Cách quản lý quán cafe hiệu quả từ A-Z: Kinh nghiệm thực tế từ chủ quán 8 năm trong nghề

Mở quán cà phê đã khó, nhưng quản lý quán vận hành trơn tru và có lãi còn khó hơn gấp nhiều lần. Khi quán đi vào hoạt động, bạn sẽ phải đối mặt với hàng loạt vấn đề như kiểm soát thu chi, quản lý nguyên liệu pha chế, đào tạo và giám sát nhân viên, hạn chế thất thoát doanh thu, thậm chí theo dõi tình hình kinh doanh từ xa. Không ít quán đông khách nhưng vẫn không hiệu quả chỉ vì thiếu quy trình quản lý bài bản. Vậy làm thế nào để quản lý quán cafe chuyên nghiệp, tối ưu chi phí và gia tăng lợi nhuận bền vững? Trong bài viết này, Sapo sẽ chia sẻ những nghiệp vụ quan trọng và kinh nghiệm thực tế giúp bạn điều hành quán hiệu quả ngay từ những ngày đầu.

1. Quản lý quán cafe là gì?

Quản lý quán cafe là quá trình tổ chức và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh của quán nhằm đảm bảo vận hành ổn định và có lợi nhuận. Công việc này không chỉ đơn thuần là đứng quầy hay giám sát nhân viên, mà bao gồm nhiều nghiệp vụ quan trọng như:

• Quản lý tài chính: Theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận, kiểm soát thu chi hằng ngày để tránh thất thoát.
• Quản lý nguyên vật liệu: Kiểm soát nhập – xuất – tồn kho, định lượng pha chế, hạn chế hao hụt và lãng phí.
• Quản lý nhân sự: Phân công nhiệm vụ rõ ràng, đào tạo thái độ phục vụ, đánh giá hiệu suất làm việc định kỳ.
• Quản lý vận hành: Đảm bảo quy trình order, pha chế, thanh toán diễn ra nhanh chóng và chính xác.
• Quản lý dịch vụ và khách hàng: Duy trì chất lượng đồ uống, không gian, trải nghiệm để giữ chân khách quay lại.

Nói cách khác, quản lý quán cafe chính là biến một quán bán đồ uống thành một hệ thống kinh doanh có quy trình, có kiểm soát và có chiến lược phát triển lâu dài.

2. 6 Nghiệp vụ quan trọng khi quản lý quán cafe

2.1. Quản lý tài chính

Anh Hưng bảo rằng khi mở quán, điều quan trọng nhất không phải là quán đông khách hay vắng khách, mà là cuối tháng có lợi nhuận hay không.

"Rất nhiều quán nhìn lúc nào cũng kín bàn nhưng vẫn lỗ. Lý do là chủ quán chỉ nhìn doanh thu mà không kiểm soát được chi phí và dòng tiền", anh chia sẻ.

1. Quản lý thu - nghiệp vụ quản lý quán cafe

"Khi quản lý quán cà phê, anh quản lý các khoản thu như thế nào?" - tôi hỏi.

Anh kể rằng thời gian đầu mở quán, anh thường xuyên gặp tình trạng doanh thu cuối ngày không khớp với số tiền thực tế trong két. Có hôm thiếu tiền, có hôm lại dư tiền mà không biết nguyên nhân từ đâu.

Sau khi rà soát, anh nhận ra một số vấn đề phổ biến:

Nhân viên thu ngân không trung thực

Dù chưa từng gặp trường hợp này tại quán, nhưng đây vẫn là rủi ro mà bất kỳ chủ quán nào cũng cần đề phòng. Nếu không có quy trình kiểm soát rõ ràng, việc gian lận doanh thu hoàn toàn có thể xảy ra.

