Hóa đơn trên 5 triệu phải chuyển khoản? Quy định mới nhất và cách xử lý sai sót

Trong mua bán hàng hóa, dịch vụ, nhiều nhà bán hàng thắc mắc: Hóa đơn bao nhiêu thì phải chuyển khoản? Thanh toán tiền mặt có bị mất khấu trừ thuế không? Trước đây, mốc 20 triệu đồng là chuẩn quen thuộc. Từ 01/7/2025, mốc này hạ xuống hóa đơn trên 5 triệu phải chuyển khoản, kéo theo nhiều thay đổi quan trọng. Vậy hóa đơn trên 5 triệu đồng có bắt buộc phải chuyển khoản? Xử lý sao nếu lỡ trả tiền mặt? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ để tránh rủi ro thuế.

1. Hóa đơn trên 5 triệu phải chuyển khoản trong trường hợp nào?

Từ 01/7/2025, quy định cũ “20 triệu đồng” không còn áp dụng nữa đối với điều kiện khấu trừ thuế GTGT.

Trước đây, theo Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC, quy định:

Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 20 triệu đồng trở lên (đã gồm VAT) phải thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý.

Tuy nhiên, từ 1/7/2025, Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định mới như sau:

• Mốc giá trị để khấu trừ thuế GTGT giảm từ 20 triệu đồng xuống còn 5 triệu đồng.

• Cơ sở kinh doanh áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP:

“Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) thì mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.”

Riêng đối với chi phí được trừ khi tính thuế TNDN:

• Mốc 20 triệu đồng vẫn còn áp dụng.

• Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 96/2015/TT-BTC:

  Các khoản chi phí có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Vì vây, Từ 1/7/2025:

• Hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên → bắt buộc phải chuyển khoản để khấu trừ thuế GTGT.

• Hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên → bắt buộc phải chuyển khoản để được tính chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN.

• Quy định mới chỉ thay đổi mốc đối với khấu trừ thuế GTGT, không thay đổi mốc đối với chi phí thuế TNDN.

Hiểu rõ khái niệm "Thanh toán không dùng tiền mặt là gì?"

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15/5/2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt quy định:

“Thanh toán không dùng tiền mặt là việc sử dụng các phương tiện thanh toán không phải bằng tiền mặt để thực hiện giao dịch thanh toán.”

Căn cứ quy định tại Nghị định 52/2024/NĐ-CP và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được coi là hợp lệ bao gồm:

• Chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng đứng tên bên mua sang tài khoản của bên bán.

• Thanh toán qua tổ chức trung gian thanh toán hợp pháp (ví điện tử, mã QR, thẻ tín dụng, thẻ ngân hàng, POS…).

• Bù trừ công nợ, thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu, hoặc thanh toán qua bên thứ ba nếu được quy định rõ trong hợp đồng và có đủ chứng từ hợp lệ.

• Chuyển tiền vào tài khoản bên thứ ba tại Kho bạc Nhà nước trong trường hợp thi hành quyết định cưỡng chế của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Lưu ý:

• Việc nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của bên bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt.

• Nếu thanh toán thông qua bên thứ ba (ví dụ: nhân viên kế toán, giám đốc chuyển hộ…), phải có biên bản xác nhận thanh toán ba bên để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch, nếu không có thể bị cơ quan thuế bác quyền khấu trừ thuế GTGT hoặc loại chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Hóa đơn trên 5 triệu được tính như thế nào?

Giá trị 5 triệu đồng được tính là tổng giá thanh toán ghi trên hóa đơn, đã bao gồm thuế GTGT.

Ví dụ:

• Hàng hóa: 4.545.455 đồng
• Thuế GTGT (10%): 454.545 đồng

Tổng cộng trên hóa đơn: 5.000.000 đồng → bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt

Một số trường hợp cần lưu ý

2. Những tình huống ngoại lệ được phép thanh toán tiền mặt

Mặc dù quy định yêu cầu hóa đơn trên 5 triệu phải chuyển khoản để được khấu trừ thuế GTGT, vẫn tồn tại một số trường hợp ngoại lệ hợp lệ, được phép thanh toán bằng tiền mặt mà không bị loại chi phí hay từ chối khấu trừ.

