+230.000 khách hàng đã lựa chọn Sapo
Quản lý homestay không chỉ là nhận đặt phòng và đón khách. Khi lượng booking đến từ nhiều kênh như Booking.com, Agoda, Airbnb, Facebook hay Zalo ngày càng tăng, nhiều chủ homestay bắt đầu gặp các vấn đề như trùng lịch phòng, thất thoát doanh thu, khó kiểm soát nhân viên hoặc không biết chính xác tỷ lệ lấp đầy phòng.
Bài viết dưới đây tổng hợp những kinh nghiệm quản lý homestay thực tế, các chỉ số cần theo dõi và giải pháp giúp vận hành hiệu quả hơn.
1. Cách quản lý homestay hiệu quả
Trên thực tế, cách quản lý homestay không quá khó và có nhiều nét tương đồng với khi quản lý khách sạn, nhà nghỉ. Tuy nhiên, nếu bạn không tìm hiểu rõ về công việc cũng như đặc thù riêng của mô hình này, thì đây sẽ là một bài toán khó khiến bạn phải đau đầu.
Hãy trang bị cho mình những kỹ năng quản lý để đạt hiệu quả nhất nhé.
1.1. Trang bị kiến thức và kinh nghiệm quản lý homestay
Khi kinh doanh bất kỳ một lĩnh vực nào bạn cũng đều cần phải có kiến thức về lĩnh vực đó mới có thể thành công. Kinh nghiệm và kiến thức quản lý homestay đặc biệt quan trọng, giúp bạn hạn chế được các rủi ro và thành công nhanh chóng hơn. Bạn nên trang bị những kiến thức này ngày từ khi có ý định kinh doanh lĩnh vực này và không ngừng học hỏi để nâng cao kinh nghiệm về sau.
Khi đã có kinh nghiệm quản lý, bạn sẽ cân nhắc và tính toán được nên đầu tư cái gì và cái gì nên hạn chế, cách xử lý tình huống khéo léo khi có sự cố xảy ra để hạn chế tối đa tổn thất về chi phí.
Nếu thấy tự học quá khó khăn, bạn có thể tìm đến các khóa đào tạo chuyên môn, những người có kinh nghiệm trong ngành, hay thậm chí học từ các đối thủ cạnh tranh của bạn. Nếu nguồn vốn của bạn dư dả, bạn cũng có thể thuê một người quản lý giỏi về hỗ trợ bạn kinh doanh. Nhưng tất nhiên, bạn cũng phải có chút kiến thức về lĩnh vực này nhé, không nên phụ thuộc hoàn toàn vào người được thuê về làm việc cho bạn.
1.2. Xây dựng quy trình và nội quy quản lý nhân sự chặt chẽ
Một trong những cách quản lý homestay hiệu quả đó chính là xây dựng các quy định nghiêm ngặt. Dù bạn có quản lý homestay bằng hình thức nào đi chăng nữa, như quản lý homestay từ xa hay quản lý trực tiếp các hoạt động kinh doanh của homestay thì cũng phải đưa ra những quy định quản lý vận hành homestay thưởng phạt công tâm và có sức răn đe đối với nhân viên.
Kinh doanh homestay là một trong những ngành nghề cung cấp dịch vụ lưu trú, nhân viên là người tiếp xúc nhiều và tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Vì vậy, đòi hỏi nhân viên có thái độ làm việc niềm nở, nhiệt tình và phong thái phục vụ chu đáo. Nếu không có các quy định, nội quy quản lý nhân viên nghiêm ngặt thì rất dễ có những ảnh hưởng không tốt đến trải nghiệm của khách hàng, khiến họ khó chịu và không có ý định quay lại homestay thêm một lần nào nữa.
Xem thêm: Kinh nghiệm kinh doanh homestay kiếm bội doanh thu
Để nâng cao chất lượng nhân viên, bạn nên nghiêm ngặt ngay từ khâu tuyển dụng để không tốn nhiều chi phí đào tạo về sau. Hơn nữa, hãy lựa chọn những người có thái độ tốt vì đó sẽ là yếu tố nền tảng để nhân viên phát triển theo hướng tích cực hơn.
Khi số lượng nhân viên tăng lên, việc theo dõi hiệu suất làm việc, doanh thu và phân quyền thủ công dễ phát sinh sai sót. Nhiều chủ homestay hiện nay lựa chọn phần mềm quản lý để kiểm soát hoạt động vận hành và theo dõi hiệu quả kinh doanh theo thời gian thực.
Tìm hiểu giải pháp quản lý homestay đơn giản với Sapo.
