+230.000 khách hàng đã lựa chọn Sapo
Công nợ trên thực tế không phải là khái niệm xa lạ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cửa hàng và báo cáo công nợ cũng là yếu tố quan trọng mà bất kỳ kế toán công nợ hay chủ kinh doanh nào cũng cần nắm rõ. Vậy báo cáo công nợ là gì và đâu là những điều cần lưu ý khi làm báo cáo công nợ khách hàng? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Báo cáo công nợ là gì?
Báo cáo công nợ là loại báo cáo cung cấp một cái nhìn tổng thể về nghĩa vụ tài chính giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tránh rủi ro tín dụng, đảm bảo tính minh bạch tài chính. Đây là một trong những loại báo cáo quan trọng đối với kế toán công nợ hoặc kế toán tổng hợp.
Báo cáo công nợ được lập ra nhằm giúp doanh nghiệp có thể chủ động trong việc kiểm soát cũng như quản lý chặt chẽ các khoản nợ phải thu, phải trả và từ đó đưa ra các kế hoạch thu hồi, thanh toán công nợ để quản lý tài chính một cách chính xác, giảm thiểu tối đa rủi ro và quản lý dòng tiền cho doanh nghiệp.
2. Các loại mẫu báo cáo công nợ quan trọng
Để quản lý công nợ hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ và sử dụng đúng các mẫu báo cáo công nợ. Mỗi loại báo cáo sẽ phản ánh một khía cạnh tài chính khác nhau, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và ra quyết định chính xác.
2.1 Báo cáo công nợ đầu năm
Mẫu báo cáo công nợ đầu năm dành cho các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng để tổng hợp tình hình công nợ của doanh nghiệp tồn từ năm trước. Báo cáo công nợ đầu năm được thực hiện bởi kế toán trưởng, bộ phận tài chính hoặc chủ doanh nghiệp cần nắm tổng quan tình hình công nợ trước khi bước sang kỳ mới.
Báo cáo này là nền tảng để đối chiếu và theo dõi công nợ cả năm. Cần đảm bảo dữ liệu từ năm trước được kiểm tra, xác nhận chính xác trước khi chuyển sang kỳ mới.
Nội dung chính:
- Số dư công nợ phải thu và phải trả của từng khách hàng, nhà cung cấp.
- Các khoản đã thanh toán, chưa thanh toán tính đến thời điểm đầu năm.
- Các khoản nợ quá hạn kéo dài cần xử lý.
2.2 Báo cáo công nợ phải thu
Báo cáo công nợ phải thu là loại báo cáo được lập định kỳ (hàng tuần, hàng tháng hoặc theo từng dự án) để theo dõi số tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp. Bộ phận kế toán bán hàng, nhân viên kinh doanh, hoặc chủ doanh nghiệp muốn quản lý dòng tiền và đôn đốc thanh toán chính là đối tượng sử dụng chính loại báo cáo này.
Nội dung chính:
- Danh sách khách hàng, mã đơn hàng, ngày phát sinh công nợ.
- Số tiền đã thanh toán, còn lại và hạn thanh toán.
- Ghi chú các khoản nợ sắp đến hạn hoặc có dấu hiệu chậm trả.
Lưu ý:
Doanh nghiệp cần đối chiếu thường xuyên báo cáo với hợp đồng và hóa đơn để đảm bảo tính chính xác. Nên thiết lập cảnh báo tự động cho các khoản sắp quá hạn để giảm rủi ro nợ xấu.
Dưới đây là mẫu báo cáo công nợ phải thu dưới đây được ban hành theo Quyết định số 07/2003/QĐ – BTC ngày 17 tháng 01 năm 2003 của Bộ Tài Chính:
2.3 Báo cáo công nợ phải trả
Báo cáo cộng nợ phải trả là loại báo cáo được lập để theo dõi nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp, đối tác, hoặc đơn vị vận chuyển.
Nội dung chính:
- Danh sách nhà cung cấp, mã đơn hàng hoặc hợp đồng tương ứng.
- Số tiền đã thanh toán, còn phải thanh toán.
- Thời hạn thanh toán, điều khoản chiết khấu hoặc phạt chậm trả.
Lưu ý: Bạn nên cập nhật báo cáo công nợ phải trả ngay sau mỗi lần thanh toán để dữ liệu luôn “real-time”.
Dưới đây là mẫu Báo cáo công nợ phải trả dưới đây được ban hành theo Quyết định số 07/2003/QĐ-BTC ngày 17/01/2003 của Bộ Tài Chính:
2.4 Báo cáo công nợ khách hàng theo từng kỳ hạn thanh toán
Báo cáo công nợ khách hàng theo từng kỳ hạn thanh toán được sử dụng khi doanh nghiệp cần đánh giá tình hình thu hồi nợ theo thời gian, phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro (ví dụ: 0-30 ngày, 31-60 ngày, trên 90 ngày...).
Nội dung chính:
- Tổng hợp danh sách khách hàng cùng số tiền nợ theo từng nhóm kỳ hạn.