Nhận tiền nhưng không xuất hóa đơn hoặc quên trả lại tiền thừa

Một số trường hợp thu ngân nhận tiền của khách nhưng không tạo đơn hàng trên hệ thống. Ngoài ra, việc quên trả lại tiền thừa cũng dễ gây mất thiện cảm và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

Thu sai, thu thiếu hoặc bỏ sót đơn hàng vào giờ cao điểm

Những ngày quán đông khách, việc ghi order và thanh toán thủ công rất dễ dẫn đến nhầm lẫn. Anh từng tính nhầm giá đồ uống cho khách hoặc bỏ sót món trong hóa đơn khiến doanh thu và tồn kho bị sai lệch.

Từ khi chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, toàn bộ đơn hàng đều được ghi nhận tự động. Mỗi giao dịch đều có lịch sử rõ ràng, giúp hạn chế thất thoát doanh thu và giảm sai sót trong quá trình thanh toán.

2. Quản lý chi phí và điểm hòa vốn

Tôi tò mò hỏi:

"Anh quản lý các khoản chi của quán như thế nào để biết mình đang lời hay lỗ?"

Anh Hưng cười:

"Nhiều người mở quán chỉ nhìn doanh thu. Thấy hôm nay bán được 5 triệu thì vui lắm. Nhưng thực tế doanh thu cao chưa chắc đã có lãi."

Anh lấy ví dụ:

"Mỗi tháng quán phải trả tiền mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, nguyên vật liệu và nhiều chi phí phát sinh khác. Nếu không cộng hết các khoản này lại thì rất khó biết quán đang kiếm được tiền hay chỉ đang quay vòng vốn."

Theo anh, điều quan trọng nhất trong quản lý tài chính là phải xác định được điểm hòa vốn - tức mức doanh thu tối thiểu quán cần đạt được để bù đắp toàn bộ chi phí vận hành.

Ví dụ, nếu tổng chi phí cố định và chi phí vận hành của quán là 80 triệu đồng mỗi tháng thì doanh thu phải vượt mức này mới bắt đầu tạo ra lợi nhuận. Khi biết được điểm hòa vốn, chủ quán sẽ dễ dàng đặt mục tiêu bán hàng và đánh giá hiệu quả kinh doanh hơn.

Trước đây, anh thường tổng hợp số liệu bằng Excel rồi tự tính toán. Tuy nhiên khi lượng đơn hàng tăng lên, việc đối soát doanh thu, chi phí và lợi nhuận trở nên khá mất thời gian.

Hiện nay, anh sử dụng phần mềm quản lý quán cafe Sapo để theo dõi doanh thu và các khoản thu chi phát sinh hằng ngày. Dữ liệu được tổng hợp thành báo cáo kinh doanh theo ngày, tuần và tháng, giúp anh nhanh chóng:

• Theo dõi doanh thu thực tế của quán
• Đối soát tiền mặt và doanh thu bán hàng
• Kiểm soát các khoản chi phí vận hành
• So sánh hiệu quả kinh doanh theo từng giai đoạn
• Đánh giá thời gian hoàn vốn của quán

"Ngày trước anh chỉ biết hôm nay bán được bao nhiêu tiền. Còn bây giờ anh biết mình đang lãi bao nhiêu, chi phí nào đang tăng và cần điều chỉnh ở đâu", anh Hưng cười nói.

Nhờ có dữ liệu cập nhật liên tục, anh có thể đưa ra quyết định nhanh hơn thay vì chờ đến cuối tháng mới phát hiện quán đang thất thoát hoặc lợi nhuận giảm.

Đọc thêm: Giá Cost là gì? Cách tính Cost đồ uống chính xác nhất cho nhà hàng, quán cafe

2.2. Quản lý nguyên liệu quán cafe

Ngoài việc dự báo nhu cầu nguyên liệu, anh Hưng còn nhấn mạnh rằng một trong những nguyên nhân khiến nhiều quán cafe thất thoát lợi nhuận là không kiểm soát được định lượng pha chế thực tế.

