Khi bắt đầu kinh doanh cafe, câu hỏi được quan tâm nhất là: mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? 50 triệu có đủ không, 100 triệu liệu có làm được, hay phải vài trăm triệu mới có thể bắt đầu?
Trên thực tế, chi phí mở quán cafe thay đổi theo quy mô, mô hình, vị trí và mức độ đầu tư. Quán cafe nhỏ, cafe cóc có thể bắt đầu với số vốn thấp hơn, trong khi chi phí mở quán cafe 100m2 hay 200m2 sẽ cao hơn do tiền thuê, thiết kế, nội thất và thiết bị.
Nếu chưa biết mở quán cafe cần bao nhiêu vốn, bảng dưới đây sẽ giúp bạn hình dung nhanh ngân sách theo từng quy mô. Ngoài chi phí setup ban đầu, bạn nên dành một phần vốn cho vận hành và dự phòng để quán có đủ nguồn lực duy trì trong giai đoạn đầu.
Bảng chi phí mở quán cafe tham khảo
Quy mô quán | Tổng vốn cần chuẩn bị | Thời gian thu hồi vốn tham khảo |
Cafe xe đẩy | 30-70 triệu đồng | 6-12 tháng |
Cafe nhỏ | 100-200 triệu đồng | 12-24 tháng |
Cafe tầm trung | 200-500 triệu đồng | 18-30 tháng |
Cafe quy mô lớn | 500 triệu-1 tỷ đồng | 24-36 tháng hoặc lâu hơn |
Vậy các khoản chi phí trên được hình thành từ những hạng mục nào? Ngay dưới đây, Sapo sẽ phân tích chi tiết từng hạng mục để bạn dễ dàng lên kế hoạch kinh doanh quán cafe và kiểm soát ngân sách khi bắt đầu kinh doanh quán cafe.
1. Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn?
Mở quán cafe cần khoảng 50 triệu, 100 triệu, 200 triệu hay 500 triệu đồng tùy vào mô hình, diện tích, vị trí và mức độ đầu tư, không có một mức vốn cố định cho tất cả quán cafe.
Nếu vốn ít, bạn có thể bắt đầu với mô hình take-away, kiosk hoặc quán nhỏ dưới 20m². Với khoảng 100 triệu đồng, có thể hướng tới quán cafe nhỏ 20-40m². Nếu có 200-300 triệu đồng, bạn có thể đầu tư nhiều hơn về không gian, máy móc và trải nghiệm khách hàng.
Tuy nhiên, vốn mở quán không nên được tính bằng số tiền để setup xong quán. Bạn còn phải có tiền để trả mặt bằng, lương nhân viên, nhập nguyên liệu, điện nước và duy trì hoạt động trong những tháng đầu khi doanh thu chưa ổn định.
Vì vậy, công thức tính chi phí mở quán cafe an toàn là:
| Tổng chi phí mở quán cafe = Vốn setup ban đầu + Vốn vận hành trong những tháng đầu + Khoản dự phòng phát sinh |
2. Chi phí mở quán cafe bao gồm những gì?
Có thể chia chi phí mở quán thành 3 nhóm, giúp bạn dễ lập ngân sách hơn:
2.1 Nhóm 1: Chi phí setup quán cafe ban đầu
Đây là các khoản chủ quán cafe cần chi để set up quán trước khi khai trương: Chi phí thuê/ cọc mặt bằng, chi phí sửa chữa, thiết kế, chi phí trang bị nội thất, decor quán, chi phí máy móc pha chế…
Chi phí thuê mặt bằng
Tiền thuê mặt bằng chiếm trung bình tới 30% chi phí mở quán cafe, kinh phí chi trả sẽ tùy thuộc vào địa điểm bạn thuê hay mua cũng như diện tích của mỗi quán cafe cũng là khác nhau. Nhưng có thể tựu chung lại 1 số vấn đề bạn cần thiết làm dù cho đó là cửa hàng thuê hay mua.
Nếu bạn đã có mặt bằng tốt, là nhà bạn thì việc kinh doanh quán cà phê sẽ rất dễ dàng vì không phải e ngại việc bị lỗ. Nếu không bạn sẽ phải quan tâm tới việc tìm thuê mặt bằng tốt, không gian thoáng đãng, riêng tư, không quá ồn ào và có chỗ để xe cho khách đủ rộng rãi. Thông thường, vị trí đẹp nhất để mở các quán cà phê là ở góc đường.
