Quản lý nguyên vật liệu là một trong những công việc quan trọng khi kinh doanh mô hình nhà hàng, quán cafe. Việc kiểm soát nguyên liệu hiệu quả giúp quán tránh tình trạng hết hàng, lãng phí hoặc thất thoát do hư hỏng, hết hạn sử dụng. Hiện nay, nhiều chủ quán lựa chọn phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng để tự động hóa quy trình nhập - xuất - tồn kho, tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong vận hành. Bài viết dưới đây, Blog Sapo sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý kho nguyên vật liệu nhà hàng chính xác trên phần mềm quản lý Sapo.
1. Tại sao cần phải quản lý nguyên vật liệu?
Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng (Restaurant Inventory Management) là quá trình kiểm tra, theo dõi tồn kho nguyên liệu hàng ngày cũng như kiểm soát nguyên liệu phục vụ chế biến đồ ăn, đồ uống. Khi nguyên vật liệu sắp hết cần lên kế hoạch mua bổ sung để đảm bảo quán vận hành trơn tru. Quản lý kho nguyên vật liệu sẽ giúp nhà hàng, quán cafe:
1.1 Kiểm soát kho, hạn chết thất thoát
Khi kinh doanh nhà hàng, muốn quá trình chế biến và vận hành được trơn chu, người quản lý cần biết được tình trạng tồn kho của nguyên vật liệu để chủ động nhập hàng mới khi hàng sắp hết, tránh tình trạng hết nguyên liệu để chế biến món, gây cảm nhận không tốt cho khách hàng khi gọi món.
Định mức nguyên vật trong nhà hàng, quán cafe là căn cứ để các đầu bếp hoặc người pha chế tiến hành chế biến. Điều này giúp cho việc sử dụng các nguyên vật liệu có nguyên tắc hơn, kiểm soát kho chi tiết hơn, hạn chế thất thoát và tình trạng không trung thực trong quá trình làm việc.
Ví dụ để chế biến một món Thịt bò xào cần tây cần nguyên liệu bao gồm: 300gr thịt bò, 100gr cần tây, 50ml dầu ăn, 50gr gia vị. Việc định lượng mặt hàng theo nguyên liệu chế biến sẽ giúp quán biết được số lượng nguyên vật liệu đã được chế biến và bán ra mỗi ngày. Đồng thời, việc định lượng nguyên liệu theo món ăn cũng giúp tránh lãng phí nguyên liệu khi chế biến.
Trong trường hợp thay thế nhân sự mới, họ sẽ dựa vào những công thức đã có sẵn để tiếp tục chế biến mà không cần thay đổi nhiều hay xây dựng lại từ đầu, hương vị món ăn của quán cũng không vì đổi nhân sự mà thay đổi.
2.2 Theo dõi tình trạng nguyên vật liệu
Để nấu ra được những món ăn ngon, chất lượng thì nguyên liệu đầu vào phải luôn tươi mới, đạt tiêu chuẩn. Quản lý nguyên vật liệu giúp chủ quán xác định được số lượng, chất lượng và hạn sử dụng của nguyên liệu trong kho.
2.3 Kiểm soát quá trình cung ứng từ nhà cung cấp
Quản lý nguyên vật liệu còn tồn trong kho giúp chủ nhà hàng nắm bắt được số lượng cũng như tình trạng của nguyên liệu để chủ động làm việc với nhà cung cấp bổ sung kịp thời, không làm gián đoạn công việc kinh doanh.
Kiểm soát chặt chẽ khối lượng sản xuất trên một đơn vị sản phẩm sẽ giúp quản lý chính xác lãi lỗ và kế hoạch nhập hàng đợt tiếp theo hợp lý. Đặc biệt, quản lý nguyên vật liệu giúp chủ quán giải quyết được những tình huống phát sinh đột xuất, giảm thiểu chi phí.
2. Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng bằng phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng Sapo
Có rất nhiều cách quản lý kho nguyên vật liệu mà chủ quán có thể sử dụng như: ghi chép sổ sách, sử dụng excel, kiểm kho hàng ngày… Những cách làm truyền thống này sẽ rất mất thời gian và tốn nguồn lực.
Với sự phát triển của công nghệ hiện đại, phần mềm quản lý nhà hàng Sapo ra đời, đóng vai trò là công cụ bán hàng, quản lý nhà toàn diện, giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu nhà hàng, quán cafe trở nên chính xác và dễ dàng hơn bao giờ hết.
