Bán hàng không xuất hóa đơn là tình huống thường gặp với hộ kinh doanh, chủ shop nhỏ – đặc biệt khi khách không yêu cầu hóa đơn hoặc giao dịch giá trị thấp. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ quy định mới nhất, bạn có thể bị xử phạt mà không hay biết. Trong bài viết này, Sapo sẽ giúp bạn hiểu rõ khi nào được miễn lập hóa đơn, khi nào bắt buộc phải xuất, và cách xử lý an toàn nếu đã lỡ sai sót.
1. Khi nào bán hàng không cần xuất hóa đơn?
Nhiều hộ kinh doanh và chủ shop hiện nay vẫn băn khoăn không biết: bán hàng không xuất hóa đơn có được không?, có bắt buộc phải lập hóa đơn trong mọi trường hợp hay không?
Thực tế, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được cập nhật mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có một số trường hợp được phép bán hàng không cần xuất hóa đơn, cụ thể như sau:
- Bán lẻ cho cá nhân dưới 200.000 đồng: Nếu khách hàng là cá nhân, mua hàng hóa hoặc dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đồng và không yêu cầu hóa đơn, người bán được phép không xuất hóa đơn mà chỉ cần lập bảng kê cuối ngày.
- Khách không yêu cầu lấy hóa đơn: Trong các giao dịch thông thường, nếu người mua là cá nhân và không có nhu cầu lấy hóa đơn, người bán có thể không lập, nhưng cần ghi nhận đầy đủ doanh thu để phục vụ kê khai thuế.
- Một số trường hợp đặc biệt: Các hoạt động như bán vé tàu, vé số, vé xem phim, bán xăng dầu lẻ, hoặc thi công xây dựng theo tiến độ… có thể áp dụng hình thức chứng từ khác thay cho hóa đơn điện tử thông thường.
- Chưa chuyển giao hàng hóa, dịch vụ: Theo quy định mới trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nếu người bán chưa bàn giao hàng hoặc chưa chuyển quyền sở hữu, thì chưa bắt buộc lập hóa đơn, ngay cả khi đã thu tiền cọc hoặc đặt trước.
Tuy nhiên, dù không cần xuất hóa đơn trong một số trường hợp, người bán vẫn nên ghi chép đầy đủ giao dịch, lập bảng kê hoặc phiếu thu, lưu lại thông tin khách hàng và chứng từ liên quan, tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc quyết toán sau này.
Tóm lại, không phải lúc nào bán hàng không xuất hóa đơn cũng sai, nhưng cần nắm rõ những tình huống được miễn lập hóa đơn theo quy định để tránh vi phạm và bị xử phạt không đáng có.
2. Các mức phạt khi bán hàng không xuất hóa đơn
Không ít hộ kinh doanh, chủ shop vẫn cho rằng nếu khách không lấy hóa đơn thì có thể bỏ qua. Tuy nhiên, theo các quy định hiện hành, hành vi bán hàng không xuất hóa đơn trong các trường hợp bắt buộc sẽ bị xử phạt từ vi phạm hành chính đến truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu trốn thuế.
2.1. Phạt vi phạm hành chính
Đây là mức xử lý phổ biến với những trường hợp lập sai thời điểm, quên lập hoặc lập thiếu hóa đơn, chưa gây hậu quả nghiêm trọng. Cụ thể:
- Từ 500.000 – 1.500.000 đồng: Phạt đối với hành vi không lập hóa đơn nhưng người bán đã khắc phục kịp thời trước khi bị phát hiện, không gây thiệt hại cho ngân sách.
- Từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng: Áp dụng khi lập hóa đơn sai thời điểm, ví dụ đã giao hàng hoặc thu tiền nhưng lập muộn hơn quy định.
- Từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng: Dành cho trường hợp không lập hóa đơn khi đã bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, dù chưa có dấu hiệu gian lận nhưng ảnh hưởng đến việc kê khai thuế.
2.2. Phạt với hành vi trốn thuế
Khi bán hàng không xuất hóa đơn nhằm mục đích che giấu doanh thu, khai báo thấp hơn thực tế hoặc tránh nghĩa vụ thuế, người bán có thể bị xử lý nặng hơn:
- Phạt tiền gấp 1 đến 3 lần số thuế trốn nếu số tiền trốn thuế dưới 100 triệu đồng hoặc chưa đến mức truy cứu hình sự.
- Truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự nếu số tiền trốn thuế từ 100 triệu đồng trở lên, hoặc tái phạm.
Ngoài ra, người bán còn phải nộp lại toàn bộ số thuế đã trốn, cộng với tiền chậm nộp và có thể bị tước quyền sử dụng hóa đơn trong thời gian nhất định.
