Top 8 phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ tốt, dễ dùng 2026

Quản lý đặt phòng bằng Excel, tính tiền phòng thủ công hay khó kiểm soát doanh thu từng ca là những vấn đề thường gặp khi kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ và homestay. Một phần mềm quản lý khách sạn phù hợp sẽ giúp bạn tự động hóa các nghiệp vụ từ nhận phòng, tính tiền, quản lý dịch vụ đến báo cáo doanh thu, đồng thời hạn chế sai sót và thất thoát.

Tuy nhiên, không phải cơ sở lưu trú nào cũng cần một hệ thống quản lý phức tạp. Nhà nghỉ dưới 15 phòng, khách sạn mini và resort quy mô lớn sẽ có nhu cầu sử dụng phần mềm rất khác nhau. Cùng Sapo tìm hiểu 8 phần mềm quản lý khách sạn phổ biến hiện nay, so sánh tính năng, ưu nhược điểm để lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô và ngân sách kinh doanh.

1. Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Tùy từng giải pháp, phần mềm còn có thể hỗ trợ quản lý buồng phòng, kết nối các kênh đặt phòng trực tuyến (OTA), kiểm soát nhân viên, quản lý kho và chăm sóc khách hàng.

2. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp

Trước khi lựa chọn, chủ cơ sở lưu trú nên cân nhắc các tiêu chí sau:

• Phù hợp với quy mô: Nhà nghỉ, khách sạn mini thường ưu tiên quản lý phòng, tính tiền và chi phí hợp lý; khách sạn lớn cần quản trị nhiều bộ phận, đặt phòng đa kênh.
• Tính tiền linh hoạt: Hỗ trợ cách tính theo giờ, ngày, qua đêm và phụ phí phù hợp với chính sách kinh doanh thực tế.
• Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, nhân viên mới dễ làm quen, hạn chế sai sót khi thao tác.
• Kiểm soát doanh thu: Theo dõi tiền phòng, dịch vụ phát sinh, thanh toán và báo cáo theo thời gian.
• Chi phí triển khai: Cân nhắc giá phần mềm, thời hạn hợp đồng, thiết bị, phí khởi tạo và các tính năng mở rộng.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Ưu tiên nhà cung cấp có hướng dẫn thiết lập, đào tạo và hỗ trợ khi phát sinh sự cố.

Gợi ý: Với nhà nghỉ hoặc khách sạn mini, nên ưu tiên phần mềm đáp ứng tốt các nghiệp vụ sử dụng hằng ngày trước khi đầu tư thêm những tính năng quản trị chuyên sâu.

3. Top 8 phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ tốt, dễ dùng 2026

3.1 Sapo - Giải pháp quản lý khách sạn, nhà nghỉ dễ dùng, chi phí hợp lý, linh hoạt cho nhiều mô hình kinh doanh kết hợp

Được hơn 230.000 khách hàng tin dùng trên toàn hệ sinh thái, Sapo cung cấp giải pháp quản lý giúp chủ khách sạn, nhà nghỉ và homestay đơn giản hóa hoạt động kinh doanh. Phần mềm hỗ trợ quản lý từ đặt phòng, nhận - trả phòng, tính tiền, phụ phí đến theo dõi doanh thu trên một hệ thống duy nhất.

Với giao diện trực quan, dễ sử dụng trên máy tính, điện thoại và máy tính bảng, Sapo là giải pháp phù hợp cho nhà nghỉ, khách sạn mini, homestay và các cơ sở kinh doanh kết hợp lưu trú, ăn uống, giải trí. Phần mềm giúp chủ kinh doanh quản lý hoạt động tập trung, kiểm soát doanh thu hiệu quả với chi phí hợp lý mà không cần đầu tư hệ thống quá phức tạp.

Tính năng nổi bật 

• Quản lý phòng trực quan: Theo dõi phòng trống, đã đặt, đang có khách trên sơ đồ phòng theo thời gian thực.
• Đặt phòng, check-in/check-out nhanh chóng: Tiếp nhận booking, nhận phòng, đổi phòng, gia hạn giờ và trả phòng ngay trên phần mềm.
• Tính tiền phòng tự động: Thiết lập giá theo giờ, ngày, qua đêm, loại phòng, ngày lễ/Tết, hạn chế sai sót khi thanh toán.
• Quản lý dịch vụ và phụ phí: Gộp tiền minibar, giặt ủi, đồ ăn, thức uống và các khoản phát sinh vào hóa đơn phòng.
• Kiểm soát kho, vật dụng khách sạn: Theo dõi nhập - xuất - tồn đồ minibar, vật dụng tiêu hao, hạn chế thất thoát.

