Khi sử dụng hóa đơn điện tử, bạn sẽ thấy xuất hiện một dãy ký tự đặc biệt gọi là mã nhận hóa đơn. Đây là thông tin quan trọng giúp kiểm tra hóa đơn đã được gửi đến Cơ quan thuế hay chưa, và là căn cứ để tra cứu, xác thực tính hợp lệ của hóa đơn. Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc xuất hóa đơn điện tử ngày càng mở rộng và đồng bộ hơn. Do đó, hiểu đúng mã nhận hóa đơn là gì, khi nào cần dùng và cách sử dụng như thế nào là điều mà bất cứ chủ shop, kế toán hay hộ kinh doanh nào cũng cần biết.
1. Mã nhận hóa đơn là gì?
Mã nhận hóa đơn (còn được gọi là mã tra cứu hóa đơn điện tử) là dãy ký tự định danh duy nhất do hệ thống Cơ quan thuế cấp cho từng hóa đơn sau khi được gửi lên và chấp nhận. Mã này giúp người dùng xác thực hóa đơn đã được tiếp nhận thành công, đồng thời là công cụ để tra cứu thông tin hóa đơn khi cần thiết.
Một số thông tin về mã nhận hoá đơn bạn cần biết:
- Mục đích: Mã nhận giúp người bán và người mua tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong giao dịch.
- Tính duy nhất: Mỗi hóa đơn chỉ có một mã nhận duy nhất, không bị trùng lặp với bất kỳ hóa đơn nào khác.
- Vị trí hiển thị: Mã nhận thường được in trực tiếp trên hóa đơn điện tử (file PDF), hoặc được gửi kèm qua email sau khi hóa đơn được phát hành.
- Cách sử dụng: Khi cần kiểm tra hoặc tra cứu hóa đơn, bạn chỉ cần nhập mã nhận này vào hệ thống tra cứu của Cơ quan thuế hoặc phần mềm hóa đơn điện tử đang dùng (ví dụ: Sapo Invoice, MISA meInvoice…) để xem chi tiết thông tin hóa đơn.
2. Khi nào cần dùng mã nhận hóa đơn?
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, mã nhận hóa đơn là thông tin không thể thiếu khi bạn cần:
a. Kiểm tra hóa đơn đã gửi đến Cơ quan thuế hay chưa
Sau khi phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ gửi dữ liệu đến Cơ quan thuế (CQT). Chỉ khi hóa đơn được CQT tiếp nhận thành công, mã nhận mới được cấp.
Do đó, nếu bạn cần kiểm tra xem hóa đơn đã được gửi và chấp nhận chưa, hãy đối chiếu bằng mã nhận.
b. Tra cứu thông tin hóa đơn trên hệ thống Cơ quan thuế
Mã nhận là “chìa khóa” để bạn tra cứu thông tin chi tiết của hóa đơn điện tử trên cổng tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế hoặc các phần mềm đã kết nối trực tiếp với CQT.
Ví dụ: khi cần xác minh tính hợp lệ của hóa đơn, bạn có thể nhập mã nhận vào hệ thống để đối chiếu thông tin.
c. Hỗ trợ khách hàng tra cứu lại hóa đơn
Nếu khách hàng bị mất email hóa đơn, cần tra cứu lại thông tin hoặc đối chiếu giao dịch, mã nhận sẽ giúp bạn nhanh chóng truy xuất hóa đơn gốc, đảm bảo trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp.
d. Giải trình khi có vấn đề về hóa đơn hoặc thuế
Trong trường hợp Cơ quan thuế yêu cầu giải trình, hoặc khi xảy ra tranh chấp hóa đơn, mã nhận sẽ là bằng chứng cho thấy hóa đơn đã được gửi lên và ghi nhận trên hệ thống CQT, giúp bạn bảo vệ quyền lợi và tránh sai sót.
Xem thêm: [Giải đáp] Mất hóa đơn đầu vào có bị phạt không? Cách xử lý chuẩn năm 2025
3. Mã nhận hóa đơn có ý nghĩa gì trong quản lý thuế?
Không chỉ là công cụ tra cứu, mã nhận hóa đơn còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát, xác minh và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật. Đặc biệt từ ngày 01/07/2025, khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mã nhận càng trở nên cần thiết trong quy trình nghiệp vụ.
Dưới đây là 3 ý nghĩa quan trọng:
a. Bằng chứng hóa đơn đã được gửi và ghi nhận hợp lệ
Mã nhận là dấu hiệu xác nhận hóa đơn đã được tiếp nhận bởi hệ thống Cơ quan thuế.