Các ngoại lệ này được ghi nhận trong quá trình thực thi quy định của ngành thuế và được hướng dẫn thực tế bởi cơ quan quản lý thuế địa phương hoặc công văn hướng dẫn.

1. Mua hàng hóa, dịch vụ không phục vụ cho hoạt động chịu thuế GTGT

• Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa phục vụ cho hoạt động không chịu thuế GTGT, thì không cần chuyển khoản cũng không bị loại chi phí, vì không có yêu cầu khấu trừ thuế.
• Ví dụ:
  • Mua tài sản cố định dùng riêng cho hoạt động không chịu thuế.
  • Chi phí tiếp khách, phúc lợi không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Trong trường hợp này, thanh toán bằng tiền mặt vẫn được chấp nhận.

2. Các khoản chi không phục vụ mục tiêu khấu trừ

Một số khoản chi hợp lệ nhưng không cần khấu trừ thuế GTGT nên không áp dụng bắt buộc chuyển khoản, ví dụ:

• Mua hàng hóa, dịch vụ để tặng (không phát sinh doanh thu)
• Chi phí marketing, khuyến mại dưới dạng hiện vật
• Một số khoản chi nội bộ (phúc lợi, nghỉ mát, sinh nhật nhân viên…)

3. Hàng hóa mua của người không có hóa đơn (mua nông sản, thủy hải sản, hàng làng nghề…)

Theo Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC, trường hợp mua hàng hóa từ cá nhân, hộ không đăng ký kinh doanh (không có hóa đơn), doanh nghiệp có thể lập bảng kê và chứng từ chi tiền mặt kèm theo biên bản xác nhận để đưa vào chi phí.

Đây là ngoại lệ lớn nhất áp dụng cho ngành thực phẩm, nông sản, tiểu thương mua hàng tại chợ.

4. Sự kiện bất khả kháng (không thể chuyển khoản)

Nếu bên mua chứng minh được lý do không thể thanh toán chuyển khoản do:

• Hệ thống ngân hàng lỗi
• Sự cố thiên tai, mất kết nối
• Bên bán không có tài khoản ngân hàng, từ chối thanh toán chuyển khoản

...thì có thể lập biên bản xác nhận hai bên và giải trình rõ với cơ quan thuế khi cần.

Lưu ý: Các ngoại lệ chỉ giúp bạn đưa chi phí vào hợp lệ – nhưng không có nghĩa là được khấu trừ thuế GTGT.
Nếu muốn vừa được tính chi phí, vừa khấu trừ thuế, thì bắt buộc phải có hóa đơn hợp lệ và chứng từ chuyển khoản đầy đủ.

3. Xử lý thế nào nếu hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên đã thanh toán tiền mặt?

Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp vô tình thanh toán tiền mặt cho các hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, do chưa kịp cập nhật quy định mới hoặc thói quen giao dịch trực tiếp.

Từ ngày 01/7/2025, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, mọi hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT. Nếu lỡ thanh toán tiền mặt, cần xử lý ngay để tránh rủi ro bị loại thuế đầu vào hoặc chi phí không được tính.

Trường hợp 1: Chưa kê khai thuế GTGT

Nếu phát hiện trước khi kê khai thuế, doanh nghiệp có thể:

• Không kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn đó (tức chấp nhận không được khấu trừ phần thuế GTGT).
• Tuy nhiên, chi phí vẫn có thể được tính vào chi phí hợp lý, nếu:
  • Hóa đơn hợp lệ.
  • Giao dịch thực tế có thật.
  • Có đầy đủ chứng từ chi tiền mặt.

Giải pháp này an toàn, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không cần khấu trừ thuế nhiều.

