Hoa hồng đại lý là gì? Cách hạch toán hoa hồng đại lý

Hoa hồng đại lý là mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ ai khi bắt đầu hợp tác bán hàng. Đây không chỉ là thu nhập chính, mà còn phản ánh chính sách minh bạch và uy tín của thương hiệu. Tuy vậy, nhiều người mới thường chỉ nhìn vào % hoa hồng cao mà bỏ qua điều kiện kèm theo, dẫn đến lợi nhuận thực tế không như kỳ vọng. Bài viết dưới đây của Sapo sẽ giúp bạn hiểu rõ cách tính, các hình thức hoa hồng phổ biến và lưu ý quan trọng để tối ưu thu nhập khi làm đại lý hay cộng tác viên.

1. Hoa hồng đại lý bán hàng là gì?

Hoa hồng là khái niệm được sử dụng rất nhiều trong hoạt động giao thương. Hoa hồng sẽ xuất hiện ở hoạt động trung gian giữa bên mua, bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ với bên có nhu cầu với hàng hóa dịch vụ đó. 

Theo Luật thương mại 1997 và Luật thương mại 2005, hoa hồng hay tiền hoa hồng tại các quy định về đại lý thương mại quy định:

• Theo điều 113 quy định về thù lao đại lý: Thù lao đại lý là khoản tiền do bên giao đại lý trả cho bên đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh giá
• Theo Khoản 1, Điều 116 quy định về hình thức đại lý hoa hồng: Đại lý hoa hồng là hình thức bên đại lý thực hiện việc mua, bán hàng theo giá mua, giá bán do bên giao đại lý ấn định để được hưởng hoa hồng. Mức hoa hồng được tính theo tỷ lệ phần trăm do các bên thỏa thuận trên giá mua, giá bán hàng hóa. 

Theo luật thương mại 2005 quy định về liên quan đến tiền hoa hồng tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 171 quy định về thù lao đại lý:

• Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, thù lao đại lý được trả cho bên đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá
• Trường hợp bên giao đại lý ấn định giá mua, giá bán hàng hóa hoặc giá cung ứng dịch vụ cho khách hàng thì bên đại lý được hưởng hoa hồng tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá mua, giá bán hàng hóa hoặc giá cung ứng dịch vụ…

Từ đây có thể hiểu một cách đơn giản: Hoa hồng thường là nguồn thu nhập chính hoặc bổ sung cho đại lý, cộng tác viên - đặc biệt với người mới bắt đầu kinh doanh online hoặc bán hàng theo mô hình đại lý. Ngoài việc tạo thu nhập trực tiếp, hoa hồng còn phản ánh mức độ minh bạch và tính khả thi của hợp tác giữa đại lý và bên giao đại lý.

Mức tiền hoa hồng được tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá mua, giá bán hàng hóa hoặc giá cung ứng dịch vụ. Việc chi hoa hồng để đẩy mạnh các hoạt động kinh doanh, dịch vụ là việc làm thường xuyên nhằm khuyến khích bên có nhu cầu sử dụng dịch vụ. 

2. Các hình thức hoạt động đại lý và chính sách hoa hồng phổ biến hiện nay

Khi tham gia làm đại lý hay cộng tác viên, bạn có thể gặp nhiều hình thức khác nhau. Mỗi hình thức sẽ có cách tính hoa hồng và chính sách riêng, phù hợp với từng mục tiêu kinh doanh.

2.1. Đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng 

Đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng là hình thức hoạt động bên đại lý sẽ nhận khoản thù lao bằng hình thức hoa hồng đại lý theo thỏa thuận từ trước trong hợp đồng giữa đôi bên. 

• Bên giao đại lý ấn định giá mua, giá bán hàng hóa hoặc giá cung ứng dịch vụ cho khách hàng
• Bên đại lý bán đúng giá ấn định, hưởng hoa hồng theo tỷ lệ phần trăm trên giá mua, giá bán hàng hóa hoặc giá cung ứng dịch vụ

* Ưu điểm: Đảm bảo cạnh tranh công bằng cho các đại lý trực thuộc bên giao đại lý tránh việc bán phá giá trên thị trường để thu hút khách hàng. Đồng thời, đảm bảo uy tín cho bên giao đại lý, quyền lợi cho khách hàng trong trường hợp một số đại lý nâng mức giá quá cao nhằm thu lợi nhuận lớn hơn. 

