Các loại chi phí mở cửa hàng bán lẻ cần phải biết

“Mở cửa hàng cần bao nhiêu vốn?” là câu hỏi đầu tiên của hầu hết người mới kinh doanh. Thực tế, không có một con số cố định, nhưng bạn hoàn toàn có thể ước tính khá chính xác nếu biết rõ từng khoản chi phí cần chuẩn bị. Trong bài viết này, bạn sẽ biết chi tiết từng loại chi phí mở cửa hàng và cách dự trù vốn sát thực tế nhất.

Trên thực tế, chi phí mở cửa hàng không có một con số cố định mà sẽ phụ thuộc vào quy mô, ngành hàng và khu vực kinh doanh. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể ước tính nhanh mức vốn ban đầu như sau:

• Cửa hàng nhỏ (bán online kết hợp offline, quy mô mini): khoảng 50 – 100 triệu đồng
• Cửa hàng quy mô trung bình: khoảng 100 – 300 triệu đồng
• Cửa hàng lớn, đầu tư bài bản: từ 300 triệu đồng trở lên

Mức chi phí này chỉ mang tính tham khảo, để có con số chính xác hơn, bạn cần bóc tách chi tiết từng khoản chi phí cụ thể trong quá trình setup và vận hành cửa hàng.

1. Chi phí thuê mặt bằng

Khi mở cửa hàng bán lẻ, nếu bạn sử dụng mặt bằng có sẵn của gia đình thì không cần liệt kê khoản chi phí mở cửa hàng này, còn nếu không thì đây là một trong những khoản phí lớn nhất, chiếm tới gần một nửa số vốn ban đầu.

Mặc dù tiền thuê mặt bằng tính theo tháng nhưng khi nộp chủ nhà thường yêu cầu đóng một lúc 3 tháng, 6 tháng hoặc một năm. Vì vậy trong bảng liệt kê chi phí bạn cần lưu ý để không bị nhầm lẫn hoặc thiếu sót.

2. Chi phí thiết kế, trang thiết bị cho cửa hàng

Sau mặt bằng thì đây là khoản tiêu tốn nhiều tiền nhất, đối với một số lĩnh vực đặc thù liên quan đến kỹ thuật thậm chí còn lớn hơn nhiều. Về phần thiết kế, trang trí thường có các khoản sau:

•  Sửa, sơn lại cửa hàng
• Làm bảng hiệu
• Hình dán, vật trưng bày
• Còn về trang thiết bị sẽ cần chi tiết để mua những thứ sau:
• Hệ thống chiếu sáng, âm thanh
• Kệ, tủ, giá treo, bàn ghế
• Hệ thống camera quan sát
• Phần cứng bán hàng: máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, cân điện tử (đối với cửa hàng thực phẩm), máy in mã vạch
• Phần mềm quản lý bán hàng (bao gồm các tính năng báo cáo thống kê doanh số, số lượng hàng hóa, tích hợp phần mềm in hóa đơn,...)

Mở cửa hàng cần chi phí thiết kế, trang thiết bị

Việc sử dụng phần mềm để quản lý cửa hàng sẽ giúp các chủ shop quản lý hàng hóa, tồn kho, lãi lỗ, quản lý khách hàng, nhân viên… từ đó hạn chế thất thoát, gian lận giúp việc kinh doanh ổn định hơn.

Vậy phần mềm nào tốt nhất cho các shop vừa và nhỏ? Cùng tham khảo Top 5 phần mềm được các cửa hàng sử dụng nhiều nhất ngay dưới đây nhé.

