Hướng dẫn quản lý quán cafe bằng phần mềm Sapo FnB

Hướng dẫn quản lý quán cafe bằng phần mềm Sapo FnB

Phần mềm quản lý quán cafe Sapo FnB là một trong những công cụ tạo nên thành công của nhiều mô hình kinh doanh F&B hiện nay. Nguyên nhân là do quá trình quản lý tài chính, thu chi thủ công trên excel, sổ sách luôn tiềm ẩn nhiều sai sót, dẫn đến thất thoát nghiêm trọng nếu không được khắc phục kịp thời.

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ order tại bàn, quản lý nhân viên, quản lý nguyên vật liệu chi tiết giúp quy trình phục vụ được tinh gọn, tiết kiệm chi phí nhân công cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ. 

Mặc dù sở hữu nhiều tính năng đáng nể nhưng Sapo FnB lại có đặc điểm dễ sử dụng, chỉ với 15 phút trải nghiệm là đã có thể thành thục và khai thác công năng hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm Sapo FnB cho bạn làm quen trong ít phút, cùng theo dõi và thực hành ngay trên phần mềm nhé.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm sapo FnB chi tiết

1. Đăng ký sử dụng Sapo FnB

1.1 Đối với giao diện trên website

Nếu bạn chưa phải là khách hàng của Sapo thì hãy làm theo các bước dưới đây để có thể truy cập sử dụng phần mềm miễn phí nhé. Học nên đi đôi với hành, việc thao tác trực tiếp không những giúp bạn nhanh chóng làm quen mà còn giúp bạn hiểu hơn về các đầu việc mà một nhà quản lý cần kiểm soát mỗi ngày.

Đặc biệt hơn, nếu bạn đang có ý tưởng mở quán cafe… thì đây chính là lớp học thực chiến tốt nhất dành cho bạn, là nền tảng giúp bước đầu kinh doanh thuận lợi.

Bước 1: Truy cập Phần mềm Sapo FnB TẠI ĐÂY.

Bước 2: Chọn ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ

Bước 3: Một mẫu đăng ký hiện lên, bạn cần điền đầy đủ thông tin để bắt đầu sử dụng Sapo FnB 

Lưu ý: Sapo FnB cam kết bảo mật toàn bộ thông tin đăng ký dùng thử, thông tin khách hàng nên bạn có thể hoàn toàn yên tâm nhé.

Đăng ký dùng thử phần mềm trên website

1.2 Đối với giao diện trên điện thoại/tablet

Nếu bạn muốn dùng thử trên điện thoại hoặc tablet thì hãy quét ngay mã QR code dưới đây để đăng nhập nhé. Hoặc có thể tìm kiếm app Sapo FnB trên CH Play hoặc Appstore theo hệ điều hành mà bạn đang sử dụng.

Quét mã QR code để tải app

2. Thiết lập ban đầu

2.1 Thiết lập thông tin quán cafe

Trước khi bước vào khai thác tính năng, bạn cần đăng nhập vào thiết lập thông tin quán của mình trên phần mềm. Lưu ý các thông tin này cần chính xác tuyệt đối vì sẽ được in trên hóa đơn hoặc các báo cáo khác trên hệ thống. Ở bước này, bạn có thể thiết lập cả các thông tin đối tác, tích hợp máy in, thông tin giao hàng, bar, bếp, sơ đồ bàn, phương thức thanh toán và cài đặt báo cáo. 

Điền đầy đủ thông tin quán của mình trước khi dùng thử bạn nhé

2.2 Quản lý thực đơn

Thêm mặt hàng

Tại thanh công cụ, bạn chọn Mặt hàng > Danh sách mặt hàng > Thêm mặt hàng để tạo mới các món ăn và phân chia vào menu của quán. Ở đây bạn điền đẩy đủ thông tin như tên sản phẩm, giá vốn, giá bán, hình ảnh minh họa, thực đơn để có thể theo dõi chi tiết khi cần. 

Tạo danh sách mặt hàng chi tiết

Tạo thực đơn

Sau khi đã có đầy đủ món trên danh mục, bạn tiếp tục truy cập vào Thực đơn để tạo các thực đơn mới như Sinh tố, Cafe, Trà sữa….Với mỗi thực đơn hãy chọn sản phẩm tương ứng trong phần danh mục để quá trình quản lý dễ dàng hơn nhé. Ngoài ra, bạn cũng có thể chia các sản phẩm theo từng danh mục khác nhau, hoặc nhóm theo đặc tính, giá thành.

Tạo thực đơn nhanh chóng với vài thao thác đơn giản

3. Quản lý nhân viên

Sau khi đã hoàn tất thiết lập các thông tin cơ bản của quán, danh mục hàng, thực đơn, bạn tiếp tục truy cập vào Nhân viên > Danh sách nhân viên> Thêm nhân viên để tạo hồ sơ nhân sự trên phần mềm. Bạn nên điền đầy đủ thông tin Họ tên, Email, Số điện thoại, Vai trò (Vị trí) để quản lý và dễ dàng liên hệ khi cần. 

Điểm hay của Sapo FnB là cho phép bạn phân quyền cho từng vị trí nhân sự vào xem, sửa, xóa các tác vụ trên phần mềm. Click vào Vai trò > Thêm vai trò để bắt đầu thiết lập quyền cho các vị trí tương ứng trong quán nhé. Ví dụ với Cửa hàng trưởng được phép Xem báo cáo, quản lý tồn kho nhưng nhân viên phục vụ thì không.

