Top 5 lỗi kê khai thuế khiến hộ kinh doanh dễ bị phạt nặng

Kê khai thuế tưởng chừng là công việc đơn giản, nhưng chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hộ kinh doanh phải đối mặt với xử phạt hành chính, truy thu thuế, thậm chí là những rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Nắm rõ các lỗi thường gặp và cách phòng tránh sẽ giúp bạn vận hành kinh doanh an toàn, tiết kiệm chi phí và thời gian. Dưới đây là 5 lỗi kê khai thuế phổ biến nhất mà hộ kinh doanh cần lưu ý và cách xử lý hiệu quả.

1. Top 5 lỗi kê khai thuế khiến hộ kinh doanh dễ bị phạt nặng

Kê khai thuế tưởng đơn giản nhưng chỉ cần sai sót nhỏ cũng có thể khiến hộ kinh doanh bị xử phạt hành chính, thậm chí bị truy thu thuế. Dưới đây là 5 lỗi kê khai phổ biến nhất và cách tránh hiệu quả để bạn không mất tiền oan.

1.1 Lỗi không nộp tờ khai thuế đúng hạn

Một lỗi phổ biến mà nhiều hộ kinh doanh thường mắc phải là nộp tờ khai thuế trễ hạn. Do phải xoay xở với công việc bán hàng, quản lý và chăm sóc khách, không ít chủ hộ quên mất mốc thời gian kê khai quan trọng này.

Quy định:

Theo quy định, thời gian cá nhân, hộ kinh doanh cần nộp tờ khai thuế TNCN và thuế GTGT:

• Nếu kê khai theo tháng: Chậm nhất ngày 20 của tháng kế tiếp.
• Nếu kê khai theo quý: Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý kế tiếp.

Hậu quả: 

Bạn có thể bị phạt đến vài chục triệu đồng, chưa kể mất thời gian giải trình nếu bị kiểm tra.Theo quy định tại Điều 13, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt khi nộp tờ khai thuế trễ hạn là:

• Cảnh cáo: Nếu chậm từ 1 - 5 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt 2 - 5 triệu đồng: Chậm từ 1 - 30 ngày (trừ trường hợp bị cảnh cáo).
• Phạt 5 - 8 triệu đồng: Chậm từ 31 - 60 ngày.
• Phạt 8 - 15 triệu đồng: Chậm từ 61 - 90 ngày, hoặc chậm trên 91 ngày nhưng không phát sinh thuế phải nộp; hoặc không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh thuế.
• Phạt 15 - 25 triệu đồng: Chậm trên 90 ngày, có phát sinh thuế phải nộp nhưng đã nộp đủ trước khi cơ quan thuế lập biên bản hoặc quyết định kiểm tra, thanh tra.

Đặc biệt, từ khi Nghị định 49/2025/NĐ-CP có hiệu lực, nếu người kinh doanh nợ thuế từ 50 triệu đồng trở lên và quá hạn 120 ngày, họ có thể bị tạm hoãn xuất cảnh.

Để tránh quên hạn kê khai, hộ kinh doanh nên chủ động lên lịch nhắc định kỳ, đăng ký nhận thông báo tự động từ các phần mềm kế toán (nếu có), hoặc sử dụng dịch vụ kế toán - tư vấn thuế trong trường hợp không có thời gian tự theo dõi.

1.2 Lỗi khai sai doanh thu dẫn đến sai số thuế phải nộp

Rất nhiều hộ kinh doanh bị phạt chỉ vì kê khai sai doanh thu, dù đôi khi không cố ý, chỉ do tính nhầm hoặc ghi thiếu. Tuy nhiên, đây lại là lỗi nhạy cảm nhất, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền thuế bạn phải nộp. Chỉ một con số sai có thể khiến bạn mất hàng triệu đồng tiền phạt.

Quy định:

Tùy thuộc vào nhóm và ngành nghề kinh doanh, mỗi hộ sẽ phải nộp mức thuế khác nhau theo quy định của cơ quan thuế:

Xem thêm: Các loại thuế hộ kinh doanh cần kê khai

Hậu quả:

Căn cứ theo quy định tại Điều 16, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế TNCN phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn là 20% tổng số tiền thuế chênh lệch do kê khai sai, đồng thời phải nộp đủ số thuế thiếu và khoản tiền lãi chậm nộp.

Đối với các trường hợp kê khai sai số thuế phải nộp với mức độ nghiêm trọng, nếu bị cơ quan thuế xác định là hành vi trốn thuế, người vi phạm sẽ phải chịu mức xử phạt rất nặng theo quy định pháp luật:

• Trốn thuế từ 300 triệu đồng trở lên: Có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ Luật hình sự, mức phạt tiền từ 500 triệu đến 1,5 tỷ đồng hoặc phạt tù từ 1 đến 3 năm.
• Trốn thuế trên 1 tỷ đồng: Mức phạt từ 1,5 đến 4,5 tỷ đồng hoặc phạt tù từ 2 đến 7 năm.

