8 loại báo cáo bán hàng cần phải có nếu không muốn mất tiền oan

8 loại báo cáo bán hàng cần phải có nếu không muốn mất tiền oan

Báo cáo bán hàng, báo cáo kho và báo cáo tài chính là 3 nhóm báo cáo chính mà bất cứ cửa hàng, doanh nghiệp kinh doanh nào đều phải có để theo dõi hiệu quả bán hàng và quản lý xuất nhập tồn hàng hóa. Vậy báo cáo bán hàng là báo cáo những gì? Báo cáo kho hàng như thế nào hiệu quả? Làm thế nào để biết được cửa hàng kinh doanh lãi lỗ bao nhiêu? Dưới đây là 8 loại báo cáo bán hàng và báo cáo kho cần phải có nếu muốn quán xuyến cửa hàng, kiểm soát lãi lỗ kinh doanh.

Báo cáo kho

Các báo cáo kho sẽ giúp bạn quản lý hàng hóa có trong cửa hàng và nhanh chóng biết chính xác còn bao nhiêu sản phẩm, kiểm soát thất thoát hàng hóa và có quyết định nhập hàng chính xác, kịp thời. Để làm được điều đó, bạn cần có các báo cáo sau đây:

1. Báo cáo tồn kho

Bán hàng mà không biết trong kho còn bao nhiêu cái thì làm sao bán được hàng. Giả sử 1 khách hàng đến cửa hàng và muốn mua đôi giày thể thao size 38 màu xanh, lúc này bạn lại phải vào kho hay lục tìm trên các tủ kệ để xem sản phẩm đó có còn hay không. Nếu như có 1 phần mềm quản lý cửa hàng với tính năng báo cáo tồn kho thì việc này sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Chỉ cần nhìn vào danh sách sản phẩm, bạn sẽ biết chính xác từng mặt hàng, từng mẫu mã, size số, màu sắc,… có trong cửa hàng, kho hàng với số lượng bao nhiêu. Đây là 1 tính năng cơ bản nhất mà phần mềm quản lý bán hàng nào cũng phải có và giúp bạn chủ động trong việc bán hàng và nhập hàng.

Bên cạnh đó, báo cáo tồn kho không chỉ dừng lại ở việc thống kê số lượng tồn kho đơn thuần mà còn phải tính toán được giá trị tồn kho của cửa hàng hoặc chuỗi cửa hàng. Số liệu này trong báo cáo tồn kho sẽ giúp bạn nắm rõ được số tiền hàng mà mình đang có là bao nhiêu để có thể dự báo nguồn thu và lên các kế hoạch tài chính.

Xem thêm: Hướng dẫn cách xem báo cáo tồn kho

Quản lý kho dễ dàng với Sapo POS

Không biết hàng hóa còn bao nhiêu trong cửa hàng? Để tình trạng này tiếp diễn hoặc sử dụng Sapo POS, quản lý hàng tồn kho chi tiết, tự động hoàn toàn

Dùng thử miễn phí ngay

2. Báo cáo định mức tồn kho

Nhiều người thường có suy nghĩ là hết hàng thì nhập hàng về bán thôi nhưng thực tế không đơn giản như vậy. Hết hàng là nỗi lo sợ hàng đầu của các nhà bán lẻ và nhiều người kinh doanh nhỏ thường không lường trước được hết hậu quả khi bị hết hàng. Thử tưởng tượng khách đến cửa hàng của bạn để mua hàng nhưng không có, khách hàng sẽ tìm đến 1 cửa hàng khác để mua sản phẩm đó. Điều này không chỉ làm ảnh hưởng đến trải nghiệm mua hàng, tạo ấn tượng thiếu chuyên nghiệp cho cửa hàng của bạn mà còn vô tình đẩy khách hàng đến với đối thủ nhanh nhất.

Giải pháp cho vấn đề này là thiết lập định mức tồn kho cho các mặt hàng. Với phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS, bạn có thể thiết lập mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng sản phẩm. Trong quản trị Sapo, bạn vào Sản phẩm > Quản lý kho, sau đó lựa chọn sản phẩm mà bạn muốn thiết lập định mức tồn kho, nhập số lượng tồn kho tối thiểu và tối đa vào phần Tồn kho của sản phẩm, ấn nút Lưu.

Sau khi thiết lập định mức tồn kho cho sản phẩm, bạn có thể theo dõi trong phần Báo cáo dưới định mức hoặc Báo cáo vượt định mức bằng cách vào Báo cáo > Báo cáo kho. Dựa vào báo cáo này, bạn không chỉ hạn chế tối đa tình trạng hết hàng mà còn có thể đánh giá sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào kém hiệu quả.

