Quy trình kiểm kê thuốc hết hạn và tiêu hủy chuẩn GPP để tránh bị phạt

Kiểm kê thuốc hết hạn không đơn thuần là dọn kho cho gọn, mà là việc ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và chi phí vận hành của nhà thuốc. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong khâu ghi nhận hay tiêu hủy, nhà thuốc cũng có thể gặp rắc rối khi đoàn thanh tra GPP kiểm tra. Trong bài viết này, Sapo sẽ chia sẻ quy trình kiểm kê và tiêu hủy thuốc hết hạn dễ áp dụng, giúp bạn làm đúng ngay từ đầu và yên tâm hơn khi vận hành.

1. Vì sao nhà thuốc dễ bị phạt liên quan đến thuốc hết hạn?

Thực tế, phần lớn nhà thuốc không cố tình vi phạm, nhưng vẫn bị nhắc nhở hoặc xử phạt khi đoàn kiểm tra GPP đến làm việc. Nguyên nhân thường đến từ những lỗi rất quen trong quá trình vận hành hằng ngày, điển hình như: 

• Không tách riêng khu vực thuốc hết hạn: Nhiều nhà thuốc vẫn để thuốc hết hạn lẫn trong kho hoặc quầy, chỉ ghi nhớ “trong đầu” là không bán. Khi kiểm tra, việc không có khu vực cách ly rõ ràng sẽ bị đánh giá là chưa đảm bảo an toàn. 
• Không có hoặc thiếu biên bản tiêu hủy: Nhà thuốc có thể đã tiêu hủy thuốc hết hạn, nhưng không lập biên bản hoặc hồ sơ lưu không đầy đủ. Với GPP, không có hồ sơ đồng nghĩa với chưa thực hiện đúng quy trình.
• Không theo dõi hạn sử dụng theo lô: Theo dõi hạn dùng chung chung theo tên thuốc khiến nhà thuốc dễ bỏ sót từng lô khác nhau. Đây là lỗi rất phổ biến khi quản lý bằng sổ tay hoặc ghi chép rời rạc.
• Có tiêu hủy nhưng làm sai cách: Tiêu hủy không đúng quy trình, không đúng thời điểm hoặc không có bằng chứng đi kèm đều có thể trở thành rủi ro khi bị kiểm tra, dù nhà thuốc không hề có ý định vi phạm.

2. Quy trình kiểm kê thuốc hết hạn chuẩn GPP (dễ áp dụng)

Để không rơi vào thế bị động khi thuốc cận hạn, nhà thuốc cần thiết lập một bộ khung kiểm soát chặt chẽ nhưng tinh gọn. Dưới đây là 3 bước quan trọng nhất trong khâu kiểm kê:

Bước 1: Kiểm kê thuốc theo hạn dùng định kỳ

Để không rơi vào thế bị động khi thuốc cận hạn, nhà thuốc cần có một quy trình kiểm kê đủ chặt để kiểm soát rủi ro nhưng đủ gọn để duy trì hằng ngày. Kiểm kê định kỳ chính là bước quan trọng nhất giúp chủ nhà thuốc chủ động xử lý thuốc hết hạn, thay vì “chạy theo” khi sắp có đoàn kiểm tra.

• Tần suất kiểm kê nên duy trì: Có thể kiểm tra hàng tháng (khoảng ngày 25-30), hàng tuần để kiểm tra nhanh các nhóm thuốc bán chậm, thuốc kê đơn hoặc thuốc giá trị cao
• Kiểm kê theo lô và hạn dùng: Nhà thuốc nên áp dụng nguyên tắc FEFO (hết hạn trước - bán trước) để sắp xếp thuốc trên kệ. Mỗi lô thuốc cần được theo dõi rõ hạn dùng, đối chiếu khớp giữa sổ theo dõi hoặc phần mềm với thực tế trên vỉ, hộp thuốc. Cách làm này giúp hạn chế nhầm lẫn và tránh rủi ro khi đoàn thanh tra kiểm tra hồ sơ.
• Kiểm kê theo vị trí bảo quản: Việc phân khu rõ ràng trong kho và quầy thuốc là yếu tố thường bị bỏ qua. Ngoài khu vực thuốc bán chạy và thuốc kê đơn, nhà thuốc cần có khu biệt trữ riêng cho thuốc hết hạn hoặc chờ tiêu hủy. Kiểm kê theo từng vị trí giúp tránh tình trạng thuốc bị “lọt” trong góc tủ hoặc dưới đáy kệ mà không được phát hiện kịp thời.