* Nhược điểm: Bên đại lý bị động hơn trong việc cạnh tranh về giá bán với các nhãn hàng, dịch vụ cùng loại khác hoặc giữa các đại lý với nhau. 

2.2. Đại lý hưởng chênh lệch giá 

Với mô hình này, đại lý nhập hàng trực tiếp từ công ty theo giá sỉ rồi tự quyết định giá bán ra thị trường. Thu nhập đến từ khoản chênh lệch giữa giá nhập và giá bán, nên càng bán giá cao thì lợi nhuận càng lớn.

Ưu nhược điểm của đại lý hưởng chênh lệch giá: 

• Ưu điểm: Chủ động quyết định giá và lợi nhuận; có cơ hội kiếm thu nhập cao.
• Nhược điểm: Dễ ôm hàng, tồn kho; cạnh tranh khốc liệt, thường phải giảm giá để bán được.

2.3. Cộng tác viên bán hàng online 

Đây là hình thức phổ biến nhất hiện nay cho người mới. Bạn không cần nhập hàng, chỉ cần đăng bài, chia sẻ link hoặc chạy quảng cáo. Công ty sẽ lo toàn bộ khâu xử lý đơn và giao hàng. Hoa hồng thường tính theo 10-30% giá trị đơn hàng, thanh toán theo chu kỳ.

Ưu, nhược điểm của cộng tác viên bán hàng online

• Ưu điểm: Không cần vốn, rủi ro gần như bằng 0; dễ bắt đầu, phù hợp với sinh viên, mẹ bỉm, người làm thêm.
• Nhược điểm: Thu nhập phụ thuộc số lượng đơn; khó tạo thương hiệu riêng; cạnh tranh cao.

Dưới đây là bảng tổng hợp so sánh các hình thức hoạt động đại lý để bạn dễ h

3. Cách tính hoa hồng đại lý chi tiết (kèm ví dụ minh họa)

Hoa hồng đại lý thường được tính dựa trên doanh thu bán hàng hoặc giá trị đơn hàng theo tỷ lệ phần trăm mà công ty quy định. Mỗi ngành, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách áp dụng khác nhau, công thức cơ bản như sau:

Hoa hồng = Doanh thu bán hàng × Tỷ lệ hoa hồng (%)

4. Thuế và nghĩa vụ tài chính liên quan đến hoa hồng đại lý

4.1. Hoa hồng đại lý phải viết hóa đơn

Trên thực tế, người bán hàng cần lập hóa đơn khi bán hàng, cung ứng dịch vụ, bao gồm các trường hợp hàng hóa, dịch vụ sử dụng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu hoặc hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu tặng, trả thay lương cho người lao động. 

Hoa hồng đại lý là khoản thù lao mà đại lý nhận được khi thực hiện việc bán hàng, cung ứng dịch vụ cho khách hàng thay bên giao đại lý. Khoản thù lao này sẽ được ghi nhận là doanh thu cung cấp dịch vụ của bên đại lý. Phía đại lý sẽ xuất hóa đơn cho hóa hồng đại lý và trên hóa đơn ghi rõ nội dung “Hoa hồng đại lý”.

Bên giao đại lý sẽ kê khai thuế GTGT đầu vào, hạch toán vào chi phí bán hàng đối với phần hoa hồng đại lý. 

4.2. Hoa hồng đại lý chịu thuế GTGT

Đối tượng chịu thuế GTGT là hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng ở Việt Nam (bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ mua của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài), trừ các đối tượng không chịu thuế GTGT hướng dẫn tại Điều 4, TT 219/2013/TT-BTC.

Hoa hồng đại lý không nằm trong 26 đối tượng không chịu thuế GTGT được quy định tại Điều 4 TT 219/2013/TT-BTC nên hoa hồng đại lý phải chịu thuế GTGT. Hoa hồng đại lý thuộc đối tượng chịu thuế suất 10% theo quy định tại Điều 11 TT 219/TT-BTC.