Anh lấy ví dụ:

"Một ly trà đào theo công thức chỉ sử dụng 80ml trà. Nhưng nếu nhân viên pha chế quen tay và rót thành 100ml thì mỗi ly sẽ hao hụt thêm 20ml nguyên liệu. Chênh lệch đó có thể không đáng kể với một vài ly, nhưng nếu quán bán vài trăm ly mỗi ngày thì số tiền thất thoát mỗi tháng là rất lớn."

Tôi chợt nhận ra rằng trước giờ mình chỉ nghĩ đến việc nhập hàng đủ hay thiếu, mà chưa từng nghĩ đến việc nguyên liệu có thể thất thoát ngay trong quá trình pha chế.

Anh Hưng gật đầu:

"Đó là lý do nhiều quán doanh thu rất tốt nhưng lợi nhuận lại không cao. Vấn đề không nằm ở việc bán được bao nhiêu ly mà là mỗi ly đang tiêu tốn bao nhiêu nguyên liệu."

Để kiểm soát giá vốn đồ uống tốt hơn, anh xây dựng công thức định lượng cho từng món trong menu. Mỗi loại đồ uống đều có tỷ lệ nguyên liệu tiêu chuẩn để nhân viên thực hiện thống nhất, hạn chế tình trạng pha chế theo cảm tính.

Hiện nay, anh sử dụng phần mềm quản lý quán cafe để quản lý định lượng nguyên liệu và tồn kho. Hệ thống cho phép thiết lập công thức chế biến (BOM) cho từng món, từ đó tự động cập nhật lượng nguyên liệu tiêu hao mỗi khi phát sinh đơn hàng.

Nhờ đó, anh có thể:

• Tự động trừ kho theo định lượng đã thiết lập
• Theo dõi tồn kho nguyên liệu theo thời gian thực
• Phát hiện các nguyên liệu tiêu hao bất thường
• Cảnh báo khi nguyên liệu sắp xuống dưới mức tồn kho tối thiểu
• Chủ động lên kế hoạch nhập hàng phù hợp

"Ngày trước anh phải kiểm kho thủ công rồi ngồi đối chiếu từng loại nguyên liệu. Bây giờ chỉ cần mở báo cáo là biết nguyên liệu nào sắp hết, nguyên liệu nào đang tiêu hao bất thường để xử lý ngay."

Theo anh, quản lý nguyên liệu không đơn thuần là biết trong kho còn bao nhiêu hàng hóa, mà quan trọng hơn là phải kiểm soát được giá vốn của từng món đồ uống. Khi kiểm soát tốt định lượng và tồn kho, chủ quán sẽ giảm được thất thoát, tối ưu chi phí vận hành và gia tăng lợi nhuận một cách bền vững.

Sapo Fnb

Quản lý quán cafe, tiệm bánh

Quản lý order chính xác, kiểm soát nguồn lực và doanh thu

Sapo - Giải pháp quản lý quán cafe, tiệm bánh giúp tính tiền tự động, quản lý kho, doanh thu và đẩy bán online hiệu quả. Tìm hiểu thêm và dùng thừ 07 ngày hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!

Tìm hiểu chi tiết Xem chi tiết

Tải Ebook miễn phí: Tuyệt chiêu mua sắm công cụ dụng cụ quán cafe chất lượng – giá tốt

2.3. Quản lý nhân sự quán cafe khiến khách say lòng

Bỗng nhiên có một khách bước vào, tất cả nhân viên trong quán đều cúi đầu và chào "Em chào anh ạ!", một bạn nhân viên phục vụ hướng dẫn khách đến quầy order món một cách rất sang trọng, sự thật cách quản lý nhân viên phục của anh khiến người ta chỉ muốn quay lại quán nhiều lần nữa.

Tôi đưa mắt quan sát thấy mỗi nhân viên đều làm việc rất chuyên nghiệp và đặc biệt là luôn luôn mỉm cười với khách. Chính bản thân tôi còn phải say lòng với những nụ cười ấy.