Bước 2: Phân loại và cách ly thuốc hết hạn

Ngay khi phát hiện thuốc đã hết hạn hoặc cận hạn không còn khả năng lưu hành, nhà thuốc cần phân loại và cách ly ngay, tránh để lẫn với thuốc đang bán. Đây là bước đơn giản nhưng lại thường bị đoàn kiểm tra GPP soi rất kỹ.

• Gắn nhãn “KHÔNG ĐƯỢC BÁN” rõ ràng: Mỗi thuốc hết hạn cần được dán nhãn dễ nhận biết, thể hiện rõ tình trạng không được phép lưu hành. Việc gắn nhãn giúp toàn bộ nhân viên trong ca bán hàng nhận biết ngay, hạn chế tối đa rủi ro bán nhầm do vội vàng hoặc thay ca.
• Đưa thuốc về khu vực riêng để biệt trữ: Thuốc hết hạn hoặc chờ tiêu hủy phải được đưa về khu vực cách ly riêng, tách biệt hoàn toàn với thuốc đang kinh doanh. Khu vực này cần được bố trí rõ ràng, dễ kiểm soát và không nằm chung với kho bán hàng.

Thực tế cho thấy, nhiều nhà thuốc bị nhắc nhở không phải vì có thuốc hết hạn, mà vì chưa cách ly đúng cách, khiến đoàn kiểm tra đánh giá là tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn trong quá trình bán thuốc.

Bước 3: Lập danh sách thuốc hết hạn

Sau khi phân loại và cách ly, nhà thuốc cần lập danh sách thuốc hết hạn đầy đủ và rõ ràng. Đây là căn cứ quan trọng để thực hiện tiêu hủy đúng quy định và cũng là hồ sơ thường được đoàn kiểm tra GPP yêu cầu đối chiếu.

Danh sách thuốc hết hạn cần thể hiện tối thiểu các thông tin sau:

• Tên thuốc
• Số lô
• Hạn dùng
• Số lượng

Việc ghi nhận đầy đủ các thông tin này giúp nhà thuốc kiểm soát chính xác số thuốc cần tiêu hủy, tránh tình trạng thiếu - thừa hoặc nhầm lẫn giữa các lô thuốc khác nhau.

Trên thực tế, khi quản lý hạn dùng bằng sổ tay, danh sách thuốc hết hạn rất dễ bị sót hoặc sai lệch số liệu. Nếu nhà thuốc theo dõi hạn dùng bằng phần mềm quản lý nhà thuốc, danh sách thuốc hết hạn có thể được tự động tổng hợp và xuất báo cáo chỉ trong vài thao tác, giúp giảm phụ thuộc vào ghi chép thủ công và hạn chế rủi ro khi cần đối chiếu hồ sơ.

Dùng thử miễn phí ngay

3. Quy trình tiêu hủy thuốc hết hạn đúng quy định

Tiêu hủy thuốc hết hạn là khâu khiến nhiều nhà thuốc lúng túng nhất. Không ít trường hợp nhà thuốc đã chủ động xử lý thuốc tồn hạn, nhưng vẫn bị nhắc nhở vì làm chưa đúng cách hoặc thiếu hồ sơ đi kèm.

3.1. Khi nào nhà thuốc cần tiêu hủy thuốc?

Nhà thuốc cần thực hiện tiêu hủy trong các trường hợp sau:

• Thuốc đã hết hạn sử dụng
• Thuốc bị hư hỏng, biến chất, không đảm bảo chất lượng trong quá trình bảo quản

Việc giữ lại các thuốc này trong kho, dù không bán, vẫn được xem là rủi ro nếu không có phương án xử lý rõ ràng.