Nếu không có mã nhận, hóa đơn có thể chưa được gửi đi hoặc bị lỗi trong quá trình truyền dữ liệu – và có thể không được công nhận là hợp lệ về mặt pháp lý.
b. Căn cứ tra cứu, đối chiếu trong nghiệp vụ kế toán – thuế
Khi cần kiểm tra thông tin hóa đơn, đối chiếu giữa doanh nghiệp và khách hàng, hay kiểm tra dữ liệu khấu trừ thuế GTGT, mã nhận chính là mã định danh giúp kế toán nhanh chóng tìm đúng hóa đơn trên hệ thống.
c. Hạn chế gian lận, nâng cao tính minh bạch
Nhờ có mã nhận, mọi hóa đơn đều được theo dõi bởi hệ thống CQT, giúp hạn chế tình trạng làm giả, sửa đổi hoặc phát hành hóa đơn không hợp lệ.
Đây cũng là công cụ giúp các hộ kinh doanh, chủ shop tuân thủ tốt hơn các quy định mới về hóa đơn điện tử khởi tạo máy tính tiền.
4. Cách tra cứu hóa đơn điện tử bằng mã nhận
Bạn có thể dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn điện tử bằng cách sử dụng mã nhận trên các nền tảng đã kết nối với Cơ quan thuế. Dưới đây là hai cách tra cứu phổ biến và đơn giản nhất:
Cách 1: Tra cứu trên website của Tổng cục Thuế
Đây là cách phù hợp với mọi đối tượng, không cần tài khoản phần mềm.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Truy cập website của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Chọn tab “Tra cứu hóa đơn” trên menu
Bước 3: Nhập mã nhận hóa đơn vào ô tương ứng, kèm theo mã kiểm tra (captcha)
Bước 4: Nhấn “Tra cứu” → Hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin hóa đơn (số hóa đơn, ngày phát hành, bên bán – bên mua, giá trị hóa đơn, trạng thái xác thực…)
Lưu ý:
- Nếu nhập sai mã hoặc mã chưa hợp lệ, hệ thống sẽ báo lỗi.
- Mã nhận chỉ hoạt động sau khi hóa đơn được gửi thành công đến CQT và được ghi nhận.
Cách 2: Tra cứu trên phần mềm hóa đơn điện tử (Sapo Invoice)
Sapo Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được kết nối trực tiếp với Cơ quan Thuế, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ phát hành, tra cứu và xử lý hóa đơn theo đúng quy định pháp luật.
Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên Sapo Invoice theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập địa chỉ: https://www.sapo.vn/tra-cuu-sapo-invoice.html
Bước 2: Chọn cách tra cứu phù hợp:
- Nhập mã hóa đơn (mã nhận hoặc mã tra cứu)
hoặc - Tải lên file XML (dung lượng dưới 2MB)
Bước 3: Nhấn nút “Tra cứu”, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết của hóa đơn trên màn hình. Bạn có thể tải về hoặc in hóa đơn nếu cần.
Làm gì khi mã nhận không hợp lệ hoặc không tra cứu được?
Nếu bạn nhập đúng mã nhưng hệ thống báo lỗi, hãy:
- Kiểm tra lại mã nhận có đúng từng ký tự không (phân biệt chữ hoa – thường)
- Kiểm tra xem hóa đơn đã được gửi lên CQT chưa (trong phần mềm có thể xem trạng thái)
- Liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn để được hỗ trợ kỹ thuật.
