Từ ngày 01/07/2026, việc lưu trữ hóa đơn điện tử được thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, yêu cầu doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải lưu trữ hóa đơn đầy đủ, an toàn, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và có thể tra cứu, xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn băn khoăn liệu chỉ lưu file PDF có đủ hay bắt buộc phải lưu file XML, nên lưu hóa đơn trên máy tính, Cloud hay phần mềm hóa đơn điện tử để vừa đáp ứng quy định pháp luật vừa hạn chế rủi ro mất dữ liệu. Bài viết dưới đây sẽ cập nhật những quy định mới nhất về lưu trữ hóa đơn điện tử, đồng thời hướng dẫn các phương pháp lưu trữ hiệu quả, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh quản lý hóa đơn an toàn, đúng quy định.
1. Vì sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách?
Lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là công việc quan trọng trong quá trình vận hành tài chính – kế toán của mỗi doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Nếu không được lưu trữ đúng cách, người dùng có thể gặp phải các rủi ro nghiêm trọng như:
- Mất dữ liệu quan trọng: Hóa đơn không còn trên hệ thống, không thể phục vụ cho việc đối chiếu, hoàn thuế hoặc báo cáo thuế.
- Bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế: Theo quy định, người bán phải lưu trữ hóa đơn trong thời hạn tối thiểu 10 năm. Nếu không lưu đúng hoặc làm mất, có thể bị xử phạt theo quy định.
- Ảnh hưởng đến công tác kế toán – kiểm toán: Thiếu hóa đơn gây sai lệch sổ sách, làm khó quá trình quyết toán, kiểm tra nội bộ hoặc kiểm toán độc lập.
- Gây khó khăn cho khách hàng: Trường hợp cần gửi lại hóa đơn để bảo hành, hoàn tiền hoặc bổ sung hồ sơ, nếu người bán không lưu trữ đầy đủ thì trải nghiệm khách hàng sẽ bị ảnh hưởng.
Vì vậy, việc lưu hóa đơn điện tử đúng định dạng, đầy đủ dữ liệu và dễ tra cứu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định, mà còn góp phần tối ưu hóa quy trình tài chính – kế toán, hạn chế rủi ro và nâng cao tính chuyên nghiệp.
2. Quy định pháp lý về lưu trữ hóa đơn điện tử
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử hiện được thực hiện theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử; Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính. Các văn bản này có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, thay thế và cập nhật nhiều quy định trước đây về quản lý, sử dụng và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh cần lưu ý các yêu cầu sau khi lưu trữ hóa đơn điện tử:
- Đảm bảo tính toàn vẹn, đầy đủ và bảo mật của dữ liệu: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn, không bị chỉnh sửa, thay đổi nội dung hoặc mất mát trong suốt thời gian lưu giữ.
- Lưu trữ đúng thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán: Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán nên phải được lưu giữ tối thiểu 10 năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu: Hóa đơn điện tử phải được bảo quản dưới dạng dữ liệu điện tử, bảo đảm có thể tra cứu, truy xuất và in ra khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
- Được lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể lưu hóa đơn trên máy chủ nội bộ, thiết bị lưu trữ, nền tảng điện toán đám mây (Cloud) hoặc phần mềm hóa đơn điện tử, miễn đáp ứng các yêu cầu về an toàn dữ liệu và khả năng truy xuất theo quy định.
- Trách nhiệm lưu trữ:
- Người bán có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hóa đơn điện tử đã phát hành.
- Người mua cần lưu giữ hóa đơn đầu vào để phục vụ kê khai thuế, hạch toán chi phí, đối chiếu công nợ và giải trình với cơ quan quản lý khi cần.
Việc tuân thủ đúng các quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu, hỗ trợ tra cứu nhanh chóng và thuận lợi trong quá trình thanh tra, kiểm tra hoặc quyết toán thuế.
Xem thêm: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế và có mã khác nhau như thế nào? [Cập nhật 2025]
3. 6 cách lưu hóa đơn điện tử đơn giản, hiệu quả
Tùy theo quy mô kinh doanh và thói quen quản lý, bạn có thể lựa chọn 1 hoặc kết hợp nhiều cách lưu hóa đơn điện tử dưới đây để đảm bảo an toàn và dễ tra cứu khi cần.
3.1. Tạo một email riêng để nhận & lưu hóa đơn
Tạo một địa chỉ email chuyên biệt chỉ để nhận hóa đơn điện tử đầu vào từ nhà cung cấp là cách làm đơn giản nhưng hiệu quả. Ưu điểm của phương pháp này:
- Dễ kiểm soát: không bị lẫn lộn với email công việc.
