Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống là chứng từ kế toán do đơn vị kinh doanh ăn uống lập và cấp cho khách hàng khi phát sinh giao dịch mua bán dịch vụ. Tuy nhiên, việc triển khai hóa đơn điện tử trong lĩnh vực F&B vẫn còn khiến nhiều người lúng túng với hàng loạt câu hỏi thực tế: Có bắt buộc ghi chi tiết từng món ăn trên hóa đơn không? Phải xuất hóa đơn dịch vụ ăn uống vào thời điểm nào? Nếu khách không lấy hóa đơn thì xử lý thế nào? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ quy định mới nhất, hướng dẫn cách lập hóa đơn đúng chuẩn, phòng tránh rủi ro vi phạm và gợi ý giải pháp phù hợp.
1. Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống là gì? Có bắt buộc không?
Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống là loại hóa đơn do nhà hàng, quán ăn, quán cà phê... phát hành cho khách hàng khi cung cấp các dịch vụ liên quan đến ăn uống. Hóa đơn này được lập, ký số và gửi qua phương tiện điện tử, có đầy đủ giá trị pháp lý để kê khai, hạch toán và lưu trữ theo quy định.
Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tất cả cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế. Không phân biệt là hộ cá thể, quán ăn nhỏ hay chuỗi nhà hàng lớn – nếu có giao dịch thu tiền từ khách, đều phải xuất hóa đơn điện tử hợp lệ.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn giúp doanh nghiệp minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, thuận tiện trong việc quản lý doanh thu và đối soát thuế.
2. Quy định xuất hóa đơn dịch vụ ăn uống mới nhất
2.1 Nội dung cần ghi trên hóa đơn (có cần chi tiết món ăn?)
Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi xuất hóa đơn dịch vụ ăn uống:
- Có thể ghi chi tiết từng món ăn, đơn giá, thuế suất nếu có
- Hoặc chỉ ghi chung là “Dịch vụ ăn uống”, miễn sao thể hiện đúng bản chất giao dịch và tổng tiền thanh toán
Tuy nhiên:
- Nếu khách hàng là doanh nghiệp và muốn khấu trừ thuế, nên ghi rõ từng món, số lượng, đơn giá, thuế suất
- Nếu khách là cá nhân, không cần khấu trừ thì ghi chung cũng được (ví dụ: “Dịch vụ ăn uống theo hóa đơn số...”).
2.2 Thời điểm lập hóa đơn hợp lệ
Hóa đơn dịch vụ ăn uống phải được lập ngay khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, cụ thể:
- Đối với nhà hàng phục vụ tại chỗ: lập hóa đơn ngay khi khách thanh toán
- Đối với giao hàng tận nơi hoặc qua app: lập hóa đơn tại thời điểm xác nhận đơn hàng hoàn thành
Đặc biệt lưu ý:
- Ngày lập hóa đơn và ngày ký số không được cách nhau quá 1 ngày làm việc
- Với hóa đơn từ máy tính tiền, hệ thống sẽ tự động ghi nhận thời điểm lập khi giao dịch phát sinh
3. Cách lập và phát hành hóa đơn điện tử cho dịch vụ ăn uống
Dựa vào quy mô và hình thức kinh doanh, bạn có thể chọn 2 phương án chính để phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ: sử dụng phần mềm hóa đơn hoặc dùng máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế (CQT).
3.1 Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tích hợp xuất hoá đơn điện tử
Với những quán ăn, nhà hàng có máy tính, máy POS hoặc nhân viên thu ngân rành công nghệ, phần mềm hóa đơn điện tử là lựa chọn phổ biến và dễ kiểm soát hơn. Giải pháp này giúp bạn xuất hóa đơn có chữ ký số, lưu trữ tập trung, dễ tra cứu và quản lý.
Quy trình lập hóa đơn điện tử trên phần mềm:
- Tạo hóa đơn trên phần mềm sau khi khách thanh toán (có thể thao tác từ máy tính, máy POS hoặc điện thoại)
- Điền thông tin hàng hóa: món ăn, đơn giá, thuế suất nếu có
- Chọn mẫu hóa đơn phù hợp (đầy đủ hoặc đơn giản tuỳ đối tượng khách hàng)
- Ký số và gửi hóa đơn cho khách qua email, Zalo hoặc in trực tiếp
Tình huống thực tế:
- Một quán buffet có hóa đơn trung bình trên 1 triệu đồng/lượt, thường xuyên phục vụ khách công ty, đoàn khách lớn.
