Trong kinh doanh, buôn bán, việc tiếp xúc với rất nhiều loại hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Nhưng làm sao để phân biệt hay sử dụng các loại hóa đơn này đúng với mục đích thì không phải nhà bán hàng nào cũng làm được.Trong bài viết dưới đây, Sapo sẽ chỉ cho bạn hiểu rõ hoá đơn bán hàng là gì? Tại sao phải sử dụng hoá đơn bán hàng? Những đối tượng nào sử dụng hoá đơn bán hàng?
1. Hóa đơn bán hàng là gì?
Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng là chứng từ kế toán do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo đúng quy định pháp luật. Đây là căn cứ để xác định doanh thu của người bán, đồng thời đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của người mua.
Từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng có thể được khởi tạo theo nhiều hình thức khác nhau, trong đó đáng chú ý là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền. Quy định này áp dụng bắt buộc đối với:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.
- Doanh nghiệp, tổ chức bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại siêu thị, trung tâm thương mại, nhà hàng, cửa hàng bán lẻ...
Một mẫu hóa đơn bán hàng chuẩn cần có đầy đủ các thông tin:
- Họ và tên, địa chỉ của người mua hàng.
- Tên hàng hóa, dịch vụ; nếu không viết hết các dòng, phải gạch chéo phần trống.
- Đơn vị tính (cái, chiếc, kg…), trường hợp cung ứng dịch vụ có thể bỏ trống mục này.
- Số lượng, đơn giá và giá trị hàng hóa bán ra.
- Tổng giá trị bằng số và bằng chữ.
- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
- Chữ ký điện tử của người bán (trường hợp hóa đơn điện tử).
Như vậy, hóa đơn bán hàng không chỉ là chứng từ ghi nhận giao dịch, mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong quản lý thuế, kế toán và bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.
Xem thêm: Một số điểm mới tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ
2. Vai trò của hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng không chỉ là chứng từ ghi nhận giao dịch giữa người bán và người mua, mà còn giữ nhiều vai trò quan trọng trong kinh doanh, kế toán và quản lý thuế:
2.1. Bảo vệ quyền lợi và tạo uy tín cho nhà bán hàng
Khi phát sinh tranh chấp, hóa đơn là bằng chứng pháp lý chứng minh giao dịch đã diễn ra, giúp người bán bảo vệ quyền lợi hợp pháp và tăng mức độ tin cậy với khách hàng.
2.2. Công cụ quản lý và kiểm soát doanh thu
Dựa trên hóa đơn, chủ kinh doanh dễ dàng theo dõi tình hình hoạt động: doanh thu thực tế, số lượng sản phẩm bán ra, cơ cấu khách hàng... Từ đó, có cơ sở đưa ra quyết định quản lý và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
2.3. Căn cứ kê khai và quản lý thuế
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mọi giao dịch bán hàng đều phải lập hóa đơn và chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế. Điều này giúp:
- Doanh nghiệp/hộ kinh doanh kê khai thuế thuận tiện, chính xác.
- Cơ quan thuế giám sát minh bạch, hạn chế thất thu ngân sách.
- Tạo môi trường kinh doanh công bằng giữa các tổ chức, cá nhân.
2.4. Vai trò trong giao dịch quốc tế
Đối với hoạt động xuất khẩu, hóa đơn bán hàng là chứng từ giao dịch quan trọng, thể hiện rõ ràng quan hệ mua – bán hàng hóa, dịch vụ giữa các bên. Đây cũng là cơ sở để làm thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế và chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa xuất khẩu.
Xem thêm: Hóa đơn đỏ là gì? Những điều cần biết cho hộ, cá nhân kinh doanh năm 2025
3. Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng gồm những ai?
Theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn bán hàng được áp dụng cho các trường hợp sau:
- Cá nhân, hộ kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa.
- Tổ chức, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc xuất vào khu phi thuế quan, cũng như các trường hợp được coi như xuất khẩu.
- Đại lý bán đúng giá hàng hóa, dịch vụ thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế GTGT.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên hoặc hoạt động tại siêu thị, trung tâm thương mại, nhà hàng, cửa hàng bán lẻ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền (quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
4. Các hình thức thể hiện hóa đơn bán hàng
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hiện nay hóa đơn bán hàng có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau:
4.1. Hóa đơn điện tử
Đây là hình thức phổ biến nhất từ 2022 đến nay. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Có hai loại:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Phải được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử không có mã: Doanh nghiệp đủ điều kiện tự lập và gửi cho người mua, sau đó chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế.
4.2. Hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/6/2025, hộ kinh doanh và doanh nghiệp có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm hoặc hoạt động tại siêu thị, trung tâm thương mại, nhà hàng, cửa hàng bán lẻ… bắt buộc phải sử dụng loại hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Ưu điểm:
- Xuất hóa đơn ngay tại quầy cho khách hàng.
- Dữ liệu được kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
- Giảm thiểu rủi ro gian lận, đảm bảo minh bạch.
4.3. Hóa đơn tự in
Do tổ chức, doanh nghiệp tự in ra bằng máy tính tiền hoặc thiết bị tin học khác. Tuy nhiên, hình thức này đang dần được thay thế bởi hóa đơn điện tử để phù hợp với lộ trình số hóa.
4.4. Hóa đơn đặt in
Là hóa đơn do doanh nghiệp đặt in theo mẫu để sử dụng, hoặc do cơ quan thuế phát hành và bán cho tổ chức, hộ kinh doanh. Hình thức này hiện nay chỉ còn áp dụng trong một số trường hợp chuyển tiếp khi chưa đủ điều kiện triển khai hóa đơn điện tử.
Xem thêm: Những lưu ý trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần biết
5. Quy định đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và cập nhật tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng thông thường (không phải hóa đơn GTGT) được áp dụng cho các đối tượng sau:
- Tổ chức, cá nhân sản xuất – kinh doanh áp dụng phương pháp tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu.
- Đại lý bán đúng giá hàng hóa chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Đại lý bán đúng giá hàng hóa chịu thuế GTGT nhưng vẫn áp dụng phương pháp trực tiếp để khai và nộp thuế.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, bao gồm cả trường hợp kinh doanh không thường xuyên.
- Tổ chức, cá nhân khai và tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ xuất vào khu phi thuế quan hoặc các trường hợp được coi như xuất khẩu.
Điểm mới cần lưu ý:
- Từ ngày 01/6/2025, nhiều hộ kinh doanh và cá nhân thuộc diện nêu trên sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền nếu đạt doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, hoặc kinh doanh tại siêu thị, trung tâm thương mại, nhà hàng, cửa hàng bán lẻ.
- Các trường hợp quy mô nhỏ chưa đạt ngưỡng có thể tiếp tục dùng hóa đơn bán hàng điện tử thông thường, nhưng vẫn phải tuân thủ việc lập và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế theo đúng chuẩn mới.
Trên đây là tất cả thông tin về hóa đơn bán hàng giúp nhà bán hàng hiểu được hóa đơn bán hàng là gì, mẫu hóa đơn bán hàng, bán lẻ năm 2022. Cùng theo dõi các bài viết tiếp theo trên Sapo nhé
