Phần mềm quản lý bán hàng thiết bị y tế: Giải pháp chuẩn hóa vận hành và tuân thủ quy định

Phần mềm quản lý bán hàng thiết bị y tế giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho theo lô - hạn sử dụng, theo dõi serial và đáp ứng yêu cầu quản lý đặc thù của ngành. Vì đặc thù này khác với bán lẻ thông thường, nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phù hợp để chuẩn hóa quy trình, giảm sai sót và minh bạch dữ liệu. 

Dưới đây là những phần mềm được đánh giá top hiện nay dựa trên các tiêu chí về tính năng, khả năng mở rộng và mức độ phù hợp với ngành thiết bị y tế, giúp bạn dễ dàng lựa chọn giải pháp cho doanh nghiệp. 

1. Phần mềm quản lý bán hàng thiết bị y tế là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng thiết bị y tế là hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý tập trung hoạt động bán hàng, tồn kho và dữ liệu sản phẩm theo đặc thù ngành y tế như số lô, hạn sử dụng, serial và truy xuất nguồn gốc. Phần mềm hỗ trợ kiểm soát quy trình bán hàng chính xác, minh bạch và đáp ứng các yêu cầu quản lý trong quá trình kinh doanh thiết bị y tế.

So sánh phần mềm quản lý bán hàng thiết bị y tế với Excel: 

2. Phần mềm quản lý bán hàng thiết bị y tế cần đáp ứng những tính năng quan trọng nào?

Phần mềm phù hợp cho ngành thiết bị y tế cần đáp ứng các yêu cầu quản lý đặc thù về kho, bán hàng và dữ liệu, đồng thời đảm bảo tính chính xác, minh bạch và khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

2.1. Quản lý kho theo lô - hạn - serial

Phần mềm cần hỗ trợ quản lý tồn kho chi tiết theo từng lô, hạn sử dụng và serial để đảm bảo kiểm soát hàng hóa chính xác và truy xuất nguồn gốc khi cần.

• Nhập/xuất theo lô: Mỗi lần nhập hoặc xuất kho được ghi nhận theo đúng số lô và hạn sử dụng tương ứng. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác tồn kho thực tế và tránh nhầm lẫn giữa các lô hàng.
• Cảnh báo hàng sắp hết hạn: Hệ thống tự động cảnh báo các sản phẩm sắp đến hạn sử dụng, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý, giảm rủi ro tồn kho quá hạn.

2.2. Quản lý bán hàng và khách hàng chuyên ngành

Phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng phù hợp với mô hình phân phối thiết bị y tế, nơi khách hàng chủ yếu là đơn vị y tế và đại lý.

• Theo dõi khách hàng bệnh viện/ phòng khám/ đại lý: Hệ thống cho phép lưu trữ và phân loại khách hàng theo từng nhóm, hỗ trợ quản lý thông tin liên hệ, hợp đồng, đơn hàng và lịch sử mua bán một cách nhất quán.
• Lịch sử giao dịch & sản phẩm: Toàn bộ giao dịch được ghi nhận chi tiết theo từng khách hàng và từng sản phẩm, giúp doanh nghiệp dễ dàng đối soát, truy xuất thông tin khi cần và cải thiện công tác chăm sóc khách hàng sau bán.

2.3. Đáp ứng yêu cầu pháp lý và báo cáo

Phần mềm quản lý bán hàng thiết bị y tế cần đảm bảo dữ liệu được lưu trữ tập trung, rõ ràng và dễ truy xuất, nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý và kiểm tra trong quá trình kinh doanh.

• Dữ liệu minh bạch: Thông tin bán hàng, tồn kho và chứng từ được ghi nhận nhất quán trên hệ thống, hạn chế thao tác thủ công và giảm nguy cơ sai lệch số liệu.
• Dễ đối soát khi cần kiểm tra: Phần mềm cho phép xuất báo cáo nhanh chóng theo thời gian, sản phẩm hoặc từng lô hàng, hỗ trợ doanh nghiệp chủ động đối soát và làm việc hiệu quả khi phát sinh yêu cầu kiểm tra, thanh tra.