• Quản lý khách hàng: Lưu thông tin, lịch sử lưu trú để nhận diện khách quen và triển khai chương trình chăm sóc.
• Quản lý nhân viên: Phân quyền lễ tân, quản lý, kế toán; theo dõi ca làm và chấm công.

• Báo cáo doanh thu trực quan: Tổng hợp doanh thu tiền phòng, dịch vụ, phụ phí, hỗ trợ đối soát và đánh giá hiệu quả kinh doanh.

• Quản lý khách sạn từ xa: Theo dõi doanh thu, tình trạng phòng và hoạt động kinh doanh ngay trên app quản lý khách sạn, nhà nghỉ trên điện thoại.
• Tích hợp Trợ lý AI: Tra cứu khách hàng, hóa đơn, hàng hóa, tồn kho và tổng hợp báo cáo nhanh bằng câu lệnh tự nhiên.

• Quản lý đa mô hình kinh doanh: Hỗ trợ quản lý khách sạn kết hợp nhà hàng, quán ăn, quán cafe, karaoke và các dịch vụ giải trí trên cùng hệ thống, giúp theo dõi hoạt động bán hàng, thanh toán và doanh thu tập trung, không cần sử dụng nhiều phần mềm riêng biệt.

Ưu điểm

• Dễ dùng: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với cả người không rành công nghệ.
• Giá rẻ: Chi phí rẻ, tối ưu cho các cơ sở lưu trú quy mô nhỏ đến vừa
• Quản lý đa mô hình kinh doanh: Hỗ trợ quản lý khách sạn kết hợp nhà hàng, quán cafe, karaoke và các dịch vụ đi kèm, giúp chủ cơ sở theo dõi hoạt động kinh doanh tập trung, hạn chế sử dụng nhiều phần mềm riêng biệt.
• Hệ sinh thái giải pháp đồng bộ: Tích hợp thiết bị phần cứng (máy POS cảm ứng, máy in hóa đơn, két tiền, màn hình thanh toán QR và loa thông báo chuyển khoản…), phần mềm hóa đơn điện tử và kế toán, hỗ trợ xuất hóa đơn, ghi sổ kế toán tự động.
• Đội ngũ nhân viên tư vấn, hướng dẫn sử dụng chi tiết và hỗ trợ cài đặt, thiết lập phần mềm trực tiếp tận nơi.

Nhược điểm

Sapo phù hợp hơn với các cơ sở lưu trú ưu tiên quản lý phòng, tính tiền, dịch vụ và doanh thu cơ bản. Với khách sạn lớn cần quản lý OTA đa kênh, điều hành buồng phòng chuyên sâu hoặc tích hợp hệ thống khóa từ, chủ cơ sở nên kiểm tra khả năng đáp ứng trước khi triển khai.

Chi phí

Phần mềm quản lý khách sạn Sapo có mức giá chỉ từ 170.000đ/tháng khi đăng ký từ 2 năm, với các gói dịch vụ linh hoạt theo quy mô kinh doanh. Khách hàng được dùng thử miễn phí 7 ngày trước khi đăng ký chính thức.

Xem chi tiết: Bảng giá phần mềm Sapo

Phần mềm Sapo phù hợp với ai?

Phần mềm quản lý khách sạn Sapo phù hợp với:

• Khách sạn mini: Cần quản lý nhiều phòng, đặt phòng, check-in/check-out và theo dõi doanh thu tập trung.
• Nhà nghỉ: Kinh doanh phòng theo giờ, qua đêm, cần tính tiền tự động và quản lý phụ phí chính xác.
• Homestay: Cần quản lý lịch đặt phòng, dịch vụ phát sinh và theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa.
• Bungalow, khu nghỉ dưỡng nhỏ: Quản lý đặt phòng theo từng căn, theo dõi tình trạng lưu trú, tính tiền phòng và các dịch vụ phát sinh như ăn uống, thuê xe, BBQ.
• Cơ sở đang quản lý bằng sổ sách, Excel: Cơ sở lưu trú nhỏ và vừa, muốn chuyển từ quản lý thủ công sang phần mềm dễ sử dụng, chi phí hợp lý.
• Khách sạn kết hợp nhà hàng, quán cafe, karaoke: Cần quản lý tiền phòng, ăn uống, dịch vụ giải trí và doanh thu từ nhiều hoạt động kinh doanh trên cùng hệ thống.

