Bán tại cửa hàng nhất định phải có phần mềm in hóa đơn bán hàng Sapo POS

Cửa hàng chuyên nghiệp không thể thiếu hóa đơn, bill bán hàng. Vậy những ai cần sử dụng hóa đơn? Một phần mềm in hóa đơn bán lẻ tốt sẽ giúp cho việc bán hàng tại cửa hàng như thế nào? Hãy cùng Blog Sapo giải đáp những thắc mắc trên và tìm hiểu phần mềm in hóa đơn bán hàng, bill tính tiền tốt nhất mang tên Sapo POS nhé.

Cửa hàng của bạn có dùng phần mềm in hóa đơn không?

1. Điều gì sẽ xảy ra nếu cửa hàng của bạn không có hóa đơn bán hàng?

Hóa đơn bán hàng là một tờ biên lai được sử dụng trong mua bán lẻ thông thường. Trong hóa đơn bán hàng nêu chi tiết hàng hóa cụ thể đã được bán cho người mua và giá cụ thể đã được niêm yết và thanh toán cho mỗi đơn hàng đó. Trên bill tính tiền được in từ các phần mềm in hóa đơn cũng có đầy đủ tên, số điện thoại, địa chỉ của cửa hàng.

Cùng với đó, hóa đơn cũng giúp thiết lập một thỏa thuận giữa người bán và khách hàng để thanh toán cho các dịch vụ, hàng hóa theo các điều khoản. Hóa đơn không chỉ có hiệu lực với khách hàng tại quầy mà còn là cách giúp chủ kinh doanh kiểm soát các đơn hàng trực tuyến hay nhiều nguồn khác nhau.

Hiện nay, vẫn nhiều cửa hàng đang kinh doanh theo phương thức truyền thống, không sử dụng hóa đơn bán hàng. Khách hàng chọn mua sản phẩm mà không biết được mức giá niêm yết, phải hỏi lại chủ cửa hàng. Khi thanh toán, chủ cửa hàng nhớ giá từng sản phẩm, sau đó tính nhẩm tiền cho khách.

Nguy hiểm hơn, hãy nghĩ đến trường hợp bạn hay nhân viên của mình thanh toán nhầm cho khách hàng. Nếu giá thanh toán thấp hơn giá bán thực tế => bạn lỗ, giá cao hơn giá bán thực tế => bạn mất khách. Rõ ràng, không một khách hàng nào có thể chấp nhận việc thường xuyên sai giá hay thậm chí không thể biết giá đúng của sản phẩm là gì phải không nào?

Vậy hãy thử thành thật xem, nếu bạn đang bán hàng theo cách truyền thống, bạn đã từng đau đầu khi gặp phải những vấn đề này khi không có bill tính tiền chưa?

1.1 Thanh toán chậm, dễ nhầm lẫn

Thử nghĩ mà xem, nếu cửa hàng của bạn có 1000 mặt hàng với đủ loại thương hiệu, chủng loại, kích cỡ, màu sắc… khác nhau, làm sao để nhớ đúng giá của mỗi một sản phẩm? Chưa kể lúc thanh toán cho khách mua hàng, bạn tính tính nhẩm tiền hàng nên rất dễ dẫn đến sai sót.

Khi ít khách, bạn có thể cộng đi cộng lại lại để tránh nhầm lẫn, nhưng khi đông khách thì sao? Bạn không muốn khách phải khó chịu khi chờ lâu, đồng nghĩa với việc bạn phải thanh toán nhanh hơn. Dân gian có câu: “dục tốc bất đạt”, làm sao chắc chắn được bạn có tính nhầm hay không?

1.2 Khách hàng không đối chiếu được các sản phẩm đã mua

Đối với cửa hàng tạp hóa hay siêu thị, mỗi một lần mua sắm, khách hàng thường mua rất nhiều sản phẩm. Khi không có hóa đơn bán hàng, khách hàng không thể đối chiếu được từng sản phẩm đã mua xem giá thế nào, tiền tính có đúng không. Không chỉ vậy, khi không có hóa đơn bán hàng, khách hàng sẽ đánh giá cửa hàng của bạn thiếu chuyên nghiệp. Thật mất điểm phải không nào?

