Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh đáp ứng yêu cầu pháp lý, mà còn tránh rủi ro mất dữ liệu, sai sót sổ sách khi quyết toán thuế hoặc đối soát công nợ. Tuy nhiên, không ít người vẫn lúng túng trong việc nên lưu hóa đơn ở đâu, theo định dạng nào, cần lưu những gì, và cách tra cứu lại khi cần. Bài viết dưới đây Sapo sẽ hướng dẫn chi tiết cách lưu hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra, theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, đồng thời gợi ý những công cụ hỗ trợ giúp việc lưu trữ trở nên nhanh chóng, khoa học và an toàn hơn.
1. Vì sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách?
Lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là công việc quan trọng trong quá trình vận hành tài chính – kế toán của mỗi doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Nếu không được lưu trữ đúng cách, người dùng có thể gặp phải các rủi ro nghiêm trọng như:
- Mất dữ liệu quan trọng: Hóa đơn không còn trên hệ thống, không thể phục vụ cho việc đối chiếu, hoàn thuế hoặc báo cáo thuế.
- Bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế: Theo quy định, người bán phải lưu trữ hóa đơn trong thời hạn tối thiểu 10 năm. Nếu không lưu đúng hoặc làm mất, có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Ảnh hưởng đến công tác kế toán – kiểm toán: Thiếu hóa đơn gây sai lệch sổ sách, làm khó quá trình quyết toán, kiểm tra nội bộ hoặc kiểm toán độc lập.
- Gây khó khăn cho khách hàng: Trường hợp cần gửi lại hóa đơn để bảo hành, hoàn tiền hoặc bổ sung hồ sơ, nếu người bán không lưu trữ đầy đủ thì trải nghiệm khách hàng sẽ bị ảnh hưởng.
Vì vậy, việc lưu hóa đơn điện tử đúng định dạng, đầy đủ dữ liệu và dễ tra cứu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định, mà còn góp phần tối ưu hóa quy trình tài chính – kế toán, hạn chế rủi ro và nâng cao tính chuyên nghiệp.
2. Quy định pháp lý về lưu trữ hóa đơn điện tử
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định rõ tại một số văn bản pháp luật quan trọng như:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ
- Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13
Dưới đây là các điểm chính doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần lưu ý:
- Thời hạn lưu trữ: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, tính từ thời điểm phát hành. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, đối chiếu số liệu.
- Hình thức lưu trữ: Có thể lưu trữ trên hệ thống điện tử nội bộ, thiết bị lưu trữ ngoài (USB, ổ cứng...), hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ dữ liệu điện tử của bên thứ ba (cloud, phần mềm hóa đơn…).
- Định dạng hóa đơn: Phải lưu trữ hóa đơn ở định dạng chuẩn XML do Tổng cục Thuế quy định. Ngoài ra, nhiều đơn vị thường lưu kèm theo bản PDF/PDF ký số để thuận tiện tra cứu và in ấn.
- Yêu cầu tính toàn vẹn: Hóa đơn lưu trữ phải giữ nguyên trạng thái dữ liệu, đảm bảo không bị sửa đổi, thêm bớt. Trường hợp cần ký số lại (với file PDF) thì vẫn phải lưu file gốc XML.
- Trách nhiệm lưu trữ: Thuộc về người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nếu là hóa đơn đầu vào thì người mua cần lưu trữ để phục vụ hạch toán chi phí, kê khai thuế hoặc đối soát.
Việc hiểu rõ và tuân thủ đúng các quy định trên sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối pháp lý và xử phạt không đáng có trong quá trình hoạt động.
Xem thêm: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế và có mã khác nhau như thế nào? [Cập nhật 2025]
3. 6 cách lưu hóa đơn điện tử đơn giản, hiệu quả
Tùy theo quy mô kinh doanh và thói quen quản lý, bạn có thể lựa chọn 1 hoặc kết hợp nhiều cách lưu hóa đơn điện tử dưới đây để đảm bảo an toàn và dễ tra cứu khi cần.