1.3. Thiết kế homestay ấn tượng, độc đáo để thu hút khách
Theo khảo sát của hơn 2000 chủ khách sạn, nhà nghỉ, homestay của Sapo, hơn 70% khách du lịch ưu tiên lựa chọn nơi lưu trú có đánh giá tốt về trải nghiệm và dịch vụ thay vì chỉ dựa vào giá phòng.
Để cạnh tranh trong thị trường đầy khắc nghiệt, bạn phải trở nên khác biệt với các đối thủ cạnh tranh. Hơn nữa, homestay là một loại hình khó có được khách hàng trung thành nên bạn phải biết cách để thu hút và níu chân khách hàng.
Thay vì thiết kế theo những kiểu dáng quen thuộc, bạn có thể tạo nên một thiết kế độc lạ và mới mẻ. Những lựa chọn này sẽ giúp bạn nâng cao giá trị của homestay và đáp ứng nhu cầu trải nghiệm của khách hàng.
Một căn homestay xinh đẹp, view check-in lại mắt cùng mới nội thất kiểu cách mới lạ, vật dụng trang trí nhỏ xinh,... cùng với dịch vụ chuyên nghiệp chắc chắn sẽ thỏa mãn được cả những khách hàng khó tính nhất.
Dựa vào lợi thế, vị trí và diện tích mà bạn có thể thiết kế các căn homestay cũng như các tiểu cảnh xung quanh để đa dạng hóa trải nghiệm của khách du lịch.
1.4. Đầu tư marketing và phân bổ quảng cáo hợp lý
Tùy vào đối tượng khách hàng mục tiêu của đang hướng đến là gì thì bạn sẽ xây dựng các chiến lược quảng cáo phù hợp. Ngoài việc giới thiệu vẻ đẹp của homestay hay sự tiện nghi của nó, bạn nên giới thiệu cả những dịch vụ và cảnh đẹp đi kèm, giúp việc kinh doanh thêm hiệu quả. Đây không chỉ là cách bạn “đánh bóng” hình ảnh của homestay mà còn giúp nó tiếp cận đến nhiều khách hàng tiềm năng trên thị trường.
Không thể cứ mãi sử dụng một tin quảng cáo giống nhau trong suốt thời gian dài, khách hàng sẽ đánh giá homestay của bạn chẳng có gì mới mẻ và không còn hứng thú để khám phá nữa. Vì vậy, bạn cần biết cách níu chân và thu hút khách du lịch bằng các hoạt động quảng cáo thường xuyên và đổi mới liên tục.
1.5. Đầu tư vào dịch vụ gia tăng trải nghiệm khách hàng tại homestay
Để khách hàng có trải nghiệm tuyệt vời nhất tại homestay, bên cạnh chất lượng phòng tốt, bạn nên đầu tư vào các dịch vụ khách như dịch vụ đưa đón khách du lịch, giặt ủi, cho thuê trang phục,... Đa dạng dịch vụ không chỉ giúp bạn tăng thêm nguồn thu mà còn giúp khách hàng thêm yêu thích và ấn tượng đối với homestay của bạn. Đây cũng là một hình thức quảng cáo miễn phí khi khách hàng lại trở thành người bán hàng cho homestay của bạn.
Tuy nhiên, khi mở thêm bất kỳ dịch vụ nào hãy đảm bảo chất lượng phục vụ thật tốt, tránh trường hợp làm nhiều nhưng dịch vụ không tốt. Bạn không chỉ tốn kém chi phí mà không mang lại hiệu quả, còn có thể mất khách vì dịch vụ họ nhận được không xứng đáng với số tiền đã bỏ ra.
1.6 Có chính sách giá và khuyến mãi hấp dẫn
Đưa ra các chương trình khuyến mãi vẫn là một cách quản lý homestay hiệu quả. Trong thời buổi cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì dịch vụ kinh doanh homestay cũng cần đưa ra các chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng nhiều hơn.
1.7 Sử dụng phần mềm quản lý homestay
Đối với các homestay quy mô nhỏ và vừa, việc sử dụng phần mềm quản lý giúp giảm đáng kể thao tác thủ công trong khâu nhận đặt phòng, theo dõi doanh thu, quản lý nhân viên và các dịch vụ đi kèm như đồ uống, bữa sáng hay cho thuê xe. Những giải pháp như Sapo còn cho phép chủ homestay theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa ngay trên điện thoại, phù hợp với các cơ sở không có mặt thường xuyên.
Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, ứng dụng phần mềm để tối ưu quy trình quản lý, vận hành homestay hiệu quả đã được nhiều chủ kinh doanh homestay lựa chọn. Sapo là phần mềm quản lý homestay phổ biến trên thị trường, hỗ trợ đắc lực cho chủ kinh doanh với nhiều tính năng ưu việt như:
- Quản lý đặt phòng, phòng trống hiệu quả.