2.4. Kết nối kế toán và hóa đơn điện tử

Phần mềm cần có khả năng kết nối với hệ thống kế toán và hóa đơn điện tử, giúp dữ liệu doanh thu được đồng bộ kịp thời và đảm bảo tính chính xác trong quá trình hạch toán.

• Đồng bộ doanh tu: Các giao dịch bán hàng được tự động chuyển sang hệ thống kế toán, hạn chế việc nhập liệu lặp lại và tiết kiệm thời gian xử lý.
• Giảm sai sót kế toán: Việc đồng bộ dữ liệu giúp giảm chênh lệch số liệu giữa các bộ phận, hỗ trợ kế toán đối chiếu, lập báo cáo và quản lý tài chính hiệu quả hơn.

3. Ai nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thiết bị y tế?

Việc áp dụng công nghệ không chỉ dành cho các tập đoàn lớn. Đối với ngành kinh doanh thiết bị y tế đặc thù, bất kỳ đơn vị nào muốn giảm thiểu rủi ro hàng hết hạn (Date) và chuẩn hóa quy trình đều cần một giải pháp chuyên dụng:

• Doanh nghiệp kinh doanh thiết bị y tế quy mô nhỏ và vừa: Các doanh nghiệp này thường gặp áp lực lớn về nhân sự khi phải quản lý thủ công hàng nghìn mã hàng với yêu cầu khắt khe về theo dõi Lô và Hạn sử dụng. Phần mềm sẽ đóng vai trò như một nhân viên kho mẫn cán, tự động cảnh báo hàng cận date và giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt chính xác lợi nhuận từng mặt hàng mà không cần đợi tổng kết cuối tháng.
• Chuỗi cửa hàng, nhà phân phối thiết bị y tế: Với đặc thù sở hữu nhiều kho hàng và mạng lưới đại lý rộng, bài toán khó nhất là đồng bộ tồn kho tức thời và quản lý các chính sách giá/chiết khấu phức tạp cho từng cấp đại lý. Giải pháp quản lý bán hàng giúp tập trung dữ liệu về một mối, hỗ trợ luân chuyển hàng hóa linh hoạt giữa các chi nhánh và kiểm soát chặt chẽ công nợ khách hàng để tránh thất thoát vốn.
• Doanh nghiệp đang chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty: Đây là giai đoạn "chuyển mình" nhạy cảm, đòi hỏi sự minh bạch tuyệt đối trong sổ sách kế toán và quy trình xuất hóa đơn VAT điện tử để đáp ứng các quy định thuế mới. Phần mềm giúp thiết lập quy trình bán hàng chuyên nghiệp ngay từ đầu, hỗ trợ trích xuất dữ liệu báo cáo thuế nhanh chóng, tạo nền tảng vững chắc để mở rộng quy mô kinh doanh bền vững.

4. Giải pháp phần mềm quản lý bán hàng thiết bị y tế phù hợp cho doanh nghiệp Việt

Giữa nhiều lựa chọn phần mềm quản lý trên thị trường, việc tìm được giải pháp thực sự phù hợp với đặc thù kinh doanh thiết bị y tế tại Việt Nam không hề đơn giản. Doanh nghiệp không chỉ cần quản lý bán hàng, mà còn phải đảm bảo kiểm soát lô - hạn sử dụng, truy xuất nguồn gốc và vận hành ổn định khi mở rộng kênh bán. Dưới đây là những giải pháp được nhiều chủ doanh nghiệp tin dùng: 

4.1. Sapo - Giải pháp quản lý toàn diện từ cửa hàng đến online cho ngành thiết bị y tế

Là nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh được hơn 230.000 nhà bán hàng Việt Nam tin chọn, Sapo được đánh giá cao nhờ khả năng đáp ứng tốt các nghiệp vụ phức tạp của ngành thiết bị y tế, từ quản lý kho đến bán hàng và báo cáo tài chính. 

