Cách viết hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

4. Hướng dẫn viết hóa đơn điều chỉnh giảm theo từng trường hợp

Tùy vào nội dung cần điều chỉnh, cách ghi trên hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ có sự khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn đối với những trường hợp phổ biến theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.

4.1. Điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa

Trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai số lượng hàng hóa hoặc người mua trả lại một phần hàng hóa, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh để phản ánh phần số lượng giảm.

Ví dụ: Hóa đơn gốc ghi bán 100 sản phẩm, nhưng số lượng thực tế chỉ giao 90 sản phẩm. Khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán thực hiện điều chỉnh giảm đối với:

• Số lượng hàng hóa.
• Thành tiền tương ứng với phần số lượng giảm.
• Tiền thuế GTGT (nếu có).
• Tổng tiền thanh toán.

Lưu ý: Nếu đơn giá không thay đổi thì chỉ điều chỉnh phần số lượng và các giá trị phát sinh liên quan.

4.2. Điều chỉnh giảm đơn giá

Trường hợp hóa đơn ghi sai đơn giá hoặc các bên thống nhất giảm đơn giá sau khi đã lập hóa đơn, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh phần chênh lệch.

Ví dụ: Hóa đơn gốc ghi đơn giá 2.000.000 đồng/sản phẩm, nhưng đơn giá đúng là 1.800.000 đồng/sản phẩm. Khi đó, hóa đơn điều chỉnh cần thể hiện phần giá trị giảm tương ứng của:

• Đơn giá.
• Thành tiền.
• Tiền thuế GTGT.
• Tổng tiền thanh toán.

4.3. Điều chỉnh giảm doanh thu

Điều chỉnh giảm doanh thu thường phát sinh khi người bán giảm giá sau bán, thực hiện chính sách ưu đãi bổ sung hoặc quyết toán làm giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ.

Tùy từng trường hợp, người bán có thể điều chỉnh:

• Giá trị của một hoặc nhiều mặt hàng trên hóa đơn.
• Giá trị của toàn bộ hóa đơn.

Sau khi xác định giá trị cần điều chỉnh, người bán lập hóa đơn điều chỉnh để phản ánh đúng phần doanh thu giảm theo thực tế phát sinh.

4.4. Điều chỉnh giảm tiền thuế

Nếu hóa đơn đã lập ghi sai thuế suất hoặc tiền thuế GTGT làm số thuế phải nộp cao hơn thực tế, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh lại phần thuế chênh lệch.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Áp dụng sai thuế suất GTGT.
• Tính sai tiền thuế.
• Điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa dẫn đến giảm số thuế GTGT phải tính.

Khi lập hóa đơn điều chỉnh, cần điều chỉnh đồng thời tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán tương ứng.

4.5. Điều chỉnh giảm do trả lại hàng hóa

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng hóa đã mua), người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn điện tử trả lại hàng hóa cho người bán.

Hóa đơn điều chỉnh cần phản ánh đúng:

• Giá trị hàng hóa được trả lại.
• Tiền thuế GTGT tương ứng (nếu có).
• Lý do điều chỉnh.

4.6. Điều chỉnh giảm do chiết khấu thương mại

Đối với trường hợp chiết khấu thương mại được xác định căn cứ vào doanh số hoặc số lượng hàng hóa, dịch vụ, người bán có thể:

• Thể hiện số tiền chiết khấu trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo; hoặc
• Lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh theo quy định.

Khi lập hóa đơn điều chỉnh, cần xác định chính xác số tiền chiết khấu và số thuế GTGT được điều chỉnh để đảm bảo việc kê khai thuế được thực hiện đúng quy định.

Lưu ý: Mỗi trường hợp điều chỉnh giảm sẽ có cách xử lý và hồ sơ kèm theo khác nhau. Do đó, trước khi lập hóa đơn, người bán nên đối chiếu hợp đồng, biên bản thỏa thuận (nếu có), chứng từ liên quan và quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC để lựa chọn hình thức xử lý phù hợp, tránh phải điều chỉnh nhiều lần.