- Phân tích tỷ lệ nợ ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.
- Gợi ý hành động: thu hồi, gia hạn hoặc xử lý nợ xấu.
Lưu ý: Đây là báo cáo giúp nhận diện sớm rủi ro tài chính. Nên kết hợp cùng báo cáo công nợ phải thu để đưa ra chiến lược thu hồi nợ phù hợp.
3. Cách lập báo cáo công nợ chi tiết
Báo cáo công nợ phải chứa rất nhiều thông tin quan trọng để đảm bảo khả năng quản lý công nợ cũng như tính pháp lý. Đó là lý do mà đảm bảo tất cả các yêu cầu bắt buộc trong quá trình làm báo cáo công nợ khách hàng là điều mà bất kỳ kế toán công nợ và chủ kinh doanh nào cũng cần hiểu rõ.
Công nợ trong một doanh nghiệp, cửa hàng sẽ bao gồm công nợ phải thu và công nợ phải trả, vì vậy, công nợ cần phản ánh được tất cả tình hình nợ phải thu và phải trả. Mỗi loại công nợ cần được thể hiện chi tiết và rõ ràng trên từng báo cáo riêng biệt là báo cáo tổng hợp nợ phải thu và báo cáo tổng hợp nợ phải trả. Dưới đây là cách lập báo cáo công nợ phải thu, phải trả chi tiết:
3.1 Bước 1. Thu thập dữ liệu công nợ đầy đủ chính xác
Đây là bước đầu tiên trong quy trình lập báo cáo là thu thập dữ liệu từ các giao dịch tài chính, hợp đồng, chứng từ kế toán.
Thu thập dữ liệu cần thiết
- Hóa đơn bán hàng/ mua hàng: Bạn cần chắc chắn tất cả các giao dịch bán hàng, mua hàng đều được ghi nhận đầy đủ.
- Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng dùng để đối chiếu các điều khoản thanh toán với thực tế giao dịch.
- Phiếu thu, phiếu chi: Phiếu thu chi dùng để xác nhận các khoản thanh toán đã thực hiện.
- Biên bản đối soát công nợ: Biên bản để đối chiếu với khách hàng, nhà cung cấp, đảm bảo số liệu chính xác.
Kiểm tra xác minh dữ liệu
Sau khi thu thập đủ dữ liệu, bạn cần kiểm tra lại và xác minh chính xác các số liệu hiện có:
- Kiểm tra các khoản công nợ theo từng hóa đơn, hợp đồng để đảm bảo không có khoản nợ nào bị bỏ sót.
- Đối chiếu dữ liệu công nợ với sổ cái kế toán, báo cáo tài chính để phát hiện sai sót.
- Xác minh các khoản công nợ đã thanh toán nhưng chưa cập nhật trên hệ thống để đảm bảo số liệu chính xác.
3.2 Bước 2. Phân loại công nợ khách hàng theo tiêu chí phù hợp
Việc phân loại công nợ giúp doanh nghiệp theo dõi dễ dàng hơn, từ đó có kế hoạch thu hồi hoặc thanh toán hợp lý.
Phân loại công nợ theo đối tượng
- Công nợ phải thu khách hàng: Các khoản nợ mà khách hàng còn chưa thanh toán.
- Công nợ phải trả nhà cung cấp: Các khoản nợ doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp.
Phân loại công nợ theo thời gian quá hạn
- Công nợ đến hạn
- Công nợ quá hạn 30 ngày
- Công nợ quá hạn trên 90 ngày
Phân loại công nợ theo hợp đồng hoặc hóa đơn
- Công nợ theo hóa đơn: Theo dõi từng hóa đơn để đảm bảo không bỏ sót khoản thu hay chi.
- Công nợ theo hợp đồng: Giúp theo dõi công nợ phát sinh từ các hợp đồng lớn, đảm bảo thanh toán đúng hạn.
3.3 Bước 3. Kiểm tra, đối chiếu công nợ định kỳ
Việc kiểm tra, đối chiếu công nợ định kỳ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính, giảm thiểu rủi ro tranh chấp.
Đối chiếu nội bộ
- Kiểm tra chênh lệch giữa sổ công nợ và sổ kế toán tổng hợp.
- Đánh giá các khoản công nợ chưa cập nhật để điều chỉnh kịp thời.
Đối chiếu với khách hàng, nhà cung cấp
- Gửi báo cáo công nợ định kỳ cho khách hàng để xác nhận số dư.
- Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp để đảm bảo các khoản thanh toán đúng hạn.
- Thực hiện biên bản đối soát công nợ để tránh tranh chấp trong thanh toán.
Điều chỉnh công nợ nếu có sai sót
- Nếu có sai lệch giữa số liệu trong hệ thống và thực tế, doanh nghiệp cần kiểm tra lại hóa đơn, chứng từ liên quan.
- Sử dụng báo cáo sửa đổi công nợ để ghi nhận điều chỉnh trong kỳ.