Với cơ sở lưu trú có ít phòng, nhu cầu quan trọng nhất thường là biết phòng nào còn trống, khách đã ở bao lâu, cần thu bao nhiêu tiền và doanh thu thực tế trong ngày.

Thay vì đầu tư ngay một hệ thống quản lý nhiều phân hệ phức tạp, chủ cơ sở có thể trải nghiệm Sapo với một quy trình vận hành thực tế:

Nhận phòng -> Tính thời gian -> Thêm phụ phí -> Thanh toán

Ví dụ, một khách nhận phòng lúc 9h và trả lúc 11h30, có sử dụng thêm nước uống và dịch vụ giặt ủi. Chủ nhà nghỉ có thể yêu cầu nhân viên Sapo thiết lập bảng giá, thực hiện tính tiền và kiểm tra hóa đơn, báo cáo tương ứng ngay trong buổi demo.

3.2 ezCloud - Giải pháp quản lý khách sạn kết nối OTA

ezCloud là nền tảng quản lý khách sạn chuyên nghiệp, cung cấp giải pháp quản lý vận hành, đặt phòng và phân phối phòng đa kênh. Với hệ sinh thái sản phẩm đa dạng, ezCloud đặc biệt phù hợp với khách sạn quy mô lớn, resort và chuỗi khách sạn có quy trình vận hành phức tạp, cần quản lý nhiều bộ phận và tối ưu doanh thu.

Tính năng nổi bật

• Quản lý phòng tập trung: Theo dõi sơ đồ phòng, lịch đặt, trạng thái phòng và quy trình check-in/check-out.
• Kết nối hơn 200 kênh OTA: Đồng bộ phòng trống, giá bán và booking từ Booking.com, Agoda, Traveloka...
• Quản lý buồng phòng: Phân công dọn phòng, theo dõi tình trạng vệ sinh và bảo trì.
• Quản lý dịch vụ: Ghi nhận minibar, nhà hàng, giặt ủi và các khoản phát sinh vào hóa đơn.
• Quản lý giá và doanh thu: Thiết lập giá phòng linh hoạt, theo dõi công suất phòng và báo cáo kinh doanh.
• Quản lý đa cơ sở: Hỗ trợ theo dõi hoạt động của nhiều khách sạn trong cùng hệ thống.

Ưu điểm

• Hệ thống quản lý chuyên sâu, đáp ứng nhu cầu vận hành khách sạn lớn và resort.
• Kết nối nhiều kênh OTA, tối ưu phân phối phòng và hạn chế trùng booking.
• Hệ sinh thái giải pháp đa dạng, hỗ trợ quản lý nhiều bộ phận và cơ sở lưu trú.
• Báo cáo chi tiết, hỗ trợ phân tích hiệu quả kinh doanh.

Nhược điểm

• Nhiều tính năng chuyên sâu, người mới có thể cần thời gian làm quen.
• Chi phí có thể cao khi triển khai nhiều giải pháp và tích hợp mở rộng.
• Khách sạn nhỏ, ít phòng có thể không khai thác hết các tính năng nâng cao.

Chi phí

ezCloudhotel có giá từ 18.000đ/phòng/tháng với gói Cơ bản, 48.000đ/phòng/tháng với gói Nâng cao và 66.000đ/phòng/tháng với gói Cao cấp. Cơ sở dưới 10 phòng vẫn được tính phí tối thiểu 10 phòng. Chi phí thực tế phụ thuộc vào số phòng và giải pháp tích hợp.

Nguồn: https://ezcloud.vn/bang-bao-gia-phan-mem-khach-san

Phần mềm ezCloud phù hợp với ai?

• Khách sạn 3-5 sao: Cần quản lý nhiều phòng, bộ phận và quy trình vận hành chuyên nghiệp.
• Resort, khu nghỉ dưỡng lớn: Có nhiều hạng phòng, dịch vụ đi kèm và nhu cầu quản lý tập trung.
• Chuỗi khách sạn: Cần quản lý nhiều cơ sở, đồng bộ dữ liệu và theo dõi doanh thu toàn hệ thống.
• Khách sạn kinh doanh đa kênh: Có lượng booking lớn từ OTA, cần đồng bộ giá và phòng trống tự động.

