+230.000 khách hàng đã lựa chọn Sapo
Báo cáo tồn kho là bảng tổng hợp tình hình nhập, xuất và tồn hàng hóa trong một khoảng thời gian nhất định, giúp chủ shop nắm chính xác số lượng và giá trị hàng đang có trong kho, từ đó kiểm soát chi phí lưu kho, lên kế hoạch nhập hàng và ra quyết định bán hàng kịp thời.
1. Báo cáo tồn kho là gì?
Báo cáo tồn kho là tài liệu ghi nhận toàn bộ biến động hàng hóa trong kho theo từng mã hàng, bao gồm tồn đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất và tồn cuối kỳ. Ngoài số lượng, báo cáo còn phản ánh giá trị hàng tồn để biết bao nhiêu vốn đang bị giam trong kho.
💡 Công thức cốt lõi: Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ trừ Xuất trong kỳ
Ví dụ: Cửa hàng thời trang đầu tháng còn 300 áo, nhập thêm 500 cái, bán ra 420 cái. Tồn cuối kỳ = 300 + 500 trừ 420 = 380 cái.
Vai trò thực tế của báo cáo tồn kho:
- Kiểm soát hàng hóa: Biết chính xác hàng nào còn, hàng nào sắp hết, hàng nào đang ứ đọng vốn.
- Tối ưu chi phí lưu kho: Giảm thiểu hàng tồn quá lâu, hàng hư hỏng và chi phí bảo quản không cần thiết.
- Ra quyết định nhập hàng: Cơ sở dữ liệu để đặt hàng đúng số lượng, đúng thời điểm, tránh vừa thiếu hàng bán chạy vừa ứ đọng hàng chậm tiêu thụ.
- Tuân thủ kế toán và thuế: Báo cáo tồn kho là tài liệu bắt buộc trong quyết toán tài chính định kỳ.
2. Các mẫu báo cáo tồn kho phổ biến nhất 2026
Tùy theo mục đích sử dụng và bộ phận phụ trách, cửa hàng và chuỗi bán lẻ cần các mẫu báo cáo tồn kho khác nhau. Dưới đây là 7 mẫu phổ biến nhất, có thể tải về và tùy chỉnh theo đặc thù ngành hàng.
Mẫu 1: Báo cáo xuất nhập tồn kho tổng hợp
Theo dõi toàn bộ biến động hàng hóa theo từng kỳ kế toán: tồn đầu kỳ, số lượng nhập, xuất và tồn cuối kỳ. Phù hợp với bộ phận kho và kế toán để đối chiếu số liệu, kiểm soát tồn kho và lập kế hoạch nhập hàng định kỳ.
Mẫu 2: Nhật ký nhập xuất hàng hóa
Ghi nhận chi tiết từng giao dịch nhập xuất phát sinh hàng ngày theo mã sản phẩm. Hỗ trợ tra cứu nhanh và chính xác. Phù hợp với cửa hàng bán lẻ có số lượng SKU vừa phải.
Mẫu 3: Bảng tổng hợp tồn kho theo mặt hàng
Tổng hợp số lượng nhập, xuất, tồn và giá trị tồn kho theo từng mã hàng trong kỳ. Giúp bộ phận mua hàng và kinh doanh dễ dàng phân tích mặt hàng nào đang tồn nhiều, mặt hàng nào cần nhập bổ sung và phân bổ hàng hóa giữa các kênh bán hợp lý hơn.
Mẫu 4: Bảng kê xuất nhập tồn kho theo chứng từ
Theo dõi chi tiết từng phiếu nhập kho và phiếu xuất kho theo số chứng từ, ngày phát sinh, đối tượng giao dịch, mã hàng và số lượng. Phù hợp với cửa hàng cần quản lý chứng từ kho minh bạch và phục vụ đối chiếu kế toán định kỳ.
💡 Không muốn tải file Excel về tổng hợp thủ công? Phần mềm quản lý kho Sapo tạo sẵn tất cả các loại báo cáo trên ngay trên hệ thống, cập nhật theo thời gian thực sau mỗi giao dịch. Chủ shop có thể tùy chỉnh các trường thông tin theo đặc thù ngành mà không cần dùng Excel.
3. Hướng dẫn cách làm báo cáo tồn kho chính xác với 5 bước
Quy trình lập báo cáo tồn kho chính xác cần đi theo thứ tự 5 bước. Bỏ qua bước xác minh dữ liệu là nguyên nhân phổ biến nhất khiến báo cáo có số liệu sai dù được lập rất công phu.
