Phần mềm quản lý phòng khám Sapo - Đặt lịch nhanh chóng, tối ưu vận hành

Mỗi ngày, một phòng khám có thể tiếp đón từ vài chục lượt khách. Khi quy mô còn nhỏ, việc ghi nhớ lịch hẹn, thông tin người bệnh hay theo dõi các dịch vụ phát sinh có thể chưa quá phức tạp. Tuy nhiên, khi lượng khách ngày càng tăng, có thêm bác sĩ và nhiều nhân viên cùng tham gia vận hành, những cách quản lý quen thuộc như sổ tay, Excel hay tin nhắn Zalo dần trở nên khó kiểm soát:

• Lịch hẹn chưa được ghi nhận đầy đủ
• Hai khách vô tình được xếp cùng khung giờ với một bác sĩ
• Khách cũ quay lại tái khám nhưng nhân viên mất nhiều thời gian để tìm thông tin trước đó. Chủ phòng khám lại phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn để nắm được doanh thu, dịch vụ phát sinh hay tình trạng chăm sóc từng khách hàng.
• …

Theo ghi nhận của Sapo trong quá trình đồng hành và tư vấn cho các cơ sở phòng khám, khi quy mô vận hành tăng lên, nhu cầu quản lý tập trung lịch hẹn và hoạt động chăm sóc khách cũng ngày càng rõ rệt. Đây là lý do nhiều phòng khám tư nhân bắt đầu quan tâm đến các giải pháp phần mềm nhằm giảm thao tác thủ công và nâng cao trải nghiệm người bệnh.

Nếu bạn là: 

• Phòng khám tư nhân nhỏ cần website đặt lịch, tiếp đón và thu ngân.
• Cơ sở phòng khám có bán thuốc, vật tư hoặc sản phẩm.
• Phòng khám cần quản lý doanh thu và nhân viên.
• Cơ sở đã có phần mềm chuyên môn nhưng cần bổ sung phần mềm để bán hàng hoặc hỗ trợ vận hành.

Sapo có thể là giải pháp phù hợp. Vậy cụ thể phần mềm quản lý phòng khám Sapo hỗ trợ những gì, phù hợp với mô hình nào và đâu là những tính năng đáng quan tâm? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.

1. Phần mềm quản lý phòng khám là gì?

Phần mềm quản lý phòng khám là công cụ được thiết kế để hỗ trợ các phòng khám tư nhân, cơ sở y tế quy mô nhỏ quản lý các hoạt động vận hành như lên lịch hẹn, quản lý thông tin người bệnh, dịch vụ, thanh toán, theo dõi doanh thu và nhân viên… một cách khoa học, thuận tiện hơn.

• Vận hành phòng khám hiệu quả hơn: Giảm các công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Hỗ trợ từ khâu đặt lịch, tiếp đón đến theo dõi và chăm sóc người bệnh.
• Dễ dàng theo dõi hoạt động: Cung cấp báo cáo doanh thu, khách hàng và tình hình vận hành để chủ phòng khám đưa ra quyết định phù hợp.

2. Những khó khăn khi quản lý phòng khám thủ công

Khi số lượng khách hàng, lịch hẹn và nhân viên ngày càng tăng, việc quản lý bằng sổ sách, Excel hoặc nhiều công cụ rời rạc có thể khiến phòng khám mất nhiều thời gian và khó kiểm soát hoạt động. Một số khó khăn thường gặp gồm:

• Dễ nhầm lẫn hoặc bỏ sót lịch hẹn

Lịch khám được ghi chép thủ công dễ xảy ra tình trạng trùng lịch, quên lịch hoặc khó sắp xếp lịch giữa nhiều bác sĩ. Nhân viên cũng mất nhiều thời gian kiểm tra lại khi khách thay đổi hoặc hủy lịch.

• Khó tra cứu thông tin người bệnh

Thông tin người bệnh có thể nằm rải rác trên sổ, Excel, Zalo hoặc giấy tờ khác nhau. Khi họ quay lại, nhân viên phải mất thời gian tìm kiếm các thông tin liên quan.