Ví dụ 1 sản phẩm thường xuyên có trong báo cáo dưới định mức nghĩa là sản phẩm đó bán rất đắt hàng và các lần nhập hàng sau bạn nên cân nhắc nhập sản phẩm đó với số lượng nhiều hơn. Ngược lại, các sản phẩm vượt định mức tồn kho quá nhiều thì bạn nên có các chính sách khuyến mại phù hợp để xả hàng tồn.

3. Báo cáo hàng bán chạy

Nếu như báo cáo vượt định mức chỉ có thể giúp bạn dự đoán được các mặt hàng nào đang bán ra nhanh thì Báo cáo hàng bán chạy sẽ cho bạn biết chính xác sản phẩm nào là sản phẩm bán chạy, số lượng bán được là bao nhiêu, mặt hàng đó mang lại cho bạn bao nhiêu doanh thu…

Với Báo cáo hàng bán chạy, bạn có thể thống kê các mặt hàng bán nhiều nhất trong khoảng thời gian nhất định, ví dụ lọc theo tháng, theo tuần.

Trong quản trị Sapo, bạn vào Báo cáo > Báo cáo bán hàng > Báo cáo hàng bán chạy. Tại đây bạn có thể xem danh sách báo cáo thống kê các mặt hàng bán chạy nhất trong khoảng thời gian tùy chỉnh, bạn cũng có thể lọc báo cáo theo từng chi nhánh, từng loại sản phẩm, sắp xếp báo cáo theo các tiêu chí như Số lượng, Doanh thu, Đơn hàng,…

Xem thêm: Hướng dẫn cách xem báo cáo hàng bán chạy

4. Báo cáo kiểm hàng

Thất thoát hàng hóa là điều khó tránh khỏi khi kinh doanh, đặc biệt là với các ngành hàng có nhiều loại sản phẩm như thời trang, tạp hóa, mỹ phẩm… Tính năng kiểm hàng sẽ giúp bạn theo dõi số lượng hàng hóa thất thoát và kiểm soát các nguyên nhân dẫn đến thừa, thiếu sản phẩm như hư hỏng, hao mòn, trả hàng, chuyển hàng,…

Trong quản trị Sapo, bạn vào Báo cáo > Báo cáo kho > Báo cáo kiểm hàng. Tại đây bạn có thể xem danh sách các sản phẩm có thay đổi về số lượng và nhóm các nguyên nhân gây ra thất thoát hoặc dư thừa sản phẩm.

Từ báo cáo kiểm hàng, bạn có thể đưa ra các chiến lược và biện pháp cụ thể, ví dụ hàng hóa hỏng hóc, hao mòn quá nhiều thì bạn cần chú ý tới khâu sắp xếp kho hàng và bảo quản hàng hóa; hoặc khi thấy số lượng trả hàng nhiều thì bạn cần tìm ra nguyên nhân của vấn đề này để khắc phục.

Đọc thêm: 5 cách sắp xếp kho hàng hiệu quả giảm đến 50% thời gian lấy hàng

Báo cáo bán hàng

Báo cáo bán hàng cũng là 1 loại báo cáo không thể thiếu để theo dõi hiệu quả của việc bán hàng. Sau đây là những báo cáo bán hàng cần phải có:

5. Báo cáo bán hàng tổng quan

Báo cáo bán hàng sẽ cho bạn cái nhìn bao quát về tình hình kinh doanh của cửa hàng. Tại đây bạn có thể xem tổng doanh số, doanh thu, giá trị đang giao dịch hay trả hàng trong ngày, trong tuần, trong tháng hoặc trong khoảng thời gian tùy chỉnh.

Trong quản trị Sapo, bạn truy cập Báo cáo > Báo cáo bán hàng theo thời gian.

Báo cáo bán hàng sẽ giúp bạn có thể theo dõi và so sánh hiệu quả bán hàng của tháng này với tháng trước hoặc khoảng thời gian cao điểm của năm nay và năm ngoái, dựa vào đó để dự đoán trước các thời điểm “vàng” để thúc đẩy doanh số cũng như có kế hoạch nhập hàng hợp lý và chiến lược dài hạn cho việc kinh doanh.