Để thuê nhà mở quán kinh doanh cà phê hay bất cứ cửa hàng gì, chủ nhà thường sẽ yêu cầu bạn đặt cọc tiền 3 hoặc 6 tháng/ lần. Nếu đầu tư lớn và xác định kinh doanh lâu dài, bạn cũng cần phải đảm bảo thời hạn hợp đồng để cửa hàng đủ thời gian xây dựng và thu lợi nhuận. Chi phí thuê mặt bằng mỗi tháng thông thường từ khoảng 30 đến 90 triệu đồng tùy địa điểm.
Xem thêm: Các loại máy móc, dụng cụ và nguyên liệu cần có khi mở quán kinh doanh trà sữa
Chi phí xây dựng, thiết kế quán cafe
Sau khi lựa chọn và thuê được mặt bằng thì cửa hàng cà phê của bạn cần được trang trí và lắp đặt các thiết bị để tạo điểm nhấn: tranh ảnh, cây cảnh, đồ lưu niệm, tap chí, sách báo… là những vật dụng trang trí phổ biến.
Nếu mở cửa hàng dựa trên quán cà phê có sẵn, tùy theo hiện trạng bạn chỉ việc tu sửa lại, còn nếu là địa điểm phải xây dựng mới thì chi phí sẽ tốn kém hơn.
Bạn có thể thuê công ty chuyên thiết kế quán cafe để đảm bảo thẩm mỹ và tính chuyên nghiệp. Tuy nhiên thuê ngoài sẽ rất tốn kém, mất ít nhất 20 - 60 triệu đồng tùy diện tích, từ đó chi phí mở quán cafe cũng đội lên tương đối lớn.
Chi phí đầu tư cơ sở vật chất cho quán cafe
Chi phí đầu tư cơ sở vật chất cho quán cafe là khoản bạn cần chuẩn bị để biến một mặt bằng trống thành không gian hoàn chỉnh và sẵn sàng đón khách. Khoản này thường gồm chi phí cải tạo, sơn sửa, quầy pha chế, bàn ghế, hệ thống điện nước, đèn, điều hòa, thiết bị vệ sinh và trang trí, chi phí có thể lên tới 40-60 triệu đồng.
Nếu mặt bằng đã có sẵn cơ sở vật chất, bạn có thể tiết kiệm đáng kể chi phí setup. Ngược lại, với mặt bằng thô hoặc cần xây dựng lại nhiều hạng mục, chi phí sẽ cao hơn.
VD: Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? Hạch toán vốn đầu tư cơ sở vật chất cho quán cafe trong 6 tháng:
| Hạng mục | Thành tiền |
| Tủ, quầy pha chế | 15 triệu |
| Lắp đặt hệ thống đèn điện | 1,5 triệu |
| Bộ bàn ghế | 10 triệu |
| Đồ trang trí | 10 triệu |
| Thuê lắp đặt | 10 triệu |
| Cốc, chén | 10 triệu |
| TỔNG TIỀN | 56,5 triệu |
Chi phí mua dụng cụ và nguyên liệu làm cafe
Để bắt đầu kinh doanh tiệm cafe, ngoài việc đăng ký giấy tờ, thuê mặt bằng thì cần mua sắm các trang thiết bị để vận hành cửa hàng.
Thông thường sẽ bao gồm các nhóm vật dụng cơ bản trong quán cà phê như: tủ lạnh, quạt gió, bình đun nước, máy xay cà phê, … có chi phí tối thiểu lên tới khoảng 30 - 40 triệu đồng.
Ngoài ra, các chi phí mở quán cafe các như sắm sửa nguyên vật liệu, vật dụng pha chế như ly tách, phin cà phê các cỡ, khay bưng nước, thùng đá… có thể lên tới khoảng 4 đến 5 triệu đồng. Bạn cũng nên để một khoản khoảng 3 triệu cho các đồ dùng thiết yếu khác như văn phòng phẩm, bộ dụng cụ lau nhà, dọn vệ sinh…
Hiện nay trên thị trường dụng cụ pha cafe ở khoảng giá:
- Tủ lạnh: 7 đến 15 triệu vnđ
- Máy pha cafe: 50 triệu đến 150 triệu tùy phân khúc
Một khi quán cà phê của bạn đi vào hoạt động thì chi phí lớn nhất của bạn là chi phí nhập nguyên liệu đồ uống để phục vụ khách hàng. Các loại đồ uống cần có như cà phê, trà lipton, đường, trái cây, sữa tươi, sữa đặc…
Với những quán cà phê thông thường thì chi phí cho nguyên liệu không nên vượt quá 25-40% doanh thu. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Gợi ý menu đồ uống quán cafe để biết cần nhập những nguyên liệu gì.
