Quản lý sản phẩm đầu vào và đánh giá sản phẩm là yếu tố vô cùng quan trọng để quản lý nguồn hàng cũng như đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp hơn. Vậy đâu là quy trình quản lý sản phẩm đúng cách và tại sao phần mềm quản lý sản phẩm lại là yếu tố quan trọng mà cửa hàng nào cũng cần có? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Tại sao phải quản lý sản phẩm đầu vào
Sản phẩm đầu vào đối với các cửa hàng bán lẻ được hiểu chính là hàng hóa mà bạn sẽ kinh doanh. Do đó, nếu sản phẩm chất lượng không tốt, quản lý không chặt chẽ từ quy trình nhập hàng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả bán ra cũng như sự hài lòng và quay trở lại của khách hàng.
Việc quản lý sản phẩm còn là cách giúp chủ kinh doanh có thể kiểm soát được số lượng hàng hóa, tồn kho cũng như quản lý công nợ sau mỗi lần nhập hàng với nhà cung cấp.
Đặc biệt, bằng việc theo dõi khả năng bán ra, chủ kinh doanh còn có thể đánh giá được chất lượng của từng loại hàng hóa ở từng nhà cung cấp. Đây là cơ sở để cửa hàng có thể đưa ra được kế hoạch nhập hàng phù hợp hơn trong tương lai.
Quản lý và phân loại sản phẩm đầu vào cũng là quá trình giúp việc quản lý hàng hóa, kho hàng của nhân viên kho trở nên dễ dàng hơn, hạn chế tối đa sai sót và rủi ro.
2. Sapo POS - Phần mềm quản lý sản phẩm hàng đầu dành cho nhà bán hàng
Là phần mềm quản lý bán hàng tại cửa hàng và bán online, Sapo POS mang đến cho chủ kinh doanh một giải pháp quản lý sản phẩm toàn diện từ nhập hàng đến tồn kho sau bán. Với Sapo POS, chủ kinh doanh có thể theo dõi và quản lý dễ dàng toàn bộ hệ thống sản phẩm của cửa hàng, thiết lập giá nhập, giá bán và tự động cập nhật tồn kho sau mỗi giao dịch ngay trên phần mềm.
2.1 Quản lý nhập hàng
Sapo POS cho phép chủ kinh doanh thiếp lập phiếu nhập hàng chi tiết với đầy đủ thông tin như loại hàng hóa, số lượng, SKU sản phẩm, nhà cung cấp và giá nhập, giá bán lẻ. Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi được công nợ với từng nhà cung cấp cũng như phân loại hàng hóa để quản lý một cách dễ dàng hơn.
2.2 Quản lý sản phẩm
Đối với các sản phẩm mới, chủ kinh doanh có thể dễ dàng thêm mới, phân loại và quản lý mọi thông tin tại màn hình Danh sách sản phẩm trên Sapo POS.
Tùy vào bản chất của từng loại sản phẩm mà chủ kinh doanh có thể lựa chọn cách quản lý phù hợp như Quản lý theo Lô - Date, Quản lý theo Serial,... Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi được tình hình và khả năng có thể bán của từng loại sản phẩm.
Những tính năng này giúp chủ kinh doanh có thể tránh tuyệt đối các nguy cơ bán hàng đã hết hạn cho khách hàng mà không biết. Cùng với đó, đối với các sản phẩm điện tử có giá trị cao, việc quản lý theo serial, IMEI có thể giúp chủ kinh doanh chủ động hơn trong việc quản lý bảo hành.
Hệ thống sản phẩm trên Sapo POS sẽ được quản lý chi tiết với các thông tin chi tiết:
- Tên sản phẩm: là trường thông tin bắt buộc và không bao gồm các giá trị thuộc tính như màu sắc, chất liệu, kích cỡ...
- Mã sản phẩm / SKU: là mã để định danh giữa các sản phẩm. Các sản phẩm sẽ không được trùng mã với nhau, mã không chứa kí tự đặc biệt, không có dấu và khoảng cách. Bạn bỏ trống hệ thống sẽ tự sinh mã SKU theo cấu trúc riêng.
