Khi ngừng kinh doanh, nhiều hộ cá thể quên hoặc không biết rằng phải làm thủ tục giải thể hộ kinh doanh đúng quy trình để tránh bị truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính. Việc không khai báo chấm dứt hoạt động có thể khiến bạn mắc nợ thuế không mong muốn, ảnh hưởng đến các lần đăng ký kinh doanh sau này. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ thủ tục giải thể hộ kinh doanh mới nhất theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, kèm hướng dẫn chi tiết, hồ sơ mẫu và lưu ý pháp lý quan trọng.
1. Điều kiện cần có trước khi giải thể hộ kinh doanh
Để thực hiện thủ tục giải thể hợp pháp, hộ kinh doanh cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện liên quan đến thuế, tài chính và quy định xác thực hồ sơ theo yêu cầu mới từ năm 2025. Việc chuẩn bị trước các điều kiện này giúp quá trình giải thể diễn ra suôn sẻ, tránh bị cơ quan thuế hoặc chính quyền địa phương từ chối tiếp nhận hồ sơ.
1.1. Điều kiện về nghĩa vụ tài chính và thuế
1. Đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế, bao gồm:
- Thuế môn bài (kể cả nếu chỉ mới thành lập trong năm đầu)
- Thuế giá trị gia tăng (nếu thuộc diện nộp)
- Các khoản thuế khoán, thuế thu nhập cá nhân theo quy định
2. Không còn tồn đọng công nợ hoặc nghĩa vụ tài chính với bên thứ ba, trừ khi có văn bản thỏa thuận khác giữa các bên. Trong trường hợp hộ kinh doanh do nhóm cá nhân thành lập, việc chia tài sản, thanh lý công nợ cần được biên bản hóa rõ ràng.
3. Phải nộp hồ sơ khóa mã số thuế và được cơ quan thuế xác nhận hoàn thành nghĩa vụ trước khi tiến hành thủ tục chấm dứt hoạt động tại UBND cấp xã. Đây là bước bắt buộc theo quy trình liên thông giữa cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh.
1.2. Điều kiện về hồ sơ điện tử và xác thực danh tính
Từ ngày 1/7/2025, theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh giải thể qua hình thức online hoặc ủy quyền đều phải thực hiện xác thực định danh điện tử và ký số. Cụ thể:
1. Chủ hộ kinh doanh phải có tài khoản định danh điện tử hợp lệ, được kích hoạt trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký hộ kinh doanh.
2. Hồ sơ điện tử nộp qua mạng bắt buộc phải có chữ ký số của chủ hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền. Trường hợp xác thực không thành công, việc giải thể có thể bị tạm hoãn hoặc từ chối.
3. Nếu ủy quyền cho tổ chức, đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc cá nhân khác thực hiện thay, cần chuẩn bị đầy đủ:
- Văn bản ủy quyền hoặc hợp đồng dịch vụ
- Giấy giới thiệu của đơn vị (nếu là tổ chức)
- CMND/CCCD bản sao của người được ủy quyền
- Tài khoản định danh và chữ ký số điện tử hợp lệ
Việc đảm bảo các điều kiện trên là bước quan trọng, bắt buộc, giúp hộ kinh doanh không bị kéo dài thủ tục và chủ động xử lý nhanh chóng toàn bộ quá trình giải thể theo đúng pháp luật.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị khi giải thể hộ kinh doanh cá thể
Để tiến hành giải thể hộ kinh doanh theo đúng quy định pháp luật, người nộp hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/TT-BTC. Tùy vào cách thức nộp hồ sơ (trực tiếp, online hoặc qua bưu điện) và người thực hiện (chủ hộ hay người được ủy quyền), thành phần hồ sơ có thể khác nhau.
2.1. Trường hợp chủ hộ trực tiếp thực hiện
1. Thông báo chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh
- Theo Mẫu số 13 ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC
- Bản chính, có chữ ký của chủ hộ kinh doanh
2. Biên bản họp nhóm cá nhân (nếu có)
- Áp dụng đối với hộ kinh doanh được thành lập bởi nhóm cá nhân trước ngày Nghị định 168/2025/NĐ-CP có hiệu lực
- Nội dung thể hiện rõ việc thống nhất giải thể và thanh lý tài sản
3. Giấy xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế
- Do cơ quan thuế cấp sau khi xử lý hồ sơ khóa mã số thuế
- Là điều kiện bắt buộc để được UBND cấp xã tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động
4. Bản sao thẻ Căn cước công dân hoặc CMND còn hiệu lực
2.2. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức
Ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ cần bổ sung thêm:
1. Văn bản ủy quyền
- Không bắt buộc công chứng
- Ghi rõ thông tin của người ủy quyền và người được ủy quyền
2. Bản sao giấy giới thiệu của tổ chức (nếu là tổ chức thực hiện)
3. Bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ (nếu thuê đơn vị thực hiện)
4. Bản sao phiếu gửi hồ sơ (nếu nộp qua bưu chính công ích)
Có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và chủ hộ kinh doanh
5. Bản sao CMND/CCCD của người được ủy quyền
Lưu ý quan trọng:
- Toàn bộ giấy tờ trong hồ sơ phải đầy đủ, khớp thông tin và hợp lệ theo quy định mới nhất.