Xem thêm: 99+ Mẫu thiết kế menu cafe đơn giản, đẹp, chuyên nghiệp thu hút khách hàng
Menu cơ bản của quán cà phê
Chi phí mua phần mềm quản lý quán cafe
Nhiều chủ quán khi mới mở quán thường bỏ qua phần mềm quản lý quán cafe vì nghĩ rằng quy mô nhỏ có thể ghi chép thủ công để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, thực tế chỉ sau 1-2 tháng vận hành, các vấn đề như nhầm order, thất thoát doanh thu, khó kiểm soát ca làm hay nguyên liệu sẽ bắt đầu xuất hiện. Lúc này, chi phí hao hụt còn lớn hơn rất nhiều so với tiền đầu tư phần mềm ban đầu.
Vậy có nên sử dụng phần mềm quản lý quán cafe ngay từ đầu không? Câu trả lời là có, nếu bạn muốn vận hành bài bản và tránh những sai sót không đáng có.
Hiện nay, chi phí cho phần mềm quản lý quán cafe như Sapo khá “dễ tiếp cận”, cụ thể:
- Gói cơ bản: khoảng 170.000 – 249.000đ/tháng
- Dùng thử miễn phí: 7 ngày đầy đủ tính năng
=> Tức là chỉ tương đương 5.000 - 10.000đ/ngày, nhưng có thể giúp bạn:
- Order nhanh, hạn chế sai sót: Nhân viên ghi món trực tiếp trên điện thoại/tablet, đơn tự động chuyển xuống quầy pha chế
- Quản lý bàn rõ ràng: Sơ đồ bàn trực quan, dễ sắp xếp khách kể cả giờ cao điểm
- Thanh toán chính xác, không thất thoát: Mọi hóa đơn đều được ghi nhận minh bạch
- Theo dõi doanh thu mọi lúc: Chủ quán có thể kiểm tra tình hình kinh doanh ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng
Với mức chi phí này, phần mềm không còn là một khoản “chi thêm”, mà là công cụ giúp bạn tiết kiệm chi phí vận hành và hạn chế rủi ro mỗi ngày.
Nếu bạn đang chuẩn bị mở quán, nên dùng thử phần mềm ngay từ giai đoạn setup. Chỉ cần vài ngày trải nghiệm, bạn sẽ thấy rõ sự khác biệt giữa quản lý thủ công và quản lý bằng phần mềm - và tránh được rất nhiều sai sót mà hầu hết chủ quán mới đều gặp phải.
2.2 Nhóm 2: Chi phí vận hành duy trì hàng tháng
Sau khi quán cafe được mở, bạn phải có tiền để duy trì cho nó. Đó là các khoản như tiền làm PR và marketing quán cafe; Các chi phí điện nước, điện thoại, lương nhân viên, nguyên liệu pha chế, quà tặng khách hàng…
Khoản phí này không hề nhỏ chút nào nên nếu liệu tính không chuẩn, nguồn vốn mở quán cafe của bạn sẽ bị hao hụt và gặp khó khăn khi triển khai.
Ví dụ nếu có 300 triệu đầu tư, bạn chỉ nên bỏ ra tầm 150 triệu đầu tư cơ sở vật chất thôi, 150 triệu còn lại dùng để duy trì quán trong những tháng đầu khốn khó. Hãy nhớ không bao giờ được tiêu sạch sẽ số vốn mình đang có trong tay
2.3 Nhóm 3: Chi phí dự phòng
Cần dự trù chi phí phát sinh để bạn có thể lường trước những phát sinh khi mở quán café, đặc biệt trong khoảng thời gian đầu.
Đọc thêm: Giá Cost là gì? Cách tính Cost món ăn, đồ uống chính xác nhất cho nhà hàng, quán cafe
Chúng ta vẫn hay có thói quen tính toán chi phí và cho rằng chúng đã đủ để setup một quán cafe ngon lành, nhưng khi bắt tay vào thực hiện bạn mới nhận thấy có rất nhiều khoản trên trời rơi xuống nữa, mà nếu không chuẩn bị sẵn số vốn dự phòng thì rất khó xoay sở.
Ví dụ đơn giản như tiền may đồng phục cho nhân viên; chi phí giặt ủi khăn trải bàn, rèm; Tiền mực in hóa đơn hay các chi phí mua sắm dự trù khi các vật dụng bị vỡ, hỏng, xuống cấp… Càng liệt kê chi tiết càng tốt.