- Barcode: là mã vạch sản phẩm, mã barcode được in ra và dán lên bề mặt sản phẩm sau đó được đọc hoặc quét bởi các thiết bị như máy quét mã vạch khi bán hàng. Bạn nên đặt mã barcode tối đa chứa 15 ký tự và tối thiểu là 5 ký tự trong bộ code 128. Mã không chứa ký tự đặc biệt và khoảng trắng.
- Giá bán lẻ: là giá mà bạn sẽ bán cho những khách hàng đơn lẻ
- Giá bán buôn: là giá mà bạn sẽ bán cho những khách hàng mua với số lượng lớn
- Giá nhập: là giá gợi ý khi bạn nhập hàng từ nhà cung cấp. Giá nhập thực tế của sản phẩm có thể thay đổi theo mỗi lần nhập hàng thực tế của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể chọn Xem thêm chính sách giá để thêm các chính sách giá khác của cửa hàng (Các chính sách giá phải được tạo trước ở mục Cấu hình chính sách giá, VD: giá vip, giá đại lý, giá khách quen....)
- Phiên bản sản phẩm: Sản phẩm của bạn có thể có các kích cỡ, màu sắc hoặc chất liệu khác nhau. Tạo các thuộc tính để phân biệt giữa các phiên bản sản phẩm khác nhau.
- Sản phẩm có thể quy đổi theo các đơn vị khác nhau khi nhập hoặc bán hàng
- Nếu sản phẩm của bạn có bảo hành bạn tích chọn Bảo hành và lựa chọn chính sách bảo hành tương ứng.
2.3 Quản lý kho
Ở tính năng quản lý kho trên Sapo POS, chủ kinh doanh và nhân viên kho có thể dễ dàng thực hiện các thao tác như: in mã vạch, áp dụng thuế, cho phép bán hoặc xóa sản phẩm,... đồng thời quản lý toàn bộ tồn kho thực tế của từng sản phẩm.
Không chỉ quản lý sản phẩm của một cửa hàng, Sapo POS còn cho phép bạn quản lý toàn bộ hệ thống kho của chuỗi cửa hàng. Dễ dàng quản lý cả quy trình chuyển kho khi có hoạt động luân chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh phát sinh.
- Mỗi một đơn hàng được xuất kho thành công (Có thể là khách mua ngay tại cửa hàng, hoặc bạn ship cho khách) hệ thống sẽ tự động giảm trừ đi 1 trong kho
- Khi hàng bị hoàn (khách trả hàng lỗi, hoặc ship hàng khách ko nhận) Kho sẽ tự động cộng lại 1. Như vậy là Sapo đang kiểm soát kho hoàn toàn tự động cho bạn.
Đối với hàng hóa sắp hết, hệ thống sẽ tự động cảnh báo để chủ kinh doanh có thể lên kế hoạch nhập hàng kịp thời. Đảm bảo quy trình bán hàng và vận hành không bị gián đoạn. Cùng với đó, chủ kinh doanh cũng có thể xem báo cáo kho thường xuyên để biết hàng nào bán chạy, hàng nào tồn nhiều để có phương án kinh doanh hợp lý.
Quy trình kiểm hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn với phần mềm quản lý kho Sapo POS bởi hệ thống sẽ cho phép chủ kinh doanh có thể theo dõi được chính xác vị trí của từng loại sản phẩm trong kho theo điểm lưu kho. Quản lý chi tiết và chính xác nhất đến từng mã màu, size, chất liệu,...
Có thể nói, quản lý sản phẩm, tồn kho là yếu tố vô cùng quan trọng đối với mỗi cửa hàng bán lẻ. Việc quản lý đúng cách không chỉ giúp giảm thiểu tối đa rủi ro cho hoạt động kinh doanh, tổn thất cho cửa hàng mà còn là giải pháp tối ưu chi phí nhân sự, nguồn lực và công sức một cách hiệu quả nhất.
Sapo hy vọng rằng, những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp chủ kinh doanh hiểu rõ về tính ứng dụng của phần mềm quản lý kho, sản phẩm và lên kế hoạch tối ưu hiệu suất một cách hiệu quả nhất.
