Hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là hai loại chứng từ kế toán phổ biến nhưng thường gây nhầm lẫn, đặc biệt với người mới, chủ hộ kinh doanh hoặc cá nhân tự quản lý sổ sách. Việc phân biệt rõ hai loại hóa đơn này không chỉ giúp bạn chọn đúng loại cần xuất, mà còn đảm bảo quyền lợi về thuế, khấu trừ và chi phí hợp lý khi quyết toán. Trong bối cảnh các quy định vể thuế và hoá đơn ngày càng được siết chặt, việc hiểu đúng và áp dụng đúng hóa đơn là điều bắt buộc để tránh rủi ro và xử phạt không đáng có.
1. Hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng là gì?
1.1. Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?
Căn cứ theo khoản 1, Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là loại hóa đơn do người bán lập, xuất cho người mua khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, dùng để ghi nhận giá trị giao dịch và phục vụ kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Hóa đơn GTGT được sử dụng bởi các doanh nghiệp, tổ chức khai thuế theo phương pháp khấu trừ, trong các hoạt động như:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa
- Hoạt động vận tải quốc tế
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu
- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài
Đây cũng là loại hóa đơn duy nhất cho phép khấu trừ thuế GTGT đầu vào, nếu người mua đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật thuế.
Xem thêm: Hóa đơn bán hàng (hoá đơn trực tiếp) là gì? Cách sử dụng và quy định mới nhất 2025
1.2. Hóa đơn bán hàng là gì?
Căn cứ theo khoản 2, Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn được sử dụng bởi tổ chức, cá nhân khai và tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, dùng trong các hoạt động:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước
- Vận tải quốc tế
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu
- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài
Ngoài ra, tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi thực hiện giao dịch bán hàng vào nội địa hoặc giao dịch với các tổ chức khác trong khu phi thuế quan cũng sử dụng hóa đơn bán hàng (trên hóa đơn cần ghi rõ: “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”).
Khác với hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng không có dòng thuế suất GTGT, và không được dùng để khấu trừ thuế.
Xem thêm: Hóa đơn đỏ là gì? Những điều cần biết cho hộ, cá nhân kinh doanh năm 2025
2. So sánh chi tiết hai loại hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng
Để giúp bạn phân biệt nhanh và chính xác hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng, dưới đây là bảng so sánh chi tiết theo từng tiêu chí cụ thể:
Tiêu chí | Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) | Hóa đơn bán hàng |
Đối tượng sử dụng | Doanh nghiệp, tổ chức kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ | Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc DN kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp |
Căn cứ pháp lý | Điều 4 – Nghị định 123/2020/NĐ-CP Nghị định 70/2025/NĐ-CP cập nhật mới | Điều 4 – Nghị định 123/2020/NĐ-CP Nghị định 70/2025/NĐ-CP |
Nội dung hóa đơn | Ghi rõ thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế | Không có dòng thuế suất hoặc tiền thuế GTGT |
Khấu trừ thuế GTGT đầu vào | ✔ Được khấu trừ nếu đủ điều kiện (mã số thuế, thanh toán hợp lệ, hóa đơn điện tử có mã…) | ✘ Không được khấu trừ thuế GTGT |
Hạch toán chi phí hợp lý | ✔ Được tính nếu là chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh, đầy đủ chứng từ | ✔ Có thể tính, nhưng cần thêm chứng từ thanh toán hợp lệ để tránh bị loại khi quyết toán |
Mẫu hóa đơn | Ký hiệu: 1/001, 1/002… (tùy loại) Ví dụ: 01GTKT0/001 | Ký hiệu: 2/001, 2/002… (tùy loại) Ví dụ: 02GTTT0/001 |
Trình bày hóa đơn | Chi tiết, nhiều trường dữ liệu (người mua, người bán, mã số thuế, ký hiệu, dòng thuế...) | Gọn hơn, không có dòng thuế, phù hợp bán lẻ |
Phương tiện lập | Phần mềm hóa đơn điện tử kết nối cơ quan thuế Máy tính tiền điện tử | Có thể sử dụng phần mềm hóa đơn hoặc đặt in thủ công tùy loại hình kinh doanh |
Áp dụng cho giao dịch nào? | Giao dịch giữa các doanh nghiệp Khách hàng cần hóa đơn để khấu trừ thuế | Giao dịch với khách lẻ, cá nhân Không cần khấu trừ thuế |
Lưu ý quan trọng:
- Không được tự ý lựa chọn loại hóa đơn tùy tiện. Doanh nghiệp hay cá nhân phải xuất loại hóa đơn phù hợp với phương pháp kê khai thuế đã đăng ký với Cơ quan Thuế.
- Trường hợp xuất sai loại hóa đơn có thể không được khấu trừ thuế hoặc bị xử phạt hành chính.
3. Ai được phép xuất hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT?
Không phải ai cũng được phép xuất cả hai loại hóa đơn. Việc được sử dụng hóa đơn bán hàng hay hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) phụ thuộc vào hình thức đăng ký thuế và phương pháp kê khai thuế của người bán.
3.1. Doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ
- Được xuất hóa đơn GTGT
- Không được xuất hóa đơn bán hàng
Điều kiện áp dụng:
- Đã đăng ký phương pháp khấu trừ thuế với cơ quan thuế
- Có mã số thuế và hoạt động hợp pháp
- Thường là doanh nghiệp vừa và lớn hoặc có doanh thu trên ngưỡng quy định
Ví dụ: Công ty thương mại, công ty sản xuất, công ty cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp
3.2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc DN siêu nhỏ kê khai theo phương pháp trực tiếp
- Được xuất hóa đơn bán hàng
- Không được xuất hóa đơn GTGT
Đặc điểm:
- Thường là tiệm nhỏ, cửa hàng cá nhân, hộ kinh doanh cá thể
- Không đủ điều kiện áp dụng phương pháp khấu trừ
- Không có nghĩa vụ kê khai và khấu trừ thuế GTGT
Ví dụ: Quán cà phê, tiệm tạp hóa, hiệu cắt tóc, cửa hàng quần áo nhỏ
3.3. Trường hợp đặc biệt: Doanh nghiệp nhỏ mới thành lập
Trong thời gian chờ hoàn tất thủ tục đăng ký kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp có thể:
- Tạm thời xuất hóa đơn bán hàng
- Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, mới được phép chuyển sang dùng hóa đơn GTGT
Gợi ý:
Để biết đơn vị của bạn cần dùng loại hóa đơn nào, có thể:
- Kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý
- Liên hệ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn (ví dụ: Sapo Invoice) để được tư vấn theo mô hình kinh doanh cụ thể
Xem thêm: Cập nhật mới nhất về hóa đơn hộ kinh doanh từ 01/06/2025
4. Hóa đơn bán hàng có được tính vào chi phí hợp lý không?
Câu trả lời là: Có, nhưng phải kèm theo điều kiện cụ thể. Không phải hóa đơn nào cũng được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.
4.1. Điều kiện để hóa đơn bán hàng được tính vào chi phí
Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn hiện hành, chi phí hợp lý là khoản chi:
- Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
- Có đầy đủ chứng từ hợp lệ và hợp pháp
- Có hóa đơn đúng quy định, nếu từ 20 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt
Vì vậy, hóa đơn bán hàng vẫn có thể được ghi nhận là chi phí, nếu:
- Giao dịch thực sự diễn ra, có đầy đủ giấy tờ đi kèm như: hợp đồng, phiếu thu/chi, biên bản giao nhận (nếu có)
- Hóa đơn được lập đúng quy định (đúng mã số thuế, ngày tháng, người bán đủ tư cách pháp lý)
- Nếu chi phí > 20 triệu đồng: phải thanh toán qua chuyển khoản hoặc hình thức thanh toán không dùng tiền mặt
4.2. Hạn chế khi dùng hóa đơn bán hàng
Nội dung | Hóa đơn GTGT | Hóa đơn bán hàng |
Tính chi phí hợp lý | ✔ Dễ dàng chấp nhận | ✔ Có thể, nhưng phải đủ chứng từ |
Khấu trừ thuế GTGT đầu vào | ✔ Có | ✘ Không |
Rủi ro khi quyết toán thuế | Thấp nếu hóa đơn đúng | Cao hơn nếu thiếu chứng từ thanh toán |
Lưu ý:
- Với doanh nghiệp lớn, cần xem xét kỹ khi nhận hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp – nên yêu cầu hóa đơn GTGT để đảm bảo quyền lợi thuế.
- Với hộ kinh doanh, hóa đơn bán hàng vẫn là giải pháp hợp lệ, miễn là thực hiện đúng quy định về hóa đơn và thanh toán.
5. Mẫu hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT mới nhất năm 2025
Từ ngày 01/07/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh… đều phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Mỗi loại hóa đơn sẽ có mẫu riêng, định dạng chuẩn và mã ký hiệu cụ thể.
Dưới đây là hình dung cơ bản của từng mẫu hóa đơn:
5.1. Mẫu hóa đơn GTGT mới nhất 2025
Đặc điểm nổi bật:
- Có đủ 3 dòng: tiền chưa thuế, thuế suất – tiền thuế, tổng cộng thanh toán
- Có ký hiệu mẫu hóa đơn theo dạng 01GTKT0/xxx
- Gồm các trường bắt buộc như: tên – MST người mua, số hóa đơn, ngày lập, mã của cơ quan thuế, chữ ký số…
5.2. Mẫu hóa đơn bán hàng mới nhất 2025
Đặc điểm nổi bật:
- Không có dòng thuế GTGT, chỉ thể hiện tổng tiền
- Ký hiệu mẫu thường là 02GTTT0/xxx
- Dùng trong các trường hợp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp
Lưu ý khi sử dụng mẫu hóa đơn:
- Mẫu hóa đơn phải đăng ký trước với cơ quan thuế
- Trường thông tin phải đầy đủ, không được tẩy xóa, sửa chữa
- Phải ký số trước khi gửi cho khách hàng hoặc nộp lên hệ thống cơ quan thuế
6. Gợi ý phần mềm hỗ trợ xuất đúng loại hóa đơn theo mô hình kinh doanh
Việc chọn đúng loại hóa đơn là rất quan trọng, bởi nếu xuất sai loại:
- Doanh nghiệp có thể mất quyền khấu trừ thuế
- Hộ kinh doanh có thể bị xử phạt hành chính
- Giao dịch bị từ chối thanh toán nếu hóa đơn không hợp lệ
Thay vì phải tự phân biệt và kiểm tra thủ công, bạn có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp sẵn chức năng gợi ý đúng loại hóa đơn theo mô hình kinh doanh.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm như Sapo Invoice:
Tính năng | Lợi ích mang lại |
Tự động xác định loại hóa đơn phù hợp | Phân biệt được bạn nên xuất hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng |
Tích hợp dữ liệu bán hàng | Không cần nhập liệu lại – đồng bộ đơn hàng từ POS, Sàn TMĐT, Website… |
Ký số nhanh chóng, đúng chuẩn pháp lý | Hệ thống đã kết nối trực tiếp với cơ quan thuế (mã CQT trả về ngay) |
Hỗ trợ cả mô hình đơn lẻ & chuỗi cửa hàng | Quản lý hóa đơn từng chi nhánh, theo MST từng điểm bán |
Dễ tra cứu, lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế | Hạn chế rủi ro sai sót, xuất nhầm, sai mã số thuế |
Gợi ý sử dụng:
- Nếu bạn là hộ kinh doanh hoặc tiệm bán lẻ → phần mềm sẽ mặc định gợi ý dùng hóa đơn bán hàng
- Nếu bạn là doanh nghiệp đã kê khai thuế GTGT theo khấu trừ → phần mềm sẽ hướng đến hóa đơn GTGT
- Tất cả đều có thể thao tác trực tiếp trên máy tính, điện thoại hoặc máy bán hàng POS
Việc chọn đúng phần mềm không chỉ giúp tránh sai sót pháp lý, mà còn tiết kiệm thời gian, công sức cho kế toán và người bán hàng.
7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu 1: Cá nhân kinh doanh có được xuất hóa đơn giá trị gia tăng không?
Không được. Chỉ những doanh nghiệp đăng ký phương pháp khấu trừ thuế và được cơ quan thuế chấp thuận mới được phép xuất hóa đơn GTGT. Cá nhân, hộ kinh doanh thường chỉ xuất hóa đơn bán hàng.
Câu 2: Hóa đơn bán hàng có cần ký số không?
Có. Từ ngày 01/07/2025, mọi hóa đơn điện tử (dù là hóa đơn GTGT hay bán hàng) đều phải có chữ ký số hợp lệ trước khi gửi cho người mua hoặc nộp cơ quan thuế.
Câu 3: Lỡ xuất nhầm hóa đơn bán hàng thay vì hóa đơn GTGT thì xử lý sao?
Bạn cần:
Lập biên bản thỏa thuận với người mua
Xuất hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh theo đúng quy định
Gửi lại hóa đơn mới có mã CQT
Phần mềm như Sapo Invoice hỗ trợ bạn làm điều này trong 1–2 thao tác.
Câu 4: Hóa đơn GTGT có bắt buộc ghi tên người mua không?
Nếu người mua là cá nhân không yêu cầu khấu trừ thuế → có thể để trống hoặc ghi “Người tiêu dùng”.
Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức → bắt buộc phải ghi đúng tên và mã số thuế để được khấu trừ.
Câu 5: Có thể chuyển đổi từ hóa đơn bán hàng sang GTGT không?
Chỉ khi bạn:
Chuyển đổi phương pháp tính thuế (từ trực tiếp sang khấu trừ)
Được cơ quan thuế phê duyệt thay đổi phương pháp kê khai
Khi đó, bạn sẽ được sử dụng hóa đơn GTGT thay vì hóa đơn bán hàng. Không thể tự ý đổi loại hóa đơn nếu chưa được chấp thuận.
Việc hiểu và phân biệt đúng giữa hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng sẽ giúp bạn xuất hóa đơn đúng chuẩn, tối ưu quyền lợi thuế và tránh rủi ro khi quyết toán. Dù bạn là tiêu thương, chủ cửa hàng hay hộ kinh doanh nhỏ, đừng để sai sót về hóa đơn làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hỗ trợ xuất đúng loại hóa đơn theo mô hình kinh doanh, dễ dùng và đúng chuẩn Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hãy trải nghiệm ngay Sapo Invoice để yên tâm phát hành hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.
