Tình huống xuất sai hóa đơn – như ghi nhầm đơn giá, số lượng, thuế suất hay tổng tiền – không còn xa lạ với các kế toán và chủ hộ kinh doanh. Để xử lý đúng quy định, bạn không được hủy hay thay thế hóa đơn đã lập, mà cần thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm. Bài viết này sẽ hướng dẫn đầy đủ cách viết hóa đơn điều chỉnh giảm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đi kèm ví dụ minh họa và lưu ý quan trọng để bạn không bị phạt, không làm sai – dù là người mới.
1. Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì và khi nào cần lập?
Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì?
Hóa đơn điều chỉnh giảm là loại hóa đơn được lập khi người bán đã xuất hóa đơn điện tử nhưng sau đó phát hiện sai sót và cần điều chỉnh giảm các giá trị đã ghi. Thay vì xóa hay thay thế hóa đơn gốc, bạn cần lập một hóa đơn mới để ghi nhận nội dung điều chỉnh giảm (về số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc thuế).
Lưu ý: Đây là nghiệp vụ bắt buộc theo quy định pháp luật, nếu hóa đơn đã được gửi cho người mua hoặc đã kê khai thuế.
Khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm?
Bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm trong các trường hợp sau:
- Giảm giá bán cho khách sau khi đã xuất hóa đơn
- Sai số lượng, đơn giá, thuế suất trên hóa đơn đã lập
- Trả lại hàng hóa toàn phần hoặc một phần
- Điều chỉnh lại phí, hoa hồng, chiết khấu theo hợp đồng
- Hóa đơn cũ không thể hủy, vì đã kê khai thuế hoặc gửi cho người mua
2. Cách viết hóa đơn điều chỉnh giảm chi tiết các bước
Để viết hóa đơn điều chỉnh giảm đúng quy định, bạn cần thực hiện theo 5 bước sau:
Bước 1: Xác định nội dung sai sót cần điều chỉnh
Trước tiên, bạn cần rà soát lại hóa đơn gốc và xác định rõ lỗi sai thuộc phần nào:
- Sai đơn giá, số lượng, thành tiền
- Sai thuế suất hoặc tiền thuế
- Giảm giá sau xuất hóa đơn
- Khách trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa
Việc xác định đúng nội dung cần điều chỉnh sẽ giúp bạn xử lý chính xác, tránh bị lập sai lần nữa.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh và ghi rõ thông tin gốc
Trên hóa đơn điều chỉnh, bắt buộc phải ghi rõ thông tin của hóa đơn gốc đang được điều chỉnh:
Câu ghi bắt buộc: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số …, Ký hiệu …, Số …, Ngày … tháng … năm …”
Thông tin này nên được ghi ở phần ghi chú hoặc dòng mô tả hàng hóa, để đảm bảo liên kết giữa hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh.
Bước 3: Ghi nội dung điều chỉnh bằng số âm (-)
Đây là bước quan trọng nhất – bạn cần ghi giá trị điều chỉnh giảm bằng số âm (-). Một số lưu ý cụ thể:
- Giảm đơn giá, số lượng, thành tiền → Ghi các dòng tương ứng bằng số âm
- Giảm thuế suất → Ghi thuế suất mới và tiền thuế giảm bằng số âm
- Tổng tiền thanh toán cũng sẽ là giá trị âm nếu tất cả các mục đều điều chỉnh giảm
Ví dụ:
- Nếu hóa đơn gốc ghi: Số lượng: 10 | Đơn giá: 1.000.000đ => Thành tiền: 10.000.000đ
- Nhưng thực tế chỉ giao 8 sản phẩm → Hóa đơn điều chỉnh sẽ ghi: Số lượng: -2 | Đơn giá: -1.000.000đ | Thành tiền: -2.000.000đ
Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh
Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn cần ký số lên hóa đơn điều chỉnh và gửi cho người mua qua email hoặc hệ thống quản lý hóa đơn điện tử đang sử dụng.
Nếu sử dụng phần mềm như Sapo Invoice, MISA, VNPT Invoice… bạn chỉ cần thao tác vài bước là hoàn thành.
Bước 5: Kê khai hóa đơn điều chỉnh theo đúng kỳ
Sau khi lập và gửi hóa đơn, bạn cần đưa hóa đơn điều chỉnh này vào kỳ kê khai thuế gần nhất, theo đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Việc kê khai đúng giúp đảm bảo tính pháp lý và cân đối thuế GTGT đầu ra – đầu vào.
