Vì không biết lập báo cáo thống kê đơn hàng: Kẻ cười, người khóc

Là chủ shop, không chỉ quan tâm đến doanh số bán hàng mà còn phải lập báo cáo thống kê đơn hàng để điều tiết việc kinh doanh. Ấy vậy mà nhiều người nghĩ công việc của chủ shop là chỉ việc ngồi cả ngày ở cửa hàng, nhàn nhã đếm tiền,… 

Ai mở shop buôn bán rồi cũng than: “Bận đến mức không có thời gian!”. Một ngày chủ shop thường phải làm việc từ 10 tiếng – 12 tiếng chứ không phải 8 tiếng hành chính như dân văn phòng. Trong ngần ấy thời gian, các chủ shop phải giải quyết đủ thứ việc không tên từ: quản lý nhân viên bán hàng, xuất – nhập hàng hoá tại cửa hàng, lên đơn hàng cho shipper vận chuyển,… mà việc nào cũng gấp, việc nào cũng cần ưu tiên nên không khéo sắp xếp thì đóng cửa, dẹp tiệm như chơi. Phải làm sao để chỉ cần “liếc mắt”, đã nắm bắt được doanh số, tình trạng hàng hoá thừa – thiếu tại cửa hàng là mong muốn của chị Tuệ Minh – Chủ cửa hàng Bimsua.online.

Báo cáo thống kê đơn hàng – Hỗ trợ chủ shop ra quyết định nhập – xuất hàng hoá trong “1 nốt nhạc”

Chị Tuệ Minh chia sẻ: “Hồi mới mở cửa hàng, mình rất vất vả do chưa quản lý hàng hoá theo đơn hàng. Nên nhiều khi mặt hàng đó đã hết tại cửa hàng mà chẳng kịp bổ sung, khách hỏi đến mới “tá hoả” nhập thêm”.

Tình trạng trên là do hàng hoá “luân chuyển” mỗi ngày ở cửa hàng theo đơn hàng. Quản lý các đơn hàng này khá rắc rối do mức chiết khấu khác nhau, số lượng hàng hoá khác nhau. Có nhiều loại đơn hàng chẳng hạn: đơn hàng hoàn từ khách tỉnh, đơn hàng xuất buôn cho đại lý, đơn hàng bán lẻ tại Pos, đơn hàng xuất cho cộng tác viên. Đôi lúc, chủ shop rất lúng túng khi quyết định nhập – trả hàng hoá cho đối tác vì không kịp lập báo cáo thống kê đơn hàng nên mặt hàng nào hết – còn cũng không nắm được. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc kinh doanh. Đôi khi, lỡ mất đơn hàng một vài triệu vì thiếu hàng là chuyện bình thường.

Thử tưởng tượng bạn là chủ shop bán giầy. Ở cửa hàng của bạn bán đủ loại: giầy nữ, giầy nam. Đầu tuần, shop đã giao cho khách tỉnh một đơn hàng buôn, số lượng lớn. Một hôm khác, shop "may mắn" có được mối khách vãng lai mới mua ở cửa hàng lần đầu, lấy hàng mẫu ở shop để bán thử mỗi loại 3 - 5 đôi. Cuối tuần, bạn lại mở đợt khuyến mại, giảm giá nhân dịp sinh nhật shop. Liệu bạn có nhớ hết được cửa hàng và kho còn bao nhiêu đôi giầy mỗi loại? Loại nào bán được nhiều nhất đã hết hàng hay không? Khách nào đã mua nhiều để bạn tri ân họ? Bạn nên nhập thêm loại nào? giảm giá loại nào để bán được nhiều hơn? Báo cáo thống kê đơn hàng sẽ hỗ trợ bạn giải quyết tất cả những thắc mắc đó.

Giải pháp quản lý việc xuất – nhập hàng hoá bằng báo cáo thống kê đơn hàng

“Việc báo cáo thống kê đơn hàng không hề đơn giản vì cần độ chính xác cao. Sổ sách và kế toán thường không đưa ra được cho mình ngay lập tức những con số chuẩn về đơn hàng theo số lượng hàng hoá, phí chiết khấu, phí giao hàng. Những bài toán về thống kê đơn hàng theo khách hàng, ngày tháng cụ thể cũng rất khó khăn và lâu nếu giao cho nhân viên. Biết không thể mãi “lấy sức người biến sỏi đá thành cơm” nên mình chuyển sang xài phần mềm quản lý bán hàng để tối ưu quy trình xuất – nhập hàng hoá.” - Chị Tuệ Minh cho biết thêm.

Trong khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng, bên cạnh yếu tố nghiệp vụ tốt, các chủ shop nên quan tâm đến tính thân thiện, dễ sử dụng. Một phần mềm quản lý bán hàng thông minh thì tính năng báo cáo thống kê đơn hàng sẽ lập ra một bảng các đơn hàng phát sinh có cả doanh số chỉ trong 1 giây. Ví dụ như với phần mềm quản lý bán hàng Sapo, chủ shop dễ dàng sử dụng tính năng “Báo cáo thống kê đơn hàng” ở tổng mục “Báo cáo”.

Hướng dẫn sử dụng tính năng “Báo cáo thống kê đơn hàng” trên Sapo

Bước 1. Chọn mục Báo cáo --> Báo cáo thống kê đơn hàng

Báo cáo thống kê đơn hàng là một trong những loại báo cáo 

Bước 2. Lọc các chỉ số để thiết lập “Báo cáo thống kê đơn hàng”

Trong báo cáo thống kê đơn hàng, bạn sẽ xem được số lượng đơn hàng tính từ đầu tháng đến ngày hôm nay (ngày đang thao tác lọc). Hoặc shop cũng có thể chọn một thời điểm khác như ngày hôm qua, hôm nay hay bất kì một ngày nào để xem báo cáo thống kê sản phẩm.

Tuỳ chỉnh thời gian lập báo cáo 

Tuỳ theo từng cửa hàng mà nhu cầu thông tin thống kê cần hiển thị khác nhau. Ví dụ như shop có thể lọc thống kê đơn hàng theo trạng thái đơn hàng, trạng thái xuất kho, trạng thái thanh toán hay trạng thái trạng thái đóng gói.

Lựa chọn các tính năng báo cáo một cách linh hoạt

Bước 3. Xem báo cáo Với tính năng lập báo cáo thống kê đơn hàng, Sapo hi vọng rằng các chủ shop sẽ quản lý cửa hàng hiệu quả hơn. Chúc các shop 1 tháng buôn may bán đắt.