Bán hàng không xuất hóa đơn: Khi nào được phép, khi nào bị phạt? [Cập nhật 2025]

Bán hàng không xuất hóa đơn là tình huống thường gặp với hộ kinh doanh, chủ shop nhỏ – đặc biệt khi khách không yêu cầu hóa đơn hoặc giao dịch giá trị thấp. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ quy định mới nhất, bạn có thể bị xử phạt mà không hay biết. Trong bài viết này, Sapo sẽ giúp bạn hiểu rõ khi nào được miễn lập hóa đơn, khi nào bắt buộc phải xuất, và cách xử lý an toàn nếu đã lỡ sai sót.

1. Khi nào bán hàng không cần xuất hóa đơn?

Nhiều hộ kinh doanh và chủ shop hiện nay vẫn băn khoăn không biết: bán hàng không xuất hóa đơn có được không?, có bắt buộc phải lập hóa đơn trong mọi trường hợp hay không?

Theo quy định tại khoản 1 điều 90, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử và giao cho người mua, đảm bảo đầy đủ nội dung và đúng định dạng theo quy định pháp luật về kế toán và thuế, không phân biệt giá trị từng lần giao dịch.

Bên cạnh đó, Khoản 3, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định cụ thể:

"Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này."

Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 01/6/2025. Như vậy, từ thời điểm này, mọi hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập và giao hóa đơn cho người mua, bất kể giá trị từng lần giao dịch, ngoại trừ duy nhất trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất tiếp theo không bắt buộc xuất hóa đơn.

2. Các mức phạt khi bán hàng không xuất hóa đơn

Không ít hộ kinh doanh, chủ shop vẫn cho rằng nếu khách không lấy hóa đơn thì có thể bỏ qua. Tuy nhiên, theo các quy định hiện hành, hành vi bán hàng không xuất hóa đơn trong các trường hợp bắt buộc sẽ bị xử phạt từ vi phạm hành chính đến truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu trốn thuế.

2.1. Phạt vi phạm hành chính

Đây là mức xử lý phổ biến với những trường hợp lập sai thời điểm, quên lập hoặc lập thiếu hóa đơn, chưa gây hậu quả nghiêm trọng. Cụ thể:

• Phạt cảnh cáo với các vi phạm nhẹ khi lập hóa đơn (Áp dụng khi sai sót không làm chậm nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ)
• Phạt từ 500.000 – 1.500.000 đồng khi không lập hóa đơn trong một số trường hợp (Khuyến mại, biếu tặng, trả thay lương, không lập hóa đơn tổng hợp…)
• Phạt từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng khi lập hóa đơn sai thời điểm (Chưa ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế)
• Phạt từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng với các lỗi lập hóa đơn phổ biến (Sai thời điểm, sai loại hóa đơn, sai thứ tự, lập hóa đơn khi chưa được cơ quan thuế chấp thuận…)
• Phạt từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng khi bán hàng không xuất hóa đơn (Áp dụng cho hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ)

2.2. Phạt với hành vi trốn thuế

Các hành vi bị xác định là trốn thuế

Người nộp thuế bị coi là trốn thuế khi thực hiện một trong các hành vi sau:

• Không đăng ký thuế; không nộp hồ sơ khai thuế hoặc nộp chậm quá 90 ngày
• Không ghi chép doanh thu vào sổ sách; không khai hoặc khai sai dẫn đến thiếu thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn, miễn, giảm
• Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ (trừ trường hợp đã kê khai thuế đầy đủ); lập hóa đơn sai số lượng, giá trị để khai thuế thấp hơn thực tế
• Sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn không đúng quy định để làm giảm số thuế phải nộp
• Sử dụng chứng từ, tài liệu không phản ánh đúng giao dịch thực tế; lập hồ sơ hủy hàng hóa, vật tư không đúng thực tế nhằm giảm thuế
• Sử dụng hàng hóa thuộc diện không chịu thuế, miễn thuế sai mục đích nhưng không khai báo với cơ quan thuế
• Vẫn hoạt động kinh doanh trong thời gian tạm ngừng nhưng không thông báo với cơ quan thuế

Mức phạt tiền đối với hành vi trốn thuế

Mức phạt được tính theo số tiền thuế trốn, tùy vào tình tiết vi phạm:

• Phạt 1 lần số thuế trốn: khi có từ một tình tiết giảm nhẹ trở lên
• Phạt 1,5 lần số thuế trốn: khi không có tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ
• Phạt 2 lần số thuế trốn: khi có một tình tiết tăng nặng
• Phạt 2,5 lần số thuế trốn: khi có hai tình tiết tăng nặng
• Phạt 3 lần số thuế trốn: khi có từ ba tình tiết tăng nặng trở lên