Xem thêm: Hướng dẫn xem báo cáo bán hàng

6. Báo cáo bán hàng chi tiết

Ngoài báo cáo bán hàng tổng quan, người bán hàng còn muốn xem cụ thể doanh thu của mình đến từ đâu. Các báo cáo chi tiết như báo cáo báo hàng theo nguồn, theo chi nhánh, theo nhân viên, theo khách hàng sẽ giúp bạn đánh giá hiệu quả bán hàng của từng đối tượng cụ thể.

  • Báo cáo bán hàng theo nguồn: Bạn có thể kiểm tra nguồn nào (cửa hàng, website, Facebook hay sàn TMĐT) đang mang lại doanh thu nhiều nhất để tập trung nguồn lực cho nguồn bán hàng đó
  • Báo cáo bán hàng theo chi nhánh: Tương tự, bạn có thể xem chi nhánh cửa hàng nào đang bán hàng hiệu quả để đầu tư nhiều hơn
  • Báo cáo bán hàng theo nhân viên: Giúp bạn đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên dựa theo doanh số bán hàng của nhân viên
  • Báo cáo bán hàng theo khách hàng: Có thể xem khách hàng nào có doanh số mua hàng nhiều nhất để đưa ra các chính sách ưu đãi cho khách hàng thân thiết hoặc chăm sóc khách hàng phù hợp

Báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là nhóm báo cáo quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền kinh doanh. Vì vậy, những báo cáo dưới đây là những báo cáo mà bạn cần theo dõi sát sao để tránh những sai sót và đánh giá lãi lỗ của cửa hàng.

7. Báo cáo công nợ

Phần lớn các cửa hàng kinh doanh hiện nay đều phải đi nhập hàng từ các nhà cung cấp về bán, trừ một số cơ sở có thể tự sản xuất hàng hóa. Vì vậy, quản lý công nợ cũng là 1 nghiệp vụ quan trọng với người quản lý bán hàng. Ngoài ra, nhiều cửa hàng còn phải quản lý công nợ với khách hàng. Vậy làm thế nào để tính toán nhanh chóng công nợ trong kỳ với từng nhà cung cấp, từng khách hàng mà không xảy ra sai sót, tranh cãi.

Báo cáo công nợ ra đời để giúp bạn xử lý vấn đề này. Trong quản trị Sapo, bạn có thể theo dõi cả 2 loại báo cáo này, bao gồm Báo cáo công nợ phải trảBáo cáo công nợ phải thu.

Tại đây bạn có thể xuất báo cáo từ lần thanh toán trước đó đến ngày thanh toán tiếp theo, tiến hành thanh toán công nợ cho nhà cung cấp hoặc thu công nợ từ khách hàng.

Xem thêm: Hướng dẫn xem báo cáo công nợ

8. Báo cáo lãi lỗ

Tính năng báo cáo lãi lỗ giúp bạn biết được doanh thu và lợi nhuận trong kỳ, đồng thời theo dõi phần trăm thay đổi của doanh thu, lợi nhuận, các chi phí của kỳ hiện tại so với kỳ trước.

Trong quản trị Sapo, bạn vào Báo cáo > Báo cáo tài chính > Báo cáo lãi lỗ.

Xem thêm: Hướng dẫn xem báo cáo lãi lỗ

Nếu như sử dụng các biện pháp quản lý truyền thống như sổ sách hay quản lý bằng excel thì để tính toán được lãi lỗ kinh doanh, người quản lý phải được đào tạo nghiệp vụ kế toán, muốn tính được cũng rất đau đầu và mất nhiều thời gian.

Giải pháp đơn giản nhất cho vấn đề này là 1 phần mềm quản lý bán hàng tích hợp tất cả các báo cáo nói trên. Không cần phải học kế toán hay mất công sức vùi đầu vào sổ sách, phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS sẽ giúp bạn bán hàng nhanh chóng, kiểm soát tồn kho, quản lý cửa hàng nhàn tênh. Bạn có thể tự mình trải nghiệm toàn bộ các tính năng của Sapo bằng cách đăng ký dùng thử miễn phí trong 15 ngày và kiểm tra hiệu quả với việc kinh doanh của bạn.

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo
Dùng thử ngay

8 loại báo cáo bán hàng cần phải có nếu không muốn mất tiền oan
5 (100%) 1 vote

Tải Ebook Hot Lazada Sell Pro

Cuốn Ebook 62 trang, sẽ chỉ cho bạn tất cả những thủ thuật, kinh nghiệm cần có để có thể tự tin bán hàng trên Lazada một cách thuần thục, hiệu quả nhất

Tải về ngay