Xem thêm: Cách quản lý homestay hiệu quả có thể bạn chưa biết?

3.3 Base - Phần mềm quản trị nhân sự, quy trình vận hành khách sạn

Base.vn là nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, hỗ trợ khách sạn số hóa quy trình vận hành, quản lý nhân sự, tài chính và chăm sóc khách hàng. Khác với các phần mềm quản lý đặt phòng chuyên dụng, Base tập trung vào quản trị nội bộ, đặc biệt phù hợp với khách sạn lớn, resort và chuỗi khách sạn có nhiều phòng ban, nhân sự.

Tính năng nổi bật

• Quản lý công việc: Phân công và theo dõi tiến độ giữa lễ tân, buồng phòng, kỹ thuật, quản lý.
• Tự động hóa quy trình: Thiết lập luồng giao việc, xử lý đề xuất và phê duyệt nội bộ.
• Quản lý nhân sự: Hỗ trợ chấm công, phân ca, quản lý nghỉ phép và tính lương.
• Theo dõi hiệu suất: Tổng hợp tiến độ công việc, đánh giá hiệu quả nhân viên.
• Quản trị đa cơ sở: Theo dõi công việc, nhân sự và quy trình giữa các chi nhánh.

Ưu điểm

• Hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp đa dạng, kết nối nhiều phòng ban.
• Tùy chỉnh quy trình làm việc theo cơ cấu tổ chức.
• Hỗ trợ quản lý nhân sự, công việc và phê duyệt trên cùng nền tảng.
• Phù hợp với doanh nghiệp lưu trú có đội ngũ nhân viên lớn.

Nhược điểm

• Không thay thế phần mềm chuyên dụng cho các nghiệp vụ đặt phòng, check-in/check-out và tính tiền phòng.
• Có thể cần kết hợp nhiều ứng dụng để đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản trị.
• Khách sạn nhỏ, ít nhân viên có thể chưa cần sử dụng hệ thống quản trị nhiều phân hệ.

Chi phí

Base Work có giá từ 59.000đ/tài khoản/tháng với gói Starter, 99.000đ với gói Basic và 119.000đ với gói Advance. Bảng giá công bố áp dụng cho quy mô 30 tài khoản, thanh toán theo năm. Các ứng dụng bổ sung có thể phát sinh thêm chi phí.

Nguồn: https://base.vn/bang-gia

Phần mềm Base phù hợp với ai?

• Khách sạn có nhiều nhân viên, phòng ban: Cần quản lý ca làm, chấm công, tính lương và đánh giá hiệu suất nhân sự.
• Cơ sở lưu trú có quy trình vận hành phức tạp: Muốn chuẩn hóa việc giao việc, phê duyệt và phối hợp giữa các bộ phận.
• Doanh nghiệp sở hữu nhiều cơ sở lưu trú: Cần quản lý công việc, nhân sự và quy trình nội bộ tập trung.
• Khách sạn đã có phần mềm quản lý đặt phòng: Muốn bổ sung giải pháp quản trị nội bộ để nâng cao hiệu quả vận hành.

3.4 KiotViet - Phần mềm quản lý khách sạn tích hợp OTA, hỗ trợ check-in

KiotViet Hotel là phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ và homestay, hỗ trợ đặt phòng, quản lý buồng phòng, tính tiền và kết nối kênh OTA. Theo công bố từ KiotViet, phần mềm đang được hơn 5.000 cơ sở lưu trú sử dụng, có khả năng kết nối trên 100 kênh đặt phòng trực tuyến.

Tính năng nổi bật

• Quản lý phòng trực quan: Theo dõi phòng trống, đang sử dụng, sắp nhận hoặc trả phòng.
• Kết nối hơn 100 kênh OTA: Đồng bộ giá bán, phòng trống và booking từ Booking.com, Agoda, Airbnb, Traveloka.
• Check-in bằng CCCD/Hộ chiếu: Quét thông tin khách và hỗ trợ xuất file khai báo tạm trú.
• Báo cáo kinh doanh: Theo dõi doanh thu, công suất phòng và hiệu quả bán phòng qua OTA.

Ưu điểm

• Giao diện trực quan, hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ quản lý lưu trú phổ biến.
• Kết nối nhiều kênh OTA, giảm nguy cơ đặt trùng phòng.
• Hỗ trợ quét CCCD, quản lý khóa từ và kiểm phòng trên điện thoại.
• Có thể kết hợp quản lý lưu trú với nhà hàng, quán cafe trong cùng hệ sinh thái.

