Biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ là một trong những văn bản không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Bởi đây là căn cứ để kiểm tra quá trình thanh toán có thực hiện đúng quy định hay không. Nếu bạn đang thắc mắc biên bản đối chiếu công nợ viết như thế nào thì hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé!
1. Nợ công là gì?
Nếu không phải chuyên ngành kế toán chắc hẳn bạn sẽ thấy công nợ là một khái niệm rất phức tạp. Chúng ta có thể đơn giản hoá khái niệm này như sau: Khi doanh nghiệp tiến hành mua sản phẩm, hàng hoá, một dịch vụ nào đó hoặc thanh toán cho cá nhân, tổ chức nhưng chưa thể trả tiền ngay lập tức, số tiền này vẫn còn nợ đến kỳ kinh doanh sau thì được gọi là công nợ.
Công nợ doanh nghiệp là số tiền còn nợ lại sang kỳ sau của doanh nghiệp khi phát sinh thanh toán với một cá nhân hoặc tổ chức đối tác khác trong quá trình mua bán sản phẩm hàng hóa, cung ứng dịch vụ… Người đảm nhận việc theo dõi công nợ trong công ty gọi là kế toán công nợ.
Có hai loại công nợ chính là công nợ phải thu và công nợ phải trả:
Công nợ phải thu là các khoản tiền bán hàng hoá, sản phẩm, doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng vẫn chưa thu được toàn bộ số tiền, những khoản đầu tư tài chính.
Công nợ phải trả bao gồm tất cả các khoản phải trả cho nhà cung cấp công cụ, dụng cụ, vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hoá… mà doanh nghiệp chưa thanh toán ngay khi giao dịch mua bán diễn ra.
Ngoài hai khoản chính trên thì kế toán công nợ còn phải theo dõi các khoản công nợ phải thu khác như: Thu hộ nội bộ, tạm ứng, thu tiền bồi thường… và các khoản công nợ phải trả khác như phải trả nội bộ, trả lương và trợ cấp cho nhân viên, khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước.
2. Đối chiếu nợ công là gì?
Đối chiếu công nợ là việc so sánh các khoản công nợ của doanh nghiệp trên sổ sách với các số liệu trên hợp đồng và thực tiễn khi thực hiện các giao dịch, đồng thời, khi thực hiện việc đối chiếu, doanh nghiệp cần phải thu thập các chứng cứ có xác nhận của các bên liên quan để làm bằng chứng về số liệu trên sổ sách là đúng thực tế.
3. Biên bản đối chiếu công nợ là gì?
Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản được tạo ra để làm căn cứ kiểm tra tình trạng thanh toán của bên mua. Vì vậy, biên bản đối chiếu công nợ sẽ giúp công ty nắm bắt tình hình các khoản nợ trong kỳ hạn, đồng thời phân loại các nhóm nợ. Từ đó, đưa ra biện pháp xử lý công nợ theo quy định pháp luật.
3.1. Những nguyên tắc cần lưu ý trong đối chiếu nợ công
Biên bản này rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì nó liên quan đến các hoạt động kê khai thuế với cơ quan nhà nước. Do vậy, để đưa ra được một biên bản đối chiếu nợ công hoàn chỉnh, đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý:
Thứ nhất, đáp ứng điều kiện về chủ thể đối chiếu công nợ theo quy định của pháp luật.
Thứ hai, nội dung đối chiếu công nợ không trái quy định pháp luật, không trái các giá trị đạo đức xã hội.
Thứ ba, nguyên tắc đối chiếu công nợ giữa các bên hoàn toàn trên tinh thần tự nguyện và công bằng, tôn trọng lẫn nhau.
Thứ tư, việc đối chiếu công nợ phải được lập thành văn bản, gọi là biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản hoặc các hình thức khác tương đương, xác lâp làm căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên.
3.2. Quy trình thực hiện đối chiếu nợ công
Đối với công nợ phải thu
Bước 1: In các chứng từ gồm Biên bản đối chiếu công nợ, Thông báo công nợ/sổ chi tiết công nợ phải thu để gửi cho khách hàng phục vụ cho mục đích đối chiếu, xác nhận công nợ phải thu.
Bước 2: Trường hợp có chênh lệch thì chỉnh sửa lại cho đúng với thực tế.
Bước 3: Lưu lại Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của khách hàng để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.
Đối với công nợ phải trả
Bước 1: In các chứng từ bao gồm Biên bản đối chiếu công nợ, Sổ chi tiết công nợ phải trả để gửi cho Nhà cung cấp phục vụ cho mục đích đối chiếu, xác nhận công nợ phải trả.
Bước 2: Trường hợp có chênh lệch thì chỉnh sửa lại cho đúng với thực tế.
Bước 3: Lưu lại Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của Nhà cung cấp để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.
4. Đối chiếu công nợ bằng ứng dụng Sapo 365
Để quá trình đối chiếu công nợ được diễn ra 1 cách hiệu quả thì công việc theo dõi công nợ được xem là yếu tố then chốt. Khi đó, chủ cửa hàng, chủ shop online chủ động hơn trong kế hoạch quản lý tài chính cá nhân và đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn thông suốt.
Xem thêm: Hướng dẫn tạo mẫu excel quản lý công nợ đơn giản nhất
Với sự phát triển mạnh mẽ của thời đại 4.0, hiện nay, trên thị trường cũng đã xuất hiện nhiều ứng dụng tích hợp tính năng quản lý nợ, theo dõi nợ trong kinh doanh online. Với ưu điểm tiện lợi, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, sổ ghi nợ Sapo 365 trở thành số ít các ứng dụng được nhiều chủ shop bán hàng online đánh giá cao về chất lượng để tin tưởng sử dụng.
Không chỉ là vũ khí “đắc lực” nhằm chuyên nghiệp hóa quá trình quản lý công nợ mà còn giúp chủ shop tiếp cận nhiều khách hàng hơn, gia tăng doanh số bán hàng:
- Theo dõi công nợ chính xác tuyệt đối
- Nhắc nợ tự động qua messenger, SMS,...
- Theo dõi lịch sử giao dịch chi tiết
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được đối chiếu công nợ là gì cũng như quy trình đối chiếu công nợ. Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng giúp bạn quản lý công nợ hiệu quả thì đừng bỏ qua Sapo 365 nhé!
