+230.000 khách hàng đã lựa chọn Sapo
Từ ngày 15/05/2026, cơ quan thuế bổ sung yêu cầu xác thực sinh trắc học hoặc xác thực OTP đối với một số hồ sơ đăng ký và thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Quy định mới nhằm xác minh chính xác danh tính người đại diện theo pháp luật, tăng cường bảo mật và hạn chế tình trạng giả mạo thông tin trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên nhiều hộ kinh doanh chưa rõ những trường hợp nào phải xác thực sinh trắc học? Nếu không thực hiện đúng thời hạn có ảnh hưởng gì không? cần chuẩn bị những gì để hoàn tất thủ tục? Trong bài viết này, Sapo sẽ giúp bạn cập nhật đầy đủ quy định mới, các trường hợp áp dụng và hướng dẫn chuẩn bị thủ tục đúng cách.
1. Xác thực sinh trắc học trong HĐĐT là gì?
Xác thực sinh trắc học trong hóa đơn điện tử là hình thức xác minh danh tính của người đại diện theo pháp luật hoặc chủ hộ kinh doanh bằng công nghệ nhận diện khuôn mặt khi thực hiện đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
Hệ thống sẽ đối chiếu dữ liệu khuôn mặt với thông tin định danh trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để xác nhận đúng người có thẩm quyền thực hiện thủ tục trước khi hồ sơ được tiếp nhận và xử lý. Việc xác thực nhằm đảm bảo hồ sơ được thực hiện đúng người có thẩm quyền và hạn chế nguy cơ giả mạo thông tin.
2. Ai cần thực hiện xác thực sinh trắc học?
Không phải mọi thủ tục liên quan đến hóa đơn điện tử đều yêu cầu xác thực sinh trắc học. Tuy nhiên, với một số hồ sơ đăng ký hoặc thay đổi thông tin quan trọng, người nộp thuế bắt buộc phải hoàn tất bước xác thực theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Đối tượng bắt buộc xác thực
Theo thông báo triển khai từ cơ quan Thuế, từ ngày 15/05/2026, việc xác thực chỉ áp dụng đối với chủ thể đứng tên và chịu trách nhiệm pháp lý trên hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Chủ hộ kinh doanh
- Chủ doanh nghiệp
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Việc xác thực được thực hiện trực tiếp trên ứng dụng eTax Mobile.
Những trường hợp phải xác thực sinh trắc học
Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, xác thực sinh trắc học được áp dụng khi:
- Đăng ký mới sử dụng hóa đơn điện tử
- Gửi tờ khai lần 2, trong đó tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT lần 1 gửi trước 05/2025
- Thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật trên hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Họ và tên
- Số CCCD
- Ngày sinh
Lưu ý:
- Đối với các hồ sơ thay đổi thông tin không liên quan đến người đại diện theo pháp luật, hệ thống sẽ yêu cầu xác thực bằng mã OTP thay vì xác thực sinh trắc học.
- Đối với giám đốc/người đại diện là người nước ngoài cần liên hệ trực tiếp cán bộ Thuế phụ trách để được hỗ trợ duyệt tờ khai.
3. Không xác thực sinh trắc học có sao không?
Khi phát sinh hồ sơ cần xác thực, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo đến người nộp thuế qua email đã đăng ký trên Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Người nộp thuế có tối đa 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được email thông báo để hoàn thành xác thực sinh trắc học hoặc xác thực OTP.
Nếu quá thời hạn trên mà chưa thực hiện xác thực:
- Hệ thống sẽ gửi email thông báo quá hạn
- Trạng thái hồ sơ quá hạn được ghi nhận trên hệ thống hóa đơn điện tử
- Việc xử lý hồ sơ đăng ký hoặc thay đổi thông tin có thể bị gián đoạn cho đến khi hoàn tất xác thực theo quy định
Do đó, doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên thường xuyên kiểm tra email đăng ký để kịp thời xử lý các yêu cầu từ cơ quan thuế.
4. Cần chuẩn bị gì trước khi xác thực?
Để quá trình xác thực diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, người nộp thuế nên chuẩn bị trước các điều kiện sau:
- CCCD gắn chip còn hiệu lực: Người đại diện theo pháp luật hoặc chủ hộ kinh doanh cần có CCCD gắn chip còn hiệu lực để phục vụ việc đối chiếu và xác minh thông tin.
- Ứng dụng eTax Mobile phiên bản mới nhất: Nên cập nhật ứng dụng eTax Mobile lên phiên bản mới nhất để đảm bảo đầy đủ chức năng xác thực sinh trắc học và hạn chế lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng.
- Email đăng ký đang hoạt động: Email khai báo trên Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT cần còn hoạt động để tiếp nhận các thông báo xác thực hoặc cảnh báo quá hạn từ cơ quan thuế.
- Tài khoản VNeID mức 2: Người dùng nên kích hoạt tài khoản VNeID mức 2 để thuận tiện hơn khi đăng nhập và thực hiện xác thực trên hệ thống.
- Thiết bị có camera và kết nối internet ổn định: Điện thoại cần có camera hoạt động tốt, đủ ánh sáng và kết nối mạng ổn định để đảm bảo quá trình nhận diện khuôn mặt diễn ra chính xác.