Bước 1: Xác định loại báo cáo, chỉ tiêu cần theo dõi và tần suất lập
Xác định rõ báo cáo này phục vụ ai và ra quyết định gì. Tần suất báo cáo có thể theo ngày, tuần, tháng hoặc đột xuất theo yêu cầu lãnh đạo. Thông thường các doanh nghiệp sử dụng: báo cáo nhập xuất tồn hàng tháng, báo cáo tồn kho tức thời theo thời gian thực, báo cáo tồn kho theo kho hoặc chủng loại hàng hóa và báo cáo dự báo tồn kho trước mùa cao điểm.
Bước 2: Thu thập đầy đủ dữ liệu đầu vào
Cần thu thập: số lượng và giá trị hàng hóa đầu kỳ; lượng hàng nhập và xuất trong kỳ cùng giá trị tương ứng; số lượng và giá trị tồn kho cuối kỳ. Nguồn dữ liệu lấy từ hệ thống kho, phiếu nhập xuất, sổ quản lý kho và các báo cáo liên quan. Thiếu bất kỳ nguồn dữ liệu nào sẽ làm tồn kho cuối kỳ tính sai.
Bước 3: Xác minh tính chính xác của dữ liệu
Trước khi tổng hợp vào báo cáo, cần kiểm tra tính hợp lệ: xác minh dữ liệu đầy đủ, hợp lệ, tránh sai sót hoặc trùng lặp. Đối chiếu dữ liệu: so sánh số liệu tồn kho thực tế với dữ liệu nhập xuất để phát hiện sai lệch và điều chỉnh kịp thời. Đây là bước quan trọng nhất và hay bị bỏ qua nhất.
Bước 4: Tổng hợp và trình bày dữ liệu khoa học
Sử dụng bảng biểu với cấu trúc logic theo mẫu tham khảo ở trên. Phân loại hàng hóa hợp lý theo loại sản phẩm, nhà cung cấp, vị trí lưu trữ hoặc mã vạch để thuận tiện theo dõi. Có thể bổ sung biểu đồ xu hướng tồn kho để ban lãnh đạo đọc nhanh hơn.
Bước 5: Kiểm tra, xác nhận và lưu trữ báo cáo
Rà soát thông tin đảm bảo không có sai sót trước khi trình ký. Báo cáo cần được ký bởi người lập, kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị. Lưu trữ có hệ thống, đảm bảo báo cáo được lưu trữ an toàn, dễ truy xuất khi cần phục vụ công tác quản lý và kiểm toán, tối thiểu 12 tháng.
4. Công thức Excel thường dùng trong báo cáo tồn kho
Excel là công cụ phổ biến để lập báo cáo tồn kho với doanh nghiệp nhỏ. Dưới đây là các hàm thường dùng nhất và cách áp dụng cụ thể.
| Hàm Excel | Cú pháp | Ứng dụng trong báo cáo tồn kho |
|---|---|---|
| SUMIF | =SUMIF(range, criteria, sum_range) | Tính tổng số lượng nhập hoặc xuất của một mã hàng từ danh sách nhiều lần nhập xuất. Đây là hàm cốt lõi của báo cáo tồn kho. |
| VLOOKUP | =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, FALSE) | Tự động điền tên hàng, đơn giá hoặc thông tin nhà cung cấp từ danh mục dựa trên mã hàng, giảm nhập liệu thủ công và tránh nhập sai. |
| IF | =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) | Tạo cảnh báo tự động khi tồn kho dưới ngưỡng tối thiểu. Ví dụ: =IF(E2<10,"Sắp hết hàng","Đủ hàng") để đánh dấu mặt hàng cần nhập thêm. |
| SUM | =SUM(number1, number2,...) | Tính tổng giá trị tồn kho và dòng tổng cộng trong báo cáo. Hàm bắt buộc phải dùng ở dòng tổng cộng cuối bảng. |
| COUNTIF | =COUNTIF(range, criteria) | Đếm số mặt hàng có tồn kho dưới ngưỡng quy định hoặc đếm số mã hàng thuộc một nhóm hàng cụ thể để có bức tranh tổng quát. |
| AVERAGE | =AVERAGE(number1, number2,...) | Tính tồn kho trung bình của một mặt hàng qua nhiều kỳ để xác định mức tồn kho an toàn hợp lý cần duy trì và tính giá nhập kho trung bình. |
💡 Giới hạn của Excel trong báo cáo tồn kho: Excel phù hợp với doanh nghiệp có dưới 50 mã hàng, 1 kênh bán và ít hơn 20 phiếu nhập xuất mỗi ngày. Khi quy mô lớn hơn hoặc bán trên nhiều kênh cùng lúc, Excel không thể cập nhật theo thời gian thực và dễ xảy ra sai sót khi nhiều người cùng nhập liệu. Phần mềm quản lý kho sẽ phù hợp hơn trong trường hợp này.