• Mất nhiều thời gian tổng hợp doanh thu

Nếu các giao dịch được ghi chép thủ công, cuối ngày hoặc cuối tháng nhân viên phải tổng hợp lại số liệu để tính doanh thu. Điều này vừa tốn thời gian vừa dễ xảy ra sai sót khi nhập liệu.

• Khó kiểm soát hoạt động của nhân viên

Khi không có hệ thống quản lý tập trung, chủ phòng khám khó theo dõi ai đang phụ trách khách hàng nào, lịch làm việc ra sao hoặc các giao dịch đã được xử lý đầy đủ hay chưa.

• Chủ phòng khám khó theo dõi từ xa

Dữ liệu nằm trên sổ sách hoặc máy tính tại quầy khiến chủ phòng khám phải có mặt trực tiếp hoặc chờ nhân viên tổng hợp báo cáo mới nắm được tình hình doanh thu và hoạt động trong ngày.

3. Phần mềm quản lý phòng khám Sapo - Hỗ trợ đặt lịch thuận tiện, tiếp đón khách nhanh chóng

3.1 Chủ động thiết lập lịch hẹn, hạn chế trùng lịch và quá tải

Phần mềm Sapo cho phép phòng khám tùy chỉnh quy tắc nhận lịch theo năng lực phục vụ thực tế, giúp phân bổ khách hợp lý và hạn chế tình trạng nhiều khách đến cùng lúc.

• Thiết lập tần suất đặt lịch: Chủ động quy định khoảng cách giữa hai lịch hẹn liên tiếp, chẳng hạn 15, 30 hoặc 60 phút tùy thời gian phục vụ của từng khách.
• Giới hạn số lịch trong cùng khung giờ: Phòng khám có thể quy định số lượng khách tối đa được đặt cùng một thời điểm, phù hợp với số bác sĩ hoặc nhân viên đang làm việc.
• Quy định thời gian đặt trước: Thiết lập khách phải đặt trước tối thiểu bao lâu và được phép đặt xa nhất đến thời điểm nào.

Nhờ đó, phòng khám chủ động kiểm soát lượng khách theo từng khung giờ, tránh dồn lịch, giảm thời gian chờ và giúp nhân viên chuẩn bị tốt hơn trước khi khách đến.

Dùng thử miễn phí ngay

3.2 Linh hoạt cài đặt giờ làm việc và ngày nghỉ của phòng khám

Sapo hỗ trợ thiết lập thời gian nhận lịch theo đúng lịch hoạt động thực tế của phòng khám, để khách chỉ lựa chọn được những thời điểm phòng khám có thể phục vụ.

• Nhận lịch cả tuần: Phù hợp với phòng khám hoạt động tất cả các ngày và muốn mở lịch đặt liên tục.
• Thiết lập theo từng ngày, từng khung giờ: Có thể tùy chỉnh giờ nhận lịch khác nhau cho từng ngày, phù hợp khi bác sĩ có lịch làm việc hoặc ca trực khác nhau.
• Cài đặt ngày nghỉ: Chủ động khóa lịch vào ngày lễ, Tết hoặc những ngày phòng khám tạm nghỉ để khách không đặt nhầm lịch.

Nhờ lịch đặt được cập nhật theo đúng thời gian hoạt động, khách hàng dễ dàng chọn khung giờ phù hợp mà không cần gọi điện hỏi trước, trong khi phòng khám cũng giảm bớt thời gian xác nhận và điều chỉnh lịch thủ công.

Dùng thử miễn phí ngay

4. Phần mềm quản lý phòng khám Sapo giúp quản lý tập trung, chủ phòng khám dễ dàng kiểm soát hoạt động

Bên cạnh đặt lịch, Sapo hỗ trợ phòng khám quản lý tập trung các hoạt động từ nhân viên, khách hàng đến thuốc, hàng hóa và doanh thu. Nhờ đó, chủ phòng khám có thể nắm bắt tình hình vận hành mà không phải tổng hợp dữ liệu thủ công từ nhiều nguồn.