- Khách yêu cầu hóa đơn VAT để thanh toán nội bộ → sử dụng phần mềm Sapo Invoice để lập hóa đơn chi tiết, xuất ngay trong 2 phút, đầy đủ thông tin bên mua, mã số thuế.
Ưu điểm:
- Linh hoạt trong thao tác, phù hợp với nhiều loại hóa đơn
- Quản lý được lịch sử phát hành hóa đơn, tránh sai sót
- Hỗ trợ kết nối với các phần mềm quản lý bán hàng
Xem thêm: Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn hộ kinh doanh cần nắm rõ
3.2 Dùng gói giải pháp 6870
Nếu bạn đang kinh doanh mô hình quán ăn bình dân, quán cơm văn phòng, trà sữa, cà phê take-away… thì việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên sâu có thể không cần thiết, vừa phức tạp vừa tốn kém. Thay vào đó, máy tính tiền tích hợp chức năng khởi tạo hóa đơn điện tử là một giải pháp gọn nhẹ, đơn giản và vẫn đáp ứng đầy đủ quy định về thuế.
Quy trình vận hành:
- Nhập món ăn và số lượng trên máy (hoặc chọn từ menu cài sẵn)
- Hệ thống tự động khởi tạo hóa đơn điện tử, lưu trữ trên thiết bị và gửi dữ liệu về cơ quan thuế
- Có thể in hóa đơn cho khách hoặc không in nếu khách không yêu cầu
Tình huống thực tế:
Một quán bún đậu phục vụ khoảng 100 khách mỗi ngày, với giá trị hóa đơn thường dưới 200.000 đồng/lượt. Chủ quán không rành kế toán, chỉ cần một thiết bị giúp vừa bán hàng vừa tạo hóa đơn tự động mà không phải thao tác phức tạp → Giải pháp máy tính tiền trong combo Sapo 6870 đáp ứng trọn vẹn: thao tác đơn giản, không cần cài đặt phần mềm riêng, không cần chữ ký số, vẫn đảm bảo kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo đúng quy định.
Ưu điểm nổi bật:
- Không cần cài nhiều phần mềm rời
- Giao diện thân thiện, dễ dùng cho người không rành công nghệ
- Tự động ghi nhận và truyền dữ liệu lên hệ thống của cơ quan thuế
- Giá cả phải chăng, phù hợp với quán ăn mô hình nhỏ
4. Mẫu hóa đơn dịch vụ ăn uống và ví dụ minh họa
Nội dung thể hiện trên hóa đơn dịch vụ ăn uống có thể thay đổi linh hoạt tùy theo nhu cầu của người mua, loại khách hàng (cá nhân hay doanh nghiệp), và hình thức xuất hóa đơn (qua phần mềm hay máy tính tiền). Dưới đây là một số mẫu minh họa phổ biến để bạn tham khảo:
Trường hợp 1: Khách doanh nghiệp yêu cầu hóa đơn chi tiết để khấu trừ thuế
Khi khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu ghi nhận chi phí hợp lệ hoặc khấu trừ VAT, bạn cần lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định, với đầy đủ các thông tin sau:
Ví dụ mẫu:
- Tên hàng hóa/dịch vụ: Cơm gà xối mỡ, Nước cam, Phí phục vụ
- Số lượng: 3
- Đơn giá: 95.000 đồng
- Thành tiền: 285.000 đồng
- Thuế suất GTGT: 8%
- Tổng cộng tiền thanh toán: 307.800 đồng
Lưu ý: Trong phần mềm hóa đơn điện tử, bạn có thể chọn mẫu có sẵn, khai báo tự động và hệ thống sẽ tính thuế chính xác.
Trường hợp 2: Khách cá nhân, không yêu cầu chi tiết
Nếu khách hàng không yêu cầu hóa đơn VAT, bạn hoàn toàn có thể lập hóa đơn đơn giản hơn, không cần liệt kê từng món ăn. Trường hợp này thường gặp tại các quán cơm bình dân, tiệm ăn nhỏ, trà sữa hoặc cà phê mang đi.
Ví dụ mẫu:
- Tên hàng hóa/dịch vụ: Dịch vụ ăn uống
- Số tiền thanh toán: 175.000 đồng
- Ghi chú: Khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn VAT
Lưu ý: Với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, nội dung sẽ được định dạng tự động, bạn chỉ cần thao tác nhập món ăn trên máy – hệ thống sẽ tự tổng hợp giá trị và truyền dữ liệu lên cơ quan thuế.