Nhược điểm

• Một số tính năng nâng cao và tích hợp OTA phát sinh thêm chi phí.
• Các gói dịch vụ có giới hạn số lượng phòng và chi nhánh khác nhau.
• Cần thời gian thiết lập bảng giá, kết nối thiết bị và đào tạo nhân viên khi mới triển khai.

Chi phí

KiotViet Hotel có 3 gói: Hỗ trợ từ 220.000đ, Chuyên nghiệp từ 490.000đ và Cao cấp từ 990.000đ. Các gói tương ứng với quy mô 1–15 phòng, 16–30 phòng và không giới hạn phòng. Một số tính năng như kết nối OTA có thể phát sinh phụ phí.

Nguồn: https://www.kiotviet.vn/phi-dich-vu

Phần mềm KiotViet phù hợp với ai?

• Khách sạn kinh doanh phòng đa kênh: Cần đồng bộ booking từ nhiều nền tảng OTA.
• Khách sạn 2-4 sao: Muốn quản lý phòng, khách lưu trú, buồng phòng và báo cáo công suất.
• Homestay, villa kinh doanh trực tuyến: Cần hạn chế trùng booking và theo dõi lịch đặt phòng.
• Khách sạn kết hợp nhà hàng: Muốn quản lý lưu trú cùng dịch vụ ăn uống trong hệ sinh thái KiotViet.

3.5 Ohotel - Phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn hỗ trợ kiểm soát điện phòng

Ohotel là phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ, tập trung vào tính tiền phòng tự động, quản lý lễ tân và kiểm soát thất thoát. Điểm đáng chú ý là khả năng kết nối hệ thống điện phòng, giúp chủ cơ sở kiểm soát hoạt động phòng nghỉ.

Tính năng nổi bật

• Quản lý sơ đồ phòng: Hiển thị phòng trống, có khách, chưa dọn hoặc đang sửa chữa.
• Tính tiền tự động: Thiết lập giá theo giờ, qua đêm và các quy tắc tính tiền.
• Quản lý lịch đặt phòng: Theo dõi thời gian nhận, trả phòng trên sơ đồ timeline.
• Tích hợp hệ thống điện: Hỗ trợ kết nối thiết bị tự ngắt điện khi khách trả phòng.
• Quản lý kho, dịch vụ: Theo dõi minibar, hàng hóa và các khoản phát sinh.
• Quản lý giao ca: Phân quyền lễ tân, bàn giao tiền và lưu lịch sử thao tác.
• Báo cáo doanh thu: Theo dõi tiền phòng, dịch vụ và thu chi kinh doanh.

Ưu điểm

• Chú trọng nghiệp vụ tính tiền phòng và kiểm soát doanh thu.
• Kết nối hệ thống điện, hỗ trợ giảm thất thoát.
• Có chức năng bàn giao ca và nhật ký thao tác nhân viên.
• Nhà cung cấp công bố chương trình dùng thử miễn phí 3 tháng.

Nhược điểm

• Các tính năng kết nối phần cứng có thể cần đầu tư thêm thiết bị và chi phí lắp đặt.
• Chưa thấy công bố rõ số lượng kênh OTA có thể kết nối, cần xác nhận nếu khách sạn kinh doanh đa kênh.
• Cần tìm hiểu thêm khả năng quản trị chuyên sâu nếu vận hành chuỗi khách sạn lớn.

Chi phí

Ohotel cung cấp các gói Cơ bản, VIP 1, VIP 2 và VIP 3 tùy nhu cầu quản lý phòng, điện phòng, khóa từ và kết nối OTA. Nhà cung cấp chưa niêm yết mức phí cụ thể cho từng gói; khách hàng cần liên hệ để được tư vấn và nhận báo giá.

Nguồn: https://hotel.oxu.vn/

Phần mềm Ohotel phù hợp với ai?

• Nhà nghỉ kinh doanh theo giờ: Cần tính tiền tự động và kiểm soát thời gian sử dụng phòng.
• Khách sạn mini có nhiều ca trực: Muốn quản lý nhân viên, bàn giao tiền và đối soát doanh thu.
• Cơ sở sử dụng hệ thống điện thông minh: Cần kết nối phần mềm với thiết bị để giảm thất thoát.
• Nhà nghỉ cần kiểm soát vận hành tại quầy: Ưu tiên quản lý lễ tân, phòng nghỉ và các khoản thu.