5. Những lưu ý quan trọng khi làm báo cáo tồn kho
Để báo cáo tồn kho thực sự hiệu quả và không phải làm lại nhiều lần, cần đảm bảo các điểm sau:
- Tính chính xác: Người lập báo cáo kho phải đảm bảo tính toán chính xác. Dữ liệu phải được thu thập và xử lý theo phương pháp thống nhất, sử dụng đơn vị tính đồng bộ và phân loại tiêu chí rõ ràng.
- Các bên liên quan ký xác nhận: Khi báo cáo hoàn thành, các bên bao gồm người phụ trách kế toán, người lập báo cáo và lãnh đạo đơn vị ký và ghi rõ họ tên. Riêng lãnh đạo cần đóng dấu để xác nhận toàn bộ thông tin trong báo cáo.
- Thời gian lập báo cáo: Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm. Cập nhật định kỳ để báo cáo tồn kho phản ánh đúng tình trạng thực tế.
- Ứng dụng công nghệ: Phần mềm quản lý kho giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót. Đào tạo nhân viên về quy trình kiểm tra, lập báo cáo và sử dụng công cụ hỗ trợ để nâng cao hiệu quả.
- Kiểm kê thực tế định kỳ: Báo cáo trên hệ thống không thể thay thế kiểm kê thực tế. Cần kiểm kê định kỳ để xác nhận số liệu và phát hiện hàng hỏng, thất lạc chưa được ghi nhận.
Các lỗi thường gặp khi lập báo cáo tồn kho và cách khắc phục
| Lỗi thường gặp | Nguyên nhân phổ biến | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Sai lệch số tồn cuối kỳ | Nhập sai số liệu đầu kỳ hoặc không ghi nhận đầy đủ phiếu xuất, nhập trong kỳ | Kiểm tra lại số liệu gốc, rà soát toàn bộ phiếu xuất nhập trước khi tổng hợp |
| Đơn vị tính không đồng nhất | Nhập hàng theo đơn vị khác với sổ sách, ví dụ nhập theo thùng nhưng báo cáo theo cái | Quy đổi về đơn vị chuẩn thống nhất trước khi đưa vào báo cáo |
| Tính nhầm công thức trong Excel | Sao chép công thức sai vùng dữ liệu, thiếu dòng hoặc tham chiếu ô sai | Kiểm tra logic từng ô, không dùng giá trị tuyệt đối khi không cần thiết |
| Không kiểm kê đối chiếu | Báo cáo hệ thống và hàng thực tế trong kho lệch nhau do mất mát, hư hỏng chưa ghi nhận | Thiết lập lịch kiểm kê định kỳ hàng tháng, có biên bản xác nhận chênh lệch |
| Báo cáo không được phân tích | Chỉ lập báo cáo để lưu hồ sơ, không dùng để ra quyết định nhập hàng hay xử lý hàng ứ | Tổ chức họp phân tích tồn kho hàng tháng, xác định mặt hàng cần tăng hoặc giảm tồn |
Phân tích định kỳ để tối ưu tồn kho
Báo cáo tồn kho không nên chỉ dừng lại ở việc "ghi nhận". Mỗi tháng nên dành 30 phút để phân tích số liệu với 3 câu hỏi cụ thể: mặt hàng nào đang tồn lâu cần đẩy hàng bằng khuyến mãi; mặt hàng nào bán nhanh cần tăng cường dự trữ; và mức tồn kho nào là tối ưu để không lãng phí diện tích nhưng vẫn đủ hàng bán. Biến báo cáo thành công cụ ra quyết định chiến lược sẽ giúp tối ưu vốn lưu động và cải thiện hiệu suất bán hàng.
