Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh thường gặp thắc mắc: hóa đơn có mã của cơ quan thuế là gì? Hóa đơn không có mã thì có hợp lệ không? Nên dùng loại nào để không bị sai luật, không bị phạt? Những câu hỏi tưởng đơn giản nhưng nếu hiểu sai – hoặc áp dụng nhầm – có thể dẫn đến rủi ro lớn về thuế, chi phí và uy tín kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt rõ hai loại hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất 2025, chỉ ra ưu – nhược điểm, đối tượng áp dụng và cách tra cứu hợp lệ.
1. Hóa đơn có mã của cơ quan thuế là gì? Hóa đơn không có mã là gì?
Trong hệ thống hóa đơn điện tử hiện hành, hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế là hai loại phổ biến, được sử dụng tùy theo mô hình và quy mô kinh doanh. Việc hiểu rõ hai loại hóa đơn này không chỉ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn tránh những rủi ro về thuế sau này.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi người bán gửi hóa đơn cho người mua. Mã này thường bao gồm một dãy số giao dịch và chuỗi ký tự mã hóa, đảm bảo tính hợp lệ và chống làm giả.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn do doanh nghiệp/tổ chức tự phát hành, không cần xin cấp mã trước từ cơ quan thuế. Tuy nhiên, loại hóa đơn này chỉ được sử dụng khi đáp ứng đủ điều kiện theo quy định và vẫn phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế chậm nhất trong ngày phát hành.
Tiêu chí | Hóa đơn có mã của cơ quan thuế | Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế |
Mã hóa đơn | Được cấp bởi cơ quan thuế | Không có mã xác thực từ cơ quan thuế |
Đối tượng sử dụng | Phần lớn doanh nghiệp, hộ KD | DN đáp ứng điều kiện theo quy định |
Thời điểm gửi cho CQT | Trước khi gửi cho người mua | Cùng ngày gửi cho người mua |
Độ an toàn pháp lý | Cao, dễ tra cứu và xác minh | Phụ thuộc tính tuân thủ của DN |
Ví dụ: Một cửa hàng tạp hóa nhỏ thường sẽ sử dụng hóa đơn có mã qua phần mềm hóa đơn điện tử như Sapo Invoice. Trong khi đó, một ngân hàng hoặc hãng hàng không có thể phát hành hóa đơn không có mã, vì đã đăng ký và được cơ quan thuế cho phép.
2. Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không?
Đây là câu hỏi rất thường gặp, đặc biệt từ các hộ kinh doanh nhỏ, chủ shop, hoặc kế toán doanh nghiệp mới bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử. Câu trả lời ngắn gọn là: Có – nhưng phải đúng điều kiện.
Theo Điều 91, Luật Quản lý thuế 2019, và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn không có mã của cơ quan thuế vẫn hợp lệ, nếu:
- Người bán thuộc nhóm doanh nghiệp đủ điều kiện sử dụng hóa đơn không mã;
- Hóa đơn được phát hành đúng quy trình, gửi dữ liệu đến cơ quan thuế đúng thời hạn (trong cùng ngày gửi cho người mua);
- Hóa đơn đảm bảo đầy đủ thông tin bắt buộc theo quy định pháp luật.
Ngược lại, nếu:
- Người bán không thuộc nhóm đối tượng được phép dùng hóa đơn không có mã, hoặc
- Gửi hóa đơn cho người mua nhưng không truyền dữ liệu đến cơ quan thuế, hoặc
- Hóa đơn bị làm giả, sai định dạng, thiếu thông tin bắt buộc…
=> Thì hóa đơn đó không được coi là hợp lệ, và bên mua có thể bị từ chối khấu trừ chi phí, thuế GTGT khi kiểm tra.
Tóm lại, hóa đơn không có mã chỉ hợp lệ khi người bán đủ điều kiện và tuân thủ đúng quy trình. Nếu không chắc chắn, bạn nên sử dụng hóa đơn có mã để tránh rủi ro – đặc biệt với hộ kinh doanh hoặc shop nhỏ chưa có hệ thống kế toán chặt chẽ.
3. Đối tượng nào được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế?
Không phải ai cũng được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, chỉ một số nhóm doanh nghiệp, tổ chức đủ điều kiện mới được áp dụng loại hóa đơn này.
Cụ thể, các đối tượng được sử dụng hóa đơn không có mã bao gồm:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoạt động ổn định và có:
- Hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu kết nối, truyền dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế.
- Tuân thủ tốt nghĩa vụ thuế trong 2 năm liên tục gần nhất, không vi phạm nghiêm trọng về quản lý thuế.
- Có mã số thuế đang hoạt động và không thuộc diện rủi ro cao.