3.6 Skyhotel

Skyhotel là phần mềm quản lý khách sạn trực tuyến, hỗ trợ quản lý đặt phòng, tính tiền, nhân viên và doanh thu trên cùng hệ thống. Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, Skyhotel phù hợp với nhiều quy mô lưu trú, đặc biệt là khách sạn mini, nhà nghỉ và cơ sở cần quản lý từ xa.

Tính năng nổi bật

• Quản lý sơ đồ phòng: Theo dõi phòng trống, phòng có khách, sắp check-in/check-out theo thời gian thực.
• Quản lý đặt phòng: Tiếp nhận booking khách lẻ, khách đoàn, đổi phòng và theo dõi lịch lưu trú.
• Quản lý dịch vụ và kho: Ghi nhận minibar, dịch vụ phát sinh, theo dõi nhập - xuất - tồn hàng hóa.
• Kết nối thiết bị: Hỗ trợ tích hợp khóa thẻ từ và hệ thống điện phòng.
• Quản lý nhân viên: Phân quyền tài khoản, ghi nhận giao ca, bàn giao tiền và lịch sử thao tác.
• Báo cáo kinh doanh: Theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo từng khách sạn.

Ưu điểm

• Giao diện trực quan, dễ làm quen với nhân viên mới.
• Sử dụng trực tuyến trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng.
• Tính tiền linh hoạt, đáp ứng nhiều hình thức lưu trú.
• Hỗ trợ quản lý nhiều khách sạn trên cùng tài khoản.

Nhược điểm

• Cần kiểm tra khả năng sử dụng và xử lý dữ liệu khi mất kết nối Internet.
• Các tích hợp thiết bị cần kiểm tra tính tương thích trước khi sử dụng.
• Cần xác nhận phạm vi kết nối OTA nếu có nhu cầu phân phối phòng đa kênh.

Chi phí

Skyhotel có giá từ 200.000đ/tháng với gói tiêu chuẩn dành cho cơ sở dưới 20 phòng, khi đăng ký 3 hoặc 6 tháng. Chi phí thay đổi theo số lượng phòng và thời hạn sử dụng. Các tiện ích mở rộng như khóa từ, quản lý điện phòng, housekeeping và kết nối OTA có thể tính phí riêng.

Phần mềm Skyhotel phù hợp với ai?

• Nhà nghỉ, khách sạn mini: Cần quản lý phòng, tính tiền theo giờ/qua đêm và kiểm soát giao ca.
• Homestay, bungalow: Muốn theo dõi lịch đặt phòng, dịch vụ phát sinh và doanh thu.
• Khách sạn vừa và nhỏ: Cần phần mềm dễ sử dụng, có khả năng quản lý từ xa.
• Chủ sở hữu nhiều cơ sở lưu trú: Muốn theo dõi doanh thu, chi phí riêng từng địa điểm hoặc tổng hợp toàn hệ thống.

3.7 Tcsoft

TCSOFT HOTEL là phần mềm quản lý khách sạn do TCSoft phát triển, hỗ trợ quản lý đặt phòng, vận hành lễ tân, tính tiền và theo dõi doanh thu. Phần mềm phù hợp với khách sạn, nhà nghỉ, homestay, đặc biệt là các cơ sở cần quản lý nhiều hình thức cho thuê và dịch vụ kinh doanh đi kèm.

Tính năng nổi bật

• Quản lý sơ đồ phòng: Hiển thị tình trạng phòng theo tầng, hỗ trợ đặt phòng khách lẻ, khách đoàn và tour du lịch.
• Tính tiền phòng linh hoạt: Thiết lập giá theo giờ, ngày, đêm, tuần, tháng và điều chỉnh theo mùa cao điểm.
• Quản lý lễ tân: Theo dõi ca trực, phân quyền nhân viên và kiểm soát hoạt động nhận, trả phòng.
• Quản lý nhà hàng, karaoke: Hỗ trợ quản lý dịch vụ ăn uống, phòng hát và hàng tồn kho.
• Báo cáo kinh doanh: Tổng hợp doanh thu, chi phí, lợi nhuận và hiệu suất phòng.