4.3. Kê khai thuế GTGT đối với hoa hồng đại lý

Đại lý bán hàng hóa, dịch vụ hoặc đại lý thu mua theo hình thức bán, mua đúng giá hưởng hoa hồng không phải khai thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ bán đại lý, hàng hóa thu mua đại lý nhưng cần phải khai thuế GTGT đối với doanh thu hoa hồng đại lý được hưởng.

Đối với các hình thức đại lý khác thì người nộp thuế cần phải khai thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ bán hàng hóa đại lý, hàng hóa thu mua đại lý và thù lao đại lý được hưởng. 

4.4. Những trường hợp đặc biệt không kê khai và nộp thuế

Theo quy định, phần hoa hồng đại lý thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Tuy nhiên, hoa hồng đại lý không phải kê khai và nộp thuế GTGT trong các trường hợp sau:

• Doanh thu hoa hồng được hưởng từ hoạt động đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng của các dịch vụ: bưu chính, viễn thông, bán xổ số, vé máy bay, ô tô, tàu hỏa, tàu thủy, đại lý vận tải quốc tế, đại lý của các dịch vụ hàng không, hàng hải được áp dụng thuế suất GTGT 0%, đại lý bán bảo hiểm. 
• Doanh thu hoa hồng đại lý được hưởng từ hoạt động đại lý bán hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT.

5. Cách hạch toán hoa hồng đại lý

5.1 Kế toán bên giao hàng đại lý

• Trường hợp bên giao đại lý không yêu cầu đặt cọc tiền 

- Khi xuất hàng gửi đại lý, căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (hoặc hóa đơn GTGT), kế toán ghi: 

Nợ TK 157 – Giá trị hàng gửi bán

Có TK156

- Căn cứ vào Bảng kê hóa đơn bán ra của sản phẩm đại lý đã tiêu thụ trong tháng, doanh nghiệp lập hóa đơn GTGT phản ánh doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và hoa hồng phải trả: 

+ Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: 

Nợ TK 111, 112, 131: Số tiền hàng thu từ đại lý

Có TK 511 – Doanh thu hàng gửi bán

Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp

+ Phản ánh chi phí hoa hồng: 

Nợ TK 641- Chi phí hoa hồng phải trả

Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111,112,131

+ Phản ánh giá vốn hàng bán: 

Nợ TK 632

Có TK 157

• Trường hợp bên giao đại lý yêu cầu đặt cọc tiền

Tình huống 1: Nếu xem khoản đặt cọc chỉ mang ý nghĩa đảm bảo việc bên nhận đại lý thực hiện các nghĩa vụ trong hợp đồng 

- Khi nhận tiền đặt cọc từ đại lý: 

Nợ TK 111, 112

Có TK 344

- Hạch toán hàng gửi bán, doanh thu bán hàng, chi phí hoa hồng đại lý, giá vốn hàng bán như trường hợp không yêu cầu cọc tiền đã nêu ở mục 1.

- Khi trả lại tiền cọc cho bên đại lý: 

Nợ TK 344

Có TK 111,112

Có TK 711 – trừ khoản tiền phạt do bên đại lý vi phạm hợp đồng (nếu có)

Tình huống 2: khoản đặt cọc được sử dụng như một khoản ứng trước để nhận hàng bán đại lý hoặc khoản tiền ứng trước để nhận hàng mẫu hoặc hàng bán đại lý

- Khi nhận tiền cọc, ghi nhận như một khoản ứng trước tiền mua hàng và hạch toán theo quy định: 

Nợ TK 111,112: Số tiền bên nhận đại lý ứng trước 

Có TK 131 (dư Có): Số tiền bên nhận đại lý ứng trước

5.2 Kế toán bên đại lý

• Trường hợp bên giao đại lý không yêu cầu đặt cọc tiền 

- Khi bán được hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT đã xuất cho khách hàng, kế toán lập bảng kê, xác định số tiền phải trả cho bên giao đại lý: 

Nợ TK 111,112,131

Có TK 331 – Số phải trả cho bên giao đại lý

- Xác định tiền hoa hồng được hưởng: 