- Có thể thiết lập nhãn (label), bộ lọc (filter) để phân loại hóa đơn theo nhà cung cấp hoặc tháng phát sinh.
- Dễ tìm lại khi cần, không sợ mất nếu máy tính hỏng.
Lưu ý: Cần bảo mật tốt tài khoản email (2 lớp xác minh), thường xuyên kiểm tra để tránh bỏ sót hóa đơn gửi về.
3.2. Lưu hóa đơn dưới dạng file XML và PDF trên máy tính, ổ cứng
Hầu hết các hệ thống hóa đơn hiện nay đều cung cấp định dạng XML (file gốc chuẩn cơ quan thuế) và bản PDF để dễ đọc, in ấn.
- Bạn nên lưu cả 2 file: XML dùng cho kê khai thuế, còn PDF để in hoặc gửi cho khách hàng.
- Nên phân loại theo năm/tháng hoặc mã số thuế đối tác để tiện tra cứu.
Gợi ý cách đặt tên file: 2025-06-15_Hoa-don_MST-ABC123.xml
Xem thêm: File XML hóa đơn điện tử là gì? Cách đọc file, tải về và lưu trữ đơn giản, chính xác
3.3. Sử dụng Google Drive hoặc OneDrive để lưu trữ online
Lưu hóa đơn trên nền tảng điện toán đám mây giúp:
- Truy cập mọi lúc mọi nơi, không phụ thuộc vào thiết bị.
- Dễ chia sẻ nội bộ, đặc biệt hữu ích cho nhóm kế toán hoặc kiểm toán.
- Có khả năng phục hồi dữ liệu nếu mất máy tính.
Lưu ý: Cần bật tính năng sao lưu tự động, phân quyền chặt chẽ để tránh rò rỉ dữ liệu.
3.4. In hóa đơn giấy (nếu cần) để lưu trữ vật lý
Dù không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy, nhưng với một số hóa đơn quan trọng (liên quan đến ngân hàng, pháp lý...) thì bản in vẫn giúp lưu hồ sơ dễ hơn.
- Nên in kèm mã QR và ký hiệu hóa đơn để tiện kiểm tra.
- Bản in không thay thế bản điện tử, chỉ dùng để tra cứu nhanh.
3.5. Dùng bảng kê Excel để ghi chú và tra cứu hóa đơn
Lập file Excel ghi lại các thông tin cơ bản như:
- Số hóa đơn, ngày phát hành, tên đơn vị bán/mua, mã số thuế, giá trị hóa đơn, link lưu file…
- Gắn link đến file PDF/XML tương ứng trên Drive hoặc máy tính.
Cách này giúp kiểm soát tổng quan và tìm hóa đơn nhanh, đặc biệt khi khối lượng lớn.
3.6. Quản lý hóa đơn bằng phần mềm chuyên dụng
Phần mềm hóa đơn điện tử như Sapo Invoice cung cấp các tính năng:
- Tự động lưu trữ hóa đơn theo lô, theo mã số thuế, theo khách hàng.
- Hỗ trợ tìm kiếm hóa đơn cũ theo mã số, từ khóa, thời gian.
- Có cảnh báo nếu dữ liệu chưa đầy đủ hoặc hóa đơn không hợp lệ.
- Đồng bộ với phần mềm bán hàng, kế toán – giảm tối đa thao tác thủ công.
Đây là giải pháp phù hợp với hộ kinh doanh chuyên nghiệp hoặc doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình kế toán.
4. Cách lưu hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra – Có gì khác nhau?
Về nguyên tắc, hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra đều phải được lưu trữ đầy đủ, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng tra cứu trong suốt thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật. Pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phải lưu hai loại hóa đơn này ở hai hệ thống hoặc hai nơi khác nhau. Tuy nhiên, việc phân loại và lưu trữ riêng là cần thiết để thuận tiện cho công tác kế toán, kê khai thuế, đối chiếu chứng từ và tra cứu khi cần.