3.2. Cách tiêu hủy thuốc đúng quy định

• Không vứt thuốc chung với rác sinh hoạt: Thuốc là sản phẩm đặc thù, việc vứt bỏ cùng rác sinh hoạt không chỉ sai quy định mà còn tiềm ẩn nguy cơ gây hại cho môi trường và cộng đồng.
• Phối hợp với đơn vị có đủ điều kiện tiêu hủy: Nhà thuốc cần tiêu hủy thuốc thông qua đơn vị được phép xử lý chất thải y tế hoặc theo hướng dẫn của cơ quan chức năng tại địa phương. Đây là điểm thường bị bỏ qua, nhưng lại được đoàn kiểm tra GPP đánh giá rất kỹ.
• Lập biên bản tiêu hủy đầy đủ: Mỗi đợt tiêu hủy cần có biên bản ghi rõ danh mục thuốc, số lượng, hình thức tiêu hủy và thời điểm thực hiện. Biên bản này là căn cứ quan trọng để chứng minh nhà thuốc đã xử lý thuốc hết hạn đúng quy trình.
• Hồ sơ tiêu hủy nhà thuốc cần lưu: Để sẵn sàng khi có đoàn kiểm tra, nhà thuốc nên lưu trữ đầy đủ các hồ sơ như biên bản kiểm kê thuốc hết hạn, bản tiêu hủy thuốc và chữ ký của người chịu trách nhiệm chuyên môn. 

4. Làm sao để kiểm soát thuốc hết hạn nhẹ nhàng hơn mỗi ngày?

Vấn đề với thuốc hết hạn không nằm ở một lần kiểm kê hay một đợt tiêu hủy, mà ở việc duy trì kiểm soát đều đặn mỗi ngày. Khi mọi thứ phụ thuộc quá nhiều vào sổ sách hoặc ghi nhớ thủ công, rủi ro bỏ sót là điều khó tránh.

• Cảnh báo hạn dùng sớm để chủ động xử lý: Thay vì chờ đến khi thuốc sắp hết hạn mới phát hiện, nhà thuốc nên theo dõi và nhận cảnh báo trước để có phương án đẩy bán, điều chuyển hoặc lên kế hoạch tiêu hủy phù hợp.
• Theo dõi hạn dùng theo lô và theo vị trí bảo quản: Việc quản lý hạn dùng chi tiết đến từng lô và từng vị trí giúp nhà thuốc biết chính xác thuốc đang nằm ở đâu, lô nào cần ưu tiên xử lý. Cách làm này đặc biệt hữu ích với kho có nhiều kệ, nhiều nhóm thuốc khác nhau.
• Dễ dàng xuất báo cáo kiểm kê và tiêu hủy khi cần: Khi có đoàn kiểm tra, việc chuẩn bị báo cáo nhanh, đúng và đủ giúp nhà thuốc giảm áp lực đáng kể. Các báo cáo kiểm kê, danh sách thuốc hết hạn hay biên bản tiêu hủy cần được tổng hợp rõ ràng, dễ đối chiếu.
• Giảm phụ thuộc vào sổ sách thủ công: Nhiều nhà thuốc hiện chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc để theo dõi hạn dùng, kiểm kê và lưu trữ hồ sơ tập trung. Cách làm này giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và giúp chủ nhà thuốc yên tâm hơn trong vận hành hằng ngày.

Thuốc hết hạn là tình huống không nhà thuốc nào tránh khỏi, nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát và xử lý đúng ngay từ đầu nếu có quy trình rõ ràng. Từ kiểm kê, phân loại, lập danh sách đến tiêu hủy và lưu hồ sơ, mỗi bước đều góp phần giúp nhà thuốc giảm rủi ro và yên tâm hơn khi vận hành.

Khi việc quản lý hạn dùng được thực hiện đều đặn và có hệ thống, nhà thuốc không chỉ tránh được sai sót khi kiểm tra GPP mà còn tiết kiệm thời gian, công sức cho đội ngũ bán hàng. Quan trọng hơn, chủ nhà thuốc sẽ luôn ở thế chủ động, thay vì bị động xử lý khi sự việc đã xảy ra.