- Một số đơn vị đặc thù như:
- Ngân hàng thương mại
- Tập đoàn, tổng công ty nhà nước
- Hãng hàng không, điện lực, viễn thông, bảo hiểm
→ Các đơn vị này thường có quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, có thể tự lập và gửi hóa đơn cho bên mua mà không cần xin cấp mã từ cơ quan thuế.
- Tổ chức, doanh nghiệp thuộc nhóm được cơ quan thuế đánh giá tin cậy
Được xét duyệt thông qua hồ sơ đăng ký hoặc tự động chuyển đổi từ hệ thống quản lý thuế nếu đủ điều kiện.
Lưu ý:
- Dù không cần xin mã trước, nhưng các đơn vị sử dụng hóa đơn không mã vẫn phải truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế trong cùng ngày gửi hóa đơn cho người mua.
- Nếu bị chuyển sang diện rủi ro cao (ví dụ: nợ thuế, sai phạm trong báo cáo), doanh nghiệp sẽ bị thu hồi quyền sử dụng hóa đơn không có mã và phải chuyển sang dùng hóa đơn có mã ngay lập tức.
Xem thêm: Sau 01/06/2025, Có bắt buộc hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh?
4. Ưu điểm và hạn chế của hóa đơn điện tử có mã và không có mã
Việc lựa chọn sử dụng hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế không chỉ phụ thuộc vào quy định pháp luật, mà còn liên quan đến quy mô doanh nghiệp, tình trạng tuân thủ thuế và mức độ chủ động trong vận hành.
Dưới đây là bảng so sánh giúp bạn hiểu rõ điểm mạnh – điểm yếu của từng loại hóa đơn:
Tiêu chí | Hóa đơn có mã của cơ quan thuế | Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế |
Mức độ an toàn, hợp lệ | Cao – có mã xác thực từ CQT, dễ tra cứu, chống làm giả | Phụ thuộc vào tính tuân thủ và hệ thống nội bộ của DN |
Thủ tục phát hành | Phải gửi lên CQT để xin mã trước khi gửi cho người mua | Chủ động phát hành, chỉ cần gửi dữ liệu cho CQT trong cùng ngày |
Thời gian phát hành | Có thể chậm hơn do phụ thuộc phản hồi từ CQT | Phát hành nhanh, không chờ cấp mã |
Đối tượng sử dụng | Phổ biến với DN nhỏ, hộ kinh doanh, đơn vị rủi ro trung bình – cao | Chỉ DN đủ điều kiện mới được dùng |
Tính minh bạch, kiểm soát | Rõ ràng – do CQT kiểm soát từng hóa đơn trước khi phát hành | Tự chủ, nhưng cần hệ thống kiểm soát nội bộ tốt |
Rủi ro khi sai phạm | Thấp – vì có sự giám sát của cơ quan thuế | Cao – nếu phát hành sai, dễ bị xử phạt, hóa đơn bị coi là không hợp lệ |
Lời khuyên:
- Nếu bạn là hộ kinh doanh, cửa hàng nhỏ, mới sử dụng hóa đơn điện tử → nên chọn hóa đơn có mã để đảm bảo đúng luật và được cơ quan thuế hỗ trợ.
- Nếu bạn là doanh nghiệp lớn, đã có hệ thống quản lý chuyên nghiệp và được phê duyệt bởi cơ quan thuế → có thể sử dụng hóa đơn không có mã để tối ưu tốc độ phát hành.
Xem thêm: Ra mắt Sapo 6870 – Xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền ngay trên điện thoại
5. Cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã và không có mã hợp lệ
Dù bạn sử dụng hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế, việc tra cứu hóa đơn để kiểm tra tính hợp lệ là bước quan trọng để đảm bảo hóa đơn không bị làm giả, không bị từ chối khi hạch toán chi phí, kê khai thuế.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
1. Tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn có mã sẽ có mã giao dịch gồm dãy ký tự dài (34 ký tự) do hệ thống của Tổng cục Thuế cấp. Để kiểm tra:
- Bước 1: Truy cập trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Bước 2: Chọn "Tra cứu hóa đơn"
- Bước 3: Nhập các thông tin:
- Mã số thuế bên bán
- Mẫu số hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Mã xác thực trên hóa đơn
- Bước 4: Nhấn "Tra cứu" để xem kết quả.
Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ nội dung hóa đơn, thời điểm cấp mã, trạng thái hóa đơn (đã gửi, đã hủy...).
2. Tra cứu hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn không có mã vẫn có thể tra cứu được, nhưng sẽ không có chuỗi mã giao dịch xác thực. Cách thực hiện:
- Bước 1: Yêu cầu người bán cung cấp file hóa đơn XML kèm theo bản thể hiện PDF.
