Hộ kinh doanh cá thể là hình thức kinh doanh quen thuộc với nhiều người bán hàng nhỏ lẻ, từ mở quán ăn, bán online đến làm nghề tại nhà. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ khi nào cần đăng ký, có bắt buộc nộp thuế hay không, và nếu không đăng ký thì có bị phạt. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu đúng, làm đúng và tránh rủi ro khi lựa chọn mô hình hộ kinh doanh cá thể theo các nghị định mới nhất. Tìm hiểu ngay!
1. Hộ kinh doanh là gì?
Theo khoản 2 Điều 3 Nghị quyết 198/2025/QH15:
2. Hộ kinh doanh là loại hình kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh.
Đây là mô hình phù hợp với những người kinh doanh quy mô nhỏ như mở cửa hàng, quán ăn, quán cà phê, bán hàng online hoặc kinh doanh dịch vụ. So với doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thủ tục thành lập đơn giản, chi phí thấp và dễ quản lý hơn. Tuy nhiên, chủ hộ cũng phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về đăng ký kinh doanh, thuế và hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
Hộ kinh doanh có một số đặc điểm nổi bật sau:
- Không có tư cách pháp nhân.
- Do một cá nhân hoặc các thành viên trong cùng một hộ gia đình đăng ký thành lập.
- Mỗi cá nhân chỉ được đăng ký một hộ kinh doanh trên phạm vi toàn quốc.
- Chủ hộ kinh doanh chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh.
- Cá nhân vẫn được góp vốn hoặc mua cổ phần trong doanh nghiệp với tư cách cá nhân nhưng không được đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).
2. Điều kiện thành lập hộ kinh doanh cá thể (theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP)
Từ ngày 01/7/2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định rõ các điều kiện để hộ kinh doanh được cấp Giấy chứng nhận đăng ký. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng mà cá nhân hoặc hộ gia đình cần nắm rõ trước khi tiến hành đăng ký.
Cụ thể, theo điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh. Các ngành nghề bị cấm có thể kể đến như: mua bán ma túy, vũ khí, động vật hoang dã trái phép…
- Tên hộ kinh doanh được đặt đúng quy định. Tên phải bao gồm cụm từ “hộ kinh doanh” và phần tên riêng, không trùng lặp gây nhầm lẫn, không vi phạm đạo đức xã hội hoặc thuần phong mỹ tục.
- Có hồ sơ đăng ký hợp lệ. Hồ sơ bao gồm đơn đề nghị đăng ký hộ kinh doanh và bản sao văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh (nếu hộ kinh doanh do nhiều thành viên hộ gia đình cùng đăng ký thành lập); văn bản ủy quyền này phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật.
- Nộp đủ lệ phí theo quy định. Mức lệ phí đăng ký được quy định tại pháp luật về phí và lệ phí, hiện dao động khoảng 100.000 – 300.000 đồng tùy địa phương.
Ngoài ra, thông tin trong hồ sơ phải do chính người đăng ký kê khai và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật. Việc kê khai sai thông tin có thể dẫn đến bị thu hồi giấy chứng nhận hoặc xử phạt hành chính.
Một điểm mới đáng chú ý là Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đồng thời được coi là Giấy chứng nhận đăng ký thuế. Điều này giúp đơn giản hóa thủ tục cho hộ kinh doanh khi thực hiện nghĩa vụ thuế sau này.
Kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận, hộ kinh doanh có quyền hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp thuộc ngành nghề có điều kiện thì chỉ được phép hoạt động khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.
3. Trách nhiệm và quyền lợi của hộ kinh doanh cá thể
Khi đã đăng ký thành công, hộ kinh doanh cá thể được phép hoạt động hợp pháp và có đầy đủ quyền lợi theo quy định. Tuy nhiên, đi kèm với đó là những trách nhiệm rõ ràng về mặt pháp lý, thuế và vận hành.
1. Chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản
Chủ hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với mọi nghĩa vụ tài chính, hợp đồng, vi phạm hoặc rủi ro phát sinh từ hoạt động kinh doanh. Đây là điểm khác biệt rõ nhất so với doanh nghiệp có tư cách pháp nhân.
2. Không có tư cách pháp nhân nhưng có thể ký kết giao dịch dân sự
Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân nên không được nhân danh một tổ chức độc lập. Tuy nhiên, vẫn có thể ký hợp đồng, mua bán, thuê mặt bằng… với tư cách cá nhân hoặc đại diện hộ.
3. Chỉ được thành lập một hộ kinh doanh duy nhất
Một cá nhân hoặc hộ gia đình chỉ được đăng ký thành lập một hộ kinh doanh trong cùng thời điểm trên phạm vi toàn quốc. Chủ hộ cũng không được đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên hợp danh (trừ trường hợp được các thành viên hợp danh còn lại đồng ý bằng văn bản).
4. Được quyền sử dụng hóa đơn điện tử, mở sổ sách và kê khai thuế
Hộ kinh doanh có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử theo chuẩn của cơ quan thuế, mở sổ theo dõi thu – chi, hàng tồn kho và thực hiện kê khai thuế theo phương pháp khoán hoặc theo từng lần phát sinh, tùy thuộc vào doanh thu và quy mô hoạt động.
5. Có quyền vay vốn, nhận hỗ trợ và đăng ký tham gia các chương trình chuyển đổi số
Nếu thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và pháp lý, hộ kinh doanh có thể tiếp cận các gói vay ưu đãi, nhận hỗ trợ từ nhà nước hoặc địa phương, tham gia chương trình khuyến khích chuyển đổi số trong quản lý bán hàng, hóa đơn, sổ sách...
6. Tuân thủ quy định pháp luật liên quan
Ngoài nghĩa vụ thuế, hộ kinh doanh cần tuân thủ các quy định khác như: an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, môi trường (nếu có), và các quy định riêng đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
Việc hiểu rõ trách nhiệm và quyền lợi không chỉ giúp hộ kinh doanh hoạt động đúng luật mà còn tạo tiền đề để mở rộng quy mô trong tương lai hoặc chuyển đổi lên doanh nghiệp khi cần thiết.
4. Hộ kinh doanh phải nộp những loại thuế nào?
Khi hoạt động kinh doanh, hộ kinh doanh cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2026, chính sách thuế đối với hộ kinh doanh đã có nhiều thay đổi như bãi bỏ thuế khoán và lệ phí môn bài, đồng thời chuyển sang cơ chế tự kê khai, tự nộp thuế.
Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh có thể phát sinh 02 loại thuế chính sau:
4.1. Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Thuế GTGT được tính theo tỷ lệ trên doanh thu đối với hộ kinh doanh thuộc diện phải nộp thuế.
Theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống không thuộc diện nộp thuế GTGT. Trường hợp doanh thu vượt ngưỡng này, hộ kinh doanh phải kê khai và nộp thuế theo quy định.
4.2. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Bên cạnh thuế GTGT, hộ kinh doanh có doanh thu vượt ngưỡng quy định còn phải nộp thuế thu nhập cá nhân từ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Tương tự thuế GTGT, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống được miễn thuế TNCN. Khi doanh thu vượt mức này, số thuế phải nộp sẽ được xác định theo tỷ lệ tương ứng với từng lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh.
Những thay đổi quan trọng từ năm 2026
Để dễ hình dung, chủ hộ kinh doanh cần lưu ý một số điểm mới sau:
| Nội dung | Quy định từ năm 2026 |
|---|---|
| Thuế khoán | Đã bãi bỏ |
| Lệ phí môn bài | Đã bãi bỏ |
| Phương thức nộp thuế | Tự kê khai, tự tính và tự nộp |
| Ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế GTGT, TNCN | Từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống |
| Thuế phải nộp | Thuế GTGT và thuế TNCN (nếu thuộc diện chịu thuế) |
Lưu ý: Ngoài nghĩa vụ nộp thuế, hộ kinh doanh còn phải thực hiện các quy định về kê khai thuế, lưu trữ chứng từ và sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp pháp luật quy định. Việc chuẩn bị đầy đủ sổ sách, dữ liệu bán hàng ngay từ đầu sẽ giúp việc kê khai chính xác và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
5. Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể
Để hoạt động kinh doanh hợp pháp, cá nhân hoặc hộ gia đình cần thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Hiện nay, thủ tục đăng ký đã được đơn giản hóa và có thể thực hiện trực tiếp, qua bưu chính hoặc đăng ký trực tuyến.