2.3. Phân biệt giữa “lỗi không xuất” và “gian lận trốn thuế”
Nhiều hộ kinh doanh nhỏ gặp lỗi không lập hóa đơn do thiếu kiến thức, thao tác thủ công hoặc khách không yêu cầu, nhưng không cố tình che giấu doanh thu. Trường hợp này thường được coi là vi phạm hành chính và xử phạt nhẹ nếu chủ động khắc phục.
Tuy nhiên, nếu người bán cố tình không lập hóa đơn nhiều lần, doanh thu lớn, có hệ thống hoặc bị phát hiện trong quá trình thanh tra, sẽ bị xem xét là hành vi trốn thuế với mức xử lý nặng hơn.
Xem thêm: Cập nhật mới nhất về hóa đơn hộ kinh doanh từ 01/06/2025
3. Cách xử lý khi lỡ không xuất hóa đơn
Trong quá trình kinh doanh, việc quên lập hóa đơn hoặc chưa kịp xuất hóa đơn đúng thời điểm là tình huống rất thường gặp, đặc biệt với hộ kinh doanh nhỏ hoặc cửa hàng sử dụng phương thức thủ công. Vậy khi đã bán hàng nhưng chưa lập hóa đơn, phải xử lý ra sao để tránh bị phạt?
3.1. Chủ động lập bổ sung hóa đơn
Nếu phát hiện sớm rằng hóa đơn chưa được lập đúng hạn, người bán nên chủ động xuất bổ sung ngay, nêu rõ lý do trên chứng từ và giữ lại các tài liệu liên quan như phiếu giao hàng, phiếu thu, bảng kê…
Trường hợp chưa bị cơ quan thuế kiểm tra, việc xuất bổ sung sẽ giảm nhẹ đáng kể mức xử phạt và cho thấy người bán có thiện chí tuân thủ.
3.2. Ghi nhận giao dịch bằng chứng từ thay thế
Trong các trường hợp không thể lập hóa đơn (do không có đầu vào, khách không yêu cầu), người bán có thể:
- Lập bảng kê bán hàng trong ngày (áp dụng cho giao dịch dưới 200.000 đồng/lần)
- Lưu phiếu thu tiền, phiếu giao hàng đầy đủ
- Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có chức năng ghi nhận nội bộ, tổng hợp doanh thu theo ca, theo ngày để làm căn cứ sổ sách
Các hình thức này giúp chứng minh rằng hoạt động bán hàng vẫn được theo dõi và ghi nhận trung thực, hỗ trợ tốt khi quyết toán thuế hoặc bị thanh tra đột xuất.
3.3. Giải trình và khắc phục để giảm nhẹ xử phạt
Nếu đã quá thời hạn lập hóa đơn hoặc đã có sai sót, người bán cần giải trình rõ ràng với cơ quan thuế, đồng thời đưa ra các biện pháp khắc phục như:
- Bổ sung chứng từ, hóa đơn còn thiếu
- Cam kết quy trình lập hóa đơn mới để không lặp lại vi phạm
- Xuất trình nhật ký bán hàng, bảng kê, dữ liệu phần mềm (nếu có) để chứng minh không có dấu hiệu gian lận
Trong nhiều trường hợp, hộ kinh doanh chủ động hợp tác và giải trình rõ ràng sẽ được áp dụng mức xử phạt nhẹ hơn, thậm chí có thể được miễn phạt nếu chứng minh không có hành vi trốn thuế.
Xem thêm: Bán hàng không có hóa đơn đầu vào - Chủ shop cần làm gì để tránh rủi ro thuế?
4. Giải pháp hỗ trợ hộ kinh doanh tránh sai sót về hóa đơn
Việc lập hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng minh bạch để mở rộng kinh doanh, dễ dàng vay vốn và tránh rủi ro bị xử phạt. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều chủ shop vẫn đang gặp khó khăn khi:
- Không biết thời điểm nào bắt buộc lập hóa đơn
- Không có quy trình kiểm tra doanh thu cuối ngày
- Ghi chép thủ công, dễ bỏ sót hoặc lập sai thời điểm
- Thiếu kết nối giữa hoạt động bán hàng và lập hóa đơn
Để khắc phục những rủi ro trên, hộ kinh doanh nên ứng dụng các giải pháp phần mềm bán hàng có tích hợp hóa đơn điện tử. Đây là lựa chọn đang được nhiều cửa hàng nhỏ – từ quán ăn, quán cafe đến shop thời trang, tiệm nail… sử dụng vì tính tiện lợi và tiết kiệm chi phí.
