Kinh doanh quán cafe: Hướng dẫn kinh doanh quán cafe từ A đến Z cho người mới

Kinh doanh quán cafe: Hướng dẫn kinh doanh quán cafe từ A đến Z cho người mới

Nhiều bạn trẻ khi được hỏi về ý tưởng khởi nghiệp đều lựa chọn kinh doanh quán cafe làm mục tiêu của mình bởi cho rằng mô hình “dễ” thành công. Thực tế ngành F&B nói chung và kinh doanh cafe nói riêng đang ngày một cạnh tranh gay gắt, những thương hiệu đang đứng vững trên thị trường hiện nay cũng đã từng trải qua giai đoạn khởi đầu không mấy dễ dàng.

Nhiều người phải “dừng chân” từ rất sớm do gặp sai lầm từ bước lên ý tưởng mở quán, cho tới tìm mặt bằng, thiết kế, quản lý…Vì vậy, bạn hãy tìm hiểu kỹ toàn bộ kinh nghiệm kinh doanh quán cafe trong bài viết để lựa chọn mô hình kinh doanh phù hợp với mình.

kinh doanh quán cafe hiệu quảLời giải cho bài toán kinh doanh quán cafe trong thời đại 4.0

1. Lên ý tưởng và chọn mô hình kinh doanh quán cafe

Chắc hẳn khi quyết định bắt tay vào mở quán cafe bạn đã hình dung trong đầu một vài ý tưởng và mô hình kinh doanh rồi chứ? Đây là hai yếu tố quan trọng giúp bạn định hình được phong cách thiết kế, menu và cả cách thức marketing cho quán.

Vậy làm thế nào để có ý tưởng và mô hình kinh doanh cafe phù hợp? Cùng đọc tiếp để tìm câu trả lời. 

1.1 Lên ý tưởng kinh doanh quán cafe

Bạn nên xây dựng ý tưởng kinh doanh quán cafe dựa trên tập khách hàng mục tiêu của mình, ngân sách và cả sở thích của chính bạn nữa. Đây là yếu tố quan trọng giúp thu hút khách hàng, tránh thâm hụt vốn và hơn hết là giúp bạn có động lực trong kinh doanh.

Ngoài ra, bạn có thể học hỏi thêm ý tưởng từ các quán cafe nổi tiếng, kết hợp với sự sáng tạo của bản thân để cho ra phong cách ưng ý nhất nhé.

1.2 Chọn mô hình mở quán cafe

Mô hình kinh doanh cafe ngày một đa dạng để đáp ứng nhu cầu thay đổi liên tục của người tiêu dùng, đặc biệt là giới trẻ. Hiện nay có 14 mô hình quán cafe  độc đáo nhất được nhiều người lựa chọn để đầu tư kinh doanh. Hãy dựa vào tiềm lực tài chính, kinh nghiệm của bản thân để chọn cho mình một mô hình phù hợp bạn nhé.

kinh doanh quán cafe sách thu hút những người yêu thích văn hóa đọcCafe sách luôn thu hút những người mê văn hóa đọc

2. Dự tính chi phí mở quán cafe

Khi bắt đầu kinh doanh, bạn đều cần lên kế hoạch kinh doanh quán cafe, phương hướng cần triển khai và tính toán kỹ các chi phí phát sinh, từ cái bóng đèn cho tới cái thìa, cái cốc. Đừng lầm tưởng chỉ liệt kê các đầu mục và điền vào đó mức giá tham khảo là xong, bạn còn cần xác định mảng đầu tư mũi nhọn của mình là gì, chia tỷ lệ như thế nào để khai thác nguồn vốn hiệu quả. Cùng đi vào từng hạng mục chi tiết để phân bổ chi phí mở quán cafe sao cho khoa học nhé. 

2.1 Chi phí thuê mặt bằng kinh doanh quán cafe

Trước khi lên chi phí thuê mặt bằng, bạn cần xác định rõ điều kiện về vị trí, diện tích cũng như tiện ích xung quanh để có dự tính chính xác. Ví dụ với mô hình cafe sân vườn, chắc chắn địa điểm đặt quán phải là nơi yên tĩnh, diện tích lớn, có chỗ để xe rộng rãi và hơn cả là dễ dàng cải tạo đất trồng cây xanh.

