+230.000 khách hàng đã lựa chọn Sapo
Mở quán trà sữa nghe có vẻ dễ, nhưng thực tế lại là cuộc chơi đào thải rất nhanh nếu chủ quán thiếu kinh nghiệm. Không ít cửa hàng phải đóng cửa sớm vì sai ngay từ khâu chọn mô hình, kiểm soát chi phí và vận hành hằng ngày. Chỉ cần một vài quyết định sai, thời gian hoàn vốn có thể kéo dài gấp đôi, thậm chí thua lỗ.
Vì vậy, nắm rõ những kinh nghiệm mở quán trà sữa ngay từ đầu là yếu tố sống còn. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp 10 kinh nghiệm mở quán trà sữa thực tế giúp tránh lỗ và rút ngắn thời gian hoàn vốn cho người mới bắt đầu.
1. Chủ quán cần nắm vững kỹ năng pha chế trà sữa
Một kinh nghiệm mở quán trà sữa quan trọng là chủ quán không nên hoàn toàn phụ thuộc vào nhân viên pha chế. Việc tự học và hiểu rõ cách pha chế giúp bạn chủ động xử lý khi nhân sự thay đổi hoặc quán đông khách. Đồng thời, bạn có thể kiểm soát chất lượng đồ uống và đảm bảo hương vị luôn đồng nhất. Khi nắm được công thức, chủ quán cũng dễ dàng đào tạo nhân viên mới và cải tiến menu theo xu hướng thị trường.
2. Luôn cập nhật các xu hướng trà sữa mới nhất
Trong bối cảnh thị trường F&B ngày càng cạnh tranh, việc nắm bắt và cập nhật các xu hướng kinh doanh trà sữa là yếu tố quan trọng giúp quán tạo lợi thế khác biệt. Hiện nay, nhiều món trà sữa best seller tiếp tục được ưa chuộng như trà sữa khoai môn, trà sữa kem cheese hay sữa tươi trân châu đường đen với các phiên bản cải tiến…
Song song đó, xu hướng trà sữa giảm đường, ít béo và đồ uống tốt cho sức khỏe ngày càng được khách hàng quan tâm. Nhiều quán đã linh hoạt cho phép khách tùy chọn mức độ ngọt hoặc thay thế sữa hạt, sữa tươi không đường để cá nhân hóa trải nghiệm.
Bên cạnh sản phẩm, bán hàng đa nền tảng đang trở thành hướng đi phổ biến khi thói quen đặt đồ uống online ngày càng tăng. Việc kết hợp các nền tảng giao đồ ăn cùng Web Order, hoặc các đơn vị giao hàng đồ ăn trực tuyến như GrabFood, ShopeeFood, Xanh SM Ngon … giúp quán mở rộng kênh bán, tăng độ nhận diện và tối ưu lợi nhuận về lâu dài.
Kết nối GrabFood, ShopeeFood, Xanh SM Ngon, đồng bộ và xử lý đơn ngay trên phần mềm Sapo:
3. Xây dựng menu trà sữa hợp lý, không dàn trải
Menu trà sữa không nên quá nhiều món, đặc biệt với quán mới mở. Theo kinh nghiệm thực tế, một menu khoảng 20-30 món, trong đó có 5-7 món chủ lực, sẽ dễ bán và dễ kiểm soát chi phí hơn.
Những món bán chạy thường đóng góp tới 60–70% doanh thu, nên cần được ưu tiên tối ưu. Việc kết hợp thêm đồ ăn vặt đơn giản giúp tăng giá trị đơn hàng trung bình từ 10.000–20.000đ mà không phát sinh quá nhiều chi phí vận hành.
Xem thêm: Tổng hợp 50+ mẫu thiết menu trà sữa đơn giản, đẹp nhất 2026
4. Đẩy mạnh quảng bá quán trà sữa ngay từ đầu
Theo kinh nghiệm kinh doanh trà sữa, quán mới mở cần đầu tư nghiêm túc cho hoạt động quảng bá để nhanh có khách. Ngoài các hình thức offline như khai trương, phát tờ rơi, marketing online trên Facebook, TikTok là kênh không thể bỏ qua.
Nhiều quán trà sữa thu hút được khách ổn định nhờ ngân sách marketing chỉ từ 35 triệu đồng/tháng cho Facebook và TikTok. Việc đăng đều 3-4 bài/tuần, kết hợp ưu đãi khai trương giúp quán nhanh có khách trải nghiệm.
Ngoài ra, việc xuất hiện trên các nền tảng review ẩm thực giúp tăng độ tin cậy và hỗ trợ khách mới ra quyết định nhanh hơn.
Xem thêm: 10 chương trình khuyến mãi thu hút, tăng doanh số bán hàng nhanh chóng
5. Đảm bảo chất lượng sản phẩm và không gian quán
Chất lượng đồ uống là yếu tố quyết định khách có quay lại hay không, đặc biệt trong bán kính 1-3km quanh quán. Chủ quán trà sữa cần đảm bảo nguyên liệu có nguồn gốc rõ ràng và quy trình pha chế đạt chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm.
Bên cạnh đó, một không gian gọn gàng, sáng sủa, có 1-2 góc check-in sẽ giúp quán dễ được khách chia sẻ trên mạng xã hội. Khi trải nghiệm tốt, tỷ lệ khách quay lại có thể đạt 40-60%, giúp doanh thu ổn định hơn.