Để tránh kê khai sai doanh thu, hộ kinh doanh cần ghi chép đầy đủ và trung thực mọi khoản bán hàng, đảm bảo số liệu phản ánh đúng thực tế. Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng kết hợp hóa đơn điện tử sẽ giúp tự động tổng hợp doanh thu, giảm rủi ro nhầm lẫn. 

Bên cạnh đó, chủ hộ nên thường xuyên đối chiếu doanh thu với số liệu ngân hàng hoặc hóa đơn đầu ra, nhờ đó phát hiện kịp thời sai sót và điều chỉnh trước khi nộp tờ khai thuế.

1.3 Không lưu giữ chứng từ, sổ sách kế toán

Lỗi này rất phổ biến ở các hộ kinh doanh nhỏ hoặc hộ gia đình. Nhiều chủ hộ vẫn vận hành theo cách nhớ trong đầu, ghi sổ tay sơ sài, không sử dụng hóa đơn hay lưu trữ giấy tờ đầy đủ.

Quy định:

Theo Quyết định 3389/QĐ-BTC, các quy định về sổ sách kế toán áp dụng cho 3 nhóm hộ kinh doanh được phân loại cụ thể như sau:

• Nhóm 1 (DT ≤ 200 triệu): Ghi chép đơn giản, chỉ lưu trữ hóa đơn, chứng từ cơ bản.
• Nhóm 2 (200 triệu < DT ≤ 3 tỷ): Sổ kế toán đơn giản
• Nhóm 3 (DT > 3 tỷ): Sổ sách kế toán dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc doanh nghiệp vừa, yêu cầu ghi chép chi tiết hơn, tương đương chuẩn kế toán doanh nghiệp.

Hậu quả:

Khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra đột xuất, nếu hộ kinh doanh không có giấy tờ chứng minh các khoản chi phí, những chi phí này sẽ không được công nhận, dẫn đến số thuế phải nộp tăng và thậm chí bị phạt hành chính, đồng thời lọt vào danh sách theo dõi. 

Để tránh rủi ro này, dù quy mô nhỏ, hộ kinh doanh vẫn nên duy trì sổ sách kế toán tối thiểu, lưu trữ đầy đủ hóa đơn mua hàng, bảng kê bán hàng và chứng từ nộp thuế.

1.4 Không cập nhật các quy định về Thuế thường xuyên

Chính sách thuế tại Việt Nam thay đổi liên tục, và nếu bạn vẫn áp dụng cách cũ, rất dễ rơi vào tình trạng làm sai mà không hay biết. 

Hậu quả: 

Xác định sai thuế suất → Số thuế phải nộp sai → Bị truy thu, phạt.

Cách khắc phục đơn giản là chủ động theo dõi thông báo từ cơ quan thuế, đăng ký nhận tin qua email hoặc mạng xã hội, và nhờ dịch vụ tư vấn thuế nếu không có thời gian tự cập nhật.

1.5 Không sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo quy định mới

Quy định:

Từ ngày 01/07/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc phải sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế để xuất hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhiều hộ vẫn bán hàng không xuất hóa đơn, hoặc sử dụng sai loại hóa đơn, dẫn đến vi phạm.

Hậu quả:

• Xử phạt hành chính từ 2 - 4 triệu đồng theo điểm g, khoản 4, Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
• Không được công nhận doanh thu hợp pháp nếu bị kiểm tra
• Có thể bị truy thu thuế và đưa vào diện kiểm tra trọng điểm

Để tránh những khoản phạt không đáng có, bạn hãy kiểm tra xem mình có đang trong thuộc diện bắt buộc sử dụng máy tính tiền hay không. Nếu thuộc diện bắt buộc, chủ hộ cần đăng ký và sử dụng máy tính tiền tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử hợp lệ, đảm bảo việc quản lý doanh thu, xuất hóa đơn và kê khai thuế được thực hiện đúng quy định.

Dù bạn đã thuộc diện phải xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hay đang lên kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh trong tương lai, Sapo Invoice sẽ giúp bạn xuất hóa đơn nhanh chóng, chuẩn quy định, đồng thời sẵn sàng thích ứng với các quy định mới sẽ chính thức áp dụng từ năm 2026.

Được phát triển bởi Sapo, Sapo Invoice là trợ thủ đắc lực cho hộ kinh doanh với các tính năng:

• Xuất hóa đơn nhanh chóng, đúng chuẩn theo Nghị định 70.
• Kết nối dễ dàng với phần mềm bán hàng và máy tính tiền.
• Lưu trữ, tra cứu hóa đơn tiện lợi với độ bảo mật cao.

Việc tránh các sai sót trong kê khai thuế không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa chi phí và bảo vệ quyền lợi của chính mình. Chủ động ghi chép, cập nhật các quy định mới, sử dụng phần mềm quản lý và hóa đơn điện tử, hoặc nhờ đến dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp sẽ giúp bạn kê khai chính xác, tránh bị truy thu, phạt và rủi ro không đáng có. Thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giúp hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, minh bạch và bền vững.