Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp chi tiết, chính xác

Khi bắt đầu kinh doanh, nhiều cá nhân và tổ chức lựa chọn thành lập công ty để hợp pháp hóa hoạt động, xây dựng uy tín và mở rộng quy mô. Tuy nhiên, không ít người gặp khó khăn vì chưa nắm rõ hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục đăng ký và các quy định mới nhất năm 2025. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ thành phần hồ sơ, quy trình đăng ký đến những lưu ý sau khi thành lập công ty, giúp bạn dễ dàng hoàn tất thủ tục và nhanh chóng đi vào hoạt động hợp pháp.

1. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp gồm những gì?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 96/2022/NĐ-CP) và các hướng dẫn mới nhất của Bộ KH&ĐT đến năm 2025, một bộ hồ sơ đăng ký thành lập công ty cơ bản sẽ bao gồm:

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu tại Phụ lục I – Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
2. Điều lệ công ty – văn bản quy định về cơ cấu, quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông.
3. Danh sách thành viên/cổ đông góp vốn (áp dụng cho công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh).
4. Bản sao hợp lệ giấy tờ cá nhân/tổ chức góp vốn:
   • Cá nhân: CCCD/CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực.
   • Tổ chức: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp + văn bản cử người đại diện.
5. Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện pháp luật trực tiếp đi nộp).

Xem thêm: Doanh nghiệp mới thành lập được miễn thuế gì? [Cập nhật 2025]

2. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp theo từng loại hình doanh nghiệp

Ngoài các giấy tờ cơ bản, tùy theo loại hình doanh nghiệp mà thành phần hồ sơ có sự khác biệt. Theo quy định mới nhất 2025, chi tiết như sau:

2.1. Công ty TNHH một thành viên

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Bản sao hợp lệ CCCD/Hộ chiếu của chủ sở hữu (nếu cá nhân) hoặc Giấy ĐKDN (nếu tổ chức).
• Quyết định cử người đại diện theo ủy quyền (nếu chủ sở hữu là tổ chức).
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).

2.2. Công ty TNHH hai thành viên trở lên

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên góp vốn (theo mẫu).
• Bản sao hợp lệ CCCD/Hộ chiếu của từng thành viên (hoặc Giấy ĐKDN nếu là tổ chức).
• Quyết định cử người đại diện (nếu thành viên là tổ chức).
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).

2.3. Công ty cổ phần

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách cổ đông sáng lập, danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có).
• Bản sao CCCD/Hộ chiếu (cá nhân) hoặc Giấy ĐKDN (tổ chức).
• Quyết định cử người đại diện (nếu cổ đông là tổ chức).
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ.

2.4. Doanh nghiệp tư nhân

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Bản sao CCCD/Hộ chiếu của chủ doanh nghiệp tư nhân.
• Văn bản ủy quyền (nếu có).

Doanh nghiệp tư nhân không cần Điều lệ công ty và không có tư cách pháp nhân.

Xem thêm: 7 Điều kiện thành lập doanh nghiệp mới nhất [Cập Nhật 2025]

2.5. Công ty hợp danh

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên hợp danh & thành viên góp vốn.
• Bản sao giấy tờ cá nhân/tổ chức của thành viên.
• Quyết định cử người đại diện (nếu có tổ chức góp vốn).
• Văn bản ủy quyền (nếu có).

2.6. Công ty có vốn nước ngoài / liên doanh

• Hồ sơ cơ bản tương tự công ty TNHH hoặc công ty CP.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) theo Luật Đầu tư 2020.
• Giấy tờ pháp lý của nhà đầu tư nước ngoài (hợp pháp hóa lãnh sự + dịch thuật công chứng).
• Quyết định cử đại diện vốn tại Việt Nam.

2.7. Chi nhánh, văn phòng đại diện

• Thông báo lập chi nhánh/văn phòng đại diện.
• Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/HĐQT về việc thành lập.
• Bản sao giấy tờ cá nhân của người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.
• Văn bản ủy quyền (nếu có).

3. Thủ tục, quy trình đăng ký thành lập công ty

Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp trực tiếp hoặc trực tuyến. Quy trình chi tiết như sau:

3.1. Thủ tục offline (nộp trực tiếp tại Sở KH&ĐT)

1. Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ giấy đầy đủ (đã công chứng/chứng thực theo quy định).
2. Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
3. Nhận giấy biên nhận hồ sơ.
4. Trong thời hạn luật định, nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ĐKDN) nếu hồ sơ hợp lệ.

3.2. Thủ tục online (qua Cổng thông tin quốc gia)

1. Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
2. Đăng ký tài khoản và đăng nhập.
3. Tải lên toàn bộ hồ sơ bản scan màu (định dạng PDF, có ký số hợp lệ).
4. Ký số bằng chữ ký số công cộng (USB Token hoặc HSM).
5. Nộp hồ sơ và nhận giấy biên nhận điện tử.
6. Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trên hệ thống. Nếu hồ sơ hợp lệ, Giấy chứng nhận ĐKDN sẽ được gửi về email và có thể nhận bản giấy tại Sở KH&ĐT hoặc qua bưu điện.

Từ năm 2025, xu hướng đăng ký online được khuyến khích mạnh, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót (do hệ thống tự động kiểm tra nhiều chỉ tiêu).

3.3. Thời hạn xử lý và nhận giấy chứng nhận ĐKDN

• Thời hạn xử lý hồ sơ: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (theo Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020).
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo yêu cầu bổ sung/chỉnh sửa trong vòng 03 ngày làm việc.
• Khi hồ sơ hợp lệ: doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đồng thời thông tin sẽ được công khai trên Cổng thông tin quốc gia.

5. Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp ở đâu?

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính, hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn.

2. Bao lâu thì nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh?

Theo luật, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, sẽ có thông báo chỉnh sửa trong vòng 03 ngày.

3. Công ty mới thành lập có được miễn thuế môn bài không?

Từ năm 2025, theo Nghị định 91/2022/NĐ-CP, Nghị quyết 68/2025 và các chính sách hỗ trợ DNNVV, doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ hoặc doanh nghiệp khởi nghiệp được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập.

Từ năm thứ 2 trở đi, doanh nghiệp phải nộp thuế môn bài theo bậc vốn điều lệ như sau:

4. Có cần chứng minh vốn điều lệ khi đăng ký không?

Không. Khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp chỉ cần kê khai vốn điều lệ, không phải nộp chứng từ chứng minh. Tuy nhiên, với ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định (như ngân hàng, bảo hiểm, bất động sản…), doanh nghiệp phải đảm bảo vốn góp thực tế.

5. Có thể đăng ký nhiều ngành nghề kinh doanh một lúc không?

Có. Doanh nghiệp được phép đăng ký nhiều ngành nghề ngay khi thành lập. Nếu muốn bổ sung sau này, có thể làm thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở KH&ĐT.

Thành lập công ty mang lại tư cách pháp nhân, nâng cao uy tín và mở rộng cơ hội kinh doanh, nhưng để quá trình thuận lợi bạn cần chuẩn bị đúng hồ sơ, nắm rõ thủ tục và hoàn tất các nghĩa vụ sau khi thành lập. Để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian, bạn có thể lựa chọn dịch vụ tư vấn thành lập công ty nhanh, an toàn và đúng luật