Xem thêm: Customer Service là gì? 5 cách tối ưu dịch vụ khách hàng trong ngành bán lẻ

Chủ shop gặp nhiều vấn đề khi không có bill bán hàng và phần mềm in hóa đơn

1.3 Khó khăn khi quản lý tồn kho hàng hóa

Khi không có hóa đơn bán hàng hay ghi chép cụ thể về số lượng hàng hóa bán ra, chủ cửa hàng không thể biết chính xác được số lượng tồn kho của từng mặt hàng, không biết mặt hàng nào tồn quá lâu hay sắp hết hạn sử dụng để thanh lý.

Hay bạn đã từng gặp phải tình trạng khách muốn mua nhưng không có hàng để bán dẫn đến mất khách? Bạn không biết mặt hàng nào sắp hết để tiến hành nhập hàng, bổ sung hàng mới kịp thời? Thực sự có hàng tá vấn đề xảy ra khi không có công cụ giúp theo dõi lịch sử bán hàng hay quản lý tồn kho của cửa hàng.

Xem thêm: Quản lý kho là gì? 15 cách quản lý kho hàng hiệu quả trong bán lẻ

1.4 Không đối chiếu được khi khách đổi trả hàng

Vì một lý do nào đó mà khách muốn đổi trả hàng, nếu không có hóa đơn bán hàng, bạn không thể biết được sản phẩm đó có đúng là khách mua từ cửa hàng mình hay không. Hàng ngày có bao nhiêu lượt khách ra vào mua hàng, làm sao để nhớ hết mặt từng người?

Thông tin trên hóa đơn bán hàng là cách nhanh nhất giúp giải quyết các vấn đề đổi trả và khiếu nại của khách hàng

1.5 Thất thoát hàng hóa do nhân viên không trung thực

Khi thuê nhân viên bán hàng, bạn không thể ở cạnh 24/24 để giám sát. Lắp camera theo dõi cũng là 1 ý hay. Nhưng làm sao rảnh mà ngồi soi camera khi bạn còn phải ra ngoài vì hàng tá các công việc khác? Nhân viên “tiện tay” lấy đồ, hoặc bán giá cao lên, không chi chép hàng bán ra để chuộc lợi… bạn cũng sẽ chẳng thể nào kiểm soát được nếu không có hóa đơn bán hàng đối chiếu.

Xem thêm: Cách quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả cho các shop kinh doanh nhỏ

1.6 Sai sót trong đánh giá hiệu quả kinh doanh cuối năm

Hóa đơn được biết đến như một trong những chứng từ vô cùng quan trọng đối với kế toán bán hàng cũng như chủ kinh doanh. Bởi không chỉ liên quan trực tiếp đến việc thống kê doanh thu, lợi nhuận mà còn giúp đánh giá hiệu quả bán hàng chính xác nhất cho từng mặt hàng, từng cửa hàng. 

Mặt khác, hóa đơn bán hàng cũng là nơi lưu giữ chính xác nhất mọi nguồn tiền hay công nợ phải thu, phải trả của cửa hàng với từng khách hàng. Nếu không có những chứng từ này, việc sai lệch về số liệu khi hạch toán cuối năm hoàn toàn có thể xảy ra, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của cửa hàng bạn.

2. Những thông tin hóa đơn cần thiết

Một hóa đơn bán hàng thông thường có giá trị và đủ thông tin cần thiết để ghi nhận, đối chiếu cần có đầy đủ các trường thông tin sau:

Thuật ngữ "Hóa đơn": Bổ sung ngôn ngữ Tiếng Anh nếu đối tượng khách hàng của bạn đa dạng hơn. Việc ghi rõ tài liệu này giúp người bán cũng như khách hàng không gặp các vấn đề nhầm lẫn trong quá trình thanh toán, bán hàng. 