Thay vì chỉ tập trung vào bán lẻ thông thường, Sapo được phát triển theo hướng linh hoạt và dễ tùy chỉnh, phù hợp với các cửa hàng, chuỗi và đơn vị phân phối thiết bị y tế đang trong quá trình chuẩn hóa và mở rộng hoạt động.

Những điểm nổi bật giúp Sapo trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp thiết bị y tế:

• Quản lý chính xác lô - hạn sử dụng & serial/IMEI

Đây là yêu cầu cốt lõi trong kinh doanh thiết bị y tế. Sapo cho phép theo dõi chi tiết từng lô hàng, hạn sử dụng và serial ngay từ khâu nhập kho đến bán ra. Hệ thống tự động cảnh báo hàng sắp hết hạn, giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch bán hàng, hạn chế tồn kho quá hạn và giảm lãng phí. Việc quản lý theo serial cũng giúp quá trình bảo hành, đổi trả diễn ra nhanh chóng và chính xác.

• Đồng bộ bán hàng đa kênh toàn diện (Omnichannel) trên một nền tảng

Nhu cầu mua sắm thiết bị y tế ngày càng mở rộng sang các kênh online như website, mạng xã hội và sàn thương mại điện tử. Sapo hỗ trợ đồng bộ tồn kho và đơn hàng giữa cửa hàng, Facebook, website và các sàn TMĐT phổ biến như Shopee, Lazada, TikTok Shop, giúp doanh nghiệp quản lý tập trung và hạn chế tình trạng lệch tồn kho giữa các kênh.

• Hệ thống báo cáo lãi lỗ và công nợ rõ ràng

Không chỉ dừng lại ở việc theo dõi doanh thu, Sapo cung cấp hệ thống báo cáo đa chiều, từ hiệu quả bán hàng theo sản phẩm, nhân viên đến quản lý dòng tiền, công nợ khách hàng và nhà cung cấp. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình kinh doanh kịp thời và đưa ra quyết định dựa trên số liệu thực tế.

• Bán hàng tại quầy (POS) nhanh chóng & linh hoạt bảng giá

Tại quầy, nhân viên có thể tạo đơn và thanh toán chỉ trong vài giây nhờ Sapo hỗ trợ kết nối đầy đủ các thiết bị phần cứng như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn. Đặc biệt, hệ thống cho phép thiết lập đa bảng giá theo từng nhóm khách hàng, đáp ứng đặc thù giá bán phức tạp của ngành thiết bị y tế. Từ giá bán lẻ cho khách vãng lai, giá chiết khấu cho phòng khám, đại lý đến giá theo từng dự án, phần mềm sẽ tự động áp dụng đúng mức giá khi lựa chọn nhóm khách hàng, giúp nhân viên bán hàng thao tác chính xác mà không cần ghi nhớ thủ công.

• Tích hợp hóa đơn điện tử và kết nối phần mềm kế toán

Phần mềm quản lý bán hàng thiết bị y tế hỗ trợ kết nối trực tiếp với Sapo Invoice để xuất hóa đơn điện tử ngay khi phát sinh giao dịch. Đồng thời, toàn bộ dữ liệu bán hàng, tồn kho và chi phí được đồng bộ tự động sang phần mềm kế toán Sapo Accounting, giúp bộ phận kế toán giảm đáng kể thời gian nhập liệu và hạn chế sai sót khi đối soát, lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế cuối kỳ.

Chi phí: Dùng thử miễn phí 7 ngày. Gói trả phí từ 170.000đ/ tháng

Dùng thử miễn phí ngay

4.2. KiotViet - Phần mềm phổ biến, dễ sử dụng cho đại lý bán lẻ

KiotViet là thương hiệu có độ phủ cao trên thị trường, được biết đến với sự đơn giản và phù hợp cho các cửa hàng, đại lý thiết bị y tế quy mô vừa và nhỏ cần sự ổn định trong vận hành.