VD: Hạch toán các chi phí mở quán cafe phát sinh (6 tháng)
| Hạng mục | Thành tiền |
| Tủ, quầy pha chế | 3 triệu |
| Lắp đặt hệ thống đèn điện | 5 triệu |
| Bộ bàn ghế | 2 triệu |
| Đồ trang trí | 10 triệu |
| TỔNG TIỀN | 20 triệu |
Đọc ngay bài viết 14 mô hình quán cafe độc đáo, thiết thực nhất hiện nay để tìm được những gợi ý mở quán cafe phù hợp nhé!
3. Dự toán chi phí mở quán cafe theo các mô hình quán khác nhau
Mỗi mô hình quán cafe sẽ có mức đầu tư khác nhau. Tùy theo mục tiêu, quy mô và đối tượng khách hàng mà bạn có thể lựa chọn loại hình phù hợp. Dưới đây là bảng ước tính chi phí khởi đầu phổ biến nhất hiện nay:
3.1 Mô hình cafe mang đi (Take-away)
Phù hợp với: Người có vốn nhỏ, muốn bắt đầu nhanh, tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng.
| Hạng mục | Ước tính chi phí |
| Mặt bằng nhỏ (dưới 10m²) | 3 - 7 triệu/tháng |
| Thiết kế đơn giản | 5 -10 triệu |
| Trang thiết bị pha chế | 10 - 15 triệu |
| Nguyên vật liệu đầu vào | 5 - 7 triệu |
| Marketing online | 2 - 5 triệu |
| Phần mềm quản lý đơn giản | 170.000đ/tháng |
| Tổng dự kiến | 25 - 45 triệu |
Mẹo tiết kiệm: Dùng xe đẩy hoặc thuê kios nhỏ, ưu tiên mặt bằng gần trường học, khu văn phòng.
2.2. Mô hình quán cafe nhỏ trong ngõ/ gần khu dân cư
Phù hợp với: Người muốn tạo không gian ngồi lại, khách hàng chủ yếu là dân cư địa phương, sinh viên.
| Hạng mục | Ước tính chi phí |
| Mặt bằng 20 - 40m² | 5 - 12 triệu/tháng |
| Thiết kế nhẹ nhàng | 10 - 25 triệu |
| Bàn ghế & decor | 10 - 20 triệu |
| Máy móc và dụng cụ pha chế | 15 - 30 triệu |
| Nguyên liệu | 7 - 10 triệu |
| Nhân sự | 10 - 16 triệu |
| Marketing + khai trương | 5 - 10 triệu |
| Tổng dự kiến | 60 - 100 triệu |
Mẹo tiết kiệm: Tận dụng decor cũ, mua đồ nội thất thanh lý, tự lên kế hoạch khai trương.
2.3. Mô hình cafe sách/ cafe làm việc
Phù hợp với: Khách trí thức, freelancer, sinh viên cần không gian yên tĩnh, làm việc nhóm.
| Hạng mục | Ước tính chi phí |
| Mặt bằng rộng, thoáng | 10 - 20 triệu/tháng |
| Thiết kế và thi công | 30 - 60 triệu |
| Nội thất (ghế, sofa, bàn dài, kệ sách) | 20 - 40 triệu |
| Tủ sách + sách | 15 - 30 triệu |
| Nhân sự (2-3 người) | 5 - 15 triệu |
| Marketing + khai trương | 10 - 20 triệu |
| Tổng dự kiến | 100 - 120 triệu |
Mẹo tiết kiệm: Dùng sách cũ, hợp tác với nhà xuất bản, tổ chức workshop thu hút khách.
2.4. Mô hình cafe Container/ cafe sân vườn
Phù hợp với: Người muốn tạo điểm nhấn thương hiệu, thích phong cách cá tính, độc đáo.
| Hạng mục | Ước tính chi phí |
| Thuê/hoặc mua container | 30 - 80 triệu |
| Cải tạo và decor | 20 - 50 triệu |
| Trang thiết bị hiện đại | 25 - 40 triệu |
| Nguyên liệu tháng đầu | 10 - 15 triệu |
| Khu vực ngoài trời, cây xanh | 15 - 30 triệu |
| Nhân sự (4-5 người) | 15 - 25 triệu |
| Marketing độc đáo (chụp ảnh, PR) | 10 - 20 triệu |
| Tổng dự kiến | 130 - 250 triệu |
Mẹo tiết kiệm: Mua container cũ, hợp tác chụp ảnh quảng bá để viral trên mạng xã hội.