- Quản lý khách hàng chi tiết
- Cho phép phân quyền nhân viên theo vị trí, theo dõi theo số doanh thu mang lại
- Thiết lập và quản lý các chương trình khuyến mãi
- Xem báo cáo mọi lúc mọi nơi qua các thiết bị di động
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh bằng sơ đồ trực quan và dễ hiểu
Ngoài ra, Sapo còn rất nhiều tính năng bán hàng khác mang đến sự chuyên nghiệp cho homestay của bạn.
Case study: Resort 57 phòng tối ưu vận hành nhờ phần mềm quản lý homestay Sapo
Một ví dụ điển hình là Victoria Phan Thiet Beach Resort & Spa – khu nghỉ dưỡng 4 sao thuộc Công ty TNHH MTV Làng Du Lịch Phan Thiết, cách trung tâm Phan Thiết khoảng 9 km. Resort sở hữu 57 phòng nghỉ, cùng hệ sinh thái dịch vụ gồm nhà hàng, spa, khu chăm sóc sức khỏe và nhiều hoạt động thể thao ngoài trời.
Với quy mô vận hành lớn và nhiều dịch vụ đi kèm, Victoria Phan Thiết đã lựa chọn Sapo để hỗ trợ quản lý. Phần mềm giúp resort:
- Quản lý phòng và tình trạng phòng trống tập trung.
- Theo dõi nguyên vật liệu và hàng tồn kho.
- Order, thanh toán và xuất hóa đơn nhanh chóng.
- Đồng bộ hoạt động bán hàng, theo dõi doanh thu và lãi lỗ theo thời gian thực.
Nhờ ứng dụng công nghệ vào vận hành, resort giảm đáng kể thao tác thủ công, tối ưu quy trình phục vụ và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Chủ kinh doanh hãy trải nghiệm ngay nhé!
2. Vì sao cần biết cách quản lý homestay?
Hình thức kinh doanh homestay trở nên phổ biến rộng rãi cũng chính vì thế mà tạo nên một thị trường kinh doanh gay gắt với đối thủ cạnh tranh gia nhập ngày càng nhiều. Do vậy, để nổi bật và thu hút được nhiều khách hàng đến với homestay của mình, bạn phải mang lại những trải nghiệm khác biệt và tốt nhất đến với khách hàng.
Khách du lịch luôn muốn trải nghiệm nhiều thứ mới mẻ và hấp dẫn nên nhiều chủ kinh doanh homestay ra sức chạy theo đổi mới liên tục mà không tính toán đến chi phí phát sinh khác. Do đó, bạn có thể gặp phải các rủi ro như không có khách, không xoay vòng được vốn, khách hàng có trải nghiệm tệ về homestay,... Vì vậy, bạn cần phải biết cách quản lý homestay hiệu quả, tối ưu được các chi phí cần thiết và đem lại nguồn thu tối đa.
| Chỉ số | Ý nghĩa |
| Tỷ lệ lấp đầy phòng | Công suất khai thác |
| ADR | Giá phòng trung bình |
| RevPAR | Doanh thu trên mỗi phòng |
| Chi phí vận hành/phòng | Kiểm soát lợi nhuận |
| Booking theo kênh | Facebook, OTA, Website |
| Tỷ lệ khách quay lại | Đánh giá chất lượng dịch vụ |
3. Những khó khăn thường gặp khi quản lý homestay
Kinh doanh homestay không chỉ đơn giản là cho thuê phòng mà còn bao gồm nhiều công việc vận hành mỗi ngày như quản lý đặt phòng, đón tiếp khách, điều phối nhân viên, theo dõi doanh thu và chăm sóc khách hàng. Khi quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng hoặc lượng khách tăng lên, nhiều chủ homestay bắt đầu gặp phải những khó khăn trong quá trình quản lý, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và hiệu quả kinh doanh.
Trùng lịch đặt phòng, bỏ sót booking
Một homestay nhận booking từ Booking.com, Agoda và Facebook Messenger nhưng không cập nhật ngay trên cùng một hệ thống có thể bán trùng cùng một phòng cho hai khách khác nhau. Khi đó chủ cơ sở thường phải hoàn tiền hoặc hỗ trợ khách chuyển sang nơi lưu trú khác, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và đánh giá.
Khó kiểm soát doanh thu và chi phí vận hành
Theo kinh nghiệm của các chuyên gia vận hành khu lưu trú, khi số lượng phòng vượt khoảng 8-10 phòng hoặc bắt đầu nhận khách từ nhiều OTA, việc quản lý bằng Excel thường không còn đáp ứng được do khó đồng bộ dữ liệu và dễ phát sinh sai sót trong mùa cao điểm.