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh
Theo Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo mẫu.
- Bản sao văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh (đối với trường hợp hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình cùng thành lập).
Lưu ý: Người đăng ký chịu trách nhiệm về tính chính xác của toàn bộ thông tin kê khai trong hồ sơ.
Bước 2. Nộp hồ sơ đăng ký
Chủ hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh theo một trong các hình thức sau:
- Nộp trực tiếp.
- Gửi qua dịch vụ bưu chính.
- Đăng ký trực tuyến qua Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh bằng tài khoản định danh điện tử.
Bước 3. Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ xem xét và xử lý hồ sơ:
- Hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Hồ sơ chưa hợp lệ: Thông báo bằng văn bản, nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung để người đăng ký hoàn thiện hồ sơ.
Bước 4. Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, hộ kinh doanh được phép hoạt động (trừ trường hợp kinh doanh ngành, nghề có điều kiện phải đáp ứng thêm các điều kiện theo quy định). Đồng thời, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cũng là Giấy chứng nhận đăng ký thuế, giúp đơn giản hóa thủ tục quản lý thuế sau khi thành lập.
Lưu ý: Sau khi được cấp giấy chứng nhận, chủ hộ kinh doanh nên chuẩn bị các thủ tục liên quan như đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (nếu thuộc diện áp dụng), thực hiện kê khai thuế theo quy định và trang bị công cụ quản lý bán hàng để theo dõi doanh thu, hóa đơn và nghĩa vụ thuế một cách thuận tiện.
6. Các câu hỏi thường gặp về hộ kinh doanh cá thể
Câu 1. Bán hàng online có phải đăng ký hộ kinh doanh không?
Có. Nếu bạn bán hàng online thường xuyên, có địa điểm kho hàng hoặc có doanh thu ổn định, bạn được xem là có hoạt động kinh doanh và phải đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp chỉ bán nhỏ lẻ, không thường xuyên, không có địa điểm cụ thể thì có thể không bắt buộc, nhưng vẫn nên khai báo để tránh rủi ro pháp lý.
Câu 2. Thu nhập dưới 1 tỷ/năm có cần nộp thuế không?
Không. Theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP, từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống không thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ hoạt động kinh doanh. Đây là điểm mới so với quy định trước đây khi ngưỡng doanh thu chịu thuế được nâng lên từ 500 triệu đồng/năm.
Tuy nhiên, dù được miễn hai loại thuế trên, hộ kinh doanh vẫn cần thực hiện các nghĩa vụ về đăng ký kinh doanh, kê khai thuế và sử dụng hóa đơn điện tử nếu thuộc đối tượng bắt buộc theo quy định hiện hành. Đặc biệt, nếu doanh thu trong năm vượt 1 tỷ đồng, hộ kinh doanh phải chuyển sang thực hiện nghĩa vụ thuế và áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Câu 3. Không kê khai, không đăng ký hộ kinh doanh thì có bị phạt không?
Có. Trường hợp thuộc diện phải đăng ký hộ kinh doanh nhưng không thực hiện đăng ký theo quy định, cá nhân hoặc hộ gia đình có thể bị phạt tiền từ 5 - 10 triệu đồng. Đồng thời, cơ quan có thẩm quyền sẽ buộc đăng ký thành lập hộ kinh doanh theo quy định.
Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp kinh doanh đều bắt buộc đăng ký hộ kinh doanh. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, một số trường hợp như hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, làm muối; người bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyến, kinh doanh lưu động, kinh doanh thời vụ hoặc làm dịch vụ có thu nhập thấp (theo mức do UBND cấp tỉnh quy định) không phải đăng ký hộ kinh doanh, trừ khi kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
Lưu ý: Ngoài việc đăng ký hộ kinh doanh, nếu thuộc diện phải kê khai và nộp thuế nhưng không thực hiện đúng quy định, hộ kinh doanh còn có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
Câu 4. Hộ kinh doanh có phải xuất hóa đơn không?
Có, nhưng không phải mọi trường hợp đều bắt buộc xuất hóa đơn. Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Hình thức hóa đơn sử dụng (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền...) sẽ phụ thuộc vào quy mô, doanh thu và đối tượng áp dụng của từng hộ kinh doanh.
Đặc biệt, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên thuộc nhóm ngành nghề theo quy định phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng. Đây là quy định nhằm tăng tính minh bạch trong quản lý doanh thu và thực hiện nghĩa vụ thuế.
Lưu ý: Nếu hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nhưng không lập hóa đơn khi bán hàng hoặc lập hóa đơn không đúng quy định, có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn. Vì vậy, chủ hộ kinh doanh nên chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và lựa chọn giải pháp phù hợp để đáp ứng đúng quy định, đồng thời thuận tiện trong việc quản lý bán hàng và kê khai thuế.
Câu 5. Hộ kinh doanh có cần thuê kế toán không?
Không bắt buộc. Pháp luật hiện hành không yêu cầu hộ kinh doanh phải bố trí hoặc thuê kế toán riêng như doanh nghiệp. Chủ hộ kinh doanh có thể tự thực hiện việc ghi chép sổ sách, kê khai và nộp thuế hoặc thuê đơn vị dịch vụ kế toán, đại lý thuế để hỗ trợ nếu cần.
Tuy nhiên, từ năm 2026, hộ kinh doanh chuyển sang cơ chế tự kê khai, tự tính và tự nộp thuế thay cho phương pháp thuế khoán. Vì vậy, những hộ kinh doanh có doanh thu lớn, phát sinh nhiều hóa đơn hoặc phải sử dụng hóa đơn điện tử nên cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng hoặc dịch vụ kế toán để đảm bảo kê khai chính xác, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình quyết toán thuế.
Lời khuyên: Với hộ kinh doanh quy mô nhỏ, số lượng giao dịch ít, chủ hộ hoàn toàn có thể tự quản lý sổ sách và thuế. Ngược lại, nếu kinh doanh nhiều mặt hàng, nhiều kênh bán hoặc doanh thu lớn, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử sẽ giúp theo dõi doanh thu, xuất hóa đơn và hỗ trợ kê khai thuế thuận tiện hơn.
Xem thêm: [HỎI - ĐÁP] Tổng hợp câu hỏi thường gặp về Thuế, Hóa đơn điện tử cho HKD & cá nhân bán hàng online
Để hộ kinh doanh nhỏ lẻ dễ dàng đáp ứng các quy định mới, bạn có thể tham khảo combo Sapo 6870 – gói giải pháp tích hợp đầy đủ các công cụ cần thiết, bao gồm:
- Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí trên điện thoại: Hỗ trợ tính tiền, theo dõi tồn kho, doanh thu, khách hàng… phù hợp với mô hình nhỏ, không cần thuê kế toán.
- Tặng 2000 hóa đơn điện tử đúng chuẩn Tổng cục Thuế: Cho phép lập, ký số và phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp ngay trên điện thoại hoặc máy tính tiền.
- Tặng 3 tháng chữ ký số HSM: Tích hợp sẵn, dễ sử dụng, không cần USB token, phù hợp với hộ kinh doanh cá thể.
Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh nhỏ hoặc bán hàng tại nhà, việc hiểu rõ các quy định trên sẽ giúp bạn tránh bị xử phạt, đồng thời dễ dàng tiếp cận các chương trình hỗ trợ, vốn vay hoặc chuyển đổi số từ nhà nước.