5. Những lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm

Trong quá trình lập hóa đơn điều chỉnh giảm, người bán cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử để đảm bảo hóa đơn có giá trị pháp lý và tránh ảnh hưởng đến việc kê khai thuế. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

Không được sửa trực tiếp hóa đơn đã lập

Khi hóa đơn điện tử đã được phát hành và phát hiện có sai sót, người bán không được chỉnh sửa trực tiếp trên hóa đơn gốc. Thay vào đó, cần thực hiện xử lý theo quy định bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tùy từng trường hợp.

Xác định đúng hình thức xử lý trước khi lập hóa đơn

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với nhiều trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Vì vậy, trước khi thực hiện, cần xác định rõ bản chất của sai sót để lựa chọn hình thức xử lý phù hợp, tránh phải lập thêm hóa đơn điều chỉnh nhiều lần.

Ghi đầy đủ thông tin của hóa đơn được điều chỉnh

Khi lập hóa đơn điều chỉnh, cần ghi rõ căn cứ điều chỉnh đối với hóa đơn đã lập trước đó như số hóa đơn, ký hiệu, mẫu số và ngày lập hóa đơn (trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC). Điều này giúp cơ quan thuế và các bên liên quan dễ dàng đối chiếu, tra cứu khi cần thiết.

Lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan

Tùy từng trường hợp, người bán nên lưu giữ các tài liệu liên quan như hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản thỏa thuận, biên bản trả hàng hoặc các chứng từ chứng minh nguyên nhân điều chỉnh. Đây là căn cứ quan trọng để giải trình khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Kê khai thuế đúng kỳ phát sinh

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, cả người bán và người mua cần thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về thuế. Việc kê khai đầy đủ và đúng thời điểm sẽ giúp đảm bảo số liệu doanh thu, chi phí và thuế GTGT được phản ánh chính xác, đồng thời hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.

6. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điều chỉnh giảm

1. Hóa đơn điều chỉnh giảm có phải ghi số âm không?

Có. Theo điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh, điều chỉnh tăng ghi số dương (+), điều chỉnh giảm ghi số âm (-) đúng với thực tế điều chỉnh. Vì vậy, khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm, các chỉ tiêu về giá trị như thành tiền, tiền thuế GTGT hoặc tổng tiền thanh toán cần được ghi bằng số âm tương ứng với phần giá trị cần điều chỉnh.

2. Hóa đơn điều chỉnh có thay thế hóa đơn gốc không?

Không. Hóa đơn điều chỉnh chỉ có chức năng điều chỉnh nội dung sai sót hoặc giá trị cần thay đổi trên hóa đơn đã lập, không thay thế và không làm mất hiệu lực của hóa đơn gốc. Khi kê khai, lưu trữ hoặc đối chiếu chứng từ, cần sử dụng đồng thời hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh.

3. Có bắt buộc lập biên bản điều chỉnh trước khi lập hóa đơn điều chỉnh không?

Thông tư 91/2026/TT-BTC không quy định mọi trường hợp đều phải lập biên bản điều chỉnh. Tuy nhiên, đối với một số nghiệp vụ hoặc khi các bên có thỏa thuận bằng văn bản, người bán và người mua nên lưu giữ biên bản, thỏa thuận hoặc các chứng từ liên quan để làm căn cứ chứng minh việc điều chỉnh khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

4. Có thể lập nhiều hóa đơn điều chỉnh cho cùng một hóa đơn gốc không?

Có. Nếu sau khi đã lập hóa đơn điều chỉnh mà tiếp tục phát hiện sai sót hoặc phát sinh nội dung cần điều chỉnh khác, người bán vẫn có thể lập thêm hóa đơn điều chỉnh. Mỗi hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ căn cứ và nội dung điều chỉnh để đảm bảo việc theo dõi, đối chiếu được chính xác.

5. Hóa đơn điều chỉnh giảm được kê khai vào thời điểm nào?

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về thuế. Việc kê khai cần thực hiện đúng kỳ phát sinh của hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo doanh thu, chi phí và số thuế GTGT được phản ánh đầy đủ, chính xác.

6. Người bán hay người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa?

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, người bán là bên lập hóa đơn điều chỉnh. Tuy nhiên, nếu các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn điện tử trả lại hàng hóa, người mua sẽ lập hóa đơn giao cho người bán và hai bên thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định hiện hành.