Tất tần tật về cách quản lý đơn hàng bằng excel mới nhất 2022

Bạn đang quản lý đơn hàng bằng excel hay bằng ứng dụng quản lý bán hàng? Quản lý đơn hàng bằng excel là cách đang được rất nhiều chủ Shop lựa chọn hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách quản lý đơn hàng bằng excel sao cho nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh. 

Hiểu được khó khăn này của các chủ cửa hàng, Sapo chia sẻ với bạn các mẫu file excel quản lý đơn đặt hàng mới nhất và chi tiết nhất. Cùng khám phá ngay bài viết này với Sapo nhé. 

1. Mẫu file excel quản lý đơn đặt hàng mới nhất

File excel quản lý đơn hàng không hề khó tạo, cũng không hề phức tạp, bất cứ ai cũng có thể sử dụng sau khi được hướng dẫn. Được xem là một trong những công cụ hữu ích trong việc quản lý, Excel sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi tình hình của đơn hàng hơn.

Quản lý đơn hàng bằng excel rất đơn giản

Sapo sẽ đưa ra cho bạn các mẫu file quản lý đơn hàng bằng excel cần thiết nhất phục vụ cho quá trình quản lý đơn hàng của bạn. Gồm có các file excel quản lý đơn đặt hàng như sau: 

1.1. Quản lý trạng thái đơn hàng 

Quản lý đơn đặt hàng bằng excel theo trạng thái của đơn hàng là cách để bạn biết được đơn hàng của bạn đã được giao hay chưa, khách hàng đã nhận được hay chưa, đơn hàng đã được thanh toán hay chưa,...

Trong file excel quản lý đơn hàng này cần có những cột thông tin như sau: 

• Tên sản phẩm
• Mã sản phẩm
• Đơn vị tính
• Trạng thái đơn hàng
• Tên nhân viên phụ trách (nếu có) 
• Tên khách hàng 

File excel quản lý đơn đặt hàng giúp bạn xem được trạng thái đơn hàng

Quản lý đơn hàng bằng excel theo từng trạng thái như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt thông tin, quản lý được đơn hàng xuất kho của mình. Đơn hàng khi biết được trạng thái như vậy, trong trường hợp khách hàng hỏi bạn, bạn cũng sẽ có thông tin để trả lời lại, không mất nhiều thời gian tìm hiểu xem đơn hàng của mình đang ở đâu, đã được giao cho khách hàng hay là chưa. 

Tải ngay: File excel quản lý trạng thái đơn hàng 

1.2. Quản lý đơn hàng phát sinh

Khi liệt kê các thông tin về trạng thái đơn hàng, thì bạn cần có thêm file excel quản lý đơn hàng phát sinh. Mỗi khi có đơn hàng trong ngày, đơn hàng phát sinh sẽ là file để bạn nhập đầy đủ các thông tin như: 

• Ngày tháng
• Trạng thái đơn hàng
• Thông tin khách hàng
• Thông tin hàng hóa khách đặt
• Số lượng
• Số tiền

File excel quản lý đơn hàng giúp quản lý đơn phát sinh

Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý thông tin hàng hóa, đơn hàng của mình mà bạn thêm các trường thông tin bạn muốn vào file excel quản lý đơn đặt hàng nhé

Tải ngay: File excel quản lý đơn hàng phát sinh

1.3. Báo cáo đơn hàng

Quản lý đơn hàng bằng excel bạn không thể không có file báo cáo, file này sẽ giúp bạn cập nhật được thông tin theo ngày/tháng/năm số lượng đơn hàng mà mình đã bán được, cùng với đó là doanh số mà cửa hàng đạt được. 

Báo cáo đơn hàng này có thể xếp theo 3 mục thông tin như:

• Ngày tháng
• Doanh số
• Trạng thái
• Số lượng đơn
• Nhân viên phụ trách (nếu có)
• Doanh số của nhân viên phụ trách (nếu có)

File quản lý đơn hàng bằng excel giúp xem báo cáo dễ dàng

Mọi thông tin về số liệu đơn hàng của mình, bạn sẽ dễ dàng xem được mỗi khi mở file này ra, so với việc quản lý bằng sổ sách thì quản lý đơn đặt hàng bằng excel nhanh chóng và tiện dụng hơn rất nhiều. 

Tải ngay: File excel báo cáo đơn hàng

2. Ưu - nhược điểm khi quản lý đơn hàng bằng excel

Excel là công cụ bảng tính được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới, quản lý đơn hàng bằng excel cũng là cách được rất nhiều người lựa chọn, thế nhưng, phần mềm quản lý đơn hàng bằng excel còn có những ưu điểm - nhược điểm nào? 

2.1 Ưu điểm khi quản lý đơn hàng bằng excel 

Quản lý đơn hàng bằng excel thay thế cho sổ sách là cách để tối ưu thời gian, công sức của các chủ Shop, file excel quản lý đơn đặt hàng mang tới những lợi ích như:

• Thống kê dữ liệu dễ dàng

File excel là bảng tính, được chia theo từng cột, bạn có thể thêm bất cứ một trường thông tin nào mà bạn cho là cần thiết vào file một cách dễ dàng, sau đó liệt kê số liệu. 