Ưu điểm

• Hỗ trợ đa dạng cách tính giá phòng, phù hợp khách lưu trú ngắn và dài ngày.
• Kết hợp quản lý phòng nghỉ với nhà hàng, karaoke và dịch vụ đi kèm.
• Theo dõi ca trực và phân quyền nhân viên, hỗ trợ hạn chế thất thoát.
• Có thể quản lý từ xa trên máy tính, điện thoại.

Nhược điểm

• Cần thời gian thiết lập các bảng giá và quy tắc tính tiền phức tạp.
• Những tính năng mở rộng như kết nối khóa từ, OTA cần xác nhận phạm vi hỗ trợ và chi phí.
• Việc triển khai đồng thời nhiều nghiệp vụ có thể cần thêm thời gian hướng dẫn nhân viên.

Chi phí

TCSoft Hotel cung cấp 3 gói giải pháp theo quy mô khách sạn, hỗ trợ thanh toán theo tháng hoặc năm. Mức giá cụ thể cần được xác nhận qua tư vấn của nhà cung cấp, tùy vào nhu cầu sử dụng và phạm vi triển khai.

Nguồn: https://tcsofthotel.com/huong-dan-su-dung/bang-gia-va-hinh-thuc-thanh-toan

Phần mềm TCSoft phù hợp với ai?

• Nhà nghỉ, khách sạn kinh doanh theo giờ: Cần thiết lập giá linh hoạt và kiểm soát hoạt động lễ tân.
• Khách sạn có nhà hàng, karaoke: Muốn quản lý phòng nghỉ, dịch vụ ăn uống và giải trí trên cùng hệ thống.
• Khách sạn phục vụ khách đoàn, khách tour: Cần quản lý booking theo đoàn, đại lý du lịch và giá hợp đồng.
• Cơ sở lưu trú có nhiều nhân viên: Cần phân quyền, theo dõi giao ca và kiểm soát doanh thu.

3.8 Smile PMS

Smile PMS là hệ thống phần mềm quản lý khách sạn được phát triển từ năm 2002, cung cấp giải pháp quản trị tổng thể cho khách sạn và resort. Phần mềm kết nối hoạt động lễ tân, nhà hàng, kế toán, kho và các bộ phận dịch vụ, đặc biệt phù hợp với cơ sở lưu trú có quy mô lớn, yêu cầu quản lý chuyên sâu.

Tính năng nổi bật

• Smile FO: Quản lý đặt phòng, check-in/check-out, tình trạng phòng và thông tin khách lưu trú.
• Smile POS: Quản lý order, bán hàng, thanh toán tại nhà hàng, quầy bar và các điểm dịch vụ.
• Smile BO: Theo dõi kế toán, công nợ và các nghiệp vụ tài chính.
• Quản lý kho: Theo dõi nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, hàng hóa.
• Báo cáo tổng hợp: Kết nối dữ liệu lễ tân, nhà hàng và kế toán để theo dõi kinh doanh.
• Quản lý từ xa: Hỗ trợ ban điều hành theo dõi hoạt động qua Internet.

Ưu điểm

• Quản trị chuyên sâu nhiều bộ phận trong khách sạn, resort.
• Kết nối các nghiệp vụ lưu trú, nhà hàng, tài chính và kho.
• Hỗ trợ song ngữ Việt - Anh.
• Có dịch vụ hỗ trợ và bảo trì dài hạn.

Nhược điểm

• Nhiều phân hệ nghiệp vụ, có thể cần thời gian đào tạo nhân viên.
• Chi phí triển khai tổng thể có thể lớn đối với cơ sở lưu trú nhỏ.
• Cần lựa chọn các phân hệ phù hợp để tránh đầu tư vào chức năng chưa sử dụng.

Chi phí

Smile PMS chưa có bảng giá công khai. Chi phí cần được nhà cung cấp báo giá trực tiếp theo quy mô khách sạn, số lượng phân hệ sử dụng và yêu cầu triển khai thực tế.

Phần mềm Smile PMS phù hợp với ai?

• Khách sạn 4-5 sao: Cần quản lý chuyên sâu hoạt động lễ tân, nhà hàng, kế toán và nhiều bộ phận.
• Resort, khu nghỉ dưỡng cao cấp: Có nhiều dịch vụ như nhà hàng, bar, spa, cần đồng bộ dữ liệu kinh doanh.
• Khách sạn có bộ máy kế toán, quản trị riêng: Cần hệ thống kết nối nghiệp vụ vận hành với quản lý tài chính.
• Cơ sở lưu trú có nhân sự quốc tế: Cần phần mềm hỗ trợ song ngữ Việt - Anh và quy trình quản lý chuyên nghiệp.