Lưu ý: Một mẫu công nợ thông thường sẽ đều bao gồm các nội dung thuộc khung cơ bản được hướng dẫn theo Thông tư 200 như sau:
- Báo cáo phải thể hiện được khoảng thời gian tổng hợp công nợ là từ ngày nào đến ngày nào
- Xác định tài khoản sử dụng để định khoản là 131 cho báo cáo tổng hợp công nợ phải thu và 331 cho báo cáo tổng hợp công nợ phải trả.
- Mã số và tên của từng nhà cung cấp hay khách hàng,...
- Số dư nợ đầu kỳ được lấy từ Sổ dư nợ đầu kỳ trong sổ chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp hoặc khách hàng cụ thể
- Số dư có đầu kỳ được lấy từ số dư có đầu kỳ tại sổ chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp hoặc khách hàng
- Số phát sinh trong kỳ gồm cả phát sinh nợ và phát sinh có
- Số dư cuối kỳ
- Tổng cộng công nợ phải thu và phải trả dựa trên số dư đầu kỳ và toàn bộ phát sinh trong kỳ để xác định doanh nghiệp, cửa hàng còn phải trả hay phải thu bao nhiêu.
4. Những sai lầm phổ biến khi lập báo cáo công nợ và rủi ro
Không theo dõi công nợ định kỳ
Nhiều doanh nghiệp chỉ tổng hợp công nợ khi cần đối soát hoặc cuối kỳ kế toán, khiến dữ liệu bị thiếu cập nhật. Việc không theo dõi công nợ phải thu có thể khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng thiếu hụt vốn lưu động, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành. Bên cạnh đó, nếu không kiểm soát công nợ phải trả, doanh nghiệp dễ gặp khó khăn khi thanh toán, làm giảm uy tín với nhà cung cấp.
Theo dõi công nợ thường xuyên giúp doanh nghiệp chủ động cân đối dòng tiền và đôn đốc thanh toán đúng hạn.
Không phân loại công nợ rõ ràng
Một sai lầm khác doanh nghiệp hay gặp khi lập báo cáo công nợ là gộp chung tất cả các khoản công nợ mà không tách bạch theo nhóm.
Điều này khiến báo cáo thiếu minh bạch, gây khó khăn trong việc phân tích và ra quyết định. Khi công nợ được phân loại rõ ràng, doanh nghiệp dễ dàng xác định đâu là khoản cần ưu tiên thu hồi hoặc thanh toán trước. Việc này đồng nghĩa với việc thiếu hệ thống cảnh báo sớm cho các khoản sắp đến hạn thanh toán, khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ thiệt hại tài chính lớn.
Không tận dụng công nghệ để quản lý, lập báo cáo công nợ
Nhiều doanh nghiệp vẫn ghi chép và tổng hợp công nợ thủ công bằng Excel, dễ sai sót và tốn nhiều thời gian đối chiếu. Trong khi đó, các phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán hiện nay cho phép tự động cập nhật dữ liệu, nhắc nợ, cảnh báo quá hạn và xuất báo cáo tức thì. Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp tăng độ chính xác mà còn tối ưu hiệu suất làm việc cho đội ngũ kế toán.
Sapo Accounting - Phần mềm kế toán giúp nhà bán hàng thực hiện công việc kế toán đơn giản, tiện lợi, phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành:
- Đầy đủ nghiệp vụ kế toán: Quản lý tiền mặt, tiền gửi, mua hàng, bán hàng, quản lý hóa đơn, kho hàng, tiền lương,…
- Sổ sách kế toán & báo cáo tài chính tự động: Tự động lập 7 loại sổ kế toán và báo cáo tài chính cho doanh nghiệp chuẩn quy định. Đồng thời cung cấp báo cáo nâng cao hỗ trợ chủ kinh doanh đưa ra quyết định kịp thời.
- Tự động lập tờ khai thuế: Hệ thống tự động tổng hợp số liệu chính xác, kết xuất tờ khai GTGT, TNDN, TNCN… theo chuẩn XML tương thích với cơ quan Thuế.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Sapo Acounting phù hợp với mọi đối tượng, kể cả người không chuyên về kế toán. Chỉ cần một thiết bị có kết nối internet, bạn có thể truy cập và sử dụng ngay mà không cần cài đặt phức tạp.
- Tích hợp linh hoạt: Dễ dàng kết nối Sapo Accounting với hệ sinh thái Sapo (phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm hóa đơn điện tử, chữ ký số) giúp đồng bộ dữ liệu, vận hành và quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất.
Trên đây là những khái niệm và yếu tố quan trọng cần nắm vững khi lập báo cáo công nợ. Sapo hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp chủ kinh doanh tối ưu hoạt động quản lý công nợ và đưa ra kế hoạch thu hồi nợ hiệu quả nhất.
Xem thêm: Cấn trừ công nợ là gì? Các quy định liên quan đến biên bản cấn trừ công nợ