• Quản lý nhân viên: Tạo tài khoản riêng và phân quyền theo từng vị trí, giúp mỗi nhân viên chỉ thực hiện và xem những thông tin phù hợp với công việc. Chủ phòng khám dễ kiểm soát hoạt động bán hàng, giao dịch và hạn chế phụ thuộc vào một cá nhân.

• Quản lý thuốc, vật tư và hàng hóa: Theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho của thuốc, vật tư hoặc sản phẩm đang kinh doanh tại phòng khám. Hệ thống Sapo giúp chủ động kiểm tra tồn kho, hạn chế thiếu hàng khi cần sử dụng và giảm thời gian kiểm kê thủ công.
• Quản lý khách hàng: Lưu trữ tập trung thông tin và lịch sử mua hàng, sử dụng dịch vụ của từng khách. Nhân viên có thể tra cứu nhanh khi khách quay lại, đồng thời có dữ liệu để phân nhóm và triển khai các chương trình chăm sóc khách hàng phù hợp.
• Quản lý doanh thu: Doanh thu từ các giao dịch khám bệnh, mua thuốc… được ghi nhận và tổng hợp trên hệ thống, giúp chủ phòng khám theo dõi kết quả kinh doanh theo từng khoảng thời gian. Thay vì chờ nhân viên cộng sổ hoặc tổng hợp Excel cuối ngày, chủ phòng khám có thể chủ động kiểm tra số liệu để nhanh chóng nắm được tình hình hoạt động.

• Quản lý từ xa: Chủ phòng khám có thể theo dõi doanh thu, giao dịch, tồn kho và tình hình hoạt động ngay trên điện thoại hoặc laptop, tablet... Nhờ đó, dù không có mặt trực tiếp tại phòng khám, chủ cơ sở vẫn có thể nắm được các số liệu quan trọng và kịp thời xử lý khi có vấn đề phát sinh.

Bảng phạm vi tính năng đáp ứng của phần mềm quản lý phòng khám Sapo:

-------

Phòng khám Minh Khai là một trong những khách hàng tiêu biểu đã ứng dụng Sapo vào hoạt động quản lý và chăm sóc khách hàng.

Khi lượng khách ngày càng đông, phòng khám từng gặp khó khăn trong việc sắp xếp lịch, kiểm soát thông tin khách hàng và hạn chế tình trạng chờ đợi. Sau khi sử dụng các giải pháp của Sapo, phòng khám có thể theo dõi lịch đặt trước, hỗ trợ sắp xếp khách hợp lý và đồng bộ thông tin giữa các bộ phận. Dữ liệu doanh thu và khách hàng cũng được tập trung trên hệ thống, giúp phòng khám thuận tiện hơn trong việc theo dõi hoạt động và triển khai chăm sóc khách hàng.

Bên cạnh đó, khách hàng có thể tìm hiểu thông tin dịch vụ và chủ động đặt lịch trước qua website, giảm thời gian chờ khi đến khám. Nhờ đó, hoạt động vận hành của phòng khám trở nên khoa học hơn, đồng thời nâng cao trải nghiệm cho các mẹ bầu khi đến thăm khám.

5. Xuất hóa đơn, tự động ghi sổ sách kế toán và hỗ trợ kê khai thuế ngay trên phần mềm Sapo

Sapo giúp phòng khám kết nối hoạt động bán hàng với hóa đơn, sổ sách kế toán và kê khai thuế trên cùng hệ thống. Dữ liệu phát sinh trong quá trình bán hàng được kế thừa xuyên suốt, giúp giảm thao tác nhập liệu thủ công và hạn chế sai lệch giữa các khâu.