Nhân sự là yếu tố cực kỳ quan trọng trong kinh doanh đồ uống, thái độ phục vụ, tình trạng đảm bảo chất lượng đồ uống, chất lượng sạch sẽ của cốc chén là những điều ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của khách hàng đến quán cafe của mình. Ở quán, mỗi nhân viên dù ở bất kỳ vị trí nào thì cũng phải sẵn sàng support cho nhau.

Vì vậy hãy đặt ra một bản nội quy, yêu cầu và trách nhiệm thật chặt chẽ và chi tiết cho từng bộ phận, những bộ phân như thu ngân, pha chế, phục vụ, bảo vệ… đều cần có một bản nội quy quyền hạn của mình trong nghiệp vụ quản lý quán cà phê.

Việc phân công nhiệm vụ và trách nhiệm của từng bộ phận, từng người sẽ khiến mình có thể dễ dàng nhận ra điểm mạnh điểm yếu của từng nhân viên, từ đó có những sắp xếp phù hợp hơn.

Và đừng quên có những chương trình đánh giá nhân viên định kỳ theo tháng, theo quý để khen thưởng, tăng lương và xử phạt công minh để thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm làm việc của mỗi cá nhân.

"Điều khiển con người là điều không dễ dàng, mình cần phải biết cách dung hòa cảm xúc. Mỗi người một tính, nên em cần hiểu được từng tính cách nhân viên của mình.

Đối xử công bằng với từng người, hãy coi đây là một gia đình. Những lúc nhân viên làm sai thay vì la mắng và dùng hình thức trừng phạt thì hãy nhẹ nhàng nói chuyện và cho cơ hội rút kinh nghiệm. Đó là cách quản lý nhân sự quán cà phê vừa có tâm và đức" - anh khuyên.

Đọc thêm: Mẫu nội quy quán cafe để quản lý nhân viên chuyên nghiệp

2.4. Quản lý vận hành quán cafe từ xa với phần mềm quản lý quán cafe

Làm chủ quả thật không dễ dàng, phải lo toan đủ thứ việc trong quán. Vậy là tôi đã hiểu vì sao dù đã 27 tuổi nhưng ông anh già này của tôi vẫn chưa có một mảnh tình vắt vai. Cũng phải thôi, chỉ riêng việc quản lý quán cafe thôi cũng đã chiếm gần hết thời gian trong ngày.

Tôi tò mò hỏi:

"Vậy anh có phải ở quán suốt để quản lý mọi thứ không?"

Anh Hưng bật cười:

"Nếu ngày nào cũng phải có mặt ở quán từ sáng đến tối thì chắc anh không trụ nổi lâu đâu."

Anh kể rằng thời gian đầu mới mở quán, hầu như việc gì anh cũng phải tự làm. Từ kiểm tra nguyên liệu, theo dõi đơn hàng, đối soát doanh thu đến xử lý các vấn đề phát sinh trong ca làm việc. Chỉ cần nghỉ một buổi là trong lòng lại thấp thỏm không biết quán có xảy ra sai sót gì không.

Không ít lần cuối ngày kiểm két, số tiền thực tế không khớp với doanh thu ghi nhận. Có hôm thiếu vài chục nghìn, có hôm lại dư tiền nhưng không xác định được nguyên nhân. Việc đối chiếu sổ sách thủ công vừa mất thời gian vừa khó truy vết khi xảy ra sai sót.

Sau nhiều lần như vậy, anh nhận ra muốn quán vận hành ổn định thì không thể phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm của nhân viên hay sự có mặt của chủ quán. Điều quan trọng là phải xây dựng quy trình làm việc thống nhất cho từng ca.

Theo anh, mỗi ca làm việc đều cần có checklist rõ ràng:

Khi mở ca:

• Kiểm tra tiền đầu ca
• Kiểm tra nguyên liệu và hàng hóa tồn kho
• Kiểm tra máy POS, máy in hóa đơn và thiết bị bán hàng

Khi đóng ca:

• Kiểm két tiền mặt
• Đối soát doanh thu
• Bàn giao công việc cho ca tiếp theo
• Kiểm tra lại nguyên liệu và tài sản của quán

Anh Hưng chia sẻ:

"Ngày trước anh phải gọi từng nhân viên để hỏi ca nào bị lệch tiền, ai thực hiện giao dịch đó. Có hôm ngồi đối chiếu cả tiếng vẫn không tìm ra nguyên nhân."