Cách điều chỉnh giảm hóa đơn trên phần mềm Sapo Invoice
Phần mềm hoá đơn điện tử Sapo Invoice cho phép bạn dễ dàng lập hóa đơn điều chỉnh giảm chỉ với vài thao tác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho tình huống phổ biến: điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn do ghi sai số lượng, đơn giá, thuế hoặc chiết khấu.
Trường hợp áp dụng
Áp dụng khi hóa đơn gốc ghi sai một số thông tin làm giá trị hóa đơn cao hơn thực tế, bao gồm:
- Ghi sai số lượng hàng hóa
- Ghi nhầm đơn giá cao hơn
- Chiết khấu không đúng
- Sai thuế suất GTGT hoặc tiền thuế
- Tổng giá trị thanh toán thực tế thấp hơn so với hóa đơn gốc
Ví dụ thực tế
- Hóa đơn gốc ghi: 100 sản phẩm
- Số lượng thực tế khách nhận: 90 sản phẩm
→ Cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm 10 sản phẩm, từ đó giảm tương ứng thành tiền, thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.
Cách ghi thông tin trên Sapo Invoice
Tại giao diện lập hóa đơn điều chỉnh, bạn thực hiện như sau:
Trường thông tin | Cách điền |
Số lượng | Nhập số âm tương ứng phần giảm (vd: -10) |
Đơn giá | Giữ nguyên như hóa đơn gốc (nếu đơn giá không sai) |
Thành tiền | Hệ thống tự tính theo số lượng x đơn giá (kết quả âm), hoặc bạn có thể nhập thủ công nếu cần |
Thuế suất GTGT | Giữ nguyên như hóa đơn gốc |
Tiền thuế GTGT | Hệ thống tự động tính (sẽ là số âm) |
Lý do điều chỉnh | Ghi rõ: “Điều chỉnh giảm số lượng mặt hàng X từ 100 sản phẩm xuống 90 sản phẩm” |
Lưu ý quan trọng:
- Bỏ tích chọn “Tự động tính toán” nếu bạn muốn tự nhập chính xác các thông tin cần điều chỉnh (tránh sai lệch hệ thống tự tính).
- Mọi giá trị điều chỉnh giảm đều phải được ghi dưới dạng số âm (-).
- Sau khi hoàn tất, ký số và gửi hóa đơn đến người mua như quy trình thông thường.
Xem thêm: Cách lập hoá đơn điều chỉnh
3. Những lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm
Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm, ngoài việc thực hiện đúng các bước kỹ thuật, bạn cần ghi nhớ một số nguyên tắc bắt buộc sau để tránh bị xử phạt hoặc lập sai quy định.
Ghi số âm đúng quy định – không được bỏ qua
Theo hướng dẫn tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các văn bản liên quan, mọi giá trị điều chỉnh giảm đều phải ghi bằng số âm (-).
Áp dụng cho:
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Tiền thuế GTGT
- Tổng tiền thanh toán
Nếu bạn chỉ ghi lại số mới (ví dụ: ghi từ 10 triệu còn 8 triệu) mà không ghi phần giảm là -2 triệu, thì hệ thống kế toán sẽ không hiểu đó là điều chỉnh – và cơ quan thuế có thể từ chối.
Có cần thông báo cho cơ quan thuế không?
Thông thường, việc lập hóa đơn điều chỉnh không cần gửi thông báo riêng đến cơ quan thuế nếu bạn sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo chuẩn đã đăng ký.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt (ví dụ: thay đổi mẫu hóa đơn, sai sót liên quan đến mã số thuế, hoặc có yêu cầu từ cơ quan thuế), bạn nên:
- Ghi chú rõ ràng trên hóa đơn
- Lưu biên bản điều chỉnh hoặc văn bản thỏa thuận giữa hai bên
- Chủ động hỏi ý kiến cán bộ thuế phụ trách nếu không chắc chắn
Người mua có thể lập hóa đơn hoàn trả không?
Có. Theo quy định mới, trong trường hợp người mua là doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử, họ hoàn toàn có thể:
- Tự lập hóa đơn điện tử trả lại hàng
- Ghi rõ lý do hoàn trả
- Gửi hóa đơn cho người bán để làm căn cứ điều chỉnh
Trường hợp này thường áp dụng khi người bán không thể hoặc không cần lập hóa đơn điều chỉnh – ví dụ trong hoạt động hoàn hàng, xuất trả lại toàn bộ đơn.