Số hóa đơn: Mỗi hóa đơn sẽ chỉ có 1 số duy nhất, vì vậy việc ghi rõ số hóa đơn sẽ giúp chủ kinh doanh trong việc thực hiện các bút toán ghi sổ kế toán. Đồng thời không gây nhầm lẫn giữa các khách hàng và lưu trữ chứng từ một cách khoa học.

Hóa đơn cần đầy đủ các trường thông tin cần thiết

Thông tin khách hàng: Không cần quá chi tiết nhưng việc nắm được tên và số điện thoại liên hệ của khách hàng là cách nhanh nhất giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh sau bán một cách nhanh chóng và chính xác nhất. 

Thời gian xuất hóa đơn: Trường thông tin này có thể giúp bạn khá nhiều trong việc theo dõi thanh toán nếu liên quan đến công nợ khách hàng. Đồng thời, điều này cũng có thể giúp bạn kiểm soát tồn kho chính xác hơn.

Số lượng: Nhiều trường hợp sai sót đã được ghi nhận khi nhân viên kinh doanh nhập sai số lượng dẫn đến sai sót trong quá trình thanh toán, trường thông tin này là cách tốt nhất giúp khách hàng cũng như người bán có thể kiểm tra và đối chiếu lại một cách chính xác.

Loại mặt hàng: Để đảm bảo tính chính xác cũng như thuận lợi hơn cho nhân viên bán hàng trong việc kiểm soát, bạn có thể làm rõ trường thông tin này một cách chi tiết đến mã sản phẩm, tên là loại sản phẩm.

Đơn giá: Giá/ chiếc, Giá/ Combo,...hãy chắc là bạn sẽ ghi rõ những thông tin này để không xảy ra các hiểu lầm với khách hàng của mình. Với trường thông tin này, bạn hoàn toàn có thể xuất trực tiếp từ hệ thống phần mềm in hóa đơn bán lẻ để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.

VAT: Đừng bao giờ mập mờ khoản tiền này với khách hàng, nếu trường thông tin này bị bỏ đi nhưng vẫn tính vào tổng thanh toán, bạn có thể gặp hàng ngày ý kiến thắc mắc và đánh giá không tốt về trải nghiệm đâu nhé. 

Phương thức thanh toán: Không còn đau đầu trong việc chốt két cuối ngày, việc ghi rõ phương thức thanh toán có thể giúp nhân viên bán hàng kiểm đúng tiền mặt cũng như các phương thức thanh toán khác, loại bỏ tối đa các nguy cơ sai sót nghiêm trọng.

3. Ai cần sử dụng hóa đơn bán hàng?

Không chỉ khách hàng cần nhận hóa đơn khi mua sắm, nhân viên hay chủ cửa hàng cũng cần có bill bán hàng để kiểm soát tình hình kinh doanh tại cửa hàng.

• Khách hàng:

Khi khách hàng mua sắm và nhận hóa đơn sau khi thanh toán, khách hàng có thể kiểm tra lại thông tin hàng hóa mình đã mua, số lượng đã đủ chưa, giá mỗi thứ ra sao, cực kì minh bạch và tiện lợi. Khách hàng có thể giữ lại hóa đơn để đổi trả hoặc tìm lại thông tin cửa hàng khi cần thiết.

Những ai cần dùng phần mềm in bill?

• Nhân viên bán hàng:

Nhân viên bán hàng hay thu ngân có thể căn cứ vào hóa đơn để kiểm tra lại sản phẩm sau khi đã thanh toán cho khách, tránh nhầm lẫn hay sai sót khi bán hàng.

• Nhân viên kế toán:

Đối với các cửa hàng, chuỗi cửa hàng có quy mô lớn một chút, nhân viên kế toán có thể căn cứ vào hóa đơn bán hàng để đối soát doanh thu của cửa hàng hay công nợ của nhà cung cấp.

• Chủ cửa hàng:

Chủ cửa hàng có thể căn cứ vào bill tính tiền để quản lý mọi hoạt động bán hàng tại cửa hàng, từ đó đưa ra định hướng kinh doanh đúng đắn.