Để hạn chế thất thoát và kiểm soát vận hành tốt hơn, anh chuyển sang quản lý các hoạt động bán hàng và ca làm việc trên phần mềm. Nhờ đó:

• Mỗi nhân viên được phân quyền theo đúng vị trí công việc
• Doanh thu được theo dõi theo từng ca làm việc
• Tiền mặt được kiểm đếm và đối soát ngay khi kết ca
• Toàn bộ thao tác đều được lưu lại để kiểm tra khi cần

"Quản lý quán cafe không có nghĩa là lúc nào cũng phải đứng ở quán. Quan trọng là mình biết quán đang vận hành như thế nào, doanh thu ra sao và có thể xử lý vấn đề kịp thời dù ở bất cứ đâu."

Nhờ vậy, mỗi khi cần kiểm tra tình hình kinh doanh, anh chỉ cần mở điện thoại hoặc máy tính là có thể theo dõi doanh thu, đơn hàng và hoạt động của quán theo thời gian thực mà không cần trực tiếp có mặt tại cửa hàng.

Bởi vậy dù là mở quán cà phê nhỏ thôi nhưng cũng vẫn phải biết chạy theo công nghệ hiện nay. Máy tính tiền quán cà phê giờ đã trở thành một phần thiết yếu.

2.5. Quản lý marketing – cách để quán luôn có khách đều đặn

Tôi từng nghĩ rằng chỉ cần đồ uống ngon, không gian đẹp thì khách hàng sẽ tự tìm đến. Nhưng anh Hưng lại có suy nghĩ khác.

"Lúc mới mở quán anh cũng nghĩ như vậy. Anh tập trung rất nhiều vào chất lượng đồ uống, trang trí không gian và dịch vụ khách hàng. Nhưng sau vài tháng, anh nhận ra rằng nếu chỉ ngồi chờ khách ghé quán thì rất khó duy trì lượng khách ổn định."

Anh chia sẻ rằng nhiều quán cafe có sản phẩm tốt nhưng vẫn gặp khó khăn vì quá ít người biết đến. Trong khi đó, những quán duy trì được lượng khách đều đặn thường là những quán xuất hiện thường xuyên trên Facebook, TikTok, Google Maps hoặc các hội nhóm địa phương.

Theo anh, marketing quán cafe không nhất thiết phải là những chiến dịch quảng cáo tốn kém. Quan trọng hơn là duy trì sự hiện diện của quán trước khách hàng và tạo lý do để họ quay lại nhiều lần.

Bên cạnh đó, anh luôn theo dõi phản hồi của khách hàng. Bình luận khen chê đều được trả lời lịch sự và nhanh chóng. Nếu có góp ý về đồ uống hay phục vụ, anh xem đó là cơ hội để cải thiện chứ không phải điều khó chịu. Theo anh, quản lý marketing tốt cũng chính là quản lý hình ảnh thương hiệu của quán.

Vào những dịp đặc biệt như lễ, Tết hay sinh nhật quán, anh tổ chức các chương trình khuyến mãi nhỏ như giảm giá, tặng topping hoặc mua 2 tặng 1 trong khung giờ nhất định. Không cần giảm sâu, chỉ cần hợp lý và đúng thời điểm để tạo sự hứng thú cho khách.

Ngoài ra, anh còn chú ý đến marketing tại quán. Một bảng menu thiết kế đẹp, góc check-in xinh xắn, hay một câu chào thân thiện cũng là cách quảng bá tự nhiên nhất. Khi khách hài lòng, họ sẽ chụp ảnh và chia sẻ lên mạng xã hội, đó là hình thức marketing hiệu quả mà không tốn quá nhiều chi phí.