3.1. Tạo một email riêng để nhận & lưu hóa đơn
Tạo một địa chỉ email chuyên biệt chỉ để nhận hóa đơn điện tử đầu vào từ nhà cung cấp là cách làm đơn giản nhưng hiệu quả. Ưu điểm của phương pháp này:
- Dễ kiểm soát: không bị lẫn lộn với email công việc.
- Có thể thiết lập nhãn (label), bộ lọc (filter) để phân loại hóa đơn theo nhà cung cấp hoặc tháng phát sinh.
- Dễ tìm lại khi cần, không sợ mất nếu máy tính hỏng.
Lưu ý: Cần bảo mật tốt tài khoản email (2 lớp xác minh), thường xuyên kiểm tra để tránh bỏ sót hóa đơn gửi về.
3.2. Lưu hóa đơn dưới dạng file XML và PDF trên máy tính, ổ cứng
Hầu hết các hệ thống hóa đơn hiện nay đều cung cấp định dạng XML (file gốc chuẩn cơ quan thuế) và bản PDF để dễ đọc, in ấn.
- Bạn nên lưu cả 2 file: XML dùng cho kê khai thuế, còn PDF để in hoặc gửi cho khách hàng.
- Nên phân loại theo năm/tháng hoặc mã số thuế đối tác để tiện tra cứu.
Gợi ý cách đặt tên file: 2025-06-15_Hoa-don_MST-ABC123.xml
Xem thêm: File XML hóa đơn điện tử là gì? Cách đọc file, tải về và lưu trữ đơn giản, chính xác
3.3. Sử dụng Google Drive hoặc OneDrive để lưu trữ online
Lưu hóa đơn trên nền tảng điện toán đám mây giúp:
- Truy cập mọi lúc mọi nơi, không phụ thuộc vào thiết bị.
- Dễ chia sẻ nội bộ, đặc biệt hữu ích cho nhóm kế toán hoặc kiểm toán.
- Có khả năng phục hồi dữ liệu nếu mất máy tính.
Lưu ý: Cần bật tính năng sao lưu tự động, phân quyền chặt chẽ để tránh rò rỉ dữ liệu.
3.4. In hóa đơn giấy (nếu cần) để lưu trữ vật lý
Dù không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy, nhưng với một số hóa đơn quan trọng (liên quan đến ngân hàng, pháp lý...) thì bản in vẫn giúp lưu hồ sơ dễ hơn.
- Nên in kèm mã QR và ký hiệu hóa đơn để tiện kiểm tra.
- Bản in không thay thế bản điện tử, chỉ dùng để tra cứu nhanh.
3.5. Dùng bảng kê Excel để ghi chú và tra cứu hóa đơn
Lập file Excel ghi lại các thông tin cơ bản như:
- Số hóa đơn, ngày phát hành, tên đơn vị bán/mua, mã số thuế, giá trị hóa đơn, link lưu file…
- Gắn link đến file PDF/XML tương ứng trên Drive hoặc máy tính.
Cách này giúp kiểm soát tổng quan và tìm hóa đơn nhanh, đặc biệt khi khối lượng lớn.
3.6. Quản lý hóa đơn bằng phần mềm chuyên dụng
Phần mềm hóa đơn điện tử như Sapo Invoice, MISA, VNPT... cung cấp các tính năng:
- Tự động lưu trữ hóa đơn theo lô, theo mã số thuế, theo khách hàng.
- Hỗ trợ tìm kiếm hóa đơn cũ theo mã số, từ khóa, thời gian.
- Có cảnh báo nếu dữ liệu chưa đầy đủ hoặc hóa đơn không hợp lệ.
- Đồng bộ với phần mềm bán hàng, kế toán – giảm tối đa thao tác thủ công.
Đây là giải pháp phù hợp với hộ kinh doanh chuyên nghiệp hoặc doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình kế toán.
4. Cách lưu hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra – Có gì khác nhau?
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa cách lưu hóa đơn đầu vào (nhận từ nhà cung cấp) và hóa đơn đầu ra (do chính mình phát hành). Thực tế, hai loại này có mục đích sử dụng khác nhau, nên cách lưu cũng có những điểm cần lưu ý riêng.
4.1. Cách lưu hóa đơn điện tử đầu vào từ nhà cung cấp
Mục đích: Ghi nhận chi phí, kê khai thuế đầu vào, đối soát công nợ.