Đọc đến đây, hẳn bạn đã nhận ra được tầm quan trọng của hóa đơn trong khi bán hàng. Để in được hóa đơn nhanh chóng và sắc nét, không thể thiếu những thiết bị in bill và đặc biệt là phần mềm in hóa đơn. Dưới đây là những lợi ích ưu việt khi sở hữu một phần mềm tự in hóa đơn cho cửa hàng mình.

Ai cần phải sử dụng phần mềm in bill tính tiền?

4. Lợi ích khi sử dụng phần mềm in bill, hóa đơn bán hàng

Phần mềm in bill là một công cụ đắc lực giúp cho việc kinh doanh trở nên thuận lợi và nhanh chóng. Một phần mềm in hóa đơn bán hàng miễn phí hay trả phí cũng sẽ mang lại những lợi ích không thể phủ nhận như:

• In hóa đơn nhanh chóng, chuyên nghiệp
• Căn cứ đối chiếu cho khách khi mua hàng
• Lưu trữ, quản lý lịch sử bán hàng chi tiết
• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho cửa hàng
• Hạn chế thất thoát, sai sót không đáng có

5. Nên dùng phần mềm in hóa đơn miễn phí hay trả phí?

Trên thị trường hiện tại có rất nhiều phần mềm in hóa đơn miễn phí và trả phí. Đối với phần mềm in hóa đơn miễn phí chỉ có các tính năng cơ bản, hạn chế như in bill.

Vì không mất phí sử dụng nên khả năng bảo mật thấp, thông tin khách hàng, hay thông tin cá nhân của cửa hàng dễ bị cung cấp cho bên thứ ba. Nếu không am hiểu về công nghệ, sẽ rất khó khi cài đặt và sử dụng phần mềm in hóa đơn miễn phí.

Ngược lại, với phần mềm in hóa đơn bán hàng trả phí, bạn sẽ được sử dụng đầy đủ các tính năng từ in bill đến quản lý bán hàng tại cửa hàng. Không những vậy, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ, hướng dẫn tận nơi từ bên cung cấp dịch vụ.

Xem thêm: Top 10 giải pháp in hóa đơn được cửa hàng lựa chọn nhiều nhất

Trên thị trường có vô số đơn vị cung cấp phần mềm in hóa đơn, vậy lựa chọn đơn vị nào cung cấp sản phẩm dịch vụ tốt với mức chi phí hợp lý?

6. Sapo POS – Phần mềm in hóa đơn bán hàng tốt nhất

Phần mềm in hóa đơn Sapo POS

Sapo POS là phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất, được tích hợp sẵn phần mềm in hóa đơn. Với chi phí hợp lý, chỉ từ 160,000đ/ tháng, tương đương 5,300đ/ngày là bạn đã có thể sử dụng phần mềm in bill với đầy đủ các tính năng in hóa đơn và quản lý bán hàng. Đây chính là sự lựa chọn hoàn hảo cho các cửa hàng vừa và nhỏ.

Các tính năng nổi bật của phần mềm tự in hóa đơn Sapo POS như:

6.1. Tạo và in hóa đơn nhanh chóng

Chỉ trong 10s, bạn có thể thao tác tính tiền và in hóa đơn cho khách. Chủ cửa hàng hoặc nhân viên thu ngân có thể dùng máy quét mã vạch để “tít” mã trên sản phẩm, sau đó phần mềm in hóa đơn sẽ tự động tính tiền và in bill, cực kì thuận tiện và nhanh chóng.

Ngay tại một màn hình bán hàng, bạn có thể lưu lại thông tin khách hàng, nhập giảm giá, chiết khấu hay lựa chọn hình thức thanh toán khác ngoài tiền mặt như QR code, cà thẻ… Phần mềm in bill Sapo POS sẽ giảm tải tối đa cho bạn công đoạn phải nhớ giá sản phẩm và tính nhẩm tiền hàng.