Doanh thu của homestay không chỉ đến từ tiền phòng mà còn có thể đến từ các dịch vụ đi kèm như ăn uống, thuê xe, giặt là hay tổ chức tour trải nghiệm. Nếu không có công cụ theo dõi tập trung, chủ cơ sở sẽ khó biết được nguồn thu nào mang lại hiệu quả, khoản chi phí nào đang phát sinh bất hợp lý và thực tế homestay đang lãi hay lỗ.
Mất nhiều thời gian cho quy trình check-in, check-out
Vào những ngày cao điểm hoặc mùa du lịch, việc xử lý thủ công các thủ tục nhận và trả phòng có thể khiến khách hàng phải chờ đợi lâu. Điều này dễ tạo ra trải nghiệm không tốt ngay từ những phút đầu tiên khi khách đến lưu trú, đồng thời làm tăng áp lực cho nhân viên vận hành.
Khó quản lý nhân viên khi không có mặt thường xuyên
Không phải chủ homestay nào cũng có mặt tại cơ sở 24/7. Nhiều người lựa chọn quản lý từ xa hoặc sở hữu nhiều cơ sở cùng lúc. Khi đó, việc theo dõi lịch làm việc, hiệu suất nhân viên, tình trạng dọn phòng hay các phát sinh trong quá trình phục vụ khách trở nên khó khăn hơn nếu không có quy trình và công cụ hỗ trợ phù hợp.
Ví dụ; Chủ homestay đi công tác nhưng không biết nhân viên đã check-in khách chưa, phòng đã dọn xong chưa, minibar đã bổ sung hay chưa.
Không đánh giá được hiệu quả kinh doanh
Một trong những vấn đề phổ biến nhất là chủ homestay biết doanh thu tăng nhưng không rõ nguyên nhân đến từ đâu. Họ khó xác định được tỷ lệ lấp đầy phòng, kênh đặt phòng hiệu quả nhất, chi phí vận hành theo từng tháng hay mức độ quay lại của khách hàng. Thiếu dữ liệu và báo cáo trực quan khiến việc đưa ra quyết định kinh doanh chủ yếu dựa vào cảm tính, tiềm ẩn nhiều rủi ro trong dài hạn.
Chính vì những khó khăn trên, ngày càng nhiều chủ homestay lựa chọn áp dụng quy trình quản lý bài bản kết hợp với các công cụ công nghệ để tự động hóa vận hành, kiểm soát doanh thu và nâng cao trải nghiệm khách hàng hiệu quả hơn.
4. Một số lưu ý trong cách quản lý homestay
Dù lựa chọn mô hình homestay nhỏ hay quy mô nhiều phòng, mục tiêu cuối cùng vẫn là duy trì công suất phòng ổn định, tối ưu chi phí vận hành và mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách lưu trú. Để làm được điều đó, chủ homestay cần thường xuyên lắng nghe phản hồi của khách hàng để kịp thời cải thiện chất lượng dịch vụ, xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và duy trì quy trình vận hành nhất quán.
Bên cạnh đó, hãy theo dõi sát các chỉ số quan trọng như tỷ lệ lấp đầy phòng, doanh thu theo từng giai đoạn, chi phí vận hành và hiệu quả của các chương trình khuyến mãi. Đây là cơ sở giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh chính xác thay vì dựa trên cảm tính. Nếu kinh doanh homestay theo hình thức thuê lại mặt bằng, đừng quên rà soát kỹ các điều khoản hợp đồng để hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành lâu dài.
Khi số lượng khách hàng, nhân viên hoặc dịch vụ ngày càng tăng, việc quản lý bằng sổ sách hoặc Excel có thể khiến bạn mất nhiều thời gian và khó kiểm soát dữ liệu. Áp dụng công nghệ vào quản lý không chỉ giúp giảm sai sót trong vận hành mà còn hỗ trợ theo dõi doanh thu, khách hàng, nhân viên và hiệu quả kinh doanh một cách trực quan hơn.
Nhiều homestay hiện nay không chỉ cung cấp dịch vụ lưu trú mà còn kinh doanh thêm đồ uống, bữa sáng, cho thuê xe hoặc các dịch vụ trải nghiệm dành cho khách du lịch. Với Sapo, chủ cơ sở có thể quản lý hoạt động bán hàng, doanh thu, nhân viên và khách hàng trên cùng một hệ thống, đồng thời theo dõi kết quả kinh doanh mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại.
Đăng ký dùng thử miễn phí để trải nghiệm giải pháp quản lý giúp tiết kiệm thời gian vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh homestay ngay hôm nay.