Trường hợp 2: Đã kê khai khấu trừ thuế GTGT và bị cơ quan thuế phát hiện

Nếu doanh nghiệp đã kê khai và khấu trừ thuế GTGT cho hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên mà thanh toán bằng tiền mặt, khi cơ quan thuế kiểm tra sẽ buộc phải:

• Nộp lại số thuế GTGT đã khấu trừ sai.
• Bị tính phạt chậm nộp kể từ ngày kê khai sai.
• Có thể bị xử phạt hành chính về hành vi kê khai sai, với mức phạt từ 10% đến 20% trên số thuế khai sai, căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Đây là tình huống rủi ro nhất về thuế và tài chính.

Trường hợp 3: Có chuyển khoản nhưng không đúng tên/tài khoản bên mua

Một số doanh nghiệp thường chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của nhân viên hoặc đối tác, hoặc quên ghi rõ nội dung chuyển khoản. Điều này dễ bị cơ quan thuế bác quyền khấu trừ thuế GTGT, vì:

• Tên chủ tài khoản chuyển tiền không khớp với tên doanh nghiệp ghi trên hóa đơn.
• Thiếu thông tin chứng minh mối liên hệ giữa người chuyển tiền và doanh nghiệp.

Cách xử lý:

• Lập biên bản xác nhận thanh toán 3 bên (bên bán, bên mua, người chuyển khoản).
• Đính kèm chứng từ chuyển tiền (ủy nhiệm chi, biên lai, sao kê).
• Giải trình rõ lý do trong bộ hồ sơ khai thuế.

Nếu đầy đủ hồ sơ và chứng minh được quan hệ giao dịch thực tế, cơ quan thuế vẫn có thể chấp nhận cho khấu trừ thuế GTGT.

4. Tổng giá trị nhiều hóa đơn trong ngày vượt 5 triệu đồng có phải chuyển khoản không?

Một tình huống rất hay xảy ra trong thực tế: Doanh nghiệp mua hàng từ cùng một nhà cung cấp nhiều lần trong cùng một ngày, mỗi lần nhận hóa đơn dưới 5 triệu đồng, nhưng tổng giá trị trong ngày vượt 5 triệu đồng.

Câu hỏi đặt ra: Liệu có phải thanh toán chuyển khoản không? Có bị loại chi phí hoặc không được khấu trừ thuế không?

Quy định mới từ 1/7/2025 (Nghị định 181/2025/NĐ-CP)

Từ 1/7/2025, mức cộng dồn giao dịch để xét điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt hạ từ 20 triệu đồng xuống còn 5 triệu đồng.

Điều này có nghĩa là nếu trong cùng một ngày, bên mua lấy nhiều hóa đơn từ cùng một nhà cung cấp, mỗi hóa đơn dưới 5 triệu đồng nhưng tổng cộng vượt 5 triệu đồng → vẫn bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT.

Ví dụ thực tế

Giả sử trong cùng 01 ngày, doanh nghiệp, HKD mua:

• Lần 1: 2.500.000 đồng
• Lần 2: 1.800.000 đồng
• Lần 3: 1.200.000 đồng

→ Tổng cộng: 5.500.000 đồng

→ Bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, ví điện tử, bù trừ công nợ, v.v.) nếu muốn được:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào
• Tính chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN

Lưu ý quan trọng

• Việc chia nhỏ hóa đơn dưới 5 triệu đồng không giúp né được quy định nếu cơ quan thuế xác định bản chất giao dịch có giá trị vượt 5 triệu đồng trong ngày.
• Cơ quan thuế có quyền cộng dồn các hóa đơn nhỏ cùng ngày của cùng một nhà cung cấp để xử lý vi phạm.
• Nếu tổng vượt 5 triệu đồng mà vẫn thanh toán tiền mặt, hậu quả có thể là:
  • Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
  • Bị loại chi phí khi tính thuế TNDN.
  • Có nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính nếu bị cho là hành vi gian lận thuế.