Đặc biệt hơn, nếu bạn có không may làm mất, thất lạc hóa đơn thì phần mềm quản lý hóa đơn Sapo POS hoàn toàn có thể giúp bạn khắc phục điều đó. Hỗ trợ khả năng kiểm soát mọi đơn hàng, thông tin khách mua hàng cũng như mọi vấn đề liên quan có trong hóa đơn.

6.2. Kết nối máy in hóa đơn

Bạn có thể kết nối dễ dàng phần mềm Sapo POS với rất nhiều loại máy in hóa đơn qua cổng USB, bluetooth, wifi, hay mạng LAN nội bộ. Sapo POS có thể kết nối một hoặc nhiều máy in cùng lúc. Chỉ cần một thao tác trên phần mềm tính tiền in bill, ngay lập tức hóa đơn bán hàng sẽ được tự động in ra.

Ngoài ra, đối với những máy in hóa đơn bán hàng online kết nối qua cổng USB, bạn có thể in hóa đơn bán hàng kể cả khi mất Internet.

6.3. Đa dạng khổ in bill

Khi in hóa đơn bán lẻ, bạn có thể lựa chọn khổ in như K80, K57, A4, A5 tùy vào mục đích sử dụng hóa đơn. Bạn hoàn toàn có thể lựa chọn máy in phù hợp để in mẫu hóa đơn tương ứng.

Tùy chọn khổ in trong phần mềm in bill tính tiền Sapo POS

6.4. Tùy chỉnh mẫu in hóa đơn

Ngoài các mẫu in hóa đơn đẹp được Sapo POS thiết lập sẵn, bạn có thể lựa chọn sử dụng hoặc tùy chỉnh mẫu in hóa đơn theo sở thích của mình. Bạn có thể thêm logo, địa chỉ cửa hàng, hoặc thêm bớt các trường thông tin sẵn có.

Tự thiết kế mẫu in hóa đơn trên Sapo POS

6.5. In nhiều loại hóa đơn khác nhau

Không chỉ hỗ trợ in hóa đơn bán hàng sau khi tính tiền cho khách, phần mềm in bill Sapo POS còn hỗ trợ in nhiều loại đơn khác nhau như: hóa đơn xuất nhập kho, phiếu kiểm hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu giao hàng, phiếu trả hàng, phiếu hướng dẫn đóng gói, phiếu bảo hành, hóa đơn điện tử…

In nhiều loại hóa đơn khác nhau trên phần mềm in bill Sapo POS

Xem thêm: Top 5 phần mềm hóa đơn điện tử được tìm kiếm nhiều nhất 

6.6. In tem mã vạch để dán vào sản phẩm

Nếu bạn đang bán sản phẩm không có mã vạch để quét thanh toán như đồ ăn, trà sữa, hàng hóa và không biết phải làm sao để quét mã vạch thanh toán thì phải làm sao? Đừng lo, Sapo POS sở hữu một tính năng nổi bật không thể bỏ qua, đó là có thể in tem chứa mã vạch hay barcode để dán lên các sản phẩm không có mã vạch.

Khi tạo sản phẩm mới, barcode sẽ tự động sinh ra cho sản phẩm đó. Bạn có thể dùng máy quét để quét mã vạch hay barcode vừa in để thanh toán.

6.7. In hóa đơn từ điện thoại, máy tính bảng

Chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh hay máy tính bảng cài ứng dụng Sapo (được tặng thêm miễn phí khi mua phần mềm Sapo POS) là bạn có thể in hóa đơn nhanh chóng. Điện thoại kết nối máy in hóa đơn qua bluetooth, mạng Lan, wifi. Chỉ cần chọn in hóa đơn ngay trên điện thoại, ngay lập tức máy in hóa đơn sẽ hoạt động và in bill ra cho bạn.

Có thể chọn in bill bán hàng ngay từ điện thoại của bạn

6.8. In nhiều hóa đơn cùng lúc

Để đẩy nhanh tốc độ bán hàng, bạn vào danh sách đơn hàng và chọn cùng lúc nhiều đơn hàng cần in. Sau đó chọn thao tác in nhiều hóa đơn là hóa đơn sẽ được tự động in ra liên tục trong nháy mắt.