Nợ TK 331

Có TK 511- Doanh thu hoa hồng đại lý

Có TK 3331- Thuế GTGT đầu ra phải nộp

- Trả tiền cho bên giao đại lý:

Nợ TK 331

Có TK 111,112 – Số tiền còn lại phải trả cho bên giao đại lý sau khi trừ đi số tiền hoa hồng được hưởng

• Trường hợp bên giao đại lý yêu cầu đặt cọc tiền

Tình huống 1: Nếu xem khoản đặt cọc chỉ mang ý nghĩa đảm bảo bên nhận đại lý thực hiện các nghĩa vụ trong hợp đồng 

- Khi nộp tiền cọc cho bên giao đại lý kế toán ghi: 

Nợ TK 244- Số tiền mang đi ký quỹ thực hiện hợp đồng 

Có TK 111, 112

- Hạch toán doanh thu hoa hồng đại lý, số tiền phải trả cho bên giao đại lý tương tự như sơ đồ hình 7.

- Khi được hoàn trả tiền ký cọc, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112- Số tiền ký quỹ thực hiện hợp đồng được hoàn trả.

Nợ TK 811 –  Số tiền bị phạt do vi phạm hợp đồng (nếu có)

Có TK 244 – Số tiền ký quỹ thực hiện hợp đồng được hoàn trả.

Tình huống 2: khoản đặt cọc được sử dụng như một khoản ứng trước để nhận hàng bán đại lý hoặc khoản tiền ứng trước để nhận hàng mẫu hoặc hàng bán đại lý

- Ghi nhận như một khoản ứng trước tiền mua hàng và hạch toán theo quy định:

Nợ TK 331: Số tiền ứng trước cho bên giao đại lý

Có TK 111, 112

Trong thực tế, việc ghi nhận doanh thu hoa hồng có thể phát sinh chênh lệch giữa sổ sách và thực tế. Khi đó, kế toán cần thực hiện bút toán điều chỉnh để số liệu phản ánh chính xác, tránh sai sót trong báo cáo tài chính.

6. Những điều cần lưu ý khi chọn làm đại lý để tối ưu hoa hồng

Khi lựa chọn thương hiệu để hợp tác, đừng chỉ nhìn vào con số hoa hồng trên hợp đồng. Bạn cần quan sát thêm các yếu tố khác để đảm bảo thu nhập ổn định và hạn chế rủi ro:

• Chính sách hoa hồng có minh bạch hay không: Một chính sách minh bạch phải cho bạn biết rõ cách tính hoa hồng, thời điểm thanh toán và các khoản chi phí có thể bị khấu trừ. Nếu chỉ ghi chung chung “10% doanh thu” mà không nói rõ tính trên giá gốc hay giá bán lẻ, thì rất dễ phát sinh tranh cãi về sau.
• So sánh mức hoa hồng giữa các thương hiệu cùng ngành: Mỗi lĩnh vực sẽ có mặt bằng hoa hồng khác nhau: mỹ phẩm thường dao động 20-30%, đồ gia dụng phổ biến 10-15%, còn bảo hiểm hoặc dịch vụ tài chính có thể lên tới 30-40%. Khi so sánh, bạn sẽ biết đâu là mức “hợp lý” và đâu chỉ là con số quảng cáo để thu hút đại lý mới.
• Cẩn trọng với rủi ro khi chỉ nhìn vào % hoa hồng: Thực tế, nhiều thương hiệu đưa ra % hoa hồng cao nhưng đi kèm điều kiện khó: bắt buộc ôm hàng số lượng lớn, cam kết doanh số mỗi tháng hoặc trừ nhiều loại phí nhỏ lẻ. Kết quả là thu nhập thực tế thấp hơn kỳ vọng. Người mới làm đại lý nên bắt đầu từ mô hình bán đúng giá hưởng hoa hồng hoặc cộng tác viên online để kiểm chứng chính sách, sau đó mới đầu tư lớn.

7. Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về hoa hồng đại lý

Trong quá trình tìm hiểu về chính sách hoa hồng, chắc hẳn bạn sẽ có rất nhiều băn khoăn như mức hoa hồng thường dao động bao nhiêu phần trăm, cách tính và cách trả như thế nào, có cần hợp đồng ràng buộc không… Đây đều là những thắc mắc rất thực tế mà bất kỳ ai mới bắt đầu làm đại lý hoặc cộng tác viên cũng sẽ gặp phải.

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian tra cứu, Sapo đã tổng hợp lại những câu hỏi thường gặp nhất kèm lời giải đáp chi tiết ngay bên dưới. Hy vọng qua đó, bạn sẽ hiểu rõ hơn và tự tin hơn khi lựa chọn mô hình phù hợp.

7.1. Hoa hồng đại lý thường ở mức bao nhiêu? 

Thực tế, con số này dao động khá rộng. Với các mặt hàng tiêu dùng, gia dụng thì thường chỉ 5-15%. Mỹ phẩm, thực phẩm chức năng “dễ thở” hơn, khoảng 20-30%. Riêng bảo hiểm, tài chính thì có thể lên tới 30-40%. Vậy nên nếu bạn nghe thấy mức hoa hồng 10-30% thì cũng đừng bất ngờ, đây là mức phổ biến trên thị trường.

7.2. Hoa hồng trả theo tháng hay theo từng đơn?

Không có một quy chuẩn chung cho việc trả hoa hồng theo tháng hay theo đơn vì mỗi thương hiệu sẽ áp dụng cách khác nhau. 

Một số nơi trả ngay sau khi bạn hoàn tất đơn hàng, nhưng đa phần sẽ chốt theo kỳ (thường theo tháng). Trước khi bắt đầu, bạn nên hỏi rõ cách thức thanh toán để chủ động tính toán dòng tiền của mình.

7.3. Có bắt buộc phải ký hợp đồng mới được nhận hoa hồng không?

Nếu bạn đăng ký làm đại lý chính thức thì chắc chắn sẽ cần hợp đồng, vì đó là cơ sở pháp lý ràng buộc hai bên. Ngược lại, nếu chỉ là cộng tác viên bán online, nhiều thương hiệu cho phép bạn tham gia ngay mà không cần ký kết. Tuy nhiên, hợp đồng rõ ràng vẫn luôn giúp bạn bảo vệ quyền lợi tốt hơn khi chẳng may có tranh chấp.

7.4. Cộng tác viên có phải đóng thuế như đại lý không?

Câu trả lời là có. Hoa hồng bạn nhận được đều được xem là thu nhập và có phải nộp thuế. Nếu số tiền dưới 2 triệu đồng/lần chi trả thì sẽ không bị khấu trừ. Nhưng từ 2 triệu trở lên, bên chi trả thường giữ lại 10% để nộp thuế TNCN thay bạn. Đây là điều nhiều cộng tác viên mới thường bỏ qua, dẫn đến thắc mắc khi nhận tiền ít hơn mong đợi.

Hoa hồng đại lý không chỉ đơn giản là một con số phần trăm. Đằng sau đó là cả chính sách, điều kiện đi kèm và cách doanh nghiệp vận hành. Nếu bạn chỉ nhìn vào mức % cao mà bỏ qua các yếu tố như doanh số cam kết, chính sách trả thưởng hay rủi ro tồn hàng, thì rất dễ dẫn đến thất vọng hoặc lợi nhuận thực tế thấp hơn mong đợi.

Điều quan trọng nhất là hiểu đúng cách tính hoa hồng, so sánh minh bạch giữa các mô hình và chọn đối tác uy tín. Khi đó, bạn mới thật sự tối ưu được thu nhập và phát triển bền vững với vai trò đại lý hay cộng tác viên.

Nếu bạn đang kinh doanh và muốn theo dõi hoa hồng minh bạch hơn, có thể tham khảo phần mềm quản lý bán hàng như Sapo. Hệ thống cho phép thiết lập chính sách giá dành riêng cho đại lý, tự động tính hoa hồng theo đơn hàng và tổng hợp báo cáo doanh số rõ ràng. Nhờ vậy, việc quản lý không còn phụ thuộc vào file excel thủ công, vừa tiết kiệm thời gian, vừa hạn chế sai sót.

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo

Dùng thử miễn phí