- Bước 2: Kiểm tra kỹ các thông tin: tên, địa chỉ, MST bên bán, mã số hóa đơn, định dạng.
- Bước 3: Sử dụng các phần mềm kiểm tra chữ ký số (như Sapo Invoice…) để xác thực hóa đơn được ký số hợp lệ.
Trong một số trường hợp, cơ quan thuế hoặc bên mua có thể yêu cầu file XML gốc để xác thực lại dữ liệu, nên người bán cần lưu trữ đầy đủ và gửi đúng định dạng.
Lưu ý:
- Hóa đơn không thể tra cứu hoặc bị lỗi hiển thị có thể là hóa đơn giả, sai định dạng, chưa truyền dữ liệu đến CQT.
- Nếu bạn là bên mua, hãy ưu tiên lấy hóa đơn có mã để dễ tra cứu và an tâm về pháp lý.
- Với hóa đơn không có mã, chỉ nên chấp nhận nếu rõ ràng đơn vị phát hành là tổ chức lớn, đáng tin cậy hoặc có giải trình rõ ràng.
6. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế
Dưới đây là những thắc mắc thường gặp khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh bắt đầu tiếp cận với hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế – đặc biệt là trong giai đoạn triển khai theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
1. Có thể sử dụng song song hóa đơn có mã và không có mã không?
Được – nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng được sử dụng hóa đơn không có mã, vẫn có thể dùng thêm hóa đơn có mã cho các giao dịch khác. Tuy nhiên:
- Cần thống nhất về loại hóa đơn cho từng nhóm hoạt động để dễ kiểm soát.
- Không nên thay đổi qua lại thường xuyên gây rối cho việc kê khai thuế.
2. Nếu cơ quan thuế từ chối cấp mã hóa đơn thì phải làm sao?
Lý do có thể là:
- Hóa đơn lập thiếu trường thông tin.
- Truyền sai định dạng dữ liệu.
- Gửi lên hệ thống quá muộn hoặc trùng số hóa đơn.
Cách xử lý: Kiểm tra lỗi được trả về từ hệ thống và lập lại hóa đơn mới đúng định dạng. Hệ thống phần mềm đạt chuẩn (như Sapo Invoice, MISA…) thường có báo lỗi chi tiết và hỗ trợ sửa nhanh.
3. Có cần lưu trữ file hóa đơn điện tử không?
Có.
Dù hóa đơn đã gửi về Tổng cục Thuế, doanh nghiệp vẫn phải:
- Lưu trữ bản XML gốc để chứng minh khi thanh tra thuế.
- Lưu cả bản thể hiện (PDF, HTML…) để gửi cho khách hàng và kế toán nội bộ.
Thời hạn lưu: tối thiểu 10 năm, theo quy định tại Luật Kế toán.
4. Hộ kinh doanh nhỏ có bắt buộc dùng hóa đơn có mã không?
Không bắt buộc ngay, nhưng nếu đã sử dụng phần mềm bán hàng, có phát sinh hóa đơn cho khách, thì nên:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế;
- Sử dụng các giải pháp đơn giản như Sapo Invoice trên điện thoại là đủ đáp ứng yêu cầu mới (Nghị quyết 68, NĐ 70).
5. Hóa đơn không có mã có thể bị làm giả không?
Có khả năng cao hơn so với hóa đơn có mã. Vì:
- Không có mã xác thực duy nhất từ cơ quan thuế.
- Phải kiểm tra kỹ qua chữ ký số, phần mềm gốc, và thông tin bên phát hành.
Do đó, nếu bạn là bên mua, nên ưu tiên lấy hóa đơn có mã để đảm bảo an toàn và minh bạch.
Dù là doanh nghiệp lớn hay hộ kinh doanh nhỏ, việc hiểu rõ và sử dụng đúng loại hóa đơn điện tử – có mã hay không có mã của cơ quan thuế – là điều cần thiết để tránh sai sót, đảm bảo tính hợp pháp và thuận lợi trong hoạt động tài chính. Áp dụng đúng sẽ giúp bạn yên tâm hơn khi kê khai thuế, lưu trữ chứng từ và làm việc với đối tác.
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn kết nối Tổng cục Thuế, dễ sử dụng và hỗ trợ cả hóa đơn có mã lẫn không có mã, hãy trải nghiệm ngay Sapo Invoice. Phần mềm hỗ trợ tạo, phát hành và tra cứu hóa đơn mọi lúc, tự động cập nhật theo quy định mới nhất như Nghị định 123 và Nghị định 70. Đặc biệt phù hợp với hộ kinh doanh, cửa hàng bán lẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ.