• Xuất hóa đơn điện tử thuận tiện: Sau khi hoàn tất thanh toán, phòng khám có thể lập và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên hệ thống, hạn chế phải nhập lại thông tin sang một phần mềm riêng.
• Tự động ghi nhận dữ liệu vào sổ sách kế toán: Doanh thu và các giao dịch phát sinh được đồng bộ để hỗ trợ ghi chép sổ sách, giúp phòng khám giảm thời gian tổng hợp số liệu thủ công từ nhiều nguồn.
• Hỗ trợ lập tờ khai thuế: Dữ liệu bán hàng, hóa đơn và sổ sách được liên kết, giúp việc tổng hợp số liệu phục vụ kê khai thuận tiện hơn và giảm nguy cơ chênh lệch giữa doanh thu thực tế với số liệu kê khai.
• Nộp tờ khai ngay trên hệ thống: Phòng khám có thể thực hiện quy trình kê khai và nộp tờ khai thuận tiện hơn mà không phải liên tục chuyển đổi giữa nhiều công cụ.

Dùng thử miễn phí ngay

6. Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý phòng khám Sapo

Câu 1: Phần mềm quản lý phòng khám Sapo phù hợp với ai?

Sapo phù hợp với phòng khám tư nhân, phòng khám chuyên khoa, phòng khám đa khoa quy mô nhỏ và vừa cần quản lý các hoạt động như đặt lịch, khách hàng, thu ngân, thuốc/hàng hóa, nhân viên và doanh thu trên một hệ thống.

Với các phòng khám nha khoa hoặc cơ sở cần quản lý bệnh án, chẩn đoán, xét nghiệm và nghiệp vụ y khoa chuyên sâu, nên kiểm tra thêm giải pháp chuyên ngành phù hợp thay vì chỉ sử dụng phần mềm quản lý vận hành.

Câu 2: Phần mềm quản lý phòng khám Sapo giá bao nhiêu?

Chi phí sử dụng Sapo phụ thuộc vào gói dịch vụ, thời gian đăng ký và các tính năng phòng khám cần sử dụng. Hiện bảng giá Sapo có các gói quản lý bán hàng từ 170.000 đồng/tháng, đồng thời có mức giá ưu đãi khi đăng ký theo thời hạn dài hơn. Bạn có thể xem chi tiết bảng giá Sapo để biết thêm thông tin.

Câu 3: Dữ liệu trên phần mềm quản lý phòng khám Sapo có được bảo mật an toàn không?

Có. Các dữ liệu trên Sapo được mã hóa và bảo mật nhiều lớp để phòng ngừa rủi ro rò rỉ dữ liệu. Ngoài ra, chủ shop còn có thể sao lưu dữ liệu bán hàng một cách thường xuyên. Đặc biệt, Sapo đã đạt chứng chỉ quốc tế ISO/IEC 27001:2022 - chuẩn mực cao nhất về hệ thống quản lý an toàn thông tin, khẳng định cam kết bảo vệ dữ liệu khách hàng một cách nghiêm ngặt.

Câu 4: Nếu internet bị gián đoạn, phòng khám có thể tiếp tục sử dụng phần mềm Sapo không?

Có. Sapo hỗ trợ chế độ offline, giúp phòng khám vẫn có thể tạo đơn, thu tiền và in bill tại quầy khi kết nối Internet bị gián đoạn. Khi có mạng trở lại, dữ liệu phát sinh trong thời gian offline sẽ được đồng bộ lên hệ thống, giúp hoạt động tại quầy không bị gián đoạn.

Kết luận 

Phần mềm quản lý phòng khám phù hợp không chỉ giúp giảm bớt thao tác thủ công mà còn hỗ trợ phòng khám quản lý lịch hẹn, khách hàng, nhân viên, doanh thu, hóa đơn và các công việc vận hành trên cùng một hệ thống.

Với các phòng khám tư nhân, phòng khám chuyên khoa hoặc cơ sở quy mô nhỏ và vừa, Sapo là giải pháp đáng cân nhắc nếu nhu cầu chính tập trung vào quản lý vận hành và chăm sóc khách hàng.

Việc số hóa từ sớm cũng giúp phòng khám hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và chủ động hơn khi quy mô khách hàng tăng lên. Bạn có thể đăng ký dùng thử hoặc để lại thông tin để được Sapo tư vấn gói phù hợp với mô hình phòng khám của mình.

Dùng thử miễn phí ngay