| Tiêu chí | Hóa đơn điện tử đầu vào | Hóa đơn điện tử đầu ra |
|---|---|---|
| Nguồn phát sinh | Nhận từ nhà cung cấp khi mua hàng hóa, dịch vụ | Do doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phát hành khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ |
| Mục đích lưu trữ | Hạch toán chi phí, kê khai và khấu trừ thuế (nếu đủ điều kiện), đối chiếu với nhà cung cấp | Quản lý doanh thu, kê khai thuế, đối chiếu với khách hàng và cơ quan thuế |
| Định dạng nên lưu | Lưu đồng thời file XML và PDF (nếu có) | Lưu đồng thời file XML và PDF (nếu có) |
| Cách sắp xếp | Theo nhà cung cấp, thời gian hoặc kỳ kê khai thuế | Theo số hóa đơn, thời gian phát hành hoặc khách hàng |
| Thời gian lưu trữ | Theo quy định của pháp luật về kế toán | Theo quy định của pháp luật về kế toán |
Để việc quản lý hiệu quả hơn, doanh nghiệp nên tạo hai danh mục riêng cho hóa đơn đầu vào và đầu ra trên phần mềm hoặc hệ thống lưu trữ. Đồng thời, cần thống nhất cách đặt tên file, phân loại theo tháng hoặc năm và thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ. Cách tổ chức này giúp kế toán dễ dàng tra cứu, đối chiếu số liệu, lập báo cáo tài chính và xuất trình hóa đơn nhanh chóng khi cơ quan thuế yêu cầu.
5. Lưu ý quan trọng khi lưu hóa đơn điện tử
Dù việc lưu hóa đơn điện tử có thể linh hoạt theo nhiều hình thức, người dùng vẫn cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp, dễ truy xuất và an toàn dữ liệu:
- Luôn lưu file XML gốc: Đây là định dạng chuẩn theo quy định của Tổng cục Thuế. File PDF chỉ mang tính minh họa, không có giá trị pháp lý nếu không kèm theo XML đã ký số.
- Không chỉnh sửa nội dung file: Hóa đơn điện tử đã ký số thì mọi chỉnh sửa (dù nhỏ) đều làm mất giá trị pháp lý. Tuyệt đối không mở XML bằng phần mềm soạn thảo và ghi đè.
- Đặt tên file và thư mục rõ ràng: Nên đặt theo cấu trúc Ngày phát hành – Mã số thuế – Số hóa đơn để dễ lọc và đối chiếu sau này. Ví dụ: 2025-06-18_MST0123456789_HD0012.xml.
- Sao lưu định kỳ: Lưu hóa đơn ở ít nhất 2 nơi (máy tính + Drive, USB + phần mềm...), đề phòng sự cố mất điện, hỏng ổ cứng hoặc rò rỉ dữ liệu.
- Phân quyền truy cập: Nếu lưu hóa đơn trên cloud hoặc hệ thống nội bộ, cần giới hạn quyền truy cập theo vai trò người dùng để đảm bảo an toàn thông tin.
- Lưu kèm chứng từ liên quan: Với hóa đơn đầu vào – nên lưu kèm phiếu chi, hợp đồng, biên bản bàn giao (nếu có). Với hóa đơn đầu ra – có thể lưu thêm chứng từ thanh toán, vận đơn…
- Tuân thủ thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định. Trường hợp hóa đơn liên quan đến tài sản cố định, hồ sơ vay vốn… nên cân nhắc lưu lâu hơn.
| Phương pháp | Chi phí | Mức độ an toàn | Khả năng tra cứu | Phù hợp với |
|---|---|---|---|---|
| Lưu trên máy tính cá nhân | Thấp | Thấp | Trung bình | Hộ kinh doanh, cửa hàng nhỏ, số lượng hóa đơn ít |
| Lưu trên ổ cứng ngoài/USB | Thấp | Trung bình | Hạn chế | Sao lưu dự phòng, lưu trữ ngoại tuyến |
| Lưu trên máy chủ nội bộ (Server) | Cao | Cao | Tốt | Doanh nghiệp có hạ tầng CNTT và lượng hóa đơn lớn |
| Lưu trên nền tảng Cloud (Google Drive, OneDrive...) | Thấp - Trung bình | Cao | Rất tốt | Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần truy cập dữ liệu từ nhiều thiết bị |
| Lưu trên phần mềm hóa đơn điện tử | Trung bình | Rất cao | Rất tốt | Doanh nghiệp, hộ kinh doanh thường xuyên phát hành và quản lý hóa đơn |
| Kết hợp nhiều phương pháp | Trung bình | Rất cao | Rất tốt | Doanh nghiệp muốn tăng cường bảo mật và giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu |
Lời khuyên: Đối với hầu hết doanh nghiệp và hộ kinh doanh hiện nay, phương án lưu trữ trên phần mềm hóa đơn điện tử kết hợp sao lưu trên nền tảng Cloud hoặc ổ cứng ngoài là lựa chọn tối ưu. Cách này vừa đảm bảo an toàn dữ liệu, vừa giúp tra cứu nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro khi xảy ra sự cố về thiết bị hoặc hệ thống.
6. Quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn với Sapo Invoice
Nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn lưu hóa đơn điện tử rải rác trên máy tính, USB hoặc các nền tảng lưu trữ đám mây. Điều này khiến việc tìm kiếm hóa đơn mất nhiều thời gian, dễ thất lạc dữ liệu khi thay đổi thiết bị hoặc nhân sự, đồng thời tiềm ẩn rủi ro không thể xuất trình đầy đủ hồ sơ khi cơ quan thuế yêu cầu.
Với Sapo Invoice, toàn bộ hóa đơn điện tử được lưu trữ tập trung trên một hệ thống duy nhất, giúp người dùng dễ dàng tra cứu theo thời gian, mã hóa đơn hoặc thông tin khách hàng chỉ trong vài giây. Dữ liệu được quản lý đồng bộ, hạn chế tình trạng lưu trữ phân tán hoặc bỏ sót hóa đơn.
Bên cạnh việc lưu trữ, Sapo Invoice còn hỗ trợ doanh nghiệp phát hành, quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử trên cùng một nền tảng. Người dùng không cần tải và sắp xếp từng file thủ công mà vẫn có thể quản lý đầy đủ hóa đơn đầu ra, giảm đáng kể khối lượng công việc kế toán.
Ngoài ra, dữ liệu hóa đơn được lưu trữ theo quy định hiện hành, hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu, tra cứu và xuất trình khi cần làm việc với cơ quan thuế. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu, tiết kiệm thời gian quản lý và nâng cao hiệu quả vận hành.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp vừa đáp ứng yêu cầu về hóa đơn điện tử, vừa giúp lưu trữ an toàn và quản lý tập trung, Sapo Invoice là lựa chọn phù hợp cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp ở mọi quy mô.
7. Câu hỏi thường gặp về cách lưu hóa đơn điện tử
Hóa đơn đã gửi qua email rồi có cần lưu lại nữa không?
Có. Email chỉ là một kênh chuyển tiếp hóa đơn, không đảm bảo khả năng truy xuất lâu dài. Bạn vẫn nên lưu file XML và PDF vào hệ thống nội bộ hoặc phần mềm lưu trữ để chủ động tra cứu và tránh mất dữ liệu nếu hộp thư bị đầy, xóa nhầm hoặc bị khóa.
Lưu hóa đơn trên Google Drive có được xem là hợp lệ không?
Có, nếu file là bản gốc chưa chỉnh sửa. Theo quy định, bạn được phép lưu hóa đơn điện tử trên các nền tảng lưu trữ đám mây như Google Drive, OneDrive… miễn là đảm bảo toàn vẹn dữ liệu và có thể xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Có thể chỉ lưu hóa đơn dưới dạng ảnh chụp hoặc bản in không?
Không nên. Ảnh chụp hoặc bản in không có giá trị pháp lý nếu không đi kèm file XML gốc đã ký số. Những bản này chỉ mang tính hỗ trợ đọc và tra cứu. Khi quyết toán thuế hoặc kiểm tra, bạn bắt buộc phải nộp file điện tử định dạng đúng.
Có cần lưu hóa đơn đầu ra sau khi đã phát hành trên phần mềm không?
Có. Dù phần mềm phát hành hóa đơn đã lưu trữ mặc định, bạn vẫn nên xuất bản sao định kỳ hoặc cấu hình sao lưu tự động. Việc này giúp tránh rủi ro mất dữ liệu khi thay đổi phần mềm, mất tài khoản hoặc chuyển hệ thống.
Lưu hóa đơn điện tử đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật, mà còn đảm bảo dữ liệu luôn an toàn, dễ tra cứu khi cần. Thay vì quản lý thủ công dễ sai sót, bạn có thể sử dụng phần mềm như Sapo Invoice để tự động lưu trữ hóa đơn ngay sau khi phát hành, phân loại theo mã số thuế, thời gian, khách hàng và kết nối liền mạch với bán hàng, kế toán. Dùng thử miễn phí ngay hôm nay để quản lý hóa đơn đơn giản, khoa học và chuẩn chỉnh hơn mỗi ngày.