Xem thêm: 50+ Mẫu thiết kế quán trà sữa đẹp, đảm bảo hút khách
6. Kiểm soát chi phí ngay từ giai đoạn đầu
Một trong những kinh nghiệm mở quán trà sữa quan trọng là phải kiểm soát chi phí ngay từ khi bắt đầu, đặc biệt là chi phí thuê mặt bằng, nguyên liệu và nhân sự, không cần đầu tư quá lớn vào trang trí hoặc thiết bị nếu chưa xác định rõ tệp khách hàng.
Tiền thuê mặt bằng không nên vượt quá 15-20% doanh thu dự kiến, chi phí nguyên liệu nên duy trì ở mức 30-35% giá bán.
Chủ quán cần lập bảng dự toán chi tiết để biết đâu là chi phí cố định, đâu là chi phí biến đổi. Việc kiểm soát tốt chi phí giúp quán duy trì dòng tiền ổn định và giảm áp lực hoàn vốn trong những tháng đầu vận hành.
7. Chuẩn hóa quy trình pha chế và phục vụ
Quán trà sữa muốn vận hành ổn định cần xây dựng quy trình pha chế rõ ràng, định lượng chính xác cho từng món. Điều này giúp chất lượng đồ uống đồng đều, hạn chế phụ thuộc vào tay nghề từng nhân viên.
Bên cạnh đó, quy trình phục vụ, nhận order và thanh toán cũng cần được thống nhất để giảm sai sót giờ cao điểm. Chuẩn hóa quy trình ngay từ đầu sẽ giúp quán dễ mở rộng quy mô sau này.
Sapo Fnb
Quản lý trà sữa, trà chanh
Bán hàng dễ dàng, quản lý nguyên vật liệu và doanh thu chi tiếtSapo FnB - Giải pháp quản lý quán trà sữa, trà chanh chuyên dụng giúp bạn order nhanh chóng, thanh toán chính xác và đẩy bán online hiệu quả. Tìm hiểu thêm và dùng thừ 07 ngày hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!
8. Quản lý nguyên liệu và tồn kho chặt chẽ
Nguyên liệu trà sữa có hạn sử dụng ngắn, nếu quản lý không tốt rất dễ thất thoát và lãng phí. Chủ quán nên theo dõi lượng nhập - xuất - tồn thường xuyên để kịp thời điều chỉnh kế hoạch mua hàng. Việc kiểm soát tồn kho giúp đảm bảo nguyên liệu luôn tươi mới, đồng thời tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn đọng quá nhiều. Đây là kinh nghiệm quan trọng giúp tối ưu lợi nhuận cho quán trà sữa.
9. Lựa chọn mặt bằng phù hợp với khách hàng mục tiêu
Không phải mặt bằng đông người qua lại là lúc nào cũng phù hợp để mở quán trà sữa. Chủ quán cần xác định rõ khách hàng mục tiêu là học sinh, sinh viên hay dân văn phòng để chọn vị trí tương ứng. Ngoài lưu lượng người, cần cân nhắc thêm yếu tố chi phí thuê, chỗ để xe và khả năng nhận diện thương hiệu. Một mặt bằng phù hợp sẽ giúp quán tiết kiệm chi phí marketing và nhanh có khách quen.
10. Theo dõi doanh thu - lợi nhuận thường xuyên
Nhiều quán trà sữa thất bại vì chỉ tập trung bán hàng mà không theo dõi hiệu quả kinh doanh. Chủ quán cần thường xuyên xem báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo ngày, tuần, tháng. Việc này giúp phát hiện sớm các vấn đề như món bán chậm, chi phí tăng bất thường hay thất thoát. Theo dõi số liệu đều đặn là kinh nghiệm giúp quán trà sữa vận hành bài bản và bền vững.
11. Sử dụng phần mềm quản lý để vận hành quán trà sữa hiệu quả
Một kinh nghiệm mở quán trà sữa quan trọng là nên sử dụng phần mềm quản lý ngay từ đầu để kiểm soát hoạt động bán hàng. Phần mềm quản lý quán trà sữa giúp chủ quán theo dõi doanh thu, chi phí, tồn kho nguyên liệu và hiệu suất nhân viên một cách tập trung, hạn chế thất thoát.
Nhờ dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, bạn dễ dàng phát hiện các vấn đề trong vận hành để kịp thời điều chỉnh. Việc ứng dụng phần mềm quản lý giúp quán trà sữa vận hành bài bản, tiết kiệm thời gian và sẵn sàng mở rộng quy mô khi cần.
Trên đây là 10 kinh nghiệm bán trà sữa quan trọng được đúc rút từ thực tế vận hành của nhiều chủ quán. Dù kinh doanh với quy mô lớn hay nhỏ, việc chuẩn bị kỹ ngay từ đầu, kiểm soát tốt chi phí và vận hành bài bản sẽ giúp bạn hạn chế rủi ro và rút ngắn thời gian hoàn vốn.
Mở quán trà sữa không chỉ là bán đồ uống, mà là bài toán tổng hợp giữa sản phẩm, con người và quản lý. Khi nắm vững những kinh nghiệm kinh doanh trà sữa trên và áp dụng đúng vào mô hình của mình, bạn sẽ có nền tảng vững chắc để kinh doanh trà sữa hiệu quả và phát triển bền vững trong dài hạn. Chúc bạn thành công!
Dùng thử miễn phí