Tóm lại, không có phần mềm nào phù hợp với mọi mô hình lưu trú. Bảng dưới đây giúp bạn đối chiếu nhanh điểm mạnh và nhóm khách hàng phù hợp với từng giải pháp.

Bảng so sánh dựa trên định hướng và nhóm tính năng nổi bật của từng sản phẩm, không phải xếp hạng hiệu năng hoặc mức độ hài lòng của người dùng.

4. Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý khách sạn

Câu 1: Tôi đang kinh doanh khách sạn nhỏ/ nhà nghỉ (dưới 10 phòng) thì có cần dùng phần mềm không, hay chỉ Excel là đủ?

Dù kinh doanh khách sạn nhỏ hay nhà nghỉ dưới 10 phòng, bạn vẫn nên sử dụng phần mềm để quản lý đặt phòng, check-in/check-out, tính tiền và theo dõi doanh thu chính xác hơn. Excel có thể đáp ứng nhu cầu ban đầu nhưng dễ phát sinh sai sót khi lượng khách tăng lên. Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể bắt đầu với phần mềm quản lý khách sạn miễn phí hoặc lựa chọn giải pháp có thời gian dùng thử để trải nghiệm trước khi quyết định đầu tư.

Câu 2: Phần mềm quản lý khách sạn có tính tiền theo giờ, qua đêm tự động không?

Có. Nhiều phần mềm hiện nay hỗ trợ thiết lập giá phòng theo giờ, ngày, qua đêm và các khoản phụ thu. Khi khách trả phòng, hệ thống tự động tính tiền theo thời gian sử dụng và bảng giá đã cài đặt, giúp lễ tân hạn chế nhầm lẫn khi thanh toán.

Câu 3: Khách sạn vừa kinh doanh lưu trú, vừa có nhà hàng, karaoke thì dùng phần mềm nào?

Với mô hình kinh doanh kết hợp, bạn nên ưu tiên phần mềm có thể quản lý cả tiền phòng, dịch vụ ăn uống và giải trí. Sapo là một lựa chọn đáng cân nhắc nhờ khả năng hỗ trợ nhiều mô hình như khách sạn, nhà hàng, quán cafe, karaoke, giúp theo dõi doanh thu và hoạt động kinh doanh tập trung.

Câu 4: Phần mềm quản lý khách sạn có giúp hạn chế thất thoát không?

Có. Phần mềm giúp ghi nhận tiền phòng, phụ phí, dịch vụ minibar và các giao dịch phát sinh, hỗ trợ chủ cơ sở đối soát doanh thu. Ngoài ra, chức năng phân quyền nhân viên, quản lý ca và theo dõi lịch sử giao dịch cũng giúp phát hiện các sai lệch trong quá trình vận hành.

Câu 5: Có thể quản lý khách sạn từ xa trên điện thoại không?

Có. Các phần mềm quản lý khách sạn trên nền tảng đám mây thường cho phép chủ cơ sở theo dõi doanh thu, tình trạng phòng và hoạt động kinh doanh từ xa. Với Sapo, chủ khách sạn có thể sử dụng ứng dụng trên điện thoại để theo dõi số liệu và quản lý hoạt động mà không cần thường xuyên có mặt tại quầy.

Muốn quản lý khách sạn thuận tiện mọi lúc, mọi nơi? Tải app Sapo FNB và bắt đầu quản lý ngay trên điện thoại.

Câu 6: Nên chọn phần mềm quản lý khách sạn miễn phí hay trả phí?

Phần mềm miễn phí hoặc bản dùng thử phù hợp để trải nghiệm giao diện và nghiệp vụ cơ bản. Với cơ sở kinh doanh thường xuyên, nên cân nhắc cả tính ổn định, tính năng quản lý, hỗ trợ kỹ thuật và khả năng mở rộng, thay vì chỉ lựa chọn dựa trên giá.

Trên đây là 8 phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ, homestay phổ biến với những tính năng, ưu nhược điểm và mức độ phù hợp khác nhau. Tùy vào quy mô, mô hình kinh doanh và ngân sách, bạn nên lựa chọn giải pháp đáp ứng tốt nhu cầu vận hành thực tế, tránh đầu tư vào những tính năng không cần thiết.