• Giao diện đơn giản, dễ làm quen: Thiết kế trực quan giúp chủ cửa hàng và nhân viên (kể cả người không rành công nghệ) thao tác bán hàng nhanh chóng chỉ sau thời gian ngắn tìm hiểu.
• Quản lý tồn kho chặt chẽ: Đáp ứng tốt các nghiệp vụ kho cơ bản cần thiết như theo dõi hàng hóa theo Lô, Hạn sử dụng và định mức tồn kho tối thiểu/tối đa.
• Phù hợp mô hình bán lẻ trực tiếp: Tập trung tối ưu hóa trải nghiệm bán hàng tại quầy (POS) và quản lý lịch sử giao dịch với khách hàng hiệu quả.

Chi phí: Từ 270.000đ/ tháng

Đăng ký: https://www.kiotviet.vn/

4.3. POS365 - Phần mềm quản lý kho chuyên biệt, vận hành ổn định

POS365 là giải pháp quản lý bán hàng trên nền tảng điện toán đám mây, được nhiều cửa hàng vật tư và thiết bị y tế lựa chọn nhờ khả năng vận hành ổn định và dễ triển khai trong thực tế.

• Quản lý hàng hóa theo lô và hạn sử dụng: Phần mềm hỗ trợ theo dõi hàng hóa theo từng lô nhập và thời hạn sử dụng, giúp cửa hàng kiểm soát hàng cận hạn và chủ động kế hoạch xử lý tồn kho.
• Tương thích đa thiết bị: POS365 có thể sử dụng trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại, máy tính bảng hoặc máy POS, thuận tiện cho việc quản lý và bán hàng linh hoạt.
• Hỗ trợ bán hàng khi mất kết nối internet: Hệ thống cho phép bán hàng offline trong trường hợp gián đoạn mạng, dữ liệu sẽ tự động đồng bộ lại khi có kết nối.
• Giao diện bán hàng tối ưu thao tác: Giao diện được thiết kế đơn giản, giúp rút ngắn thời gian tạo đơn và thanh toán tại quầy, phù hợp với cửa hàng có tần suất giao dịch cao.

Chi phí: Từ 1.950.000đ/ 12 tháng.

Đăng ký: https://www.pos365.vn/

4.4. gAMSPro 4.0 - Giải pháp quản lý tài sản & thiết bị y tế trong bệnh viện

gAMSPro 4.0 là phần mềm chuyên dụng cho việc quản lý tài sản và trang thiết bị y tế trong các cơ sở y tế, đặc biệt phù hợp với bệnh viện và đơn vị có yêu cầu quản lý, bảo trì thiết bị ở mức độ chuyên sâu.

• Quản lý vòng đời thiết bị y tế: Phần mềm hỗ trợ theo dõi thông tin thiết bị từ khi đưa vào sử dụng đến bảo trì, sửa chữa và thanh lý, giúp đơn vị nắm rõ tình trạng và lịch sử của từng tài sản.
• Quản lý bảo trì, bảo dưỡng định kỳ: Hệ thống cho phép thiết lập kế hoạch bảo trì, nhắc lịch kiểm tra và ghi nhận kết quả bảo dưỡng, góp phần đảm bảo thiết bị vận hành ổn định và đúng quy định.
• Phù hợp cho mô hình bệnh viện: gAMSPro 4.0 tập trung vào quản lý tài sản nội bộ và thiết bị y tế trong bệnh viện, phù hợp với các đơn vị cần kiểm soát chặt chẽ công tác vận hành và bảo trì hơn là quản lý bán hàng.

Chi phí: Phụ thuộc quy mô, số lượng sản phẩm cần quản lý. 