“Quản lý quán cafe mà bỏ qua marketing thì giống như nấu ăn ngon mà không ai biết để thưởng thức”, anh nói. Tôi gật gù. Hóa ra, để quán đông khách không chỉ cần vận hành tốt bên trong mà còn phải biết cách thu hút và giữ chân khách hàng từ bên ngoài nữa.

2.6. Thường xuyên đánh giá hiệu quả menu đồ uống

Khi nói về cách quản lý quán cafe hiệu quả, anh Hưng cho rằng menu là một trong những yếu tố cần được rà soát thường xuyên nhưng lại dễ bị nhiều chủ quán bỏ qua.

Tôi thắc mắc:

"Chẳng phải menu đã xây dựng từ đầu rồi sao anh?"

Anh lắc đầu:

"Nhiều chủ quán nghĩ vậy nên cứ giữ nguyên menu trong nhiều tháng, thậm chí nhiều năm. Nhưng thực tế không phải món nào trong menu cũng mang lại doanh thu và lợi nhuận như nhau."

Theo anh, thời gian đầu vận hành quán, anh thường quyết định giữ hay bỏ một món dựa vào cảm nhận cá nhân hoặc phản hồi của một vài khách quen. Tuy nhiên sau một thời gian, anh nhận ra cách làm đó không thực sự hiệu quả.

Có những món được nhiều khách gọi mỗi ngày nhưng lợi nhuận mang lại không cao. Ngược lại, một số món có tỷ suất lợi nhuận tốt lại ít được khách lựa chọn. Nếu không thường xuyên theo dõi dữ liệu bán hàng, rất khó để đánh giá chính xác hiệu quả của từng món trong menu.

Anh chia sẻ rằng hiện nay nhiều quán cafe áp dụng phương pháp Menu Engineering để phân tích hiệu quả kinh doanh của từng món đồ uống. Theo phương pháp này, menu thường được chia thành 4 nhóm:

• Star: Món bán chạy và mang lại lợi nhuận cao
• Plow Horse: Món bán chạy nhưng lợi nhuận thấp
• Puzzle: Món có lợi nhuận cao nhưng bán chậm
• Dog: Món bán chậm và lợi nhuận thấp

Tuy nhiên, thay vì phải tổng hợp số liệu thủ công trên Excel, anh thường theo dõi dữ liệu bán hàng trực tiếp trên hệ thống quản lý.

"Trước đây muốn biết món nào bán chạy anh phải ngồi cộng từng hóa đơn. Bây giờ chỉ cần mở báo cáo là thấy ngay."

Thông qua các báo cáo kinh doanh, anh có thể nhanh chóng:

• Xem danh sách món bán chạy nhất
• Theo dõi doanh thu của từng món
• So sánh hiệu quả kinh doanh giữa các nhóm đồ uống
• Phát hiện những món bán chậm trong thời gian dài
• Đưa ra quyết định điều chỉnh hoặc thay đổi menu phù hợp

Theo anh Hưng, việc rà soát menu định kỳ không chỉ giúp tối ưu doanh thu mà còn giúp quán tập trung nguồn lực vào những món mang lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất.

"Đôi khi chỉ cần thay đổi hoặc loại bỏ vài món hoạt động kém hiệu quả là đã giúp menu gọn hơn, vận hành đơn giản hơn và cải thiện lợi nhuận đáng kể."

3. Một số kinh nghiệm quản lý quán cà phê

Để tạo ấn tượng với khách hàng và khiến khách hàng quay lại với quán thì cần nhớ những kinh nghiệm quản lý quán cà phê sau đây, tuy nhỏ nhặt nhưng sẽ để lại ấn tượng mạnh cho khách đó.

• Phục vụ thêm nước mát 

Khách hàng thích được quan tâm. Và tất cả chúng ta đều thích những thứ miễn phí. Chỉ đơn giản là mời 1 ly nước mát trong thời gian chờ đợi, khách hàng chắc chắn sẽ ấn tượng vì sự chuyên nghiệp và thân thiện, hay lâu lâu thì dạo một vòng châm thêm trà cho khách chẳng hạn.