Một số lưu ý khi lập hóa đơn dịch vụ ăn uống
- Được phép ghi chung là “dịch vụ ăn uống”, nhưng cần đảm bảo phản ánh đúng bản chất giao dịch và tổng giá trị thanh toán
- Không bắt buộc ghi chi tiết từng món, trừ khi người mua yêu cầu hoặc phục vụ mục đích khấu trừ thuế
- Có thể đính kèm bảng kê hoặc ghi chi tiết ngay trên hóa đơn, tùy theo quy trình quản lý của nhà hàng
5. Những lỗi thường gặp và cách xử lý khi xuất hóa đơn ăn uống
Việc xuất hóa đơn điện tử trong ngành F&B thường diễn ra với tần suất cao, thao tác nhanh và nhiều tình huống phát sinh tại quầy. Nếu không kiểm soát tốt, rất dễ xảy ra sai sót. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách xử lý đúng theo quy định hiện hành.
5.1 Ghi sai tên món ăn, sai đơn giá hoặc thuế suất
Tình huống: Thu ngân nhập nhầm tên món hoặc đơn giá không khớp với thực đơn, dẫn đến hóa đơn không phản ánh đúng giao dịch thực tế.
Cách xử lý:
- Nếu hóa đơn chưa gửi cho người mua: có thể xóa bỏ và lập lại hóa đơn mới
- Nếu hóa đơn đã gửi và chưa kê khai thuế: lập hóa đơn thay thế
- Nếu hóa đơn đã kê khai thuế: bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh, không được hủy
Lưu ý: Với hóa đơn từ máy tính tiền, không được sửa sau khi lập → mọi sai sót phải được ghi nhận trên sổ kế toán và báo cáo thuế riêng.
Xem thêm: Bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót từ 01/6/2025 theo NĐ70
5.2 Lập hóa đơn sai thời điểm
Tình huống: Quán phục vụ xong nhưng thu ngân quên không lập hóa đơn ngay, hoặc để sang hôm sau mới ký số và gửi.
Cách xử lý:
- Theo quy định, ngày ký số không được cách ngày lập quá 01 ngày làm việc
- Với giao dịch diễn ra vào cuối tuần, cần hoàn tất ký và gửi chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo
- Giải pháp tốt nhất là sử dụng máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế để hệ thống tự động ghi nhận thời điểm lập hóa đơn, tránh vi phạm
5.3 Ghi thiếu hoặc sai thông tin người mua
Tình huống: Khách hàng doanh nghiệp cung cấp sai mã số thuế, hoặc bên bán ghi thiếu địa chỉ, tên công ty.
Cách xử lý:
- Trường hợp sai tên, địa chỉ nhưng mã số thuế đúng: không cần lập lại hóa đơn, chỉ cần thông báo điều chỉnh
- Nếu sai mã số thuế hoặc thiếu thông tin quan trọng: phải lập hóa đơn điều chỉnh kèm biên bản thỏa thuận
Lưu ý: Nếu khách hàng là cá nhân không yêu cầu hóa đơn, có thể xuất hóa đơn không ghi thông tin bên mua, miễn là vẫn ghi nhận đầy đủ tổng tiền.
6. Giải pháp phần mềm xuất hóa đơn điện tử cho nhà hàng, quán ăn
Dù bạn đang vận hành một quán ăn nhỏ hay chuỗi nhà hàng chuyên nghiệp, việc lựa chọn đúng công cụ xuất hóa đơn sẽ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật.
Trường hợp 1: Quán nhỏ, không có nhân viên kế toán
Với mô hình hộ kinh doanh, quán ăn bình dân hoặc take-away, giải pháp tối ưu hiện nay là sử dụng combo Sapo 6870 – một bộ giải pháp Xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền - ngay trên điện thoại gồm:
- Bán hàng dễ dàng – Chỉ với một chiếc điện thoại (đáp ứng quy định kết nối cơ quan thuế)
- Ứng dụng quản lý bán hàng Sapo đơn giản, dễ dùng
- Hóa đơn điện tử Sapo Invoice (khởi tạo, phát hành và lưu trữ đúng chuẩn)
Ưu điểm của Sapo 6870:
- Giao diện trực quan, dễ thao tác – kể cả người lớn tuổi hoặc không rành công nghệ
- Tất cả thao tác bán hàng - ký số - xuất hoá đơn điện tử trên 1 ứng dụng duy nhất
- Tự động ghi nhận giao dịch và kết nối dữ liệu trực tiếp lên cơ quan thuế
- In hóa đơn cho khách ngay tại quầy hoặc gửi qua Zalo/email chỉ với vài thao tác
Sapo 6870 đặc biệt phù hợp với các quán ăn nhỏ, cần thao tác nhanh – gọn – đúng chuẩn, đồng thời giúp hộ kinh doanh nhỏ tuân thủ quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP một cách dễ dàng và tiết kiệm chi phí.
