Giải mã mẫu số & ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất

 Bạn đã từng gặp ký hiệu như 1C23TAA, 2K24AAE trên hóa đơn điện tử mà không biết chúng có ý nghĩa gì? Ký hiệu hóa đơn không chỉ là một dãy ký tự ngẫu nhiên mà thực chất chứa đầy đủ thông tin quan trọng như loại hóa đơn, năm phát hành, hình thức xuất và đơn vị phát hành. Việc hiểu rõ cấu trúc ký hiệu không chỉ giúp bạn lập hóa đơn đúng chuẩn mà còn tránh sai sót khi kê khai thuế hay bị từ chối khấu trừ. Trong bài viết này, Sapo sẽ giúp bạn giải mã toàn bộ ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất 2025 – đơn giản, dễ nhớ và áp dụng được ngay.

1. Ký hiệu hóa đơn điện tử là gì?

1.1 Khái niệm ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử là một dãy ký tự bao gồm chữ cái và chữ số, được tạo ra theo một quy tắc nhất định để xác định đặc điểm của hóa đơn: loại hóa đơn, phương pháp kê khai thuế, năm phát hành, hình thức lập hóa đơn và đơn vị phát hành.

Ký hiệu này được sử dụng nhằm phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau, đồng thời phục vụ cho việc quản lý, tra cứu và đối chiếu thông tin giữa người bán, người mua và cơ quan thuế.

Từ năm 2022, việc sử dụng ký hiệu hóa đơn điện tử đã được quy định rõ trong Thông tư 78/2021/TT-BTC và cập nhật thêm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, yêu cầu tất cả các hóa đơn điện tử phải có định danh rõ ràng qua mã ký hiệu.

1.2 Cấu trúc ký hiệu hóa đơn điện tử

Một ký hiệu hóa đơn điện tử chuẩn có 7 ký tự, trong đó mỗi phần tử thể hiện một thông tin riêng:

Ví dụ ký hiệu: 1C22TAA

Cấu trúc gồm:

Ký hiệu được tạo ra tự động khi người dùng lập hóa đơn trên các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín như Sapo Invoice, giúp đảm bảo đúng chuẩn quy định và đồng bộ với hệ thống của cơ quan thuế.

1.3 Giải thích chi tiết qua ví dụ

Cùng phân tích ký hiệu sau để hiểu rõ hơn:

Ký hiệu: 2K23AAE

• 2 – Hóa đơn bán hàng
• K – Phương pháp kê khai trực tiếp
• 23 – Phát hành năm 2023
• A – Hóa đơn điện tử không có mã
• AE – Mã doanh nghiệp (do hệ thống định danh)

Việc hiểu đúng ký hiệu giúp kế toán, chủ shop, hộ kinh doanh tránh nhầm lẫn khi lập hóa đơn, đồng thời đảm bảo hóa đơn hợp lệ, dễ kiểm tra, đối chiếu khi cần.

2. Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123

2.1 Mẫu số hóa đơn điện tử là gì?

Mẫu số hóa đơn là một dãy số cố định được dùng để phân biệt các loại hóa đơn theo mục đích sử dụng, hình thức hóa đơn và phương pháp kê khai thuế.

Ví dụ mẫu số: 01GTKT0/001
Trong đó:

• 01: loại hóa đơn GTGT
• GTKT: ký hiệu loại hóa đơn
• 0: hóa đơn điện tử
• /001: số thứ tự mẫu theo doanh nghiệp quy định

Trên các phần mềm như Sapo Invoice, mẫu số được tự động sinh theo đúng quy định, đảm bảo đồng bộ với ký hiệu hóa đơn và thông tin đăng ký ban đầu.

2.2 Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Thông tư 78 quy định ký hiệu hóa đơn gồm hai yếu tố chính:

• Mẫu số hóa đơn: thể hiện loại hóa đơn và hình thức phát hành
• Ký hiệu hóa đơn: thể hiện mã định danh gồm 7 ký tự (đã đề cập ở phần trước)

Kể từ khi áp dụng Thông tư 78, doanh nghiệp không cần gửi thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế như trước, nếu đã đăng ký và sử dụng phần mềm hóa đơn tích hợp với hệ thống thuế.

2.3 Mẫu hóa đơn do Cục Thuế đặt in

Trong một số trường hợp đặc biệt như hộ cá thể không có điều kiện sử dụng phần mềm, Cục Thuế sẽ đặt in hóa đơn để cấp lẻ.

Ký hiệu của hóa đơn này sẽ có thêm phần thể hiện là do CQT phát hành, không phải doanh nghiệp tự tạo. Ví dụ: 3C22TQN – trong đó QN là mã tỉnh phát hành.