Quản lý đơn đặt hàng bằng excel giúp thống kê dữ liệu dễ dàng

• Tìm kiếm thông tin nhanh chóng

Sau khi liệt kê thông tin theo nhu cầu của bạn, lần sau khi vào file quản lý đơn hàng bằng excel bạn sẽ tìm thấy thông tin mà mình cần nhanh chóng, không giống như khi quản lý bằng sổ sách, phải rà soát lại mất nhiều thời gian

• Đặt hàm tính cho file báo cáo 

Trong excel có những hàm tính giúp bạn tính toán được số liệu, ví dụ như báo cáo doanh thu các đơn hàng, chỉ cần đặt hàm tính đúng vào cột và số liệu đúng là bạn sẽ biết được doanh thu của mình cho các đơn hàng là bao nhiêu

File excel quản lý đơn hàng giúp bạn đặt hàm tính nhanh chóng

• Hoàn toàn miễn phí

Excel là công cụ phổ biến trên toàn thế giới, bạn không mất bất cứ một chi phí nào khi quản lý đơn hàng bằng excel. Chỉ cần cài trực tiếp excel trên máy tính là có thể dùng được ngay lập tức. 

2.2. Nhược điểm khi quản lý đơn đặt hàng bằng excel

Mang tới những lợi ích tốt cho việc quản lý đơn hàng, tuy nhiên cách quản lý đơn hàng bằng excel vẫn còn có những mặt hạn chế như:

• Quản lý đơn hàng bằng excel chỉ phù hợp với cửa hàng có số lượng hàng hóa và đơn hàng ít, quản lý những trường thông tin đơn giản
• Các hàm tính của excel cần được thực hiện đúng, nếu không sẽ dẫn tới sai sót, nhầm lẫn 
• Tính bảo mật của phần mềm quản lý đơn hàng bằng excel không cao, dễ bị virus từ máy tính, hoặc bị mất không thể thu hồi dữ liệu. 
• Khi quản lý đơn hàng bằng excel bạn không quản lý online được, nên chỉ khi sử dụng máy tính của mình mới xem được file, không có tính linh động cao.

Đối với cửa hàng quy mô nhỏ có ít sản phẩm, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Excel, nhưng đối với cửa hàng quy mô lớn hơn với hàng nghìn sản phẩm thì sao? Khi ấy, việc quản lý bằng Excel không còn đủ để đáp ứng nhu cầu quản lý. Một phần mềm quản lý đơn hàng sẽ giúp bạn lưu trữ và quản lý tất cả các thông tin, trạng thái của đơn hàng.

Phần mềm quản lý đơn hàng online tốt nhất

Tạo đơn hàng, đẩy ship nhanh chóng. Quản lý tập trung đơn hàng trên nhiều kênh. Cập nhật trạng thái giao vận tự động.

👉 XEM NGAY

3. Giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả hơn nhờ ứng dụng quản lý miễn phí Sapo 

Thay thế cho việc quản lý đơn hàng bằng excel, bạn có thể tham khảo thêm ứng dụng quản lý đơn hàng Sapo, ứng dụng này sẽ mang lại những lợi ích gì? 

• Tạo đơn hàng nhanh chóng

Chỉ với một vài trường thông tin về sản phẩm, số lượng, số tiền, khách hàng là bạn ngay lập tức tạo được một đơn hàng để chuyển sang cho đơn vị vận chuyển, thông tin đơn hàng sẽ được lưu lại trên app Sapo và số liệu sẽ được tính vào báo cáo. 

• Xem đơn hàng mọi lúc mọi nơi

Ngay cả khi bạn không ở cửa hàng, chỉ cần tải ứng dụng quản lý đơn hàng Sapo về điện thoại thông minh, ở bất cứ đâu, bạn cũng có thể xem được tình trạng đơn hàng của mình đang như thế nào

• Tự động tạo báo cáo 

Tất cả các báo cáo liên quan tới đơn hàng sẽ được tổng hợp ở mục báo cáo trên app, khi cần xem báo cáo đơn hàng, bạn chỉ cần bào mục này để xem các số liệu đã được tự động tính toán mà không cần phải tạo hàm tính như file excel quản lý đơn đặt hàng

• Phí ship siêu rẻ khi đẩy đơn cho đối tác vận chuyển

Nếu bạn ngày nào cũng phải tìm kiếm shipper trên các group, diễn đàn thì đối với app Sapo bạn chỉ cần tạo đơn xong, lựa chọn 1 trong số 7 đơn vị vận chuyển như Sapo Express, Ahamove, Shippo, Ninja Van,...được tích hợp sẵn trong ứng dụng là có thể tìm được shipper ngay lập tức. Ngoài ra, App Sapo còn có hàng loạt các khuyến mãi giảm giá phí ship khi khách hàng đẩy đơn qua ứng dụng. 

Đặc biệt hơn nữa, ngoài khả năng quản lý đơn hàng, tạo đơn hàng thì ứng dụng Sapo còn giúp bạn quản lý được toàn bộ cửa hàng chỉ với một chiếc điện thoại. Bạn có thể quản lý được:

• Quản lý sản phẩm
• Quản lý tồn kho
• Quản lý khách hàng
• Quản lý nhân viên
• Quản lý công nợ - thu chi
• Báo cáo doanh thu

Đây sẽ là một cách giúp bạn quản lý cửa hàng của mình hiệu quả hơn mà lại không tốn bất cứ chi phí nào. Rất đáng để trải nghiệm phải không?

Tải app quản lý đơn hàng Sapo tại đây

Quản lý đơn hàng bằng excel hay quản lý qua app Sapo đều là những công cụ mang tới sự tiện lợi hơn cho người kinh doanh. Tùy vào nhu cầu sử dụng của mình mà bạn có thể chọn một hình thức quản lý thích hợp nhất, đơn giản nhất và nhanh chóng nhất. Qua bài viết chia sẻ này của Sapo, hi vọng bạn sẽ tham khảo được mẫu file excel quản lý đơn đặt hàng phù hợp và có thêm thông tin về một ứng dụng quản lý đơn hàng tiện lợi hơn cho mình.