2.3. Phân biệt giữa “lỗi không xuất” và “gian lận trốn thuế”

• Cụm từ "lỗi không xuất" mang nghĩa "không xuất hoá đơn": bao gồm cả hành vi vô tình (do thiếu hiểu biết, không có khả năng, khách không yêu cầu, phần mềm lỗi...) và hành vi cố tình (dù biết nhưng vẫn không thực hiện) dẫn đến việc không xuất hoá đơn
• Cụm từ "gian lận trốn thuế": phần lớn là mục đích của hành vi cố tình "không xuất hoá đơn" để giảm số thuế phải nộp

Nghĩa là, "Không xuất hoá đơn" chỉ là một phần của các hành vi trốn thuế, trong khi "gian lận trốn thuế" là một thuật ngữ bao quát cho các hành vi cố ý vi phạm pháp luật thuế để thu lợi bất chính. 

Xem thêm: Cập nhật mới nhất về hóa đơn hộ kinh doanh từ 01/06/2025

3. Cách xử lý khi lỡ không xuất hóa đơn

Trong quá trình kinh doanh, việc quên lập hóa đơn hoặc chưa kịp xuất hóa đơn đúng thời điểm là tình huống rất thường gặp, đặc biệt với hộ kinh doanh nhỏ hoặc cửa hàng sử dụng phương thức thủ công. Vậy khi đã bán hàng nhưng chưa lập hóa đơn, phải xử lý ra sao để tránh bị phạt?

3.1. Chủ động lập bổ sung hóa đơn

Nếu phát hiện sớm rằng hóa đơn chưa được lập đúng hạn, người bán nên chủ động xuất bổ sung ngay, nêu rõ lý do trên chứng từ và giữ lại các tài liệu liên quan như phiếu giao hàng, phiếu thu, bảng kê…

Trường hợp chưa bị cơ quan thuế kiểm tra, việc xuất bổ sung sẽ giảm nhẹ đáng kể mức xử phạt và cho thấy người bán có thiện chí tuân thủ.

3.2. Ghi nhận giao dịch bằng chứng từ thay thế

Trong các trường hợp không thể lập hóa đơn (do không có đầu vào, khách không yêu cầu), người bán có thể:

• Lập bảng kê bán hàng trong ngày (áp dụng cho giao dịch dưới 200.000 đồng/lần)
• Lưu phiếu thu tiền, phiếu giao hàng đầy đủ
• Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có chức năng ghi nhận nội bộ, tổng hợp doanh thu theo ca, theo ngày để làm căn cứ sổ sách

Các hình thức này giúp chứng minh rằng hoạt động bán hàng vẫn được theo dõi và ghi nhận trung thực, hỗ trợ tốt khi quyết toán thuế hoặc bị thanh tra đột xuất.

3.3. Giải trình và khắc phục để giảm nhẹ xử phạt

Nếu đã quá thời hạn lập hóa đơn hoặc đã có sai sót, người bán cần giải trình rõ ràng với cơ quan thuế, đồng thời đưa ra các biện pháp khắc phục như:

• Bổ sung chứng từ, hóa đơn còn thiếu
• Cam kết quy trình lập hóa đơn mới để không lặp lại vi phạm
• Xuất trình nhật ký bán hàng, bảng kê, dữ liệu phần mềm (nếu có) để chứng minh không có dấu hiệu gian lận

Trong nhiều trường hợp, hộ kinh doanh chủ động hợp tác và giải trình rõ ràng sẽ được áp dụng mức xử phạt nhẹ hơn, thậm chí có thể được miễn phạt nếu chứng minh không có hành vi trốn thuế.

Xem thêm: Bán hàng không có hóa đơn đầu vào - Chủ shop cần làm gì để tránh rủi ro thuế?

4. Giải pháp hỗ trợ hộ kinh doanh tránh sai sót về hóa đơn

Việc lập hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng minh bạch để mở rộng kinh doanh, dễ dàng vay vốn và tránh rủi ro bị xử phạt. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều chủ shop vẫn đang gặp khó khăn khi:

• Không biết thời điểm nào bắt buộc lập hóa đơn
• Không có quy trình kiểm tra doanh thu cuối ngày
• Ghi chép thủ công, dễ bỏ sót hoặc lập sai thời điểm
• Thiếu kết nối giữa hoạt động bán hàng và lập hóa đơn

Để khắc phục những rủi ro trên, hộ kinh doanh nên ứng dụng các giải pháp phần mềm bán hàng có tích hợp hóa đơn điện tử. Đây là lựa chọn đang được nhiều cửa hàng nhỏ – từ quán ăn, quán cafe đến shop thời trang, tiệm nail… sử dụng vì tính tiện lợi và tiết kiệm chi phí.