6. Ba sai sót đặc thù khi làm báo cáo tồn kho với shop bán lẻ đa kênh
Ngoài các lưu ý chung, doanh nghiệp bán lẻ kinh doanh đa kênh gặp thêm những sai sót đặc thù không bài hướng dẫn nào đề cập.
Sai sót 1: Tồn kho trên báo cáo lệch thực tế kho
Nhập liệu thủ công sau mỗi giao dịch dễ bị bỏ qua khi nhân viên bận xử lý đơn hàng. Một phiếu xuất chưa ghi nhận vào bảng tính khiến tồn kho trên báo cáo cao hơn thực tế. Theo dữ liệu từ Sapo Enterprise, tỷ lệ sai sót tồn kho khi vận hành thủ công thường ở mức 5%, với doanh nghiệp có 10 tỷ đồng hàng tồn là 500 triệu đồng rủi ro tiềm ẩn mỗi kỳ. Giải pháp: dùng phần mềm tự động cộng trừ tồn kho ngay khi xác nhận phiếu nhập hoặc xuất.
Sai sót 2: Tồn kho không đồng bộ giữa các kênh bán
Bán đồng thời trên Shopee, TikTok Shop và cửa hàng vật lý nhưng mỗi kênh có hệ thống riêng. Nhân viên tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn vào một báo cáo. Trong thời gian tổng hợp, hàng vẫn bán tiếp trên các kênh nên báo cáo vừa hoàn thành đã lạc hậu. Kết quả là nhận đơn khi đã hết hàng, bị phạt sàn và mất điểm uy tín. Giải pháp: nền tảng quản lý bán hàng đa kênh nơi mọi đơn hàng từ tất cả kênh đều trừ về cùng một kho tồn kho duy nhất.
Sai sót 3: Phát hiện thất thoát quá muộn
Khi chỉ kiểm kê 1 lần mỗi quý, chênh lệch tích lũy trong 3 tháng mới được phát hiện và lúc đó không thể truy vết nguyên nhân. Giải pháp: kiểm kê xoay vòng theo nhóm SKU hàng tuần thay vì kiểm kê toàn bộ kho một lần, kết hợp cảnh báo tự động khi tồn kho biến động bất thường ngoài ngưỡng dự kiến.
7. Phần mềm hỗ trợ báo cáo tồn kho tự động cho cửa hàng và chuỗi bán lẻ
Khi quy mô vượt ngưỡng Excel có thể xử lý chính xác, phần mềm quản lý kho tự động tạo báo cáo tồn kho từ dữ liệu giao dịch thực tế mà không cần nhân viên ngồi tổng hợp thủ công.
Sapo - Báo cáo tồn kho tự động cho cửa hàng đến chuỗi vừa
Sapo tích hợp báo cáo tồn kho ngay trong phần mềm bán hàng đa kênh, tự động tạo dữ liệu từ mỗi giao dịch nhập xuất thực tế mà không cần nhân viên nhập liệu thêm.
- Báo cáo tồn kho tức thời theo từng SKU: Nhân viên tra cứu số lượng tồn thực tế ngay lập tức trên điện thoại hoặc máy tính mà không cần đợi thủ kho kiểm tra.
- Báo cáo nhập xuất tồn tự động: Tổng hợp theo từng mã hàng và khoảng thời gian tùy chọn, không cần nhập liệu thủ công.
- Tồn kho đồng bộ đa kênh tức thì: Đơn bán trên Shopee, TikTok Shop hay tại quầy đều trừ về cùng một kho tồn kho, báo cáo luôn phản ánh đúng thực tế.
- Cảnh báo tồn kho dưới ngưỡng: Hệ thống tự động thông báo khi mã hàng xuống dưới ngưỡng tối thiểu đã thiết lập.
- Báo cáo hàng chậm luân chuyển: Tự động lọc các mã hàng không có giao dịch xuất trong khoảng thời gian tùy chọn.
Phù hợp với: Cửa hàng bán lẻ và shop online bán đa kênh cần báo cáo tồn kho tự động tích hợp ngay trong phần mềm bán hàng, không cần tổng hợp thủ công.
Sapo Enterprise - Báo cáo tồn kho tập trung toàn chuỗi quy mô lớn theo thời gian thực
Khi vận hành kho trở nên phức tạp hơn với nhiều kho ở nhiều địa điểm và chi nhánh khác nhau, Sapo Enterprise cung cấp hệ thống báo cáo tồn kho tập trung toàn chuỗi:
- Hơn 100 biểu đồ báo cáo doanh thu, tồn kho, tài chính cập nhật theo thời gian thực trên mọi thiết bị giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng.