3. Các khoản phí dịch vụ

Để cửa hàng có thể duy trì hoạt động bạn cần phải đóng các khoản phí dịch vụ phụ nhưng rất quan trọng khác, bao gồm:

• Tiền điện, nước
• Cước phí Internet, điện thoại
• Phí vệ sinh

4. Các loại thuế phải nộp

Bất kể bạn kinh doanh nhỏ lẻ hay mở cửa hàng quy mô lớn thì đều phải nộp thuế cho Nhà nước, nếu không muốn vi phạm pháp luật thì hãy tìm hiểu hệ thống và các khoản thuế quan trọng, bao gồm:

• Thuế giá trị gia tăng
• Thuế thu nhập cá nhân
• Thuế môn bài

5. Chi phí nhập hàng

Tiền nhập hàng có thể nhiều hay ít phụ thuộc vào loại sản phẩm mà bạn kinh doanh và cách chọn mối buôn. Nếu biết cách đàm phán giá bạn sẽ nhập được hàng với phí rẻ hơn, chiết khấu cao hơn, thậm chí nhận được một số ưu đãi đặc biệt khác. Nên thống kê tiền hàng theo tháng để dễ quản lý.

Chi phí mở cửa hàng cần có vốn nhập hàng

6. Chi phí thuê nhân viên

Nếu có ý định thuê thêm người về trợ giúp bán hàng thì bạn nên dự trù khoản phí ngay từ đầu. Ví dụ bạn cần thuê 2 nhân viên, tối đa mỗi tháng chỉ chi cho họ 10 triệu đồng, bao gồm cả tiền công và trợ cấp.

Nếu có thể bóc tách thành từng khoản nhỏ như tiền lương, đồng phục, phụ phí xăng xe, điện thoại,… thì càng tốt.

7. Chi phí đóng gói hàng hóa và vận chuyển

Đối với các shop kết hợp cả kinh doanh online thì thường có khoản chi phí mở cửa hàng này, vì bạn sẽ có rất nhiều khách không mua hàng trực tiếp mà chỉ đặt qua mạng.

Bạn cần dự trù trước tiền đóng gói hàng hóa gồm mua bao bì, nhãn dán, vật chèn (túi bóng khí, xốp,…) và phí ship hàng (nội – ngoại thành, trong – ngoài nước). Cần lưu ý là khoản phí này có cộng vào giá bán hay không, nếu để riêng thì khách chịu hay cửa hàng chịu.

8. Chi phí hao mòn

Đối với tài sản cố định bạn còn phải tính thêm cả chi phí hao mòn theo thời gian sử dụng nữa. Ví dụ bạn mua một chiếc tủ bảo quản có giá 20 triệu, tính hao mòn trong 5 năm, vậy mỗi năm mất 4 triệu. Bạn có thể tham khảo thời gian hao mòn tài sản cố định theo Thông tư số 162/2014/TT-BC do Bộ Tài Chính công bố.

Để cắt giảm chi phí kinh doanh, bạn hãy tham khảo bài viết: 11 cách vô cùng đơn giản để cắt giảm chi phí kinh doanh

Bảng tổng hợp chi phí mở cửa hàng tham khảo

Khi mới bắt đầu kinh doanh, rất nhiều chủ shop gặp tình trạng “không biết tiền đang đi đâu” – bán được hàng nhưng cuối tháng lại không rõ lãi bao nhiêu, thậm chí thất thoát mà không phát hiện ra nguyên nhân.

Thực tế, vấn đề không nằm ở việc bạn bán kém, mà là chưa có công cụ quản lý đủ chặt chẽ. Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn:

• Theo dõi chi tiết từng khoản chi phí mỗi ngày
• Kiểm soát tồn kho chính xác, hạn chế thất thoát hàng hóa
• Nắm rõ doanh thu, lãi/lỗ theo từng sản phẩm, từng thời điểm
• Quản lý nhân viên, đơn hàng và dòng tiền một cách minh bạch

Nhờ đó, bạn có thể đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn, tối ưu chi phí ngay từ giai đoạn đầu và hạn chế rủi ro không đáng có.

Nếu bạn đang tìm một giải pháp phù hợp cho cửa hàng vừa và nhỏ, hãy tham khảo ngay các phần mềm quản lý bán hàng phổ biến dưới đây để lựa chọn công cụ phù hợp nhất.

Trên đây là những loại chi phí mở cửa hàng cơ bản mà bạn cần phải biết. Để dễ dàng thống kê và kiểm soát bạn nên sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng có chức năng quản lý chi phí, nó sẽ tự động tính toán và kết xuất báo cáo theo thời gian một cách chính xác cho bạn. Hãy tìm hiểu ngay dưới đây nhé.