Cách lưu khuyến nghị:
- Lưu bản XML do nhà cung cấp gửi (qua email hoặc phần mềm).
- Lưu kèm bản PDF (nếu có) để tiện xem trước nội dung.
- Ghi chú rõ thông tin nhà cung cấp, mã số thuế, ngày nhận.
- Có thể dùng bảng Excel hoặc phần mềm kế toán để liên kết dữ liệu.
Lưu ý: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của hóa đơn trước khi lưu. Tránh lưu nhầm hóa đơn sai định danh, hóa đơn hủy hoặc trùng lặp.
4.2. Cách lưu hóa đơn điện tử đầu ra sau khi phát hành cho khách
Mục đích: Làm căn cứ ghi nhận doanh thu, kê khai thuế đầu ra, lưu trữ phục vụ tra soát khi khách cần hóa đơn lại.
Cách lưu khuyến nghị:
- Lưu bản hóa đơn XML gốc đã ký số và gửi thành công cho cơ quan thuế.
- Lưu bản PDF có ký số hoặc mã tra cứu, dùng khi cần gửi lại cho khách hàng.
- Sắp xếp hóa đơn theo số hóa đơn, loại hóa đơn (GTGT, bán hàng…) và thời gian phát hành.
- Nếu dùng phần mềm phát hành hóa đơn, có thể lưu trữ tự động trên hệ thống hoặc tải bản sao lưu định kỳ.
Lưu ý: Nên kiểm tra trạng thái hóa đơn sau khi phát hành (thành công, lỗi, bị từ chối...) và chỉ lưu những hóa đơn đã hợp lệ.
5. Lưu ý quan trọng khi lưu hóa đơn điện tử
Dù việc lưu hóa đơn điện tử có thể linh hoạt theo nhiều hình thức, người dùng vẫn cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp, dễ truy xuất và an toàn dữ liệu:
- Luôn lưu file XML gốc: Đây là định dạng chuẩn theo quy định của Tổng cục Thuế. File PDF chỉ mang tính minh họa, không có giá trị pháp lý nếu không kèm theo XML đã ký số.
- Không chỉnh sửa nội dung file: Hóa đơn điện tử đã ký số thì mọi chỉnh sửa (dù nhỏ) đều làm mất giá trị pháp lý. Tuyệt đối không mở XML bằng phần mềm soạn thảo và ghi đè.
- Đặt tên file và thư mục rõ ràng: Nên đặt theo cấu trúc Ngày phát hành – Mã số thuế – Số hóa đơn để dễ lọc và đối chiếu sau này. Ví dụ: 2025-06-18_MST0123456789_HD0012.xml.
- Sao lưu định kỳ: Lưu hóa đơn ở ít nhất 2 nơi (máy tính + Drive, USB + phần mềm...), đề phòng sự cố mất điện, hỏng ổ cứng hoặc rò rỉ dữ liệu.
- Phân quyền truy cập: Nếu lưu hóa đơn trên cloud hoặc hệ thống nội bộ, cần giới hạn quyền truy cập theo vai trò người dùng để đảm bảo an toàn thông tin.
- Lưu kèm chứng từ liên quan: Với hóa đơn đầu vào – nên lưu kèm phiếu chi, hợp đồng, biên bản bàn giao (nếu có). Với hóa đơn đầu ra – có thể lưu thêm chứng từ thanh toán, vận đơn…
- Tuân thủ thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định. Trường hợp hóa đơn liên quan đến tài sản cố định, hồ sơ vay vốn… nên cân nhắc lưu lâu hơn.
