PO là gì? Những quy tắc cần nhớ để sử dụng và quản lý PO hiệu quả

PO hay Purchase Order là một khái niệm không hề xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Vậy thực tế PO là gì và nó có ý nghĩa như thế nào với các hoạt động thương mại? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.

1. PO là gì?

PO (Purchase Order) là đơn đặt hàng. Đây là một loại chứng từ do bên mua hàng phát hành để gửi cho bên bán hàng. Trên PO ghi rõ các thông tin về sản phẩm/ dịch vụ cần mua, đi kèm là thông tin về số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, điều kiện và phương thức thanh toán, cũng như các điều khoản khác liên quan đến quá trình mua hàng. Có thể nói PO chính là cơ sở pháp lý để xác nhận giao dịch giữa 2 bên.

Nói một cách dễ hiểu, PO (Purchase Order) giống như một phiếu đặt hàng mà người mua gửi cho người bán để nói rõ: Tôi muốn mua gì, số lượng bao nhiêu, giá thế nào và khi nào giao. Khi bên bán đồng ý với PO, cả hai bên sẽ dựa vào đó để giao hàng và thanh toán.

Ví dụ:

Công ty A muốn mua 500 chiếc áo đồng phục từ Công ty B. Công ty A sẽ lập một PO với các thông tin:

• Sản phẩm: Áo thun đồng phục màu xanh
• Số lượng: 500 chiếc
• Đơn giá: 100.000đ/chiếc
• Tổng giá trị: 50.000.000đ
• Thời gian giao hàng: Ngày 30/09/2025
• Điều khoản thanh toán: Thanh toán 50% khi đặt hàng, 50% sau khi nhận đủ hàng

=> Công ty B nhận được PO, xác nhận đồng ý, sau đó sản xuất và giao hàng theo đúng nội dung trong PO.

Xem thêm: Yêu cầu thanh toán là gì? Có những mẫu yêu cầu thanh toán nào?

2. Vai trò của PO là gì?

Là một chứng từ quan trọng, PO mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Đây được xem là tài liệu dùng để kiểm tra cũng như đánh giá các vấn đề liên quan tới đơn hàng:

Với đầy đủ thông tin cần thiết, PO giúp đảm bảo tính pháp lý và nhu cầu nhập hàng của người mua

• Đảm bảo tính minh bạch: PO cho phép người mua hàng làm rõ mọi nhu cầu, mong muốn của họ thông qua nhà cung cấp. Cả 2 bên có thể sử dụng chúng trong các trường hợp đơn đặt hàng không được giao như đã trao đổi. 
• Kiểm soát chi phí: Cung cấp các tài liệu chính thức về việc giao hàng cũng như tình trạng giao hàng cho các nhóm mua sắm, tài chính và vận hành. Khi một đơn hàng được tạo, chi phí sẽ được thiết lập, từ đó bạn sẽ có thể đánh giá và đưa ra kế hoạch chi tiêu phù hợp hơn.
• PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý: Trong trường hợp không có hợp đồng chính thức, PO có thể trở thành tài liệu mang tính pháp lý khi được nhà cung cấp chấp nhận.
• Hỗ trợ quá trình kiểm toán: PO cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp quá trình kiểm toán suôn sẻ hơn khi bạn đảm bảo về quá trình phát hành, xử lý cũng như ghi đơn đặt hàng. 

3. Nội dung chính của PO

Để đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu cũng như đầy đủ thông tin cần thiết cho quá trình đặt hàng, mua hàng, một PO sẽ bao gồm các yếu tố cơ bản sau:

• Số PO
• Ngày lập PO
• Người bán/ người mua: Tên, thông tin liên hệ
• PIC
• Mô tả về hàng hóa/ sản phẩm
• Số lượng hàng hóa/ sản phẩm
• Thông số kỹ thuật của sản phẩm
• Đơn giá
• Tổng giá trị hợp đồng
• Điều khoản thanh toán
• Điều kiện giao hàng
• Các điều kiện đặc biệt như Discount, FOC,...
• Chữ ký của bên mua và bên bán

Invoice thường được lập sau khi hành động mua hàng đã diễn ra

4. Các dạng PO phổ biến hiện nay là gì?

Phụ thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp, có nhiều dạng PO khác nhau. Trong đó có thể kể đến một số loại phổ biến như:

Blanket Purchase Order (BPO)

Blanket Purchase Order sử dụng khi một doanh nghiệp muốn mua hàng nhiều lần, lặp lại từ cùng một nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định (từ 3-6 tháng). Thay vì cung cấp các thông tin chi tiết về từng đơn đặt hàng cụ thể, doanh nghiệp chỉ lập một BPO chung, ghi rõ: tổng số lượng dự kiến, khung giá, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng.