2.4 Hóa đơn là tem, vé, thẻ

Các loại hóa đơn như vé xe, vé xem phim, phiếu giữ xe, thẻ cào… cũng được xếp vào hóa đơn điện tử, nhưng có ký hiệu đặc biệt.

Phần mẫu số và ký hiệu vẫn cần tuân thủ đúng quy định, nhưng hình thức thể hiện có thể đơn giản hóa để phù hợp với quy mô và hình thức sử dụng.

3. Ký hiệu hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP – điểm mới cần biết

3.1 Ký hiệu trong hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Một trong những điểm mới quan trọng trong Nghị định 70 là quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Đặc điểm của loại hóa đơn này:

• Được khởi tạo tự động từ phần mềm bán hàng hoặc máy tính tiền có kết nối Internet
• Không yêu cầu người dùng nhập tay ký hiệu thủ công
• Ký hiệu hóa đơn được sinh tự động, theo định danh hệ thống đã đăng ký với CQT

Cấu trúc ký hiệu vẫn tuân thủ theo mẫu chung (7 ký tự), nhưng được điều chỉnh để phản ánh:

• Loại hình kinh doanh (bán lẻ, ăn uống, dịch vụ…)
• Hình thức lập hóa đơn (máy tính tiền, phần mềm)
• Mã định danh của cơ sở kinh doanh

Trên hệ thống như Sapo Invoice kết hợp với máy bán hàng Sapo, các nhà bán hàng có thể tạo và xuất hóa đơn trực tiếp trên thiết bị di động, không cần thao tác tay, không sai sót ký hiệu, và hoàn toàn hợp lệ theo Nghị định 70.

3.2 Điều chỉnh sai sót về ký hiệu hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn là phần không được phép sai sót khi đã phát hành, vì vậy nếu xảy ra lỗi, kế toán hoặc người bán hàng cần:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (nếu chưa gửi cho khách)
• Thông báo sai sót lên cơ quan thuế (nếu hóa đơn đã gửi, hoặc đã gửi dữ liệu)
• Lập lại hóa đơn mới có ký hiệu đúng, đồng thời gạch bỏ hóa đơn sai (nếu chưa kê khai)

Lưu ý: Việc điều chỉnh hoặc xử lý sai sót cần tuân theo trình tự và biểu mẫu được hướng dẫn trong Thông tư 78, tránh tự ý sửa chữa dẫn đến vi phạm.

Một số lỗi phổ biến liên quan đến ký hiệu hóa đơn:

• Nhầm lẫn năm phát hành (22 thay vì 23)
• Chọn sai phương pháp tính thuế (C thay vì K)
• Sử dụng sai định dạng hóa đơn có mã / không mã (T thay vì K)

Phần mềm hóa đơn uy tín như Sapo Invoice có tích hợp cảnh báo và kiểm tra tự động giúp người dùng hạn chế tối đa các sai sót này.

4. Phân biệt ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không ít người bán hoặc kế toán viên mới vào nghề thường nhầm lẫn giữa ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn. Tuy nhiên, đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau, và cần được hiểu đúng để tránh sai sót trong kê khai, nộp thuế và lưu trữ chứng từ.

Ký hiệu hóa đơn là gì?

• Là dãy 7 ký tự chữ và số, ví dụ: 1C23TAA

• Dùng để xác định đặc điểm hóa đơn: loại hóa đơn, năm, hình thức lập, đơn vị phát hành…

• Ký hiệu được tạo tự động và không trùng nhau giữa các mẫu hóa đơn khác nhau

Ví dụ:

1C23TAA là ký hiệu của hóa đơn GTGT, kê khai khấu trừ, phát hành năm 2023, lập từ phần mềm điện tử có mã, mã đơn vị là AA

Số hóa đơn là gì?

• Là dãy số thứ tự duy nhất cho mỗi hóa đơn phát hành

• Thường có 8 chữ số, ví dụ: 00000057

• Được đánh số tăng dần theo từng ký hiệu mẫu số hóa đơn

• Số hóa đơn phải duy nhất trong cùng một ký hiệu và mẫu số

Ví dụ:

Hóa đơn mang ký hiệu 1C23TAA, mẫu số 01GTKT0/001, số hóa đơn 00000057
=> đây là hóa đơn thứ 57 của mẫu 01GTKT0/001 trong năm 2023

Lưu ý quan trọng

• Trong phần mềm hóa đơn như Sapo Invoice, cả ký hiệu và số hóa đơn đều được hệ thống sinh tự động, đúng chuẩn quy định, đảm bảo không trùng lặp hoặc sai sót

• Khi điều chỉnh hóa đơn sai, cần ghi rõ cả ký hiệu và số hóa đơn gốc trong biên bản để tránh nhầm lẫn giữa các chứng từ

Việc phân biệt rõ ký hiệu và số hóa đơn giúp người bán:

