích cho bộ phận bán hàng và công ty nói chung. Nó làm tăng tính minh bạch giữa các Team. Nó cung cấp cho các bộ phận đang phát triển sản phẩm nhiều thông tin hơn về nhu cầu. Nó cung cấp thêm thông tin cho tất cả các nhóm về vòng đời của sản phẩm. Và nó cung cấp cho nhà hoạch định nhiều thông tin đắt giá để thiết lập ngân sách và dự báo sát nhất có thể. 

Sự khác biệt giữa hoạt động bán hàng và S&OP là gì?

Tưởng chừng hoạt động S&OP và bán hàng có nhiều điểm giống nhau. Tuy nhiên, thực tế không phải vậy. Bán hàng là hoạt động quản lý bộ phận bán hàng 1 cách tối ưu để giúp doanh nghiệp mang lại hiệu quả doanh số tối đa. Thông thường, một nhóm hoạt động bán hàng sẽ thu thập dữ liệu, nhân viên trực tiếp và giám sát và cải tiến quy trình làm việc trong bộ phận bán hàng.

Còn đối với S&OP là về việc nhìn vào tình hình bán hàng của doanh nghiệp mà dự báo kết quả trong tương lai gần và đưa ra những đề xuất nhằm cải thiện tối nhất những vấn đề đang tồn động. Hoạt động S&OP chỉ được thực hiện khi đã thu thập đầy đủ số liệu cụ thể từ hoạt động bán hàng. 

Làm thế nào để phát triển một quy trình phối hợp sản xuất và bán hàng?

Các chuyên gia trong lĩnh vực này phác thảo một số mô hình khác nhau mà bạn có thể sử dụng cho S&OP, một số mô hình cực kỳ phức tạp, nhưng dưới đây là một mô hình đơn giản phù hợp với nhiều doanh nghiệp đang vận hành hiện nay.

Dự báo

Dự báo tình hình bán hàng luôn là bước quan trọng nhất. Quá trình này được thực hiện bằng cách theo dõi tất cả các yếu tố thông thường của dự báo bán hàng, thị trường, khách hàng và các yếu tố khách quan như thời gian trong năm hay thời tiết. Khi bạn phác họa được tình hình kinh doanh sắp tới, điều đó cho bạn xác định đúng và đủ mức độ nhu cầu trong chuỗi cung ứng của mình. 

Hoạch định nhu cầu

Dự báo nhu cầu khách hàng cung cấp cho bạn khả năng chính xác các tình huống có thể xảy ra. Một nhóm hoạt động, bán hàng và tài chính gồm nhiều tổ chức phải kết hợp với nhau để tìm ra nhu cầu về sản phẩm của bạn và nhu cầu đó sẽ xảy ra ở đâu và khi nào. Bạn có thể sử dụng khoảng thời gian này để đối sánh dữ liệu nhu cầu lịch sử với dự báo bán hàng và kiểm tra xem cả hai có khớp nhau không.

Lập kế hoạch cung ứng

Bây giờ đã đến lúc đánh giá khả năng cung ứng của bạn và khả năng đó khớp với nhu cầu dự đoán như thế nào. Sản xuất sẽ diễn ra ở đâu và khi nào, và làm thế nào để điều đó phù hợp với nhu cầu dự kiến? 

Pre-S & OP

Đây là giai đoạn mà tất cả các yếu tố được kết hợp với nhau. Đây là điểm hợp lý để xác định các rào cản đối với việc đáp ứng nhu cầu và các tác động tài chính của việc dung hòa hai yếu tố này. Doanh nghiệp có cần bổ sung thêm nhân viên hỗ trợ, thuê nhà cung cấp mới hay phân bổ thêm nguồn lực để vận chuyển không? Làm thế nào để ngân sách cho những việc này khớp với các dự báo tài chính đã dự đoán trước?

Điều hành S&OP

Ở giai đoạn này, nhóm điều hành sẽ xem xét các dự kiến, tất cả các kịch bản được xem xét và kế hoạch được ký kết.

Thực hiện

Sau khi được phê duyệt, kế hoạch sẽ được hoàn thiện và thực hiện. Mọi dữ liệu thu thập được sẽ được đưa trở lại quy trình dự báo cho vòng tiếp theo.

Các bước tối ưu giúp quá trình hoạch định sản xuất và bán hàng đạt hiệu quả cao

Xác định các KPI phù hợp

Các chỉ số quan trọng nhất đối với công ty và ngành của bạn là gì? Thay vì đo lường bằng các chỉ số không cụ thể, team bạn cần xác định các KPI rõ ràng,  phù hợp nhất cho tổ chức của bạn. Tuy nhiên, đừng đặt ra KPI “trên trời”, hãy đưa ra mức KPI phù hợp với mục tiêu của công ty và điều này cho bạn động lực để đi đến thành công. 