- Nếu nộp hồ sơ online, các văn bản cần được chuyển đổi sang dạng điện tử và ký số hợp lệ.
- Trường hợp nộp thiếu giấy tờ hoặc thông tin không chính xác, hồ sơ sẽ bị trả lại và yêu cầu bổ sung, gây kéo dài thời gian giải thể.
Việc chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ không chỉ giúp thủ tục diễn ra thuận lợi mà còn thể hiện sự tuân thủ pháp luật, tránh bị từ chối hoặc xử phạt hành chính không đáng có.
Xem thêm: Hộ kinh doanh khoán nên chọn chuyển sang hộ kinh doanh kê khai hay doanh nghiệp?
3. Quy trình giải thể hộ kinh doanh cá thể (trực tiếp – online – qua bưu chính)
Theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thủ tục giải thể hộ kinh doanh cá thể được thực hiện theo quy trình liên thông giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, với ba hình thức nộp hồ sơ gồm: trực tiếp tại UBND cấp xã, nộp online qua Cổng đăng ký hộ kinh doanh hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng bước.
Bước 1: Khóa mã số thuế tại cơ quan thuế
Trước khi tiến hành thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh, người đại diện cần thực hiện khóa mã số thuế tại chi cục thuế nơi hộ kinh doanh đăng ký.
Thủ tục thực hiện:
- Nộp hồ sơ đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế (gồm văn bản đề nghị và tờ khai quyết toán thuế, nếu có).
- Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tình trạng nộp thuế, hóa đơn, và các nghĩa vụ tài chính liên quan.
- Sau khi xác minh hoàn tất, cơ quan thuế sẽ cấp Giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Lưu ý: Không có giấy xác nhận từ cơ quan thuế, UBND cấp xã sẽ không chấp thuận hồ sơ giải thể.
Bước 2: Nộp hồ sơ giải thể tại UBND cấp xã
Sau khi hoàn tất bước khóa mã số thuế, chủ hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ giải thể tại Phòng Tư pháp hoặc Bộ phận một cửa UBND cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở. Có thể lựa chọn 1 trong 3 hình thức:
a. Nộp trực tiếp
- Mang đầy đủ hồ sơ bản giấy đến UBND cấp xã
- Nhận giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
b. Nộp qua mạng thông tin điện tử (online)
- Đăng nhập vào Hệ thống đăng ký hộ kinh doanh bằng tài khoản định danh điện tử
- Tải lên các văn bản điện tử có ký số
- Thanh toán lệ phí (nếu có) và gửi hồ sơ trực tuyến
- Nhận giấy tiếp nhận và kết quả xử lý qua email đã đăng ký
c. Nộp qua dịch vụ bưu chính
- Gửi hồ sơ qua bưu điện đến UBND cấp xã
- Lưu ý kèm theo bản sao phiếu gửi hồ sơ có xác nhận của nhân viên bưu chính và chữ ký chủ hộ
Bước 3: Nhận kết quả xác nhận chấm dứt hoạt động
Thời gian xử lý: 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Quy trình liên thông:
- UBND cấp xã gửi thông tin hộ kinh doanh đã đăng ký chấm dứt hoạt động cho cơ quan thuế
- Cơ quan thuế có 2 ngày để phản hồi về tình trạng nghĩa vụ thuế
- Nếu hợp lệ, UBND sẽ cập nhật tình trạng "đã chấm dứt hoạt động" trong hệ thống cơ sở dữ liệu và thông báo lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Trường hợp không hợp lệ: Nếu cơ quan thuế phản hồi rằng hộ kinh doanh chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, UBND cấp xã sẽ thông báo từ chối giải thể, yêu cầu hoàn tất nghĩa vụ trước khi tiếp nhận lại hồ sơ.
4. Điểm mới cần lưu ý theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP
Nghị định 168/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 đã bổ sung nhiều quy định quan trọng liên quan đến thủ tục đăng ký và giải thể hộ kinh doanh cá thể. Việc nắm rõ các điểm mới này giúp hộ kinh doanh chủ động chuẩn bị hồ sơ, tránh sai sót khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động.
4.1. Bắt buộc xác thực định danh điện tử và ký số khi nộp hồ sơ online
Từ ngày 01/7/2025, nếu nộp hồ sơ giải thể qua hệ thống điện tử, chủ hộ kinh doanh bắt buộc phải:
- Có tài khoản định danh điện tử hợp lệ
- Thực hiện ký số hồ sơ bằng chữ ký số cá nhân hoặc chữ ký số của tổ chức được ủy quyền
Trường hợp không có chữ ký số, hồ sơ điện tử sẽ không được chấp nhận, kể cả khi nội dung hợp lệ.