Một giải pháp phần mềm hiệu quả sẽ hỗ trợ:

• Tự động ghi nhận giao dịch theo thời gian thực, tránh bỏ sót đơn hàng
• Nhắc lập hóa đơn theo đúng thời điểm giao hàng hoặc thu tiền
• Kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử hợp lệ, giúp phát hành chuẩn theo Nghị định 123 và cập nhật mới nhất từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP
• Lưu trữ lịch sử bán hàng, hóa đơn, công nợ – thuận tiện khi quyết toán hoặc kiểm tra thuế (nếu cần)

Ngoài ra, các phần mềm hiện nay còn cung cấp tính năng báo cáo doanh thu, cảnh báo sai sót, giúp hộ kinh doanh kiểm soát dòng tiền chặt chẽ, giảm phụ thuộc vào ghi chép sổ tay hoặc trí nhớ cá nhân.

Tóm lại, thay vì loay hoay ghi nhớ từng quy định và sợ sai sót, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ sẽ giúp hộ kinh doanh chủ động quản lý hóa đơn – chứng từ và vận hành hiệu quả hơn mỗi ngày.

Nếu bạn đang cần một giải pháp bán hàng kèm hóa đơn điện tử đúng chuẩn pháp luật, dễ dùng trên điện thoại và phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ, Sapo 6870 chính là lựa chọn lý tưởng. Chỉ với một thiết bị di động, bạn có thể bán hàng, tính tiền, xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 70 – tất cả gói gọn trong một ứng dụng duy nhất.

5. Câu hỏi thường gặp khi bán hàng không xuất hóa đơn

Bán hàng không xuất hóa đơn có bị phạt không?

Có. Nếu thuộc các trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn (như đã giao hàng, đã thu tiền, khách yêu cầu hóa đơn...) mà không thực hiện đúng, bạn sẽ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt có thể từ vài trăm nghìn đến hàng chục triệu đồng, thậm chí nặng hơn nếu bị xác định là hành vi trốn thuế.

Khách không yêu cầu thì có cần xuất hóa đơn không?

Trong một số trường hợp, nếu người mua là cá nhân, đơn hàng dưới 200.000 đồng và không yêu cầu hóa đơn thì người bán được phép không lập hóa đơn, nhưng phải lập bảng kê cuối ngày và ghi nhận doanh thu đầy đủ.

Bán hàng qua Facebook, Zalo có cần xuất hóa đơn không?

Có. Dù là bán hàng online hay offline, nếu giao dịch phát sinh, hàng đã giao hoặc tiền đã thu thì vẫn phải xuất hóa đơn theo quy định. Không phân biệt kênh bán hàng.

Chưa có đầu vào thì có được xuất hóa đơn không?

Được. Việc có hay không có hóa đơn đầu vào không ảnh hưởng đến nghĩa vụ lập hóa đơn đầu ra. Nếu hàng hóa là tự sản xuất, tự nhập lẻ, bạn vẫn cần xuất hóa đơn đầu ra và có thể bổ sung chứng từ nội bộ (phiếu chi, bảng kê mua hàng…).

Không có hóa đơn thì kê khai thuế như thế nào?

Trong trường hợp không có hóa đơn đầu vào, người bán có thể lập bảng kê mua hàng, phiếu chi hoặc chứng từ nội bộ. Tuy nhiên, thuế GTGT đầu vào sẽ không được khấu trừ, chỉ được ghi nhận chi phí nếu có đủ căn cứ khác.

Việc bán hàng không xuất hóa đơn là sai quy định (trừ luân chuyển nội bộ tiếp tục quá trình sản xuất). Đặc biệt, từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về thời điểm lập hóa đơn đã được siết chặt hơn nữa, đòi hỏi hộ kinh doanh cần chủ động kiểm soát quy trình bán hàng – xuất hóa đơn.

Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và vận hành hiệu quả, bạn nên sử dụng phần mềm hỗ trợ bán hàng và hóa đơn điện tử – vừa tiết kiệm thời gian, vừa tránh rủi ro trong quá trình kê khai, quyết toán thuế