5. Thanh toán qua ví điện tử, QR, thẻ ngân hàng có được coi là không dùng tiền mặt?

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang dần chuyển sang các hình thức thanh toán hiện đại như ví điện tử, quét mã QR, thẻ ngân hàng (POS), Internet Banking… Tuy nhiên, không phải ai cũng chắc chắn rằng những hình thức này có được tính là thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hay không.

Theo quy định của Bộ Tài chính:

Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được chấp nhận bao gồm:

• Chuyển khoản từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán
• Thanh toán qua tổ chức trung gian thanh toán hợp pháp, có đăng ký với Ngân hàng Nhà nước
• Các hình thức thanh toán điện tử có đầy đủ chứng từ để chứng minh tính pháp lý và sự khớp thông tin

Các hình thức thanh toán hợp lệ và điều kiện kèm theo

Lưu ý:

• Dù sử dụng bất kỳ phương thức thanh toán nào, điều quan trọng là phải có chứng từ rõ ràng, và thông tin người thanh toán trùng với tên đơn vị mua hàng trên hóa đơn.
• Nếu thông tin không trùng (ví dụ: nhân viên công ty chuyển khoản giúp), cần lập biên bản xác nhận, có chữ ký của cả ba bên để hợp thức hóa thanh toán.

7. Làm sao để hóa đơn trên 5 triệu được khấu trừ thuế?

Sau ngày 01/7/2025, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, bất kỳ hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) muốn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải đáp ứng đủ 02 nhóm điều kiện quan trọng:

(A) Điều kiện về chứng từ, hồ sơ hợp lệ

Hóa đơn phải là hóa đơn điện tử hợp pháp:

• Có mã của cơ quan thuế hoặc không mã, nhưng phải hợp lệ theo quy định.
• Không dùng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn bất hợp pháp.

Tên, mã số thuế bên mua phải chính xác, trùng khớp với thông tin trên chứng từ thanh toán.

Tổng giá trị trên hóa đơn (gồm VAT) phải được thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt, nếu hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.

(B) Điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt

Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (trừ các ngoại lệ nêu tại phần trước).
• Các hình thức được chấp nhận:
  • Chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản bên mua sang bên bán.
  • Thanh toán qua ví điện tử, QR code, thẻ ngân hàng (POS).
  • Bù trừ công nợ, thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu, nếu được quy định trong hợp đồng.
  • Thanh toán qua bên thứ 3 theo chỉ định hoặc ủy quyền, có hợp đồng và biên bản xác nhận.
  • Thanh toán vào tài khoản bên thứ 3 tại Kho bạc Nhà nước trong trường hợp cưỡng chế.

Checklist 7 bước đảm bảo hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ

Một số lưu ý thêm:

• Khi làm thanh toán, nên ghi rõ nội dung chuyển khoản theo mẫu:
  “Thanh toán hóa đơn số XXX ngày DD/MM/YYYY cho Công ty ABC – Mã số thuế…”
• Lưu toàn bộ chứng từ thanh toán cùng hóa đơn, hợp đồng, phiếu nhập kho… trong 1 bộ hồ sơ kế toán.
• Nếu phát hiện sai sót (thanh toán tiền mặt, chuyển sai tài khoản...), hãy xử lý càng sớm càng tốt: không kê khai thuế, hoặc lập điều chỉnh trước kỳ quyết toán.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi hóa đơn trên 20 triệu đồng không chuyển khoản (cập nhật mới nhất về hoá đơn trên 5 triệu phải chuyển khoản) và các quy định cần lưu ý để được khấu trừ thuế GTGT cũng như tính vào chi phí hợp lý. Mặc dù vẫn tồn tại một số ngoại lệ, nhưng để tránh rủi ro bị loại chi phí hay mất quyền khấu trừ thuế, doanh nghiệp nên ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt, lưu đầy đủ chứng từ và tốt nhất là sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp thanh toán để đảm bảo tuân thủ quy định, hạn chế sai sót và rắc rối không đáng có.