- Dashboard tồn kho toàn chuỗi theo thời gian thực: Một màn hình hiển thị tồn kho của tất cả kho, tất cả SKU và tất cả kênh bán.
- Báo cáo so sánh tồn kho giữa các kho: Phát hiện kho nào đang dư và kho nào sắp hết để điều phối nội bộ kịp thời.
- Kiểm kê kho không cần dừng hoạt động: Nhân viên đếm từng nhóm SKU trong khi hệ thống vẫn xử lý đơn hàng bình thường.
>>> Xem thêm: Tối ưu vận hành đơn hàng với Sapo Enterprise cho doanh nghiệp xử lý hàng nghìn đơn mỗi ngày với báo cáo tồn kho tự động theo thời gian thực
8. Câu hỏi thường gặp về báo cáo tồn kho
Báo cáo tồn kho là gì?
Báo cáo tồn kho là tài liệu tổng hợp thông tin về số lượng, giá trị và tình trạng hàng hóa mà doanh nghiệp đang nắm giữ, bao gồm tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ theo từng mã hàng. Đây là công cụ kiểm soát dòng chảy hàng hóa, phát hiện sai lệch và là căn cứ ra quyết định nhập hàng, bán hàng và quản lý vốn.
Báo cáo tồn kho gồm những gì?
Một mẫu báo cáo tồn kho đầy đủ cần có: tên đơn vị và mã số thuế, thời gian báo cáo, mã hàng và tên hàng hóa, đơn vị tính, số liệu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ kèm giá trị tiền, dòng tổng cộng và chữ ký xác nhận của người lập, thủ kho, kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị.
Công thức Excel nào thường dùng nhất trong báo cáo tồn kho?
SUMIF để tính tổng nhập xuất theo từng mã hàng, VLOOKUP để tự động điền thông tin hàng hóa từ danh mục, IF để tạo cảnh báo khi tồn kho dưới ngưỡng tối thiểu và SUM để tính tổng giá trị tồn kho ở dòng tổng cộng.
Tại sao tồn kho trên báo cáo thường lệch với thực tế?
3 nguyên nhân phổ biến nhất: nhập liệu thủ công bị bỏ sót khi nhân viên bận; tồn kho không đồng bộ khi bán đa kênh; và đợt kiểm kê quá thưa khiến chênh lệch tích lũy lâu trước khi được phát hiện. Cả 3 đều được giải quyết khi dùng phần mềm quản lý kho tự động cập nhật sau mỗi giao dịch.
Khi nào nên nâng cấp từ Sapo lên Sapo Enterprise cho báo cáo tồn kho?
Sapo Enterprise là giải pháp nâng cao dành cho doanh nghiệp có nhu cầu quản trị kho và phân tích dữ liệu chuyên sâu hơn với mô hình vận hành đa kho, đa chi nhánh, nhiều chuỗi. Ví dụ: Cần theo dõi tồn kho tập trung giữa nhiều kho ở nhiều địa điểm, xây dựng báo cáo tùy chỉnh theo mô hình vận hành riêng hoặc phân tích hiệu suất kho chi tiết hơn.
Đây là lựa chọn mở rộng trên cùng hệ sinh thái Sapo, giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng quản trị và khai thác dữ liệu mà vẫn đồng bộ xuyên suốt với hoạt động bán hàng, tồn kho và vận hành hiện có.
Kết luận
Báo cáo tồn kho là công cụ không thể thiếu trong vận hành cửa hàng và chuỗi bán lẻ hiện đại. Việc lập báo cáo tồn kho chính xác và hiệu quả không chỉ giúp kiểm soát hàng hóa, tối ưu chi phí mà còn hỗ trợ đắc lực cho việc ra quyết định và nâng cao năng lực cạnh tranh. Bắt đầu từ 2 báo cáo cốt lõi là tồn kho tức thời và nhập xuất tồn hàng tháng, sau đó mở rộng khi quy mô đòi hỏi thêm chiều sâu phân tích.
Bắt đầu với Sapo nếu bạn cần báo cáo tồn kho tự động tích hợp ngay trong phần mềm bán hàng đa kênh. Khi vận hành kho lớn dần và cần báo cáo tập trung toàn chuỗi theo thời gian thực, Sapo Enterprise là bước nâng cấp tự nhiên tiếp theo.