Ví dụ: Một công ty in ấn cần mua giấy A4 liên tục trong 6 tháng. Thay vì lập 20 PO lẻ cho từng lần nhập giấy, họ tạo một Blanket PO với nhà cung cấp, ghi rõ: tổng số lượng 10.000 ram giấy, khung giá 50.000-60.000đ/gram, giao dần trong 6 tháng theo nhu cầu.

Standard Purchase Order

Đây là loại PO tiêu chuẩn được sử dụng phổ biến nhất, thường dùng cho các giao dịch mua hàng một lần, không lặp lại. Nó chứa thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán và các điều khoản và điều kiện liên quan đến việc mua hàng. Mỗi lần doanh nghiệp cần mua hàng mới, lại phải lập một Standard PO mới.

Contract Purchase Order

Là loại PO dùng cho các thỏa thuận mua hàng dài hạn giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Trong PO này sẽ nêu rõ các điều khoản: thời gian giao hàng, đơn giá, tiêu chuẩn chất lượng, phương thức thanh toán và những điều kiện ràng buộc khác.

Contract PO đóng vai trò như một khung hợp đồng, còn các đơn hàng cụ thể sau này sẽ được tạo ra dựa trên khung đó.

Ví dụ: Một chuỗi cà phê ký hợp đồng mua hạt cà phê với nhà cung cấp trong vòng 12 tháng. Trong Contract PO, hai bên quy định rõ giá mỗi kg hạt cà phê, tiêu chuẩn chất lượng, và lịch giao hàng theo từng tháng. Sau đó, mỗi tháng công ty sẽ phát hành đơn đặt hàng nhỏ hơn dựa trên khung hợp đồng này.

Service Purchase Order

Đây là dạng Po được sử dụng khi mua các dịch vụ thay vì hàng hóa vật liệu. Nội dung của Service PO sẽ nêu rõ:

• Loại dịch vụ cần cung cấp (ví dụ: vệ sinh văn phòng, thiết kế website, bảo trì hệ thống).
• Thời gian hoặc chu kỳ cung cấp dịch vụ.
• Giá dịch vụ (có thể theo giờ, theo ngày, theo gói, hoặc trọn gói dự án).
• Các điều kiện kèm theo như tiêu chuẩn chất lượng, cam kết dịch vụ (SLA), điều khoản thanh toán.

Ví dụ: Một công ty ký Service PO với đơn vị vệ sinh công nghiệp. PO quy định dịch vụ vệ sinh tòa nhà 1.000m², thực hiện hàng tuần trong 6 tháng, với chi phí 20 triệu/tháng và thanh toán vào cuối mỗi tháng.

Planned Purchase Order

Planned Purchase Order được sử dụng để xác định nhu cầu mua hàng trong tương lai dựa trên kế hoạch sản xuất hoặc dự án. PO này thường chưa có ngày giao hàng cụ thể, chỉ nêu số lượng dự kiến và khoảng thời gian ước tính cần hàng.

Ví dụ: Một công ty sản xuất ô tô dự kiến trong 6 tháng tới sẽ cần 10.000 bộ lốp. Họ tạo Planned PO với nhà cung cấp, ghi số lượng dự kiến và khoảng thời gian giao hàng, nhưng chưa chốt ngày cụ thể. Đến từng giai đoạn, công ty sẽ phát hành đơn đặt hàng chính thức cho số lốp cần nhập.