Mặc dù chi phí sẽ đội lên khá cao nhưng đây lại là yếu tố cạnh tranh lớn nhất giúp thu hút khách, đồng thời bạn có thể lược bớt hạng mục chi phí khác để cân đối vốn. 

chọn mặt bằng kinh doanh quán cafe phù hợp với ngân sáchChọn lựa mặt bằng mở quán cafe phù hợp với khách hàng mục tiêu

2.2 Chi phí làm thủ tục pháp lý

Bạn có thể dễ dàng tính toán chính xác chi phí làm thủ tục pháp lý bởi đây là công đoạn bắt buộc khi bước chân vào kinh doanh. Hãy tự tìm hiểu quy trình và biểu phí qua cơ quan nhà nước, phòng ban chức năng để có con số chính xác nhất. 

2.3 Chi phí thiết kế quán cafe

Chi phí thiết kế quán cafe thường bao gồm phí cải tạo hạ tầng, phí trang trí, mua sắm nội thất cũng như thuê nhân công. Tuy nhiên, trong thực tế phần chi phí này thường đi lệch nhiều so với dự tính ban đầu do yếu tố thẩm mỹ mang tính chất định tính cao. Đôi khi ý tưởng chỉ thay đổi một chút cũng có thể khiến chi phí thiết kế đội lên rất nhiều.

thiết kế đẹp giúp kinh doanh quán cafe hiệu quảKinh doanh quán cafe có lãi không phụ thuộc một phần vào khâu thiết kế

2.4 Chi phí thuê nhân viên khi kinh doanh quán cafe

Nhân viên phục vụ quán cafe đa số là học sinh, sinh viên, làm việc theo ca nên với đối tượng này, bạn chỉ cần tính toán chi phí thuê theo giờ hoặc theo buổi cố định. Tuy nhiên, nếu bạn thuê cả những nhân viên chính thức như pha chế, phụ bếp… thì cần tính toán thêm tiền bảo hiểm xã hội, chi phí phúc lợi nữa nhé.

Nếu quán cafe của bạn yêu cầu số lượng nhân viên lớn, không ổn định thì có thể đưa thêm phí tuyển dụng, đào tạo vào kế hoạch để có sự chuẩn bị trước nhé. 

2.5 Chi phí dụng cụ và nguyên vật liệu

Với quán cafe, chi phí dụng cụ và nguyên vật liệu thường là tiền mua máy móc pha chế, cốc, ống hút, giấy, khăn ướt, tủ lạnh, hoa quả, cafe, phụ gia khác. Bạn có thể dễ dàng tính giá chính xác cho từng hàng hóa nên việc lên chi phí thường không gặp nhiều khó khăn.

Mặc dù các dụng cụ, máy móc pha chế hiện nay có giá tương đối cao, khoảng vài triệu đến vài chục triệu đồng, nhưng bạn vẫn nên cân nhắc chọn mua sản phẩm chất lượng, uy tín để sử dụng lâu dài, cho hiệu quả cao nhất nhé.

chuẩn bị dụng cụ kinh doanh quán cafeDụng cụ pha chế tại quán cafe cần có công năng tốt và bền bỉ

2.6 Chi phí marketing

Marketing 0 đồng là chiến lược được nhiều chủ quán cafe áp dụng. Bởi chỉ cần lập fanpage facebook, thỉnh thoảng chụp ảnh đồ uống đẹp mắt, đăng bài, kêu gọi người quen chia sẻ là đã có thể tiếp cận hàng trăm người trên nền tảng mạng xã hội này.

Tuy nhiên, nếu bạn có định hướng xây dựng thương hiệu riêng, hoặc muốn tăng nhanh doanh thu thì cần áp dụng một vài kênh marketing trả phí khác. Chi phí marketing cho một quán cafe thường là chi phí thuê thợ chụp ảnh, quay video quảng cáo, phát tờ rơi, hoặc tổ chức chương trình giảm giá, quà tặng…

2.7 Các chi phí quản lý khác

Dù kinh doanh mô hình quán cafe lớn hay nhỏ, bạn cũng nên trang bị cho mình giải pháp quản lý hiệu quả để tăng công suất phục vụ, giảm thiểu thất thoát cũng như cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Các phần mềm tiêu biểu hiện nay bạn có thể tham khảo là phần mềm quản lý quán cafe, phần mềm tính tiền quán cafe, phần mềm order… Để có dự tính chi phí chính xác, bạn nên liên hệ trực tiếp nhà cung cấp để nhận báo giá, được tư vấn cũng như gợi ý giải pháp phù hợp.

phần mềm quản lý kinh doanh quán cafeKinh doanh quán cafe nhỏ cũng cần tới phần mềm quản lý chuyên nghiệp

3. Tìm và lựa chọn mặt bằng mở quán cafe

Tìm và lựa chọn mặt bằng là một trong các yếu tố quyết định thành bại của quán cafe. Chính vì thế bạn cần đầu tư nhiều thời gian, công sức để có lựa chọn sáng suốt, dưới đây là những lưu ý quan trọng khi chọn mặt bằng quán cafe giúp những nỗ lực sau này của bạn đặt vào đúng chỗ.  

