Quy định về thời gian và cách lưu trữ các chứng từ kế toán cho hộ kinh doanh kê khai

Quản lý và lưu trữ chứng từ kế toán là nghiệp vụ quan trọng và bắt buộc đối với tất cả hộ kinh doanh và doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng quy định về thời gian, cách thức lưu trữ và phân loại chứng từ giúp đảm bảo minh bạch tài chính, thuận tiện cho việc kiểm tra, thanh tra, kiểm toán và kê khai thuế.

Hãy cùng Sapo tìm hiểu trong bài viết dưới đây về quy định, thời hạn và cách thức lưu trữ các chứng từ kế toán để đảm bảo tuân thủ pháp luật và quản lý tài chính hiệu quả.

1. Những loại chứng từ kế toán cần lưu trữ

Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Luật Kế toán, các loại chứng từ kế toán phải được lưu trữ bao gồm:

• Chứng từ kế toán.
• Số kế toán chi tiết & tổng hợp.
• Báo cáo tài chính, quyết toán ngân sách và tổng hợp quyết toán ngân sách.
• Tài liệu khác liên quan đến kế toán: Hợp đồng, báo cáo kế toán quản trị, hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành, báo cáo kiểm kê và đánh giá tài sản,…
• Tài liệu về kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán, quyết định bổ sung vốn...
• Tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, phân chia, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi lại loại hình doanh nghiệp hoặc đơn vị, tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ, nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí, và các nghĩa vụ khác đối với nhà nước,… 

2. Quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

2.1 Các chứng từ cần lưu trữ tối thiểu 5 năm

Căn cứ theo quy định tại điều 12 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, những chứng từ kế toán phải thực hiện quy định lưu trữ tối thiểu 5 năm là những tài liệu, chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ bao gồm:

• Phiếu thu chi, phiếu nhập xuất kho, phiếu xuất kho không sử dụng trực tiếp cho ghi sổ và báo cáo tài chính không được lưu trong tập tài liệu kế toán.
• Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành.
• Đối với những trường hợp khác, được quy định cụ thể về thời hạn khác thì doanh nghiệp phải nghiêm túc chấp hành theo quy định đó.

2.2 Các chứng từ cần lưu trữ tối thiểu 10 năm

Căn cứ theo quy định tại điều 13 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tất cả tài liệu chứng từ kế toán dưới đây sẽ có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm:

• Chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính; Các bảng kê; bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; Báo cáo tháng, quý, năm; Báo cáo quyết toán; Báo cáo tự kiểm tra kế toán; Biên bản tiêu hủy tài liệu… Thời điểm lưu trữ tính từ khi kết thúc năm kế toán.
• Tài liệu chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quản kiểm kê và đánh giá tài sản. Thời điểm lưu trữ tính từ khi các giao dịch được hoàn thành.
• Tài liệu liên quan đến các đơn vị Chủ đầu tư bao gồm tài liệu trong các kỳ kế toán năm; báo cáo quyết toán dự án hoàn thành. Thời điểm lưu trữ tính từ khi hoàn thành duyệt hoàn thành báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án.
• Tài liệu liên quan đến các hoạt động thay đổi vốn điều lệ, chủ sở hữu của doanh nghiệp như giải thể, phá sản, cổ phần hóa… Thời điểm lưu trữ tính từ khi hoàn thành thủ tục.
• Các tài liệu kế toán liên quan đến hoạt động kiểm tra, kiểm toán, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thời điểm lưu trữ tính từ khi có báo cáo hoặc kết quả thanh tra từ các cơ quan có thẩm quyền.

Lưu ý:

• Các tài liệu khác không được nêu trong quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
• Có những tài liệu được quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ khác thì doanh nghiệp sẽ phải thực hiện theo các quy định đó.

2.3 Một số chứng từ bắt buộc lưu trữ vĩnh viễn

Một số loại chứng từ sổ sách có tính sử sách, mang giá trị kinh tế, chính trị - xã hội, hộ kinh doanh/ doanh nghiệp sẽ phải lưu trữ vĩnh viễn. Các tài liệu chứng từ kế toán ấy bao gồm:

• Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm: Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
• Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Lưu ý: Ngoài các trường hợp nêu trên, tất cả các tài liệu chứng từ kế toán khác không thuộc nhóm 05 năm hoặc vĩnh viễn đều phải lưu trữ tối thiểu 10 năm. Nếu có văn bản pháp luật quy định thời hạn dài hơn, kế toán phải tuân thủ theo quy định đó.