Bất kỳ quy trình S&OP nào không có các KPI thích hợp để hướng tới đều có khả năng tạo ra những sơ suất và dẫn đến dự báo không chính xác.

Các chỉ số phù hợp đảm bảo hướng đến mục tiêu hiệu quả hơn, do đó mọi người trong công ty phải cùng hiểu và nắm bắt thông tin một cách đầy đủ, dù bất kể vị trí của họ là gì.

Áp dụng cho toàn bộ hệ thống

Hoạt động S&OP được thiết lập bởi tất cả các phòng ban. Vì vậy, mọi thành viên của nhóm S&OP nên biết cách phân tích và diễn giải các chỉ số KPI và chỉ số kinh doanh. Giúp triển khai đến phần còn lại của tổ chức.

KPI sẽ giúp đưa ra các bước lập kế hoạch bán hàng và sản xuất, nhưng chúng sẽ thay đổi tùy thuộc vào quý, nhà sản xuất hoặc thậm chí từng dòng sản phẩm riêng lẻ. 

Xác định hệ thống phân cấp S&OP

S&OP hiệu quả đòi hỏi sự ưu tiên phù hợp và cấu trúc rõ ràng. Hãy đảm bảo rằng văn phòng điều hành được cung cấp đầy đủ thông tin và cập nhật tất cả các kế hoạch bán hàng và sản xuất trước khi chúng được triển khai. Điều này sẽ giảm thiểu sự gián đoạn và những thay đổi vào phút cuối có thể làm chậm toàn bộ quá trình.

Xem thêm: 9 bước cho kế hoạch kinh doanh online xuất sắc vượt qua mọi đối thủ

Lý tưởng nhất là Giám đốc điều hành (CEO) của bạn nên là người đứng đầu chiến lược, với những người quản lý được bầu chọn bên dưới anh ta làm đầu mối liên hệ được chỉ định cho các nhóm khác nhau.

Mặc dù cấu trúc là quan trọng, nhưng hãy tích hợp một số tính linh hoạt. Bạn cần điều này để đáp ứng các thay đổi nhanh chóng và hiệu quả.

Khi thiết lập các vai trò trong cấu trúc S & OP của bạn, hãy cố gắng hết sức để duy trì sự liên kết giữa các bộ phận. Đảm bảo rằng mỗi cá nhân cảm thấy như họ là một phần của một nhóm. Các cuộc họp hàng tuần hoặc hai tuần một lần có thể giúp tạo ra điều này. Khuyến khích những thứ kết nối mọi người bên ngoài công việc của họ.

Xem xét các phần giới thiệu sản phẩm mới và dự báo thời gian sử dụng cuối cùng

Dự báo giới thiệu sản phẩm mới (NPI) và dự báo cuối vòng đời (EOL) đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả của quá trình lập kế hoạch bán hàng và sản xuất của doanh nghiệp. Và dự báo tốt phải tính đến cả hai yếu tố đó.

Nếu các nhà phân tích không xác định được thời hạn và tác động của một sản phẩm mới hoặc sản phẩm cuối cùng sẽ có đối với chuỗi cung ứng và doanh thu của bạn, thì năng suất có thể đi vào bế tắc.

Sử dụng công nghệ để kết nối với mọi người

Giao tiếp là chìa khóa cho quy trình S&OP thành công. Giữ liên lạc với mọi cá nhân trong Team bằng các nền tảng dựa trên đám mây như Google Suite và Microsoft SharePoint. Các nền tảng như thế này giúp chia sẻ ý tưởng, đưa ra các bản cập nhật quan trọng và thảo luận về những thay đổi tiềm năng dễ dàng hơn, dù các thành viên đang  ngồi ở vị trí nào ở nhà hoặc ở công ty.

Xem thêm: FnB là gì? Những xu hướng công nghệ thay đổi tương lai kinh doanh ngành FnB

Kiểu liên kết nhóm này giúp bạn dễ dàng tích hợp các bước lập kế hoạch bán hàng và hoạt động trong toàn công ty. Nó cũng cho phép các bộ phận khác nhau cung cấp cho bạn phản hồi liên tục và ngay lập tức.

Cuối cùng, sự phối hợp giữa các bộ phận doanh nghiệp là chìa khóa thành công cho S&OP. Các bộ phần sẽ dễ đồng thuận hơn khi quá trình hoạch định S&OP tích hợp chặt chẽ các phương diện trong hoạch định chuỗi cung ứng như hoạch định tồn kho, hoạch định nhu cầu, và hoạch định cung ứng. Hy vọng bài viết này đã giải đáp cho khách hàng 1 cách tường tận thế nào là S&OP.