4.2. Hệ thống liên thông điện tử giữa UBND và cơ quan thuế
Theo quy trình mới, khi nhận được hồ sơ giải thể, UBND cấp xã sẽ:
- Gửi thông tin về việc chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh cho cơ quan thuế
- Cơ quan thuế có trách nhiệm phản hồi trong 02 ngày làm việc
- Nếu nghĩa vụ thuế đã hoàn thành, UBND cập nhật trạng thái “đã chấm dứt hoạt động” trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký hộ kinh doanh
Quy trình này giúp rút ngắn thời gian xử lý và tăng tính minh bạch trong việc phối hợp giữa các cơ quan quản lý.
4.3. Không yêu cầu công chứng giấy ủy quyền
Một thay đổi đáng chú ý là việc bãi bỏ yêu cầu công chứng giấy ủy quyền khi nộp hồ sơ giải thể. Theo quy định mới:
- Giấy ủy quyền chỉ cần có chữ ký hợp pháp của người ủy quyền
- Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện, cần bổ sung giấy giới thiệu và hợp đồng dịch vụ nếu có
Điều này giúp đơn giản hóa thủ tục, đặc biệt đối với những hộ kinh doanh sử dụng dịch vụ pháp lý bên ngoài.
4.4. Hồ sơ điện tử phải đồng bộ với hồ sơ bản giấy
Khi nộp hồ sơ qua mạng, các văn bản điện tử phải đáp ứng yêu cầu:
- Có tên tệp đúng với tên loại giấy tờ theo quy định
- Nội dung kê khai phải đầy đủ và chính xác như hồ sơ giấy
- Không được sửa đổi nội dung đã ký số
Trường hợp hồ sơ điện tử bị thiếu thông tin hoặc sai tên định danh tệp, hệ thống sẽ tự động từ chối tiếp nhận.
5. Câu hỏi thường gặp về thủ tục giải thể hộ kinh doanh
Trong quá trình giải thể hộ kinh doanh, nhiều cá nhân gặp vướng mắc do chưa hiểu rõ các quy định pháp lý hiện hành. Dưới đây là tổng hợp những câu hỏi phổ biến và giải đáp chi tiết để bạn nắm bắt nhanh và thực hiện đúng quy trình.
1. Ngưng kinh doanh rồi, có cần làm thủ tục giải thể không?
Có. Việc ngưng hoạt động kinh doanh thực tế không đồng nghĩa với việc chấm dứt pháp lý. Nếu không nộp hồ sơ giải thể đúng quy trình, hộ kinh doanh vẫn được ghi nhận đang hoạt động, tiếp tục bị tính thuế và có thể bị xử phạt hành chính.
2. Giải thể khi còn nợ thuế có được không?
Không. Trước khi nộp hồ sơ giải thể, hộ kinh doanh phải hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ thuế và các khoản nợ tài chính khác (nếu có). Cơ quan thuế sẽ không xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nếu còn nợ, dẫn đến UBND cấp xã từ chối giải thể.
3. Sau khi giải thể, có thể đăng ký kinh doanh lại không?
Có. Sau khi đã chấm dứt hoạt động hợp pháp và hoàn thành nghĩa vụ tài chính, chủ hộ hoàn toàn có thể:
- Đăng ký lại hộ kinh doanh mới
- Hoặc thành lập doanh nghiệp (công ty TNHH, cổ phần…)
Miễn là không bị xử lý vi phạm nghiêm trọng trong quá khứ và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập kinh doanh.
4. Có cần nộp lệ phí khi làm thủ tục giải thể không?
Không. Theo Thông tư 85/2019/TT-BTC, thủ tục giải thể hộ kinh doanh không thu lệ phí. Tuy nhiên, nếu sử dụng dịch vụ bưu chính hoặc ủy quyền cho đơn vị dịch vụ, bạn sẽ cần chi trả chi phí theo thỏa thuận riêng với bên cung cấp.
5. Có thể tự làm thủ tục giải thể hay nên thuê dịch vụ?
Hoàn toàn có thể tự làm, nếu bạn:
- Nắm rõ quy trình và có thời gian chuẩn bị hồ sơ
- Có tài khoản định danh điện tử (nếu nộp online)
Tuy nhiên, nếu bạn không rành về giấy tờ pháp lý hoặc muốn tiết kiệm thời gian, việc sử dụng dịch vụ giải thể trọn gói là giải pháp hợp lý để tránh sai sót và xử lý nhanh trong 3–5 ngày làm việc.
Thủ tục giải thể hộ kinh doanh cá thể là bước bắt buộc nếu bạn muốn chấm dứt hoạt động kinh doanh hợp pháp và tránh các rủi ro về thuế, pháp lý. Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ quy trình, hồ sơ và những điểm mới cần lưu ý theo quy định năm 2025. Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ để được tư vấn và xử lý nhanh chóng