Ngoài ra, bạn có thể tùy chọn mặc định in 1 liên hay 2 liên trong phần mềm in hóa đơn bán hàng Sapo POS. Khi in 2 liên, bạn giao cho khách hàng 1 liên, 1 liên bạn giữ lại để đối soát vào cuối ngày.

6.9. Tích hợp máy in hóa đơn trên máy bán hàng

Tại Sapo, bạn có thể tìm thấy các loại máy bán hàng chuyên dụng như máy bán hàng S4 Max, S4 Pro hoặc máy bán hàng cầm tay Sapo SM Plus có tích hợp sẵn thiết bị in hóa đơn. Các loại máy bán hàng này được cài đặt sẵn phần mềm Sapo POS. Bạn chỉ cần thao tác chạm trên màn hình máy bán hàng là có thể thao tác lên đơn, tính tiền, in bill nhanh chóng.

6.10. Các tính năng quản lý bán hàng khác

Ngoài tính năng in hóa đơn ưu việt, Sapo POS còn sỡ hữu những tính năng của một phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất.

• Xem lịch sử thanh toán

Bạn có thể xem lại lịch sử bán hàng ngay trên phần mềm Sapo POS để biết được chi tiết hoạt động bán hàng của nhân viên hay xem hôm nay bán được bao nhiêu đơn hàng, doanh thu bao nhiêu.

• Quản lý kho hàng hóa

Với Sapo POS, bạn có thể quản lý không giới hạn số lượng sản phẩm. Mọi thông tin về sản phẩm như màu sắc, thương hiệu, chủng loại, kích thước, khối lượng đều được lưu trữ trên phần mềm. Vị trí của từng sản phẩm trong kho cũng được lưu lại, giúp bạn tìm kiếm sản phẩm nhanh hơn.

Tính năng tự động trừ kho khi có giao dịch phát sinh giúp nhà bán hàng kiểm soát tồn kho thực tế của mỗi sản phẩm. Bạn có thể biết được mặt hàng nào bán chạy hay tồn kho quá lâu để có kế hoạch nhập, xả hàng kịp thời, tránh tổn thất cho cửa hàng.

• Xem báo cáo doanh thu, lãi lỗ

Bạn có thể xem báo cáo doanh thu cửa cửa hàng theo ngày, theo tuần, theo tháng. Nếu bạn có nhiều hơn một cửa hàng, bạn hoàn toàn có thể so sánh doanh thu giữa các cửa hàng với nhau.

Trên phần mềm in hóa đơn Sapo POS, bạn có thể xem doanh thu theo sản phẩm, theo nhân viên. Công nợ của nhà cung cấp hay dòng tiền cũng được quản lý ngay trên Sapo POS. Thật tiện lợi phải không nào?

Xem báo cáo doanh thu ngay trên Sapo POS

Trên đây là những lợi ích cũng như tính năng nổi bật của phần mềm in hóa đơn Sapo POS. Hiện nay đã có hàng trăm nghìn khách hàng lựa chọn sử dụng phần mềm với hơn 95% đánh giá hài lòng. Với chi phí hợp lý chỉ từ 5,300đ/ngày, Sapo POS là sự lựa chọn hàng đầu của những cửa hàng vừa và nhỏ như tạp hóa, siêu thị, nhà hàng, quán café…

Nếu bạn chưa được trải nghiệm phần mềm in hóa đơn Sapo POS thì đừng lo. Sapo POS dành tặng bạn 07 ngày dùng thử hoàn toàn miễn phí. Không cần mất tiền mà bạn vẫn có thể trải nghiệm phiên bản đầy đủ các tính năng in hóa đơn, quản lý bán hàng của phần mềm in bill Sapo POS. Đừng chần chừ, dùng thử Sapo POS ngay thôi!

Dùng thử miễn phí ngay