Một giải pháp phần mềm hiệu quả sẽ hỗ trợ:
- Tự động ghi nhận giao dịch theo thời gian thực, tránh bỏ sót đơn hàng
- Nhắc lập hóa đơn theo đúng thời điểm giao hàng hoặc thu tiền
- Hỗ trợ lập bảng kê trong trường hợp không xuất hóa đơn (khách không yêu cầu, đơn dưới 200.000 đồng…)
- Kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử hợp lệ, giúp phát hành chuẩn theo Thông tư 78, Nghị định 123 và cập nhật mới nhất từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP
- Lưu trữ lịch sử bán hàng, hóa đơn, công nợ – thuận tiện khi quyết toán hoặc kiểm tra thuế
Ngoài ra, các phần mềm hiện nay còn cung cấp tính năng báo cáo doanh thu, cảnh báo sai sót, giúp hộ kinh doanh kiểm soát dòng tiền chặt chẽ, giảm phụ thuộc vào ghi chép sổ tay hoặc trí nhớ cá nhân.
Tóm lại, thay vì loay hoay ghi nhớ từng quy định và sợ sai sót, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ sẽ giúp hộ kinh doanh chủ động quản lý hóa đơn – chứng từ và vận hành hiệu quả hơn mỗi ngày.
Nếu bạn đang cần một giải pháp bán hàng kèm hóa đơn điện tử đúng chuẩn pháp luật, dễ dùng trên điện thoại và phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ, Sapo 6870 chính là lựa chọn lý tưởng. Chỉ với một thiết bị di động, bạn có thể bán hàng, tính tiền, xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 70 – tất cả gói gọn trong một ứng dụng duy nhất.
5. Câu hỏi thường gặp khi bán hàng không xuất hóa đơn
Bán hàng không xuất hóa đơn có bị phạt không?
Có. Nếu thuộc các trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn (như đã giao hàng, đã thu tiền, khách yêu cầu hóa đơn...) mà không thực hiện đúng, bạn sẽ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt có thể từ vài trăm nghìn đến hàng chục triệu đồng, thậm chí nặng hơn nếu bị xác định là hành vi trốn thuế.
Khách không yêu cầu thì có cần xuất hóa đơn không?
Trong một số trường hợp, nếu người mua là cá nhân, đơn hàng dưới 200.000 đồng và không yêu cầu hóa đơn thì người bán được phép không lập hóa đơn, nhưng phải lập bảng kê cuối ngày và ghi nhận doanh thu đầy đủ.
Bán hàng qua Facebook, Zalo có cần xuất hóa đơn không?
Có. Dù là bán hàng online hay offline, nếu giao dịch phát sinh, hàng đã giao hoặc tiền đã thu thì vẫn phải xuất hóa đơn theo quy định. Không phân biệt kênh bán hàng.
Chưa có đầu vào thì có được xuất hóa đơn không?
Được. Việc có hay không có hóa đơn đầu vào không ảnh hưởng đến nghĩa vụ lập hóa đơn đầu ra. Nếu hàng hóa là tự sản xuất, tự nhập lẻ, bạn vẫn cần xuất hóa đơn đầu ra và có thể bổ sung chứng từ nội bộ (phiếu chi, bảng kê mua hàng…).
Hộ kinh doanh có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?
Theo Nghị định 123 và đặc biệt là Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hầu hết các hộ kinh doanh thuộc diện nộp thuế theo phương pháp kê khai đã bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, nhất là từ ngày 1/6/2025 trở đi. Một số nhóm hộ kinh doanh nhỏ lẻ có thể áp dụng bảng kê nhưng cũng phải ghi nhận doanh thu đầy đủ.
Không có hóa đơn thì kê khai thuế như thế nào?
Trong trường hợp không có hóa đơn đầu vào, người bán có thể lập bảng kê mua hàng, phiếu chi hoặc chứng từ nội bộ. Tuy nhiên, thuế GTGT đầu vào sẽ không được khấu trừ, chỉ được ghi nhận chi phí nếu có đủ căn cứ khác.
Việc bán hàng không xuất hóa đơn không phải lúc nào cũng sai, nhưng nếu không nắm rõ quy định thì rất dễ dẫn đến vi phạm và bị xử phạt. Đặc biệt, từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về thời điểm lập hóa đơn đã được siết chặt hơn nữa, đòi hỏi hộ kinh doanh cần chủ động kiểm soát quy trình bán hàng – xuất hóa đơn.
Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và vận hành hiệu quả, bạn nên sử dụng phần mềm hỗ trợ bán hàng và hóa đơn điện tử – vừa tiết kiệm thời gian, vừa tránh rủi ro trong quá trình kê khai, quyết toán thuế