• Kiên nhẫn khi khách gọi đồ:

Quán café là nơi để khách hàng trải nghiệm, thư giãn. Vì vậy đừng tỏ ra sốt ruột khi khách gọi đồ lâu. Thay vì thế, hãy gợi ý đồ uống cho khách, tư vấn cho họ đâu là món đặc trưng của quán, món nào phù hợp với nhu cầu của họ. Không những giúp khách hàng chọn được đồ uống nhanh hơn mà cách này còn giúp người quản lý quán cafe thể hiện sự chu đáo và nhiệt tình.

• Dắt xe cho khách:

Thông thường, quán nên có bảo vệ để trông giữ xe và dắt xe cho khách. Tuy nhiên, nếu quán chưa có bảo vệ và mình đang rảnh rỗi, mình có thể tự tay dắt xe cho khách.

Chắc chắn hạnh động này sẽ khiến khách hàng cảm động vì sự lịch thiệp của mình và ghi điểm tốt trong mắt khách hàng. Thử nghĩ xem, có những cô gái chân yếu tay mềm dắt xe không nổi, mình ra dắt giùm thì sẽ được ghi điểm rất cao trong phong cách quản lý quán cà phê.

• Ghi nhớ tên khách hàng thân thiết

Khi một nhân viên nhớ tên khách hàng, thậm chí là sở thích, thói quen của họ, vị khách sẽ cảm thấy được coi trọng và gắn bó với quán lâu hơn. Chẳng hạn: “Chào chị Lan, chị vẫn dùng sinh tố bơ như mọi lần chứ ạ?” Họ sẽ cảm thấy mình quan trọng và được quan tâm nên mới được nhớ tên và sở thích như vậy. Họ sẽ chẳng ngại giới thiệu quán cafe của mình cho bạn bè, người thân.

• Thường xuyên cập nhập những loại đồ uống mới

Nếu chỉ sử dụng duy nhất một menu cho quán thôi thì lâu dài sẽ tạo cảm giác nhàm chán cho khách hàng. Để quản lý quán cà phê hiệu quả, mình cần refresh cho quán bằng cách thường xuyên cập nhật các đồ uống mới, hoặc có thể thử pha chế món uống cũ theo một phong cách mới, cách trang trí món ăn mới để níu chân họ ở lại quán.

• Quảng cáo - cách quản lý quán cafe hiệu quả

Hiện nay, rất nhiều chủ tiệm kinh doanh quán café lựa chọn quảng cáo cho quán của mình qua mạng xã hội như Facebook, instagram hoặc báo điện tử,...

Thông qua đó, những quảng cáo này sẽ gợi nhớ và kích thích sự tò mò và thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Anh thường xuyên đăng bài, duy trì việc tương tác với khách hàng trên các kênh mang xã hội để thương hiệu như một người bạn gần gũi bên cạnh họ.

Nội dung đăng tải cần đa dạng: bài viết về sản phẩm, không gian quán, review của khách hàng, nội dung giải trí vui vẻ, các chương trình khuyến mãi hoặc hoạt động của quán.

• Luôn đảm bảo vệ sinh

Không khách hàng nào muốn uống trong những ly bẩn hay phát hiện sợi tóc trong ly. Một quầy bar bừa bộn cũng khiến khách hàng có ấn tượng xấu về quán. Những việc chúng ta nên cải thiện: luôn rửa sạch ly cốc, giữ nơi pha chế sạch sẽ, vệ sinh dụng cụ pha chế thường xuyên.

Không gian quán cafe như bàn ghế cũng phải luôn được lau chùi và sắp xếp gọn gàng. Đây là nghiệp vụ quản lý quán cafe căn bản cần nắm vững.

• Luôn giữ thái độ phục vụ niềm nở

Hãy luôn thân thiện, nhiệt tình khi khách đến, cúi chào, nói lời cảm ơn khi khách rời đi, chỉ là những hành động nhỏ nhưng thể hiện cách ứng xử có văn hóa của quán.