6. Gợi ý phần mềm hỗ trợ lưu hóa đơn điện tử dễ dàng
Với những đơn vị phát hành hoặc nhận hàng trăm hóa đơn mỗi tháng, việc lưu trữ thủ công sẽ nhanh chóng trở nên quá tải và dễ sai sót. Lúc này, sử dụng phần mềm hỗ trợ sẽ giúp bạn quản lý hóa đơn khoa học hơn, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Dưới đây là một số tính năng cần có của phần mềm hỗ trợ lưu hóa đơn điện tử:
- Tự động lưu trữ theo từng hóa đơn phát hành
Phần mềm sẽ tự động tạo bản sao XML và PDF của từng hóa đơn ngay sau khi ký số và phát hành thành công, đảm bảo không bị sót hóa đơn. - Lưu trữ tập trung, dễ tra cứu theo mã số thuế, khách hàng hoặc thời gian
Người dùng có thể tìm nhanh hóa đơn theo nhiều tiêu chí, không mất thời gian mở từng file. - Phân quyền người dùng và theo dõi lịch sử thao tác
Giúp quản lý dữ liệu chặt chẽ, tránh tình trạng chỉnh sửa hoặc xóa nhầm hóa đơn. - Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng, kế toán
Tạo hóa đơn ngay từ giao diện bán hàng, đồng thời lưu và đồng bộ dữ liệu tự động – giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót. - Sao lưu định kỳ và cảnh báo dữ liệu bất thường
Tự động sao lưu lên hệ thống cloud, đồng thời cảnh báo nếu thiếu hóa đơn, hóa đơn chưa gửi, hoặc sai mã số thuế khách hàng.
Gợi ý:
Bạn có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử Sapo Invoice – giải pháp đã được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái quản lý bán hàng Sapo. Sapo Invoice không chỉ giúp phát hành hóa đơn nhanh chóng mà còn tự động lưu trữ, phân loại và đồng bộ toàn bộ dữ liệu trên hệ thống – phù hợp cho cả hộ kinh doanh nhỏ lẻ lẫn doanh nghiệp vừa và nhỏ.
7. Câu hỏi thường gặp về cách lưu hóa đơn điện tử
Hóa đơn đã gửi qua email rồi có cần lưu lại nữa không?
Có. Email chỉ là một kênh chuyển tiếp hóa đơn, không đảm bảo khả năng truy xuất lâu dài. Bạn vẫn nên lưu file XML và PDF vào hệ thống nội bộ hoặc phần mềm lưu trữ để chủ động tra cứu và tránh mất dữ liệu nếu hộp thư bị đầy, xóa nhầm hoặc bị khóa.
Lưu hóa đơn trên Google Drive có được xem là hợp lệ không?
Có, nếu file là bản gốc chưa chỉnh sửa. Theo quy định, bạn được phép lưu hóa đơn điện tử trên các nền tảng lưu trữ đám mây như Google Drive, OneDrive… miễn là đảm bảo toàn vẹn dữ liệu và có thể xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Có thể chỉ lưu hóa đơn dưới dạng ảnh chụp hoặc bản in không?
Không nên. Ảnh chụp hoặc bản in không có giá trị pháp lý nếu không đi kèm file XML gốc đã ký số. Những bản này chỉ mang tính hỗ trợ đọc và tra cứu. Khi quyết toán thuế hoặc kiểm tra, bạn bắt buộc phải nộp file điện tử định dạng đúng.
Có cần lưu hóa đơn đầu ra sau khi đã phát hành trên phần mềm không?
Có. Dù phần mềm phát hành hóa đơn đã lưu trữ mặc định, bạn vẫn nên xuất bản sao định kỳ hoặc cấu hình sao lưu tự động. Việc này giúp tránh rủi ro mất dữ liệu khi thay đổi phần mềm, mất tài khoản hoặc chuyển hệ thống.
Thời hạn lưu trữ hóa đơn là bao lâu?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm kể từ ngày phát hành. Trường hợp hóa đơn liên quan đến giao dịch tài chính dài hạn, bạn có thể cân nhắc lưu trữ lâu hơn.
Lưu hóa đơn điện tử đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật, mà còn đảm bảo dữ liệu luôn an toàn, dễ tra cứu khi cần. Thay vì quản lý thủ công dễ sai sót, bạn có thể sử dụng phần mềm như Sapo Invoice để tự động lưu trữ hóa đơn ngay sau khi phát hành, phân loại theo mã số thuế, thời gian, khách hàng và kết nối liền mạch với bán hàng, kế toán. Dùng thử miễn phí ngay hôm nay để quản lý hóa đơn đơn giản, khoa học và chuẩn chỉnh hơn mỗi ngày.