2.1 Sapo giúp quán quản lý nguyên vật liệu như thế nào?
Là một phần mềm quản lý nhà hàng, Sapo cho phép chủ quán theo dõi toàn bộ tình trạng nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu trên một hệ thống duy nhất. Chỉ cần đăng nhập phần mềm và truy cập phần Kho hàng, bạn sẽ dễ dàng nắm được số lượng nguyên liệu còn lại, nguyên liệu sắp hết hoặc tồn kho vượt mức cần thiết.
- Biết được tình trạng tồn kho theo mặt hàng, nguyên liệu
Phần mềm giúp định lượng chi tiết từng món ăn, đồ uống theo nguyên vật liệu chi tiết để quán biết được các nguyên liệu còn trong kho là bao nhiêu mà không cần phải tốn nguồn lực kiểm kho thủ công sau mỗi ngày làm việc.
Thiết lập định mức món ăn để kiểm soát nguyên liệu chặt chẽ hơn
Với mỗi món ăn, chủ quán có thể thiết lập định mức nguyên vật liệu ngay trên phần mềm Sapo, chẳng hạn một suất phở cần bao nhiêu gram bánh phở, thịt, rau hay gia vị. Khi món được bán, phần mềm dựa trên định mức đã cài đặt để tự động ghi nhận lượng nguyên liệu tương ứng vào kho. Nhờ đó, chủ quán dễ theo dõi nguyên liệu đã sử dụng, kiểm soát tồn kho và hạn chế chênh lệch giữa lượng nguyên liệu thực tế với số liệu trên phần mềm.
- Tự động trừ kho khi hoàn tất đơn hàng
Thay vì phải ghi chép hôm nay bán ra bao nhiêu món ăn, số lượng từng món, sau đó cuối ngày phải kiểm kho, cộng trừ tính toán vất vả, phần mềm sẽ tự động trừ kho nguyên vật liệu khi hoàn tất đơn hàng trên hệ thống. Mỗi món bán ra, số lượng mặt hàng và nguyên liệu tương ứng sẽ được trừ kho trên hệ thống.
Với những quán phục vụ hàng chục đến hàng trăm đơn mỗi ngày, việc cộng trừ nguyên liệu thủ công gần như không khả thi. Chỉ cần một vài sai lệch nhỏ cũng có thể khiến số liệu tồn kho không chính xác, dẫn đến nhập hàng thừa hoặc thiếu nguyên liệu phục vụ khách.
Đây là tính năng được đánh giá cao trên các phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng hiện nay. Việc tự động đồng bộ dữ liệu bán hàng và tồn kho giúp chủ quán giảm đáng kể thời gian kiểm kê thủ công, đồng thời hạn chế sai lệch số liệu giữa thực tế và hệ thống.
- Cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết, dư quá nhiều
Không ít quán ăn rơi vào tình trạng khách gọi món nhưng bếp không còn đủ nguyên liệu để chế biến. Điều này không chỉ làm giảm trải nghiệm khách hàng mà còn ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu.
Tính năng cảnh báo tồn kho thấp trên Sapo giúp chủ quán chủ động nhập hàng trước khi xảy ra thiếu hụt, đồng thời hạn chế tình trạng tồn kho dư thừa gây lãng phí.
Dựa vào số lượng tối thiểu và tồn cuối nguyên vật liệu trên phần mềm, quán có thể biết được nguyên liệu nào sắp hết khi truy cập vào phần Hàng sắp hết hoặc xem những nguyên vật liệu được cảnh báo đỏ trong phần Danh sách tồn kho. Từ đó, chủ quán sẽ đưa ra được phương án nhập kinh doanh phù hợp.
- Theo dõi lịch sử Nhập kho, bán ra của nguyên vật liệu
Trong phần Lịch sử, chủ quán có thể theo dõi được chính xác ngày, giờ nhập kho nguyên liệu hay các thao tác bán hàng/ nhập/ xóa nguyên liệu. Đồng thời, quán cũng sẽ theo dõi được nguyên liệu nào đã hết hạn để tiến hành xử lý và nhập hàng mới bổ sung.
Nếu như chưa sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng Sapo cho nhà hàng, quán cafe của mình, chủ quán có thể đăng ký dùng thử miễn phí ngay tại đây và trải nghiệm tính năng quản lý nguyên vật liệu hiện đại của phần mềm.
2.2 Hướng dẫn sử dụng Sapo để quản lý nguyên vật liệu
Không chỉ giúp theo dõi tồn kho, Sapo còn hỗ trợ chủ quán xây dựng định mức nguyên liệu cho từng món ăn, tự động tính toán lượng nguyên liệu tiêu hao sau mỗi đơn hàng và lưu lại toàn bộ lịch sử nhập xuất kho.
Dưới đây là cách thiết lập và quản lý nguyên vật liệu trên phần mềm chỉ trong vài phút:
2.2.1 Thêm mới nguyên liệu
Thêm mới nguyên liệu là bước đầu tiên để khởi tạo dữ liệu tồn kho trên phần mềm. Bạn có thể thêm mới từng nguyên liệu hoặc thêm nguyên liệu trong khi thêm mới mặt hàng.
Bạn vào Kho hàng > Danh sách tồn kho > nhấn nút Tạo nguyên liệu.
Tại đây bạn thêm các thông tin sau:
- Tên nguyên liệu
- Đơn vị: có thể là kg, gr, túi, bó…
- Số lượng ban đầu: là tồn kho của nguyên vật liệu theo đơn vị
- Số lượng tối thiểu: Số lượng hết hàng mà hệ thống sẽ cảnh báo tại mục Hàng sắp hết hay báo đỏ tại Danh sách tồn kho.
2.2.2 Định lượng nguyên vật liệu theo mặt hàng
Để định lượng nguyên liệu chế biến theo mặt hàng, bạn vào phần Mặt hàng > Danh sách mặt hàng > Thêm mặt hàng. Sau đó nhập các thông tin đầy đủ của mặt hàng. Ở phần liên kết kho hàng, tích chọn ô Quản lý nguyên liệu > Thêm nguyên liệu mới.
2.2.3 Quản lý danh sách tồn kho nguyên liệu/ mặt hàng
Tại Danh sách tồn kho, bạn có thể quản lý nguyên liệu (thành phần dùng để chế biến ra món ăn cuối cùng) hay mặt hàng (số lượng hàng hóa nguyên chiếc bán ra của nhà hàng). Bạn có thể thực hiện các thao tác như sau trên phần mềm:
- Tạo nguyên liệu mới
- Sửa nguyên liệu/ mặt hàng
- Xóa nguyên liệu/ mặt hàng
- Tăng/ giảm số lượng nguyên liệu/ mặt hàng.
Nguyên liệu vừa thêm mới được quản lý chi tiết trong Danh sách tồn kho, giờ đây quán chỉ cần ấn + hoặc - để tăng giảm số lượng nguyên liệu khi cần thiết mà không cần thao tác nhập kho phức tạp.
2.2.4 Hàng sắp hết
Mục Hàng sắp hết cho phép quán theo dõi các hàng tồn kho có số lượng còn lại trong kho chạm mức tối thiểu. Chủ quán có thể theo dõi hàng sắp hết tại đây để nhập thêm hàng mới vào kho, tránh tình trạng hết nguyên liệu, hết món.
Tại đây, bạn có thể thêm mới hoặc sửa nguyên liệu có sẵn tại hàng sắp hết bằng cách ấn Tạo nguyên liệu.
2.2.5 Lịch sử quản lý tồn kho
Danh mục này cho biết danh sách tồn kho nguyên liệu và tất cả các thao tác mà bạn thực hiện trên phần mềm. Bạn có thể kiểm tra được ngày thao tác khởi tạo mặt hàng hoặc điều chỉnh số dư tồn kho nguyên liệu.
2.2.6 Hỏi nhanh Trợ lý AI khi cần kiểm tra nguyên liệu
Trước khi lên kế hoạch nhập hàng, chủ quán có thể yêu cầu AI tra cứu nhanh lượng tồn của từng nguyên liệu hoặc tổng hợp dữ liệu kho cần theo dõi. Nhờ đó, việc kiểm tra nguyên liệu còn nhiều, còn ít hay cần bổ sung trở nên thuận tiện hơn mà không phải tự dò từng mặt hàng trên hệ thống.
3. Tổng kết
Quản lý kho nguyên vật liệu nhà hàng là công việc cần làm hàng ngày. Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, cafe Sapo, chủ kinh doanh có thể quản lý kho nguyên vật liệu dễ dàng ngay trên phần mềm mà không cần mất thời gian kiểm đếm.
Không chỉ vậy, phần mềm còn giúp định lượng nguyên liệu theo mặt hàng, tự động trừ kho khi có đơn hàng hoàn tất hay cảnh báo khi hàng sắp hết, giúp chủ quán quản lý kho nguyên vật liệu chính xác và dễ dàng. Từ đó tránh thất thoát nguyên vật liệu cho quán, tiết kiệm cho phí nhân công và nguyên vật liệu hư hỏng.
Nếu chưa sử dụng Sapo, bạn có thể đăng ký sử dụng miễn phí ngay tại đây và trải nghiệm những tiện ích để quản lý nguyên vật liệu của nhà hàng, quán cafe mà phần mềm mang lại.