• Thanh toán nhanh và chính xác

Việc thanh toán gần như là một bước cực kì quan trọng trong quá trình gây ấn tượng với khách hàng về quán của chúng ta. Dù có đồ uống ngon và phục vụ tốt nhưng khâu thanh toán có vấn đề, khách hàng vẫn sẽ ra về với tâm trạng không thoải mái và để lại ấn tượng xấu.

Hãy đầu tư thêm máy tính tiền quán cafe để giúp cho việc thanh toán dễ dàng hơn và nhanh chóng hơn. Và mình cũng quản lý quán cafe dễ dàng, tránh hao hụt thất thoát nữa.

Tôi từ giã anh ra về, trong đầu đã tường tận mọi vấn đề vê nghiệp vụ quản lý quán cafe. Phố đêm cũng đã bắt đầu lên đèn, hai bên đường những quán cafe cũng đã dần đông khách, trước đây tôi suy nghĩ rằng mở quán cafe là một vốn bốn lời nên người ta cứ rần rần đua nhau mở quán.

Đọc thêm: Kinh nghiệm lựa chọn máy tính tiền quán cafe giúp bạn ăn nên làm ra

Nhưng sau khi được nghe những chia sẻ về cách quán lý quán cafe của anh Hưng thì tôi lại suy nghĩ khác, một vốn bốn lời là đối với những ai biết cách quản lý quán cafe của mình hiệu quả và để lại ấn tượng trong lòng khách hàng thì người ta mới đến ầm ầm, chứ mở ra rồi để đó không tìm cách phát triển thì chỉ 1 tháng là đã đóng cửa vì không đủ vốn để hoạt động.

Hi vọng qua những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có được những kinh nghiệm quản lý quán cà phê hiệu quả. Tôi mong rằng những chia sẻ trên sẽ tiếp thêm động lực cho bạn, hãy theo đuổi đam mê của mình nhé. Dù khó khăn, nhưng khi vượt qua được, thì bạn đã thành công rồi đấy!

4. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Quản lý quán cafe cần tập trung vào những yếu tố nào?

Để quản lý quán cafe hiệu quả, chủ quán cần kiểm soát 5 yếu tố quan trọng gồm: tài chính, nguyên vật liệu, nhân sự, vận hành và marketing. Ngoài ra, việc thường xuyên đánh giá hiệu quả menu đồ uống cũng giúp tối ưu doanh thu và lợi nhuận.

Câu 2: Điểm hòa vốn của quán cafe là gì?

Điểm hòa vốn là mức doanh thu tối thiểu cần đạt để bù đắp toàn bộ chi phí vận hành của quán. Khi doanh thu vượt qua điểm hòa vốn, phần chênh lệch sẽ trở thành lợi nhuận.

Câu 3: Làm sao để hạn chế thất thoát doanh thu trong quán cafe?

Để giảm thất thoát, chủ quán nên chuẩn hóa quy trình mở ca - đóng ca, kiểm két tiền mặt hằng ngày, phân quyền nhân viên rõ ràng và sử dụng phần mềm quản lý để ghi nhận toàn bộ giao dịch bán hàng.

Câu 4: Menu Engineering là gì?

Menu Engineering là phương pháp phân tích hiệu quả kinh doanh của từng món đồ uống dựa trên doanh số bán và lợi nhuận. Thông qua đó, chủ quán có thể xác định món bán chạy, món lợi nhuận cao hoặc những món nên điều chỉnh để tối ưu doanh thu.

Câu 5: Có nên sử dụng phần mềm quản lý quán cafe không?

Có. Phần mềm quản lý quán cafe giúp tự động hóa nhiều nghiệp vụ như bán hàng, quản lý tồn kho, theo dõi doanh thu, phân quyền nhân viên, kiểm soát ca làm việc và xem báo cáo kinh doanh theo thời gian thực. Điều này giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian hơn so với quản lý thủ công.