Trường hợp 2: Nhà hàng, chuỗi ăn uống có đội ngũ thu ngân
Với các nhà hàng vừa và lớn, mô hình buffet hoặc chuỗi phục vụ đông khách, phần mềm Sapo Invoice là giải pháp hiệu quả để:
- Tạo, ký số và phát hành hóa đơn điện tử dễ dàng
- Tự động đồng bộ với phần mềm quản lý bán hàng
- Quản lý hóa đơn theo từng chi nhánh, từng ca bán
- Xuất hóa đơn có VAT, có mã số thuế bên mua đúng quy định
Giải pháp này phù hợp với các đơn vị thường xuyên làm việc với đối tác doanh nghiệp, cần hóa đơn chi tiết để khấu trừ thuế hoặc thanh toán nội bộ.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử cho dịch vụ ăn uống không còn là lựa chọn, mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật. Dù bạn là hộ kinh doanh nhỏ hay nhà hàng chuyên nghiệp, việc nắm rõ cách lập, thời điểm xuất và xử lý hóa đơn sai sót sẽ giúp hạn chế rủi ro, tránh vi phạm và giữ uy tín với khách hàng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản, đúng chuẩn và phù hợp với mô hình quán ăn, nhà hàng – hãy cân nhắc các thiết bị và phần mềm hỗ trợ hóa đơn điện tử phù hợp ngay từ bây giờ.
7. FAQ – Câu hỏi thường gặp
1. Có bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử khi bán đồ ăn, thức uống không?
Có. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mọi hộ kinh doanh, quán ăn, nhà hàng cung cấp dịch vụ ăn uống trực tiếp cho người tiêu dùng đều bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử.
2. Hóa đơn ăn uống có cần ghi chi tiết từng món ăn không?
Không bắt buộc. Bạn có thể ghi chung là “Dịch vụ ăn uống”. Tuy nhiên, nếu khách yêu cầu hóa đơn để khấu trừ thuế, nên ghi chi tiết món, đơn giá, thuế suất.
3. Khi nào thì phải lập hóa đơn ăn uống?
Hóa đơn phải được lập ngay sau khi hoàn thành dịch vụ, tức là khi khách hàng thanh toán. Ngày lập và ngày ký số không được cách nhau quá 1 ngày làm việc.
4. Nếu khách không lấy hóa đơn thì có cần xuất không?
Có. Dù khách không lấy hóa đơn, bạn vẫn cần ghi nhận giao dịch bằng cách phát hành hóa đơn điện tử qua máy tính tiền hoặc phần mềm, theo đúng quy định.
5. Nhà hàng nhỏ không có kế toán có thể dùng phần mềm hóa đơn được không?
Có thể. Ngoài phần mềm, bạn cũng có thể sử dụng máy tính tiền tích hợp sẵn chức năng khởi tạo hóa đơn điện tử – thao tác đơn giản, không cần chữ ký số hay nhân viên chuyên môn.
6. Phát hiện hóa đơn sai thì xử lý như thế nào?
Tùy từng trường hợp, bạn có thể lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc lập biên bản thỏa thuận. Với hóa đơn từ máy tính tiền, không được sửa → chỉ được ghi nhận sai sót vào sổ sách.
Việc xuất hóa đơn dịch vụ ăn uống không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mà còn là bước quan trọng giúp nhà hàng, quán ăn quản lý doanh thu minh bạch, chuyên nghiệp hóa vận hành và giảm rủi ro vi phạm thuế. Dù mô hình kinh doanh của bạn là quán nhỏ hay chuỗi lớn, điều cần thiết là hiểu rõ quy định, lựa chọn giải pháp phù hợp và triển khai đúng cách để việc xuất hóa đơn trở nên dễ dàng, hiệu quả và bền vững.