4. Khả năng hòa vốn và thời gian thu hồi vốn theo từng quy mô mở quán cà phê
Hòa vốn là thời điểm doanh thu đủ bù các chi phí vận hành, còn thu hồi vốn là thời gian cần để lợi nhuận tích lũy bù lại số vốn đầu tư ban đầu. Thời gian thu hồi vốn thực tế phụ thuộc vào lượng khách, giá bán, chi phí vận hành và lợi nhuận của từng quán.
- Cafe xe đẩy: Với vốn đầu tư khoảng 30-70 triệu đồng, giả sử bán 50-80 ly/ngày với giá trung bình 25.000 đồng, doanh thu có thể đạt khoảng 37,5-60 triệu đồng/tháng. Nếu duy trì được khoảng 5-10 triệu đồng lợi nhuận/tháng, thời gian thu hồi vốn có thể khoảng 6-12 tháng.
- Cafe nhỏ: Với vốn khoảng 100-200 triệu đồng, giả sử bán 80-120 ly/ngày với giá trung bình 30.000 đồng, doanh thu có thể đạt khoảng 72-108 triệu đồng/tháng. Nếu lợi nhuận duy trì khoảng 8-15 triệu đồng/tháng, thời gian thu hồi vốn có thể khoảng 12-24 tháng.
- Cafe tầm trung: Với vốn khoảng 200-500 triệu đồng, giả sử bán 150-200 ly/ngày với giá trung bình 35.000 đồng, doanh thu có thể đạt khoảng 157,5-210 triệu đồng/tháng. Nếu lợi nhuận ròng đạt khoảng 20-25% doanh thu, tương đương 31,5-52,5 triệu đồng/tháng, thời gian thu hồi vốn có thể khoảng 18-30 tháng, tùy mức đầu tư và chi phí vận hành.
- Cafe quy mô lớn: Với vốn đầu tư từ 500 triệu đến trên 1 tỷ đồng, chi phí cố định và mức doanh thu cần đạt cũng cao hơn. Nếu quán duy trì được lợi nhuận ròng khoảng 30-50 triệu đồng/tháng, thời gian thu hồi vốn có thể khoảng 24-36 tháng hoặc lâu hơn. Với những quán đầu tư trên 1 tỷ đồng, cần đặc biệt chú ý đến tỷ lệ lấp đầy mặt bằng và doanh thu trên mỗi khách để tránh kéo dài thời gian hoàn vốn.
Lưu ý: Các mức số ly/ngày và doanh thu trên đây là giả định để minh họa cách tính, không phải doanh thu trung bình cố định của từng mô hình. Khi lập kế hoạch, bạn nên xây dựng ít nhất 3 kịch bản: thận trọng, kỳ vọng và khả quan.
Quy mô | Vốn đầu tư tham khảo | Doanh thu tham khảo/tháng | Thời gian thu hồi vốn |
Xe đẩy | 30-70 triệu | 37,5-60 triệu | 6-12 tháng |
Quán nhỏ | 100-200 triệu | 72-108 triệu | 12-24 tháng |
Tầm trung | 200-500 triệu | 157,5-210 triệu | 18-30 tháng |
Quy mô lớn | 500 triệu-1 tỷ+ | Trên 210 triệu | Từ 24-36 tháng |
5. Mẫu kế hoạch chi phí mở quán cafe
Lưu ý mẫu kế hoạch mở quán cafe chỉ mang tính chất tương đối, do đó bạn cần có sự căn chỉnh phù hợp với quy mô mở quán cafe.
Chi phí mở quán cà phê không phải là con số nhỏ, vì vậy dù kinh doanh với mô hình lớn hay nhỏ, bạn vẫn cần chuẩn bị nguồn vốn đủ để duy trì hoạt động và chủ động trước những khoản phát sinh trong giai đoạn đầu. Thực tế, để bắt đầu kinh doanh quán cafe, bạn không nhất thiết phải có số vốn quá lớn, mà quan trọng là lựa chọn mặt bằng phù hợp, tìm được nguồn nguyên liệu ổn định và kiểm soát tốt chi phí ngay từ đầu.
Xét cho cùng, vốn chỉ là điều kiện cần. Điều quyết định quán cafe có thể vận hành bền vững hay không còn nằm ở ý tưởng kinh doanh, sự quyết tâm và khả năng quản lý trong quá trình mở quán. Khi có kế hoạch rõ ràng và công cụ hỗ trợ phù hợp, việc kiểm soát dòng tiền, doanh thu và hoạt động hằng ngày sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều.
Bạn có thể quét mã QR hoặc tải app quản lý quán cafe bên dưới để theo dõi doanh thu, quản lý bán hàng và vận hành quán hiệu quả ngay từ những ngày đầu mở quán.
