Từ 01/3/2026, hộ kinh doanh phải sử dụng tài khoản ngân hàng đúng tên trên giấy ĐKKD

Theo Thông tư 25/2025/TT-NHNN, có hiệu lực từ 01/3/2026, việc mở và sử dụng tài khoản ngân hàng phục vụ hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh sẽ được chuẩn hóa theo đúng tư cách pháp lý. Theo đó, tài khoản thanh toán dùng cho hoạt động kinh doanh bắt buộc phải đúng với tên trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, thay vì sử dụng tài khoản cá nhân của chủ hộ như trước đây.

Thay đổi này không chỉ ảnh hưởng đến cách hộ kinh doanh nhận, chi tiền qua ngân hàng, mà còn liên quan trực tiếp đến việc quản lý doanh thu, đối soát và thực hiện nghĩa vụ thuế trong giai đoạn tới. Vì vậy, việc nắm rõ quy định và chuẩn bị sớm sẽ giúp hộ kinh doanh tránh gián đoạn giao dịch và rủi ro pháp lý khi chính sách chính thức có hiệu lực.

1. Căn cứ pháp lý về việc hộ kinh doanh sử dụng tài khoản ngân hàng đúng tên trên ĐKKD

Quy định về chuẩn hóa tài khoản ngân hàng được Ngân hàng Nhà nước ban hành nhằm tăng tính minh bạch trong giao dịch và quản lý dòng tiền kinh doanh.

Cụ thể, nội dung này được quy định tại Điều 4, Thông tư 25/2025/TT-NHNN, có hiệu lực từ 01/03/2026.

“Đối với tài khoản thanh toán tổ chức, tên tài khoản thanh toán phải bao gồm tên của tổ chức trên giấy phép thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ chứng minh tổ chức được thành lập, hoạt động hợp pháp.”

Theo quy định này, hộ kinh doanh khi mở tài khoản thanh toán được xác định là một chủ thể “tổ chức”, không còn được xem như khách hàng cá nhân trong giao dịch ngân hàng.

2. Hộ kinh doanh được phép sử dụng tài khoản ngân hàng như thế nào từ 01/3/2026?

Kể từ thời điểm quy định có hiệu lực, tài khoản ngân hàng của hộ kinh doanh phải đáp ứng nguyên tắc “đúng tên - đúng chủ thể - đồng nhất với giấy phép”. Cụ thể:

• Tên tài khoản phải trùng khớp hoàn toàn với tên trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Không được sử dụng tên gọi tự phát, biệt danh hoặc nickname nếu không đúng với tên pháp lý.

Cấu trúc tên tài khoản hợp lệ gồm: “Hộ kinh doanh” + Tên riêng của hộ kinh doanh"

• “Hộ kinh doanh”: Tiền tố bắt buộc thể hiện tư cách pháp lý
• Tên riêng: Tên cửa hàng hoặc thương hiệu đã đăng ký chính thức

Ví dụ: Giấy chứng nhận ghi: Hộ kinh doanh Quán Phở Sạch → Tên tài khoản hợp lệ: Hộ kinh doanh Quán Phở Sạch

Ngược lại, các tên gọi như Mẹ Táo, Shop Nhà Làm… nếu không trùng với tên trên giấy phép kinh doanh sẽ không đáp ứng yêu cầu pháp lý.

3. Mục tiêu của việc chuẩn hóa tài khoản ngân hàng đối với HKD

Thực tế, quy định hộ kinh doanh sử dụng tài khoản ngân hàng đúng tên đăng ký kinh doanh không nhằm gây khó cho người kinh doanh, mà là bước đi cần thiết trong quá trình chuẩn hóa quản lý tài chính và thuế trong nền kinh tế số.

• Minh bạch hóa dòng tiền kinh doanh: Tài khoản đứng tên đúng đăng ký kinh doanh giúp tách bạch rõ ràng giữa dòng tiền kinh doanh và chi tiêu cá nhân, từ đó hỗ trợ việc theo dõi doanh thu, chi phí và hiệu quả hoạt động thực tế.
• Tăng hiệu quả quản lý và đối chiếu thuế: Khi tài khoản ngân hàng được định danh đúng là chủ thể kinh doanh, cơ quan thuế có cơ sở đối soát doanh thu phát sinh qua ngân hàng chính xác hơn, đồng thời hạn chế các rủi ro gian lận hoặc mạo danh trong thanh toán.
• Phù hợp với lộ trình cải cách thuế từ năm 2026: Quy định này gắn liền với lộ trình chuyển đổi thuế kê khai, hướng tới minh bạch và công bằng hơn. Việc chuẩn hóa tài khoản ngân hàng chính là bước chuẩn bị quan trọng để triển khai hiệu quả chính sách thuế trong giai đoạn tới.

4. Hộ kinh doanh nên chuẩn bị gì trước thời điểm 01/03/2026?

Để không bị động khi quy định chính thức áp dụng, hộ kinh doanh nên chủ động thực hiện sớm các việc sau:

• Rà soát toàn bộ tài khoản ngân hàng đang sử dụng: Kiểm tra các tài khoản đang dùng để nhận tiền bán hàng, đối chiếu với tên trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh để xác định tài khoản nào đã đúng quy định, tài khoản nào cần điều chỉnh hoặc thay thế.
• Mở mới hoặc chuyển đổi sang tài khoản đứng tên hộ kinh doanh: Nếu hiện tại đang sử dụng tài khoản cá nhân hoặc tài khoản mang tên biệt danh, chủ hộ nên làm việc sớm với ngân hàng để mở mới hoặc chuyển đổi sang tài khoản đúng tên hộ kinh doanh, tránh gián đoạn giao dịch khi chính sách có hiệu lực.
• Cập nhật thông tin với ngân hàng và cơ quan thuế: Sau khi có tài khoản đúng chuẩn, hộ kinh doanh cần cập nhật đầy đủ thông tin tại ngân hàng và thực hiện nghĩa vụ thông báo tài khoản với cơ quan thuế theo quy định hiện hành.
• Chuẩn bị sổ sách và chứng từ phù hợp: Việc chuẩn hóa tài khoản ngân hàng đồng nghĩa với yêu cầu minh bạch dòng tiền cao hơn. Do đó, hộ kinh doanh nên sớm hoàn thiện việc ghi chép, lưu trữ chứng từ cũng như sử dụng các công cụ hỗ trợ như STAX - ghi sổ kế toán tích hợp trên phần mềm quản lý bán hàng Sapo để thuận tiện cho kê khai và đối chiếu doanh thu. 

Thực tế cho thấy, khi dòng tiền được quản lý minh bạch và đúng tư cách pháp lý, hộ kinh doanh không chỉ hạn chế rủi ro về thuế mà còn thuận lợi hơn trong quá trình làm việc với ngân hàng, tiếp cận các nguồn vốn và từng bước mở rộng hoạt động theo hướng bài bản hơn. Do đó, việc chủ động nắm bắt quy định và chuẩn bị từ sớm sẽ giúp hoạt động kinh doanh duy trì sự ổn định và phát triển bền vững trong thời gian tới.