Quản lý đánh giá năng lực nhân viên

4. Quản lý nguyên vật liệu, tồn kho

Đây là tác vụ quan trọng với bất kỳ mô hình F&B nào nên hãy thao tác thật mượt để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin xuất nhập hàng nào nhé. Để thêm mới nguyên liệu vào kho hàng, bạn truy cập Kho hàng> Danh sách tồn kho> Tạo nguyên liệu và điền đầy đủ tên, đơn vị, số lượng để bắt đầu theo dõi nhé.

Với mỗi đơn hàng thành công, phần mềm sẽ trừ trực tiếp nguyên vật liệu theo định lượng thức uống vào kho hàng và cho ra con số tồn kho theo thời gian thực. Nhìn vào danh sách này bạn có thể biết nguyên liệu nào sắp hết để lên kế hoạch nhập kịp thời.

Quản lý nguyên vật liệu và hàng tồn kho hiệu quả

5. Quản lý thu chi

Quản lý thu chi cũng là bài toán khiến nhiều chủ quán cafe đau đầu. Tuy nhiên với Sapo FnB, bạn có thể kiểm soát từng hạng mục thu chi, có bức tranh tài chính tổng quan vô cùng chi tiết.

Để thiết lập phiếu thu bạn click vào Thu chi > Thao tác thu chi > Thêm phiếu thu và điền đầy đủ thông tin Mã phiếu, loại phiếu, tên người nộp….Tất cả các trường này sẽ được tổng hợp và thống kê trong báo cáo để bạn có cái nhìn tổng quan nhất về lịch sử thu chi của quán.

Thao tác thu chi đơn giản trên phần mềm

6. Tạo chương trình khuyến mại

Các chương trình khuyến mại, giảm giá luôn là vũ khí cần thiết với mỗi quán cafe để thu hút khách hàng, xúc tiến tăng doanh thu. Để tạo một khuyến mại mới, bạn điền đầy đủ thông tin vào form và nhớ là chọn đối tượng áp dụng để có thể nhắm tới đúng khách hàng mục tiêu của mình nhé.

Thậm chí phần mềm Sapo FnB còn cho phép thiết lập áp dụng khuyến mại theo giờ, theo tuần để có thể mở rộng đối tượng áp dụng, tăng hiệu quả kinh doanh.

Tạo chương trình khuyến mãi trên phần mềm

7. Xem báo cáo

Chỉ với một chiếc điện thoại, ipad, laptop có kết nối mạng bạn đã có thể truy cập vào phần mềm và xem các báo cáo tổng quan về doanh thu, tài chính, nhân viên, báo cáo kho hàng, khuyến mại…..

7.1 Báo cáo tài chính

Tại Báo cáo > Báo cáo tài chính bạn có thể nắm chắc trong tay kết quả kinh doanh bao gồm doanh thu, lợi nhuận theo thời điểm và so sánh với cùng kỳ trong tháng, quý…Nhìn vào báo cáo này bạn dễ dàng biết được sự tăng trưởng của quán theo từng giai đoạn, đánh giá khách quan về hiệu quả hoạt động của mình. 

Báo cáo kết quả kinh doanh: Bảng doanh thu, lợi nhuận, giá vốn theo từng thời điểm. So sánh với giai đoạn cùng kỳ.

Báo cáo lợi nhuận theo mặt hàng: Báo cáo số lượng bán, lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận theo từng mặt hàng

Báo cáo tài chính chi tiết được tổng hợp trên phần mềm

7.2 Báo cáo mặt hàng

Tại đây, bạn sẽ được cung cấp số liệu doanh thu theo từng mặt hàng, mặt hàng đã hủy, danh sách mặt hàng bán chạy để biết được đâu là thức uống được nhiều người yêu thích, đâu là sản phẩm ế hàng. Từ đó có kế hoạch cải tiến, khai thác tốt điểm mạnh, phát triển thực đơn và tăng doanh thu.

Báo cáo chi tiết thông tin mặt hàng

7.3 Báo cáo nhân viên

Nhân sự là lực lượng nòng cốt tạo nên thành công của bất kỳ mô hình kinh doanh nào. Vì thế báo cáo nhân viên trên phần mềm Sapo FnB sẽ cung cấp các thông tin doanh số, lợi nhuận theo từng nhân sự để quản lý có thể đưa ra đánh giá năng lực chính xác. Từ đó có chế độ thưởng phạt công bằng, minh bạch, thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, giúp nhân viên tăng năng suất lao động.

Báo cáo nhân viên chi tiết qua từng hạng mục

7.4 Báo cáo kho hàng

Tại báo cáo kho hàng, quản lý có thể nắm được các nguyên vật liệu sắp hết, đã hết để có thể lên kế hoạch nhập hàng hợp lý. 

Ngoài ra, các nguyên vật liệu khác cũng được thống kê số lượng đầu kỳ, số lượng bán, số lượng cuối kỳ đầy đủ.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý quán cafe Sapo FnB giúp bạn tiết kiệm chi phí nhân công, nâng cao chất lượng dịch vụ. Hy vọng qua hướng dẫn này bạn có thể nhanh chóng làm quen với phần mềm và hơn cả là ứng dụng hiệu quả vào mô hình kinh doanh của mình.

Hãy đăng ký dùng thử phần mềm quản lý quán cafe Sapo FnB để trải nghiệm và có đánh giá thực tế nhé. Chúc bạn thành công!

[eBook] Kinh doanh nhà hàng – Lập kế hoạch trên một chiếc khăn giấy
Bạn muốn bắt tay vào kinh doanh nhà hàng?

Đừng bỏ lỡ cuốn eBook Lập kế hoạch kinh doanh nhà hàng từ A đến Z này! Chúng tôi sẽ hướng dẫn các bước chi tiết và những kinh nghiệm thực tế để mở một nhà hàng thành công

Tải eBook ngay
Tìm chúng tôi trên Youtube Sapo - Nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh