Thủ tục đăng ký doanh nghiệp online chi tiết [Cập nhật 2025]

1. Đăng ký doanh nghiệp online là gì?

1.1 Khái niệm & cơ sở pháp lý

Đăng ký doanh nghiệp online (hay đăng ký thành lập doanh nghiệp trực tuyến) là hình thức nộp hồ sơ thành lập công ty qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn. Toàn bộ quy trình được thực hiện trực tuyến, từ việc tạo tài khoản, tải hồ sơ điện tử, ký số cho đến nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Cơ sở pháp lý:

• Luật Doanh nghiệp 2020 (có hiệu lực từ 01/01/2021).
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP (cập nhật mới nhất, bổ sung điều kiện và thủ tục nộp hồ sơ điện tử).
• Quy chế quản lý và vận hành Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp do Bộ Kế hoạch & Đầu tư ban hành.

1.2 Ý nghĩa của việc đăng ký doanh nghiệp online

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Sở Kế hoạch & Đầu tư, giảm thiểu việc đi lại.
• Minh bạch, đồng bộ dữ liệu: Hồ sơ điện tử được xử lý tập trung, hạn chế sai sót, đồng bộ với hệ thống thuế, bảo hiểm, ngân hàng.
• Bắt buộc trong một số trường hợp: Theo quy định mới từ 2025, các doanh nghiệp ở thành phố lớn (Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Cần Thơ, Hải Phòng) phải nộp hồ sơ qua mạng; chỉ một số trường hợp đặc biệt mới được nộp hồ sơ giấy.

2. Điều kiện để đăng ký doanh nghiệp online

Để thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp trực tuyến, cá nhân/tổ chức cần đáp ứng một số điều kiện pháp lý và kỹ thuật sau:

2.1 Có chữ ký số hợp lệ hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh

• Chữ ký số: Doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân có thể dùng chữ ký số (USB token) đã đăng ký với nhà cung cấp được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép.
• Tài khoản đăng ký kinh doanh: Trường hợp không có chữ ký số, người nộp hồ sơ có thể sử dụng tài khoản ĐKKD do Cổng thông tin quốc gia cấp, xác thực qua hệ thống của Bộ Kế hoạch & Đầu tư.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cả hai phương thức này đều hợp lệ, tuy nhiên ở một số địa phương, hồ sơ có chữ ký số được xử lý nhanh hơn.

2.2 Hồ sơ điện tử đúng chuẩn

• Hồ sơ phải được scan màu, định dạng PDF, đảm bảo đầy đủ nội dung và có thể kiểm tra được tính xác thực.
• Các giấy tờ pháp lý cá nhân/tổ chức góp vốn (CMND/CCCD, hộ chiếu, đăng ký kinh doanh tổ chức) cần còn hiệu lực.
• Trường hợp nộp hộ, cần giấy ủy quyền điện tử có chữ ký số hoặc xác nhận hợp pháp.

2.3 Đảm bảo đường truyền internet và thiết bị ổn định

• Máy tính kết nối internet ổn định, hạn chế dùng mạng công cộng để tránh gián đoạn khi nộp hồ sơ.
• Cài đặt trình duyệt tương thích (thường khuyến nghị Chrome hoặc Firefox bản mới nhất).
• Chuẩn bị sẵn phần mềm ký số (nếu dùng USB token).

Xem thêm: 7 Điều kiện thành lập doanh nghiệp mới nhất [Cập Nhật 2025]

3. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online

Khi thành lập doanh nghiệp online, người nộp cần chuẩn bị bộ hồ sơ điện tử theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Các giấy tờ phải được scan màu, lưu định dạng PDF, ký số hoặc xác thực bằng tài khoản đăng ký kinh doanh.

3.1 Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Theo mẫu tại Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cập nhật 2025. Nội dung gồm: tên doanh nghiệp, loại hình, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, người đại diện pháp luật.

3.2 Điều lệ công ty

Bắt buộc với công ty TNHH, công ty cổ phần và công ty hợp danh. Điều lệ phải thể hiện rõ cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của thành viên, cổ đông.

3.3 Danh sách thành viên/cổ đông

• Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: danh sách thành viên góp vốn.
• Công ty cổ phần: danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông nước ngoài (nếu có).

3.4 Giấy tờ pháp lý cá nhân/tổ chức góp vốn

• Cá nhân: CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực.
• Tổ chức: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định góp vốn, giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền.

3.5 Giấy ủy quyền (nếu nộp hộ)

Trường hợp ủy quyền cho đơn vị dịch vụ hoặc cá nhân khác nộp hồ sơ, phải có giấy ủy quyền hợp pháp, kèm giấy tờ pháp lý của bên được ủy quyền.