4. Mẫu minh họa hóa đơn điều chỉnh giảm thực tế
Để tránh nhầm lẫn khi ghi thông tin điều chỉnh giảm, bạn nên tham khảo mẫu dưới đây – đây là ví dụ hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa đã xuất trước đó:
Tình huống thực tế:
- Ngày 10/06/2025, Công ty A xuất hóa đơn bán 10 chiếc máy in, đơn giá 2.000.000đ/chiếc, thuế suất 10%
- Sau đó khách hàng phản hồi chỉ nhận 8 chiếc → cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm 2 chiếc
Hóa đơn gốc:
Tên hàng hóa | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Thuế GTGT | Ghi chú |
Máy in SP460BT | 10 | 2.000.000 | 20.000.000 | 2.000.000 | Xuất ngày 10/06/2025 |
Hóa đơn điều chỉnh giảm:
Tên hàng hóa | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Thuế GTGT | Ghi chú |
Máy in SP460BT | -2 | -2.000.000 | -4.000.000 | -400.000 | Điều chỉnh cho HĐ Mẫu số 01GTKT0/001, Ký hiệu AA/22E, Số 0001234, ngày 10/06/2025 |
Tổng cộng điều chỉnh giảm:
- Giá trị trước thuế: -4.000.000đ
- Thuế GTGT 10%: -400.000đ
- Tổng tiền thanh toán giảm: -4.400.000đ
Một số lưu ý khi viết hóa đơn điều chỉnh:
- Không xóa dòng sai trên hóa đơn gốc – hóa đơn gốc giữ nguyên, chỉ bổ sung hóa đơn điều chỉnh
- Ghi rõ câu “Điều chỉnh cho hóa đơn…” trong phần ghi chú hoặc chi tiết hàng hóa
- Nếu bạn điều chỉnh nhiều dòng hàng hóa, mỗi dòng nên ghi rõ số lượng và đơn giá điều chỉnh tương ứng
5. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điều chỉnh giảm
1. Hóa đơn điều chỉnh có được thay thế hóa đơn gốc không?
Không. Hóa đơn điều chỉnh chỉ có tác dụng bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin, không thay thế hoặc làm mất hiệu lực hóa đơn gốc. Hóa đơn gốc vẫn phải được lưu trữ và kê khai theo đúng kỳ.
2. Có được ghi giá trị điều chỉnh là số dương không?
Không. Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm, bắt buộc phải ghi các giá trị điều chỉnh (số lượng, đơn giá, thuế…) bằng số âm (-). Ghi số dương sẽ bị coi là sai quy định.
3. Lập sai hóa đơn điều chỉnh rồi thì có được lập lại nữa không?
Có thể. Nếu hóa đơn điều chỉnh bị lập sai, bạn cần lập thêm hóa đơn điều chỉnh mới để điều chỉnh lại hóa đơn điều chỉnh cũ. Tuy nhiên, việc lập nhiều lần sẽ khiến cơ quan thuế chú ý, nên cần cẩn trọng và có đầy đủ biên bản giữa hai bên.
4. Có thể lập hóa đơn điều chỉnh thủ công (viết tay) không?
Không. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hiện nay tất cả các tổ chức và hầu hết hộ kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Hóa đơn điều chỉnh cũng phải được lập trên phần mềm có chức năng xuất hóa đơn điện tử.
5. Hóa đơn điều chỉnh giảm có bắt buộc phải kê khai không?
Có. Hóa đơn điều chỉnh là căn cứ pháp lý để điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT, nên bắt buộc phải kê khai trong kỳ phát sinh. Cả bên bán và bên mua đều phải điều chỉnh số liệu trong báo cáo thuế tương ứng.
Hóa đơn điều chỉnh giảm là nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh xử lý các sai sót về số lượng, đơn giá, thuế hoặc chiết khấu trên hóa đơn đã phát hành. Để thao tác nhanh chóng, chính xác và hạn chế nhầm lẫn, bạn nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có hỗ trợ tính năng điều chỉnh như Sapo Invoice – cho phép lập, ký số, gửi và kê khai hóa đơn điều chỉnh dễ dàng chỉ trong vài bước.
Phần mềm hoá đơn điện tử Sapo Invoice:
- Kết nối trực tiếp với Cơ quan Thuế
- Tự động gợi ý các trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn
- Hỗ trợ ghi đúng mẫu theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
- Dễ sử dụng ngay cả với người không chuyên kế toán
- Tích hợp với phần mềm bán hàng Sapo – tự động lấy dữ liệu đơn hàng để xuất hóa đơn nhanh chóng
Nên ưu tiên phần mềm có kết nối hệ sinh thái bán hàng – giúp bạn không chỉ lập hóa đơn điều chỉnh dễ dàng mà còn đồng bộ doanh thu – báo cáo thuế – dữ liệu kế toán một cách trơn tru.