• Quản lý hóa đơn chính xác hơn
• Hạn chế rủi ro bị từ chối hóa đơn do sai định danh
• Dễ dàng truy xuất và đối chiếu dữ liệu với cơ quan thuế khi cần

5. Câu hỏi thường gặp khi sử dụng ký hiệu hóa đơn điện tử

5.1 Có thể thay đổi ký hiệu hóa đơn giữa năm không?

Không nên thay đổi ký hiệu hóa đơn giữa năm nếu không thật sự cần thiết. Tuy nhiên, trong một số trường hợp bắt buộc như:

• Chuyển đổi hình thức hóa đơn (từ có mã sang không mã)
• Thay đổi phương pháp tính thuế (từ khấu trừ sang trực tiếp)
• Thay đổi hệ thống phần mềm hoặc đơn vị phát hành

Doanh nghiệp/hộ kinh doanh phải đăng ký lại mẫu số, ký hiệu mới trên phần mềm, đồng thời khai báo với cơ quan thuế nếu thuộc diện đặc thù. Trên Sapo Invoice, người dùng có thể cập nhật ký hiệu mới theo hướng dẫn của hệ thống, không cần thao tác thủ công.

5.2 Ký hiệu hóa đơn có được phép trùng lặp giữa các mẫu khác nhau không?

Không. Ký hiệu hóa đơn là duy nhất trong mỗi mẫu hóa đơn, không được trùng lặp giữa các loại hóa đơn có mục đích, phương pháp kê khai hay hình thức phát hành khác nhau.

Ví dụ:

• 1C23TAA là hóa đơn GTGT, khấu trừ, năm 2023
• Không thể có một mẫu hóa đơn bán hàng khác cũng dùng ký hiệu 1C23TAA

5.3 Làm sao để kiểm tra ký hiệu hóa đơn đúng trong phần mềm?

Trên các phần mềm như Sapo Invoice, hệ thống sẽ:

• Tự động tạo và gắn ký hiệu theo đúng cấu trúc quy định
• Cảnh báo nếu ký hiệu không hợp lệ hoặc trùng lặp
• Cho phép tra cứu lại toàn bộ danh sách hóa đơn theo ký hiệu để kiểm tra, đối chiếu

Ngoài ra, khi lập hóa đơn mới, bạn nên kiểm tra lại:

• Năm phát hành có đúng chưa?
• Đơn vị phát hành còn hoạt động hợp lệ không?
• Hình thức hóa đơn có đúng loại đã đăng ký không?

5.4 Ký hiệu hóa đơn có ảnh hưởng đến khấu trừ thuế không?

Có thể ảnh hưởng. Nếu ký hiệu hóa đơn sai loại (ví dụ: dùng ký hiệu của hóa đơn bán hàng thay vì hóa đơn GTGT), người mua có thể bị từ chối khấu trừ thuế đầu vào.

Ngoài ra, nếu cơ quan thuế phát hiện sai lệch giữa ký hiệu và loại hóa đơn thực tế, doanh nghiệp có thể:

• Bị yêu cầu lập lại hóa đơn hợp lệ
• Bị xử phạt hành chính theo quy định

Sử dụng phần mềm chính thống như Sapo Invoice giúp bạn đảm bảo hóa đơn lập đúng loại – đúng ký hiệu – đúng thông tin kê khai.

Tổng kết

Ký hiệu hóa đơn điện tử không chỉ là một dãy ký tự thông thường, mà còn là mã định danh quan trọng thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành, hình thức xuất hóa đơn và mã đơn vị phát hành.

Để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ, tránh sai sót và không bị truy thu thuế hay từ chối khấu trừ, kế toán viên và chủ hộ kinh doanh cần lưu ý:

• Luôn kiểm tra kỹ cấu trúc ký hiệu trước khi phát hành hóa đơn: 7 ký tự đúng định dạng
• Phân biệt rõ ký hiệu và số hóa đơn – không dùng thay thế lẫn nhau
• Tuyệt đối không sửa thủ công ký hiệu đã phát hành trên hóa đơn
• Khi có thay đổi về năm, phương pháp tính thuế, hình thức hóa đơn, cần đăng ký mẫu/ký hiệu mới nếu cần
• Sử dụng phần mềm có kết nối cơ quan thuế như phần mềm hoá đơn điện tử Sapo Invoice để hệ thống tự sinh ký hiệu, đảm bảo đúng chuẩn Thông tư 78, Nghị định 123 và Nghị định 70 mới nhất

Đặc biệt, với hộ kinh doanh nhỏ và tiểu thương sử dụng máy tính tiền tích hợp phần mềm hóa đơn, Sapo đã hỗ trợ tính năng xuất hóa đơn có ký hiệu đúng chuẩn chỉ với vài đơn giản, giúp bạn tiết kiệm thời gian, tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro bị xử phạt.