Đăng ký: https://gsoft.com.vn/phan-mem-quan-ly-tai-san/

4.5. 365 Medihome - Giải pháp y tế số và kết nối dữ liệu thông minh

Khác với các phần mềm tập trung vào bán lẻ, 365 Medihome là nền tảng chuyển đổi số phù hợp với phòng khám và cơ sở y tế có nhu cầu quản lý thiết bị gắn liền với hoạt động khám chữa bệnh và chăm sóc bệnh nhân.

• Hệ sinh thái kết nối dữ liệu y tế: Phần mềm hỗ trợ liên kết dữ liệu giữa bác sĩ, bệnh nhân và thiết bị y tế, phục vụ các mô hình theo dõi sức khỏe từ xa và quản lý thông tin y tế tập trung.
• Quản lý vận hành thiết bị: Cho phép theo dõi tình trạng hoạt động và lịch sử sử dụng của thiết bị tại phòng khám, hỗ trợ lập kế hoạch bảo trì và đảm bảo thiết bị vận hành ổn định.
• Tích hợp hồ sơ sức khỏe điện tử: Dữ liệu đo lường từ thiết bị y tế có thể được cập nhật vào hồ sơ sức khỏe của bệnh nhân, giúp bác sĩ dễ dàng theo dõi và đánh giá tình trạng điều trị.
• Quản lý tổng thể cơ sở y tế: Ngoài quản lý vật tư, hệ thống còn hỗ trợ các nghiệp vụ như đặt lịch khám, quản lý nhân sự và báo cáo doanh thu dịch vụ, phù hợp với mô hình phòng khám số hóa.

Chi phí: Từ 2.300.000đ

Đăng ký: https://medihome.com.vn/phan-mem-quan-ly-trang-thiet-bi-y-te-giai-phap-y-te-so-2030.html

5. Lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng thiết bị y tế

Việc lựa chọn phần mềm phù hợp không chỉ ảnh hưởng đến chi phí đầu tư ban đầu mà còn tác động trực tiếp đến hiệu quả vận hành lâu dài của doanh nghiệp. Dưới đây là 3 tiêu chí quan trọng bạn nên cân nhắc khi đánh giá và so sánh các giải pháp trên thị trường.

5.1. Ưu tiên phần mềm có kinh nghiệm triển khai ngành y tế

Ngành thiết bị y tế có nhiều đặc thù quản lý như theo dõi số lô, hạn sử dụng, serial bảo hành và các quy định xuất - nhập - tồn chặt chẽ, điều mà nhiều phần mềm bán lẻ thông thường chưa đáp ứng đầy đủ. Việc lựa chọn nhà cung cấp đã có kinh nghiệm triển khai thực tế trong ngành giúp doanh nghiệp tiếp cận sẵn các quy trình phù hợp, giảm rủi ro sai sót và tiết kiệm thời gian chuẩn hóa vận hành ngay từ đầu.

5.2. Khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển

Một phần mềm hiệu quả cần đủ linh hoạt để đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình mở rộng. Doanh nghiệp nên ưu tiên giải pháp có khả năng tích hợp thêm các kênh bán hàng như website, sàn thương mại điện tử, kết nối đơn vị vận chuyển, hóa đơn điện tử hoặc mở rộng quản lý đa chi nhánh, đa kho mà vẫn đảm bảo dữ liệu được đồng bộ và không làm gián đoạn hệ thống hiện tại.

5.3. Hỗ trợ triển khai và đào tạo

Phần mềm chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi đội ngũ nhân sự có thể sử dụng thành thạo trong thực tế. Vì vậy, doanh nghiệp nên quan tâm đến năng lực hỗ trợ của nhà cung cấp, bao gồm lộ trình triển khai rõ ràng, đào tạo sử dụng (trực tiếp hoặc online) và đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật sẵn sàng đồng hành trong quá trình vận hành, thay vì chỉ cung cấp phần mềm mà thiếu hỗ trợ sau bán.

6. Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý bán hàng thiết bị y tế

6.1. Doanh nghiệp kinh doanh thiết bị y tế có bắt buộc phải dùng phần mềm không?

Về mặt luật pháp, chưa có quy định "bắt buộc phải có phần mềm". Tuy nhiên các đơn vị kinh doanh thiết bị y tế phải công khai giá, niêm yết cấu hình, tính năng và quản lý chặt chẽ nguồn gốc xuất xứ. Việc sử dụng sổ sách hay Excel gần như không thể đáp ứng kịp thời và chính xác các yêu cầu này, dễ dẫn đến sai phạm khi báo cáo.

Do đó, phần mềm là công cụ thiết yếu để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật.

6.2. Phần mềm có hỗ trợ quản lý đồng bộ nhiều kho và chuỗi chi nhánh không?

Có. Các phần mềm chuyên dụng hiện nay (như Sapo) đều hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud), cho phép quản lý tập trung không giới hạn số lượng kho hàng hay điểm bán. Chủ doanh nghiệp bán thiết bị y tế có thể xem tồn kho của toàn hệ thống theo thời gian thực (Real-time), thực hiện lệnh điều chuyển hàng giữa các chi nhánh nhanh chóng để giải quyết tình trạng nơi thừa - nơi thiếu hàng.

6.3. Dữ liệu trên phần mềm có hỗ trợ gì khi Cơ quan chức năng (Thanh tra y tế/Thuế) kiểm tra?

Đây là ưu điểm lớn nhất của việc dùng phần mềm. Hệ thống có thể trích xuất tức thì các chứng từ quan trọng như: Thẻ kho (Lý lịch hàng hóa), Bảng kê nhập - xuất - tồn, Hóa đơn điện tử đầu ra. Điều này giúp doanh nghiệp chứng minh được nguồn gốc, thời hạn sử dụng và tính minh bạch của hàng hóa chỉ trong vài phút, thay vì mất cả ngày lục tìm hóa đơn giấy.

6.4. Tôi đang quản lý bằng Excel, chuyển sang phần mềm có mất dữ liệu không?

Hoàn toàn không. Hầu hết các phần mềm hiện đại đều có tính năng Nhập dữ liệu (Import) từ file Excel. Bạn chỉ cần tải danh sách hàng hóa, tồn kho, công nợ khách hàng hiện có lên hệ thống theo mẫu có sẵn. Quá trình này chỉ mất một vài phút (tùy vào dữ liệu tải) để thiết lập toàn bộ dữ liệu ban đầu mà không cần nhập tay từng món.

Trong bối cảnh thị trường thiết bị y tế ngày càng cạnh tranh và các quy định quản lý của Nhà nước ngày càng chặt chẽ, việc duy trì phương thức quản lý thủ công dần bộc lộ nhiều hạn chế. Một phần mềm quản lý phù hợp không chỉ giúp giảm tải công việc vận hành, hạn chế sai sót trong quản lý hàng hóa theo lô và hạn sử dụng, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống dữ liệu minh bạch, dễ đối soát khi cần thiết.

Mỗi phần mềm được đề cập trong bài đều có những điểm mạnh riêng, phù hợp với từng mô hình và mục đích sử dụng khác nhau. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp kinh doanh thiết bị y tế tại Việt Nam đang tìm kiếm một nền tảng quản lý tập trung và đồng bộ, vừa đáp ứng nhu cầu quản lý tại cửa hàng, vừa mở rộng bán hàng trên nhiều kênh như website, mạng xã hội và sàn thương mại điện tử, đồng thời kết nối hóa đơn điện tử và kế toán, Sapo là một lựa chọn đáng cân nhắc.

Việc từng bước chuẩn hóa quy trình bằng công nghệ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định hơn, chủ động thích ứng với thay đổi của thị trường và tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững trong dài hạn. Bắt đầu dùng thử phần mềm quản lý bán hàng thiết bị y tế ngay bằng cách click Dùng thử miễn phí ngay bên dưới. 

Dùng thử miễn phí ngay