3. Quy định về cách và nơi lưu trữ chứng từ kế toán

3.1 Cách lưu trữ chứng từ kế toán

Cách lưu trữ tài liệu kế toán phải tuân theo quy định pháp luật:

• Theo Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, sao lưu chứng từ kế toán thì chỉ có một bản chính. Nếu cần lưu ở nhiều nơi, cần lưu bản sao.
• Đối với tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại do nguyên nhân khách quan, đơn vị phải lưu trữ bản sao. Nếu không sao chụp được, phải lưu biên bản xác định các tài liệu không thể sao chụp được.
• Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu, và đơn vị phải đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện quản lý bảo quản.
• Người đại diện theo pháp luật quyết định bảo quản tài liệu kế toán bằng giấy hoặc điện tử, đảm bảo an toàn, bảo mật và có thể cung cấp thông tin khi được yêu cầu.
• Tài liệu, chứng từ kế toán phải được lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phân loại và sắp xếp theo thứ tự thời gian và kỳ kế toán.
• Người đại diện theo pháp luật của đơn vị có nghĩa vụ cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu kế toán một cách trung thực, đầy đủ và minh bạch cho cơ quan thuế, kiểm toán, hoặc các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu.
• Các cơ quan, tổ chức nhận tài liệu kế toán để kiểm tra hoặc thẩm định có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn và hoàn trả đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định. Việc thất lạc, hư hại hoặc chậm hoàn trả tài liệu kế toán đều có thể bị xem xét trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

3.2 Nơi lưu trữ chứng từ kế toán

Theo Điều 11 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, quy định hướng dẫn chi tiết về nơi lưu trữ chứng từ kế toán:

• Hộ kinh doanh/ doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ chứng từ tại kho lưu trữ thuộc quản lý của mình. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản và đảm bảo an toàn, bao gồm chống trộm, chống cháy, chống ẩm mốc và côn trùng…
• Tài liệu chứng từ kế toán của hộ kinh doanh/ doanh nghiệp giải thể, phá sản sẽ được lưu trữ tại cơ quan cấp phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định giải thể, phá sản.
• Đối với các doanh nghiệp chuẩn bị sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, cổ phần hóa, chứng từ kế toán sẽ được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc cơ quan cấp quyết định.
• Người được giao nhiệm vụ quản lý việc lưu trữ chứng từ thường là người quản lý, và họ sẽ chịu trách nhiệm pháp lý đối với tất cả các nội dung liên quan đến vấn đề lưu trữ.

Trên thực tế, quản lý chứng từ kế toán là một trong những thách thức lớn với hộ kinh doanh và cả doanh nghiệp: chứng từ dễ bị thất lạc, sổ sách lộn xộn, thao tác thủ công tốn thời gian… dẫn đến việc kê khai thuế trở nên phức tạp.

Sapo Accounting - Phần mềm kế toán dễ dùng, hợp nhất dữ liệu đa kênh cho hộ kinh doanh & doanh nghiệp:

• Hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Tiền mặt, tiền gửi, mua hàng, bán hàng, quản lý kho, tiền lương…
• Tự động lập sổ sách và báo cáo tài chính: Tự động lập các loại sổ sách kế toán và báo cáo tài chính cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó Sapo Accounting còn cung cấp 1 số các báo cáo nâng cao.
• Tự động lập tờ khai thuế: Tự động tổng hợp và kết xuất số liệu để lập tờ khai thuế theo chuẩn quy định
• Luôn tuân thủ theo chuẩn mực kế toán, nghị định, thông tư mới nhất, hộ kinh doanh/ doanh nghiệp an tâm sử dụng không lo rủi ro sai lệch quy định.

Việc lưu trữ chứng từ kế toán đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố then chốt để quản lý tài chính minh bạch, hiệu quả cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp.

Trên đây là những quy định về loại chứng từ, thời hạn và cách thức lưu trữ, giúp giảm thiểu rủi ro sai sót, thuận tiện cho kiểm tra, kiểm toán và kê khai thuế, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh bền vững.

Hãy tiếp tục theo dõi Sapo để cập nhật thêm các thông tin mới nhất về thuế, hóa đơn, hướng dẫn kê khai và các quy định pháp luật liên quan cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh nhé.