3.1. Nghiên cứu khách hàng mục tiêu

Chỉ khi biết rõ sở thích, thói quen của khách hàng mục tiêu, bạn mới có thể chọn được địa điểm phù hợp với họ, làm họ thoải mái khi ghé qua cũng như dễ dàng quay trở lại. Cụ thể hơn, bạn cần nắm rõ độ tuổi, giới tính, phương tiện đi lại, thời gian trung bình ở lại quán, mạng quan hệ của từng nhóm đối tượng để lên dự tính chính xác.

Cần xác định khách hàng mục tiêu khi kinh doanh quán cafeKhi kinh doanh quán cafe nhỏ cũng cần xác định khách hàng mục tiêu

3.2. Chọn địa điểm thu hút khách hàng

Ngay khi phác họa được chân dung khách hàng, bạn cần chọn được địa điểm thu hút họ hoặc thuận tiện cho họ ghé qua mỗi ngày. Ví dụ, nếu khách hàng đa số là học sinh, sinh viên thì quán cần đặt ở gần trường học, sân bóng hoặc khu nhà trọ, chung cư mini. 

Tuy nhiên, đặc điểm sinh viên có tính truyền miệng rất cao, thường rủ nhau đi theo nhóm nên quán không cần đặt ở nơi đắt đỏ như ngã tư, đường lớn mà có thể đặt ở trong ngõ để tiết kiệm chi phí mà vẫn có thể có lượng khách lớn mỗi ngày. 

3.3. Diện tích quán

Thật không hay khi phải từ chối phục vụ khách vì quán hết chỗ nhưng cũng chẳng mấy vui nếu công suất bàn thấp. Chính vì thế, bạn cần tính toán lưu lượng và tần suất khách để chọn mặt bằng có diện tích phù hợp. Ví dụ nếu khách hàng là dân công sở, có thói quen đi từ 1 đến 3 người, tập trung rải rác trong giờ hành chính, ở lại không lâu thì diện tích quán không cần quá rộng. 

Có thể tận dụng cả những góc nhỏ làm chỗ ngồi, vì có thể tập khách hàng này không quá tập trung vào không gian quán, chỉ yêu cầu một nơi yên tĩnh, phù hợp để trao đổi công việc.  

Xác định diện tích đáp ứng công suất kinh doanh quán cafeDiện tích quán cafe  rộng rãi đáp ứng lưu lượng khách hàng lớn

3.4. Chỗ gửi xe

Vẫn với ví dụ ở trên, nếu khách hàng là dân công sở, quán đặt tại gần các tòa nhà văn phòng, trung tâm thương mại thì không nhất thiết cần chỗ để xe quá rộng rãi. Đa số khách hàng chỉ đi bộ từ các tòa nhà sang và nán lại không lâu, việc đầu tư nhiều vào bãi gửi xe chỉ gây lãng phí mà thôi. 

3.5. Giá thuê

Một địa điểm tốt thường tương ứng với gia thuê không dễ chịu chút nào. Tuy nhiên bạn cần cân nhắc dựa trên hiệu quả đầu tư để có quyết định sáng suốt. Nếu một địa điểm có giá cao nhưng tập trung nhiều khách hàng mục tiêu, không mất nhiều chi phí cải tạo, chính sách thuê dễ thở thì rất có thể đây sẽ là điểm dừng chân hợp lý của bạn đó. 

4. Thiết kế không gian quán cafe

Không gian quán cafe ảnh hưởng trực tiếp tới trải nghiệm của khách hàng nên đây là yếu tố cần được trau chuốt cẩn thận và cập nhật liên tục theo xu hướng mới.Đôi khi khách hàng kéo đến quán của bạn chỉ vì khi ở đây họ cảm thấy thoải mái, như được trở về nhà hoặc thích hợp để thư giãn sau ngày làm việc mệt mỏi.

Dưới đây là các bước thiết kế không gian quán cafe mang lại trải nghiệm thú vị cho khách hàng, cùng tham khảo nhé.

Kinh doanh quán cafe thu hút khách nhờ không gian thoải máiThiết kế không gian quán cafe theo phong cách phù hợp với khách hàng

4.1 Lựa chọn phong cách thiết kế quán cafe

Phong cách thiết kế là yếu tố đầu tiên khách hàng cảm nhận được khi bước chân vào quán, nếu bạn đã định hình được một phong cách phù hợp thì những bước trang trí, thi công còn lại sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. 