5. Sự khác nhau giữa Invoice và PO là gì?

Invoice còn được hiểu là hóa đơn, là loại chứng từ được xuất khi mua, bán hàng hóa. Nhiều ý kiến cho rằng PO cũng là một dạng hóa đơn, tuy nhiên trên thực tế, 2 khái niệm này không giống nhau và được nhận định rõ ràng qua một số vấn đề sau:

• Đơn đặt hàng (PO) sẽ được bên mua hàng chuẩn bị khi cần đặt hàng các loại hàng hóa, dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn lại được tạo bởi bên bán hàng với mục đích là lưu trữ giao dịch mua/ bán đã diễn ra và yêu cầu thanh toán khi các mặt hàng đã được xuất kho.
• Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho bên bán và hóa đơn thì được gửi lại cho bên mua.
• PO chỉ được tạo khi bên mua có nhu cầu đặt hàng. Còn hóa đơn sẽ được tạo khi bên mua đã thực hiện thành công việc mua hàng. Hóa đơn sẽ được xuất tự động và quản lý công nợ trên các phần mềm quản lý hóa đơn.
• PO thường yêu cầu rõ về các thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ. Trong khi đó, các hóa đơn sẽ thường chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng cũng như lưu trữ chứng từ để phục vụ quá trình kết toán. 

Phần mềm in hóa đơn bán hàng tốt nhất

Quản lý đơn hàng, in hóa đơn nhanh chóng, tùy chỉnh mẫu in hóa đơn cho cửa hàng. 

👉 XEM NGAY

6. Quy trình sử dụng PO

Tùy vào từng loại hình kinh doanh mà quy trình mua hàng bằng PO sẽ khác nhau. Tuy nhiên, thông thường các bước sử dụng và tạo PO sẽ diễn ra theo quy trình như sau:

• Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho doanh nghiệp. 
• Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng. 
• Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận PO và xác nhận với bên mua hàng xem có thể đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể thực hiện được yêu cầu của bên mua thì PO sẽ bị hủy. 
• Bước 4: Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo khả năng cung cấp đầy đủ số hàng theo đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.
• Bước 5: Sau khi đã sản xuất đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải - logistic cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua hàng đã gửi đến. 
• Bước 6:  Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng, sử dụng số PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác và khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh chóng.

Để quá trình này trở nên đơn giản và hiệu quả, việc sử dụng phần mềm in hóa đơn sẽ giúp tự động tạo và in hóa đơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên trong việc xác nhận và xử lý đơn hàng. 

• Bước 7: Bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán. 

5. Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?

PO là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng với doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý PO đúng cách là yếu tố quan trọng để hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.

• Quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đã từng đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp cần đảm bảo tính rõ ràng, dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Điều này sẽ giúp việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác nhất. 
• Tạo dựng các hạn chế về chi phí liên quan đến ngân sách bằng việc phân loại sản phẩm, dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho cũng như tách các khoản mua thành nhiều danh mục. 
• Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để có thể kiểm soát vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém. Triển khai quy trình phê duyệt đúng cách sẽ giúp bạn có thể ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt là trong trường hợp đơn đặt hàng trùng lặp được đặt cho cùng một sản phẩm. 
• Đưa ra các đề mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu chính xác của các đơn đặt hàng. Từ đó, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tất cả các chi tiết đều được điền chính xác, bao gồm cả các thông tin quan trọng như số lượng mua, giá cả hay chi tiết vận chuyển cung như các khoản thuế đánh vào hàng hóa của bạn. 
• Quản lý hồ sơ và tài liệu để đảm bảo quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần được lưu trữ đúng cách để hạn chế thất thoát, nhầm lẫn và đặc biệt là đảm bảo về tính bảo mật cho các chứng từ. 
• Quy trình hủy đơn hàng cần phải rõ ràng. Cùng với đó, khi PO bị hủy, phải có một văn bản chính thức, bao gồm các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt. PO bị hủy cần được lưu trữ cùng các tài liệu liên quan. 

Với các cửa hàng bán lẻ, đơn đặt hàng hay đơn nhập hàng sẽ được quản lý nhanh chóng ngay trên các phần mềm quản lý bán hàng để đảm bảo khả năng lưu trữ cũng như quản lý một cách hiệu quả. 

Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình từ đặt hàng, nhập hàng đến nhập kho. Cùng với đó là quản lý chi tiết toàn bộ nhà cung cấp và công nợ để tính toán chi phí nhập hàng và thanh toán đúng hạn. 

Cùng với đó, dựa trên các báo cáo bán hàng trên phần mềm, bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả bán ra của từng sản phẩm theo từng nhà cung cấp. Từ đó theo dõi nhu cầu khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.  

Trên đây là những thông tin chính mà bạn cần biết về PO là gì cũng như những ý nghĩa của PO trong hoạt động thương mại. Sapo.vn hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả khi triển khai PO cũng như quản lý dễ dàng hơn.