5. Hướng dẫn xác thực sinh trắc học trên eTax Mobile
Bước 1: Đăng nhập ứng dụng eTax Mobile
HKD có thể đăng nhập theo 2 cách:
Cách 1: Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID mức 2
Thực hiện các bước:
- Chọn “Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử”
- Chọn loại tài khoản “Cá nhân”
- Xác nhận chia sẻ thông tin
- Nhập passcode
- Truy cập chức năng “Hóa đơn điện tử”
Cách 2: Đăng nhập bằng MST và mật khẩu do cơ quan thuế cấp
Lưu ý:
- Áp dụng với người nộp thuế đã có CCCD
- Sử dụng MST 12 số là số CCCD thay cho MST 10 số trước đây
- Nhập mật khẩu do cơ quan thuế cấp để đăng nhập
- Hệ thống hiển thị màn hình chức năng, bổ sung thêm chức năng Hóa đơn điện tử
Bước 2: Kiểm tra tờ khai chờ xác thực
Sau khi đăng nhập, hệ thống sẽ hiển thị mục “Tờ khai chờ xác thực”.
Các đối tượng được hiển thị gồm:
- Đại diện tổ chức kê khai trực tiếp trên eTax Mobile
- Đại diện hộ kinh doanh
- Đại diện tổ chức kê khai qua TVAN
Nếu hồ sơ còn hạn xác thực, hệ thống sẽ hiển thị đồng thời:
- Nút “Sinh trắc học”
- Nút “Xác thực OTP”
- Nút “Hủy”
Trường hợp người nộp thuế không hoàn thành xác thực sinh trắc học hoặc xác thực OTP trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được email thông báo yêu cầu xác thực, hệ thống sẽ gửi email thông báo quá hạn đến địa chỉ email đã đăng ký trên Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT và ghi nhận trạng thái quá hạn trên hệ thống hóa đơn điện tử.
Bước 3: Thực hiện xác thực sinh trắc học
Người đại diện pháp luật thực hiện:
- Nhấn nút “Sinh trắc học”
- Xác nhận đồng ý chia sẻ thông tin
- Nhập passcode
- Thực hiện quét khuôn mặt theo hướng dẫn của hệ thống
Lưu ý: Kết quả xác thực
Trường hợp xác thực không thành công
Nếu thông tin khuôn mặt không khớp với dữ liệu của Bộ Công an:
- Hệ thống hiển thị thông báo xác thực thất bại
- Người dùng có thể chọn “Xác thực lại”
Trường hợp xác thực thành công
Nếu thông tin khớp:
- Hệ thống hiển thị thông báo xác thực thành công
- Cho phép tiếp tục gửi tờ khai
Bước 4: Gửi tờ khai đăng ký hóa đơn điện tử
Sau khi xác thực thành công:
- Người dùng nhấn “Gửi tờ khai”
- Hệ thống gửi mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT tới hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế
6. Một số lỗi thường gặp khi xác thực sinh trắc học
6.1. Không tìm thấy hồ sơ chờ xác thực
Nguyên nhân có thể do:
- Hồ sơ chưa được tiếp nhận trên hệ thống.
- Đăng nhập không đúng tài khoản của người đại diện theo pháp luật hoặc chủ hộ kinh doanh.
Cách khắc phục: Kiểm tra lại thông tin đăng nhập hoặc chờ hệ thống cập nhật hồ sơ.
6.2. Xác thực khuôn mặt không thành công
Nguyên nhân thường gặp:
- Khuôn mặt không khớp với dữ liệu định danh.
- Điều kiện ánh sáng không phù hợp.
- Camera bị mờ hoặc bị che khuất.
- Người dùng di chuyển trong quá trình quét khuôn mặt.
Cách khắc phục: Thực hiện xác thực lại ở nơi đủ ánh sáng, giữ khuôn mặt ổn định và đảm bảo camera hoạt động bình thường.
6.3. Không nhận được email thông báo
Nguyên nhân có thể do:
- Email đăng ký không chính xác.
- Thông báo bị chuyển vào thư mục Spam hoặc Thư rác.
Cách khắc phục: Kiểm tra lại địa chỉ email đã đăng ký và rà soát các thư mục thư rác.
6.4. Không nhận được mã OTP
Nguyên nhân thường gặp:
- Số điện thoại đăng ký chưa chính xác.
- Kết nối internet không ổn định.
- Hệ thống đang xử lý số lượng yêu cầu lớn.
Cách khắc phục: Kiểm tra lại số điện thoại, kết nối mạng hoặc thực hiện gửi lại mã OTP sau vài phút.
Việc liên tục cập nhật quy định về hóa đơn điện tử khiến nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình triển khai, dễ phát sinh sai sót hoặc chậm xử lý hồ sơ. Sapo Invoice giúp đơn giản hóa toàn bộ quy trình phát hành hóa đơn điện tử, đảm bảo tuân thủ quy định mới nhất của cơ quan thuế với nhiều tiện ích nổi bật:
- Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, gửi và nhận kết quả tự động.
- Phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng chỉ với vài thao tác.
- Tích hợp chữ ký số thuận tiện trên nhiều thiết bị.
- Đồng bộ dữ liệu bán hàng từ phần mềm quản lý bán hàng Sapo, hạn chế nhập liệu thủ công.
- Hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
- Được đội ngũ chuyên viên hỗ trợ triển khai và hướng dẫn sử dụng tận tình.
Nếu đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử dễ sử dụng, tiết kiệm thời gian và đáp ứng đúng quy định của cơ quan thuế, bạn có thể đăng ký trải nghiệm hoặc liên hệ Sapo để được tư vấn chi tiết.
Việc thực hiện đầy đủ các bước xác thực không chỉ giúp tăng cường bảo mật tài khoản hóa đơn điện tử mà còn hạn chế rủi ro giả mạo thông tin, đảm bảo hồ sơ được xử lý chính xác và đúng quy định của cơ quan thuế. Nhờ đó, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể duy trì hoạt động phát hành hóa đơn điện tử liên tục, tránh phát sinh các vướng mắc không cần thiết trong quá trình sử dụng.