Nếu bạn đang tìm kiếm phong cách thiết kế phù hợp với sở thích và ngân sách của mình thì hãy tham khảo bài viết sau đây để có lựa chọn đúng đắn nhé.

Đọc thêm: 15 cách trang trí, thiết kế quán café siêu đẹp “khách đến chẳng muốn về”

4.2 Thuê đơn vị thi công hoặc tự thiết kế

Sau khi đã định hình được phong cách cho quán cafe, bạn nên tìm tới đơn vị thi công có nhiều kinh nghiệm triển khai các dự án tương tự. Bên cạnh chi phí, yếu tố thẩm mỹ, bạn còn cần để ý tới chất liệu nội thất họ sử dụng khi thi công, đây là yếu tố nhiều chủ quán bỏ qua khiến tốn nhiều công sức bảo trì, sửa chữa sau đó. 

Thi công thiết kế kinh doanh quán cafeThi công thiết kế  quán cafe đảm bảo thẩm mỹ và chất lượng

5. Lên menu đồ uống

Kể cả khi quán cafe có không gian thoải mái, thiết kế đẹp mắt nhưng đồ uống vừa tệ vừa đắt thì chẳng mấy chốc khách hàng sẽ một đi không trở lại. Vì thế khâu lên menu đồ uống rất quan trọng để đánh trúng khẩu vị khách hàng, không những phải ngon mà còn cần đẹp mắt và giá cả hợp lý.

5.1. Học pha chế

Kể cả khi bạn không có thời gian đứng quầy thì cũng nên học qua một lớp pha chế cơ bản để nắm rõ quy trình, nguyên tắc khi làm đồ uống. Kỹ năng này giúp chủ quán kiểm soát tốt nguyên vật liệu, định lượng cho từng món và thuận tiện khi tuyển dụng nhân viên pha chế.

Ngoài ra, trong các trường hợp đông khách, bạn cũng có thể xắn tay vào phụ giúp, cải thiện tốc độ phục vụ cho quán. 

kinh doanh quán cafe có cần học pha chế không hay thuê nhân viên pha chế?Kinh doanh quán cafe nhỏ có cần học pha chế không?

5.2. Mua công thức

Mua công thức tưởng chừng chỉ phù hợp với các quán cafe nhượng quyền, nhưng hiện nay nhiều người vẫn lựa chọn giải pháp này để tăng năng lực cạnh tranh bằng chất lượng đồ uống, cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp. Tuy nhiên chi phí mua công thức thường khá đắt và bạn cần đầu tư liên tục nếu xu hướng thị trường thay đổi. 

5.3. Thuê nhân viên pha chế có chuyên môn tốt

Thuê nhân viên pha chế là bước đi an toàn với nhiều quán cafe bởi vừa có thể yên tâm về chất lượng đồ uống, vừa không mất nhiều chi phí mua công thức đắt đỏ. Tuy nhiên, nếu họ nghỉ việc, bạn bắt buộc phải tìm người có năng lực tương tự để không làm mất đi hương vị ban đầu. 

6. Trang bị dụng cụ, thiết bị cho quán cafe

Dụng cụ, thiết bị sử dụng cho quán cafe nên có độ bền tốt, được sản xuất bởi thương hiệu nổi tiếng để đảm bảo hoạt động bền bỉ, không làm gián đoạn quy trình phục vụ khách hàng. Nhiều quán cafe tiết kiệm chi phí bằng cách thuê, hoặc mua dụng cụ cũ, tủ bảo quản cũ khiến khi gặp sự cố, hàng hóa bị ôi, hỏng, giảm năng suất quán đáng kể. 

Đọc thêm: Danh sách công cụ – dụng cụ khi bắt đầu mở quán cafe

Dụng cụ dùng cho kinh doanh quán cafeDụng cụ  pha chế cafe phải có chất lượng cao và hoạt động bền bỉ

7. Tuyển dụng và quản lý nhân viên

Người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, cung cấp dịch vụ cho họ không phải bạn mà chính là những nhân viên phục vụ, thu ngân trong quán. Dưới đây là những lưu ý khi tuyển dụng và quản lý nhân viên giúp bạn cải thiện chất lượng dịch vụ cũng như sử dụng tốt nguồn lực của mình. 