Xem thêm: Doanh nghiệp mới thành lập được miễn thuế gì? [Cập nhật 2025]

4. Quy trình đăng ký doanh nghiệp online (từng bước)

Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp trực tuyến được thực hiện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại dangkykinhdoanh.gov.vn. Toàn bộ quy trình gồm 5 bước cơ bản:

Bước 1: Tạo tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia

• Truy cập dangkykinhdoanh.gov.vn → Đăng ký tài khoản mới.
• Chọn loại tài khoản: Cá nhân, Doanh nghiệp, hoặc Tổ chức.
• Xác thực bằng email/số điện thoại.

Bước 2: Chuẩn bị và upload hồ sơ điện tử

• Scan hồ sơ theo đúng checklist tại mục 3, định dạng PDF.
• Đăng nhập hệ thống → chọn “Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử”.
• Upload toàn bộ tài liệu vào từng mục tương ứng.

Bước 3: Ký số và nộp hồ sơ trực tuyến

Có 2 cách thực hiện:

• Sử dụng chữ ký số: cắm USB token, ký điện tử trên hệ thống.
• Sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh: ký bằng mật khẩu đã được cấp khi tạo tài khoản.

Bước 4: Nhận biên nhận điện tử và chờ xử lý

• Sau khi nộp thành công, hệ thống sẽ gửi Biên nhận hồ sơ điện tử qua email.
• Thời gian xử lý thông thường: 3–5 ngày làm việc.
• Nếu hồ sơ thiếu/sai, sẽ có thông báo yêu cầu bổ sung trên hệ thống.

Bước 5: Nhận kết quả (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp)

• Nếu hồ sơ hợp lệ, người nộp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử qua email.
• Sau đó, có thể yêu cầu cấp bản giấy tại Sở Kế hoạch & Đầu tư (tùy địa phương).

5. Thời gian xử lý & lệ phí

5.1 Thời gian xử lý thông thường

• Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP (cập nhật 2025), thời gian cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trên thực tế, tùy vào khối lượng hồ sơ tại Sở Kế hoạch & Đầu tư từng địa phương, thời gian có thể dao động từ 03 – 05 ngày làm việc.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo bổ sung trong vòng 03 ngày và cần chỉnh sửa, nộp lại qua hệ thống.

5.2 Lệ phí đăng ký & công bố thông tin doanh nghiệp

Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC và quy định hiện hành:

• Lệ phí đăng ký doanh nghiệp online: 50.000 VNĐ/lần (có thể miễn phí ở một số địa phương, tùy chính sách từng giai đoạn).
• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia: 100.000 VNĐ/lần.

Tổng chi phí nhà nước bắt buộc: 150.000 VNĐ (chưa bao gồm các khoản phát sinh khác).

5.3 Các chi phí phát sinh khác

Ngoài lệ phí nộp hồ sơ, doanh nghiệp có thể cần chi thêm cho:

• Chữ ký số: dao động từ 1.000.000 – 2.000.000 VNĐ/năm (tùy nhà cung cấp).
• Dịch vụ hỗ trợ đăng ký doanh nghiệp online (nếu thuê đơn vị tư vấn pháp lý): 1.500.000 – 3.000.000 VNĐ/lần, tùy loại hình doanh nghiệp.
• Khắc dấu công ty: khoảng 300.000 – 500.000 VNĐ.

6. Các thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp online

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCN ĐKDN), công ty cần hoàn tất một số thủ tục pháp lý để có thể hoạt động hợp pháp và tránh bị xử phạt.

6.1 Khắc dấu và công bố mẫu dấu

• Doanh nghiệp tự quyết định số lượng, hình thức và nội dung con dấu (theo Luật Doanh nghiệp 2020).
• Thông thường, dấu thể hiện tên công ty + mã số doanh nghiệp.
• Không còn thủ tục “thông báo mẫu dấu” như trước đây, nhưng doanh nghiệp cần quản lý và sử dụng dấu đúng quy định.

6.2 Đăng ký tài khoản ngân hàng và khai báo với Sở KH&ĐT

• Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty để giao dịch.
• Thông báo số tài khoản cho cơ quan đăng ký kinh doanh thông qua Cổng thông tin quốc gia.
• Đăng ký dịch vụ nộp thuế điện tử qua ngân hàng.

6.3 Đăng ký chữ ký số và nộp thuế môn bài

• Chữ ký số: Bắt buộc để kê khai thuế, nộp thuế và giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước.
• Thuế môn bài: Doanh nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm thành lập (theo Nghị định 91/2022/NĐ-CP).

Doanh nghiệp mới thành lập từ 2025 được miễn thuế môn bài trong năm đầu (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

6.4 Đăng ký hóa đơn điện tử

• Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tất cả doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
• Thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử trên hệ thống thuế điện tử (etax).
• Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín (ví dụ: Sapo Invoice, Viettel, VNPT…).

6.5 Treo biển hiệu công ty

• Theo Luật Quảng cáo 2012, doanh nghiệp phải treo biển hiệu tại trụ sở chính.
• Biển hiệu cần có: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ.
• Nếu không treo biển hiệu, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 10 – 15 triệu đồng.

7. Lưu ý quan trọng khi đăng ký doanh nghiệp online

Trong quá trình nộp hồ sơ trực tuyến, nhiều doanh nghiệp mới thường gặp lỗi khiến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý. Để tránh rủi ro, bạn cần lưu ý:

7.1 Hồ sơ scan phải rõ ràng, đúng định dạng

• Tất cả giấy tờ pháp lý cần được scan màu, lưu dạng PDF, dung lượng không quá lớn để hệ thống dễ xử lý.
• Không chụp ảnh bằng điện thoại thay cho scan, vì dễ bị mờ, thiếu thông tin.

7.2 Thông tin phải trùng khớp tuyệt đối

• Họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số CMND/CCCD, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh… phải thống nhất trong tất cả tài liệu.
• Nếu có sai lệch (ví dụ: số CMND/CCCD khác nhau giữa các giấy tờ), hồ sơ sẽ bị trả lại.

7.3 Chữ ký số còn hạn và hoạt động bình thường

• Kiểm tra hạn sử dụng USB token trước khi ký hồ sơ.
• Cài driver và phần mềm ký số tương thích với trình duyệt.

7.4 Theo dõi hồ sơ qua email và tài khoản

• Sau khi nộp, hệ thống sẽ gửi biên nhận và thông báo xử lý qua email.
• Cần đăng nhập thường xuyên vào tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia để kịp thời nhận yêu cầu bổ sung.

7.5 Nộp lệ phí đúng thời hạn

• Sau khi hồ sơ được chấp thuận, bạn phải thanh toán lệ phí và phí công bố thông tin online đúng hạn.
• Nếu không nộp, hồ sơ sẽ không được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

8. Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)

8.1 Đăng ký doanh nghiệp online có cần nộp hồ sơ giấy không?

Không. Khi đã nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, bạn chỉ cần theo dõi kết quả online. Tuy nhiên, một số trường hợp đặc biệt (hồ sơ có yếu tố nước ngoài, cần hợp pháp hóa lãnh sự…) có thể được yêu cầu bổ sung bản giấy để đối chiếu.

8.2 Công ty mới thành lập có được miễn thuế môn bài năm đầu không?

Có. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp thành lập mới được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên. Từ năm thứ hai, doanh nghiệp nộp thuế môn bài theo bậc vốn điều lệ (2.000.000 – 3.000.000 VNĐ/năm).

8.3 Người nước ngoài có thể đăng ký doanh nghiệp online không?

Có. Cá nhân, tổ chức nước ngoài được phép góp vốn hoặc thành lập công ty tại Việt Nam. Tuy nhiên, phải có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trước khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ pháp lý nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng.

8.4 Có thể đăng ký nhiều ngành nghề kinh doanh cùng lúc không?

Có. Doanh nghiệp được phép đăng ký nhiều ngành nghề kinh doanh trong cùng một hồ sơ. Tuy nhiên, với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, công ty cần bổ sung giấy phép con trước khi chính thức hoạt động.

8.5 Nếu hồ sơ bị trả lại thì xử lý thế nào?

Bạn cần đăng nhập vào hệ thống, đọc kỹ lý do hồ sơ bị từ chối, chỉnh sửa và nộp lại. Thời gian xử lý sau khi nộp lại vẫn tính như hồ sơ mới (3 – 5 ngày làm việc).

8.6 Đăng ký doanh nghiệp online có mất nhiều chi phí không?

Chi phí cơ bản chỉ gồm 150.000 VNĐ (lệ phí đăng ký + phí công bố thông tin). Ngoài ra, bạn có thể cần mua chữ ký số (~1 – 2 triệu/năm) và các dịch vụ pháp lý hỗ trợ (nếu thuê).

Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp online mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, chi phí, đảm bảo minh bạch và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số. Từ năm 2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp mới thành lập còn được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu, giúp quá trình khởi nghiệp thuận lợi hơn. Chỉ cần chuẩn bị đúng hồ sơ điện tử, sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh, bạn có thể dễ dàng hoàn tất thủ tục trên Cổng thông tin quốc gia và nhanh chóng nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để chính thức hoạt động hợp pháp