Xem thêm: Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử chuẩn Nghị định 123 và Thông tư 78
5. Những lỗi thường gặp liên quan đến mã nhận hóa đơn
Dù mã nhận hóa đơn là công cụ hữu ích để tra cứu và xác minh hóa đơn, nhưng trong quá trình sử dụng, người dùng vẫn có thể gặp một số sự cố. Dưới đây là các lỗi phổ biến và cách xử lý:
Lỗi 1: Mã nhận không hợp lệ hoặc không tồn tại
Nguyên nhân:
- Nhập sai ký tự (viết hoa, viết thường, nhầm số 0 với chữ O…)
- Mã nhận chưa được cấp do hóa đơn chưa gửi thành công đến Cơ quan thuế
- Hóa đơn bị từ chối nhưng chưa được cập nhật lại trạng thái trên phần mềm
Cách xử lý:
- Kiểm tra và nhập lại mã chính xác từng ký tự
- Đăng nhập phần mềm hóa đơn (như Sapo Invoice) để kiểm tra trạng thái hóa đơn:
→ Nếu là “Đã gửi CQT” nhưng chưa có mã nhận: cần chờ hệ thống phản hồi
→ Nếu trạng thái “Lỗi” hoặc “Bị từ chối”: cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc phát hành lại
Lỗi 2: Không tra cứu được hóa đơn dù đã có mã nhận
Nguyên nhân:
- Mã nhận chưa được đồng bộ về hệ thống tra cứu công khai
- Người dùng truy cập sai cổng tra cứu
- Hóa đơn bị sai định dạng, không đúng chuẩn CQT yêu cầu
Cách xử lý:
- Đảm bảo bạn đang tra cứu tại đúng địa chỉ: hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc https://www.sapo.vn/tra-cuu-sapo-invoice.html
- Nếu dùng file XML, hãy kiểm tra lại định dạng và dung lượng không vượt quá giới hạn
- Với phần mềm như Sapo Invoice, có thể chủ động kiểm tra nhật ký gửi hóa đơn để phát hiện lỗi
Lỗi 3: Hóa đơn có mã nhận nhưng bị từ chối khi khấu trừ thuế
Nguyên nhân:
- Hóa đơn có sai sót về thông tin người mua (tên, mã số thuế, địa chỉ…)
- Mã nhận là hợp lệ, nhưng nội dung hóa đơn không đáp ứng điều kiện khấu trừ theo quy định
Cách xử lý:
- Kiểm tra nội dung hóa đơn để phát hiện lỗi cụ thể
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế nếu sai sót ảnh hưởng đến nghiệp vụ thuế
- Lưu lại biên bản làm việc giữa bên bán – bên mua nếu cần xác minh với cơ quan thuế
Lưu ý chung: Nếu không rõ nguyên nhân lỗi, bạn nên liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (ví dụ: bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của Sapo Invoice) để được kiểm tra nhật ký kết nối với CQT và xử lý kịp thời.
6. Hỏi – đáp về mã nhận hoá đơn
1. Mã nhận hóa đơn có giống mã tra cứu không?
Không hoàn toàn giống.
- Mã nhận là mã do Cơ quan thuế cấp khi hóa đơn được tiếp nhận thành công.
- Mã tra cứu thường là mã do phần mềm hóa đơn tạo ra, in sẵn trên hóa đơn để người mua dễ tra cứu.
Trong nhiều trường hợp, mã tra cứu = mã nhận, nhưng không phải luôn luôn. Tốt nhất, bạn nên dùng đúng mã được hiển thị khi hóa đơn đã được chấp nhận bởi CQT.
2. Không có mã nhận, hóa đơn có hợp lệ không?
Không. Nếu hóa đơn chưa được gửi thành công và chưa có mã nhận từ CQT, hóa đơn đó chưa được coi là hợp lệ về mặt pháp lý.
3. Người mua có tra cứu được hóa đơn bằng mã nhận không?
Có. Người mua chỉ cần được cung cấp mã nhận (hoặc mã tra cứu), và có thể tra cứu hóa đơn trên:
- Website của Tổng cục Thuế
- Website tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp phần mềm (ví dụ: Sapo Invoice)
4. Có cần lưu lại mã nhận không?
Nên lưu. Mặc dù hệ thống phần mềm sẽ lưu trữ, nhưng với các nghiệp vụ đối chiếu, kiểm tra hoặc giải trình về sau, bạn nên lưu mã nhận vào sổ sách hoặc phần mềm kế toán để tiện tra cứu.
5. Có thể dùng mã QR thay cho mã nhận không?
Được. Nếu hóa đơn có mã QR (như khi phát hành từ phần mềm Sapo Invoice), bạn có thể quét mã QR để truy cập trực tiếp thông tin hóa đơn, không cần nhập thủ công mã nhận.
Mã nhận hóa đơn là một trong những thông tin quan trọng nhất khi sử dụng hóa đơn điện tử – vừa là bằng chứng xác nhận hóa đơn đã được Cơ quan Thuế tiếp nhận, vừa là công cụ tra cứu, đối chiếu và quản lý hiệu quả. Việc hiểu rõ mã nhận là gì, khi nào cần dùng và cách tra cứu đúng cách không chỉ giúp bạn hạn chế sai sót trong nghiệp vụ mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý mới nhất theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm hóa đơn điện tử, hãy ưu tiên lựa chọn các nền tảng có kết nối trực tiếp với Cơ quan Thuế, hỗ trợ đồng bộ mã nhận, mã QR và quy trình tra cứu nhanh chóng – như Sapo Invoice, để đảm bảo việc phát hành – kiểm soát – lưu trữ hóa đơn luôn minh bạch, thuận tiện và chính xác.