7.1 Tuyển dụng nhân viên

Trong quá trình quản lý quán cafe sau khi quán đi vào hoạt động thì không thể bỏ qua các quy trình quản lý nhân viên. Thái độ và tác phong của nhân viên là yếu tố quan trọng giữ chân khách hàng. Vì thế ngay từ bước tuyển dụng bạn nên ưu tiên những người đã có kinh nghiệm nhiều năm. Hoặc nếu thuê sinh viên để tiết kiệm chi phí thì nên đầu tư thời gian đào tạo bài bản trước khi đưa vào làm việc. 

7.2 Quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên là vấn đề khiến nhiều quán cafe đau đầu bởi khó kiểm soát và phân bổ cho hợp lý. Nhiều người ngay từ khi manh nha lên kế hoạch mở quán cafe đã chọn lựa cho mình một phần mềm quản lý phù hợp để hỗ trợ kiểm soát lịch làm việc của nhân viên hiệu quả.

Phần mềm quản lý quán cafe giúp phân bổ nhân viên theo ca, giúp hạn chế lãng phí nguồn lực khi vắng khách, đánh giá nhân viên theo từng tác vụ và khối lượng công việc.

Tuyển nhân viên kinh doanh quán cafeNhân viên quán cafe cung cấp dịch vụ chu đáo tới khách hàng

8. Hoàn tất thủ tục mở quán

Thủ tục mở quán cafe thường bao gồm giấy sử dụng đất, giấy phép kinh doanh, cam kết an toàn vệ sinh thực phẩm và một số giấy tờ khác. Trước ngày khai trương, bạn cần hoàn thiện đầy đủ thủ tục mở quán để tránh khỏi các rắc rối về pháp lý, có khởi đầu thuận tiện và may mắn.

9. Chuẩn bị cho khai trương

Khâu chuẩn bị cho khai trương vô cùng quan trọng, thay vì chỉ thông báo trên fanpage, giới thiệu với bạn bè. Bạn cũng có thể bỏ ra chi phí nhỏ để phát tờ rơi, đầu tư cho chương trình khuyến mãi, giảm giá nhằm thu hút khách hàng. Những khách hàng đầu tiên của quán thường là người quen nên bạn cũng cần chuẩn bị nhân sự đầy đủ, có mặt để đón tiếp chu đáo.

khai trương hoạt động kinh doanh quán cafeCần chuẩn bị gì cho buổi khai trương quán cafe thành công?

10. Marketing cho quán cafe

Khâu marketing cần được thực hiện tốt từ khi đang thiết kế quán cho đến khi đi vào hoạt động. Đây là bước quan trọng giúp tiếp cận với khách hàng mục tiêu, gia tăng tính nhận diện thương hiệu và tăng doanh thu hiệu quả. Một vài cách thức marketing được nhiều quán cafe sử dụng là chạy quảng cáo trên facebook, phát tờ rơi, chương trình ưu đãi…

Đọc thêm: Marketing quán cafe: Làm sao để quán cafe đông khách?

11. Lên giải pháp quản lý quán cafe hiệu quả

Giải pháp quản lý quán cafe đang được nhiều ông chủ áp dụng đó là ứng dụng phần mềm vào quy trình vận hành cũng như kiểm soát hiệu quả hoạt động. Các phần mềm quản lý quán cafe có tính năng giúp kiểm soát bàn trống, nguyên vật liệu, order tại bàn, điều phối nhân viên cũng như quản lý tài chính hiệu quả.

Cung cấp cái nhìn tổng quan đến chi tiết cho chủ quán về tình hình hoạt động của cửa hàng, dễ sử dụng, chi phí hợp lý. Hãy lựa chọn cho mình phần mềm quản lý quán cafe ngay hôm nay để cải thiện doanh thu cũng như tăng chất lượng dịch vụ nhé. 

Trên đây là toàn bộ kinh nghiệm kinh doanh cafe cho bạn tham khảo và áp dụng vào mô hình của mình. Hy vọng những thông tin bổ ích này sẽ giúp bạn sử dụng tốt nguồn vốn, có các quyết định đầu tư hiệu quả.

Đọc thêm: Kinh doanh nhà hàng: Hướng dẫn 11 bước triển khai đúng cách dành cho người mới

Bài liên quan
Có thể bạn quan tâm
[eBook] Kinh doanh nhà hàng – Lập kế hoạch trên một chiếc khăn giấy
Bạn muốn bắt tay vào kinh doanh nhà hàng?

Đừng bỏ lỡ cuốn eBook Lập kế hoạch kinh doanh nhà hàng từ A đến Z này! Chúng tôi sẽ hướng dẫn các bước chi tiết và những kinh nghiệm thực tế để mở một nhà hàng thành công

Tải eBook ngay
Tìm chúng tôi trên Youtube Sapo - Nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh