+230.000 khách hàng đã lựa chọn Sapo
Cách vẽ sơ đồ kho hàng là quy trình lập bản vẽ thể hiện toàn bộ bố cục không gian kho, bao gồm các khu vực nhận hàng, lưu trữ, đóng gói, lối đi và trang thiết bị, nhằm giúp vận hành kho khoa học, tiết kiệm thời gian tìm và lấy hàng. Một sơ đồ kho tốt là nền tảng để xây dựng quy trình quản lý kho chuẩn hóa, giảm sai sót và tăng tốc độ xử lý đơn hàng.
3 điểm cốt lõi khi lập sơ đồ kho hàng hiệu quả:
- Chuẩn bị bản vẽ mặt bằng chính xác là bước đầu tiên và quan trọng nhất — sai số kích thước ở bước này kéo theo toàn bộ thiết kế bị lệch.
- Chọn đúng phương pháp vẽ theo quy mô: thuê kiến trúc sư cho kho lớn, dùng SmartDraw hoặc Excel cho kho vừa và nhỏ.
- Bố trí 3 khu vực kho theo luồng khép kín (nhận hàng → lưu trữ → xuất hàng) để tránh chồng chéo và tắc nghẽn trong giờ cao điểm.
Cách lập sơ đồ kho như thế nào? Cách vẽ sơ đồ kho hàng sao cho đơn giản mà vẫn có thể quản lý kho hiệu quả? Đọc ngay bài viết sau đây để tìm hiểu cách lập sơ đồ kho và 1 số mẫu sơ đồ kho tham khảo giúp bạn vận hành kho hàng thuận tiện.
1. Sơ đồ kho hàng là gì?
Sơ đồ kho hàng là 1 bản vẽ thể hiện các khu vực trong kho hàng, các giá kệ để sắp xếp hàng hoá, khu vực nhận hàng, đóng gói hàng,...
Bên cạnh các khu vực của kho, sơ đồ kho hàng cũng cần thể hiện được các vị trí cửa sổ, cửa ra vào,... để có thể bố trí các giá kệ, thiết bị và lối đi trong sơ đồ kho sao cho hợp lý.
15 cách quản lý kho hàng hiệu quả trong bán lẻ, chủ cửa hàng nên biết
👉 XEM NGAY
2. Các bước vẽ sơ đồ kho hàng
Cách lập sơ đồ kho hàng cũng không quá phức tạp, bạn chỉ cần làm theo 3 bước dưới đây là có thể vẽ sơ đồ kho hàng hợp lý và dễ dàng quản lý.
Bước 1: Chuẩn bị sơ đồ mặt bằng kho
Nhiều người thưởng rất hay chủ quan và cho rằng việc sắp xếp kho hàng và bố trí kho hàng họ có thể nắm trong lòng bàn tay. Tuy nhiên, nếu không lập sơ đồ kho bạn sẽ dễ gặp phải lúng túng khi thiết lập kho hàng và làm mất thời gian tìm kiếm, nhặt hàng, đóng gói hàng sau này.
Nếu như bạn đi thuê mặt bằng kho, hãy yêu cầu chủ cung cấp cho bạn bản vẽ mặt bằng kho. Nếu không bạn cần trực tiếp đến kho đo đạc và lên bản vẽ mặt bằng kho với kích thước chi tiết.
Bước 2: Lựa chọn phương pháp lập sơ đồ kho
Có rất nhiều cách lập sơ đồ kho và việc bạn lựa chọn phương pháp nào sẽ tuỳ thuộc vào quy mô kinh doanh cũng như ngân sách hoạt động.
Có 3 cách vẽ sơ đồ kho hàng phổ biến nhất hiện nay đó là:
- Thuê kiến trúc sư: Nếu quy mô kinh doanh lớn, kho bãi có diện tích rộng và bạn có rất nhiều hàng hoá và các loại máy móc thiết bị trong kho hàng như xe nâng, băng chuyền,... thì nên thuê 1 đội ngũ kiến trúc sư chuyên nghiệp để thiết kế sơ đồ kho.
- Dùng công cụ online: Có 1 số tool online giúp bạn vẽ sơ đồ kho hàng 1 cách dễ dàng và chuyên nghiệp. Công cụ mà tôi khuyên bạn nên sử dụng là SmartDraw. Đây là 1 tool online hoàn toàn miễn phí, rất đơn giản và dễ sử dụng. Công cụ còn gợi ý sẵn các khu vực cơ bản và vị trí phù hợp để bạn có thể bắt đầu vẽ sơ đồ kho hàng mà không lo thiếu sót hay đi sai hướng.
- Vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel: Đây cũng là 1 công cụ miễn phí để lập sơ đồ kho hàng. Với Excel, bạn cũng có thể bố trí các khu vực kho và tự mình sắp xếp các trang thiết bị theo nhu cầu.
| Phương pháp | Chi phí | Độ phức tạp | Phù hợp với |
|---|---|---|---|
| Thuê kiến trúc sư | Cao | Thấp (do chuyên gia đảm nhận) | Kho lớn trên 500m², có xe nâng và băng chuyền |
| Công cụ online (SmartDraw) | Miễn phí / thấp | Trung bình | Kho vừa, cần giao diện trực quan và mẫu khu vực gợi ý sẵn |
| Excel | Miễn phí | Thấp đến trung bình | Kho nhỏ, shop bán lẻ, cần kết hợp sơ đồ với bảng quản lý hàng hóa |
Bước 3: Bố trí các khu vực kho
Đây là bước cuối cùng để lập sơ đồ kho. Muốn có 1 sơ đồ kho hợp lý, trước hết bạn cần các khu vực chính cần có của 1 kho hàng sau đó sắp xếp thành các hàng nhỏ hơn.
Thông thường, 1 kho hàng sẽ được chia ra làm 3 khu vực chính:
- Khu vực hoạt động: Là các khu vực diễn ra các hoạt động chính của kho như nhận hàng, tiếp nhận đơn hàng và đóng gói hàng, nơi chứa các thiết bị, tấm pallet để di chuyển hàng hoá trong kho,...
- Khu vực lưu trữ: Là khu vực có các giá, kệ để hàng dùng để lưu kho các sản phẩm của bạn. Khu vực này cần thiết kế sao cho thuận tiện cho việc sắp xếp hàng hoá cũng như nhặt hàng khi có đơn hàng.
- Khoảng trống: Các khoảng trống trong kho hàng cũng là 1 yếu tố vô cùng quan trọng. Các lối đi cần để rộng bao nhiêu mới đủ để cho các thiết bị đi vào hay nhân viên có thể di chuyển và lấy hàng dễ dàng? Các khoảng trống cần thiết kế theo quy trình quản lý kho thành 1 vòng tròn khép kín sẽ giúp cho việc quản lý kho được hiệu quả hơn.
Đọc thêm: Quy trình quản lý kho chuẩn với 7 bước cho các cửa hàng bán lẻ
3. Các khu vực và trang thiết bị cần có trong thiết kế mặt bằng kho hàng
Sau khi làm theo 3 bước trong cách lập sơ đồ kho, dưới đây sẽ là 1 số lưu ý và kinh nghiệm giúp bạn vẽ sơ đồ kho hàng hợp lý, an toàn và hiệu quả.
- Khu vực nhận hàng cần có không gian rộng: Nhận hàng là hoạt động cần rất nhiều không gian nên bạn cần thiết kế khu vực nhận hàng đủ rộng. Các mặt hàng nhận vào kho cũng cần nhanh chóng di chuyển đến khu vực lưu trữ để lấy chỗ nhận hàng lần tiếp theo.
- Có không gian dành cho các máy móc: Khu vực dành riêng cho máy móc rất cần thiết nhất là với các kho hàng lớn, cần di chuyển có số lượng hàng lớn.
- Có cửa thông gió: Trong kho hàng cần có các cửa thông gió để đảm bảo an toàn cho hàng hoá, tránh ẩm mốc, đặc biệt là với các kho hàng không có cửa sổ.
- Đảm bảo đủ ánh sáng: Chắc chắn bạn sẽ không muốn làm việc trong 1 kho hàng tối tăm ẩm ướt. Chính vì thế cửa thông gió và ánh sáng là 2 yếu tố cơ bản mà bạn cần đảm bảo trong kho hàng. Đèn chiếu sáng cần bố trí đủ mật độ trong cả kho hàng, đặc biệt là những khu vực các sản phẩm bán chạy. Điều này sẽ giúp bạn hạn chế được nhầm lẫn khi hàng khi không đủ ánh sáng.
- Có máy nâng/thang: Các giá kệ trong kho hàng thường khá cao để tận dung không gian phía trên của kho hàng. Vì vậy, 1 kho hàng không thể thiếu các máy nâng, đối với các kho hàng nhỏ bạn nên chuẩn bị thang để có thể đặt hoặc lấy hàng ở trên cao dễ dàng, nhanh chóng.
- Trang bị bình cứu hoả: Kho hàng là khu vực dễ xảy ra cháy nổ nhất bởi lượng hàng hoá dày đặc cộng với các vật liệu dễ bắt lửa như pallet, carton,... Vì vậy hãy trang bị cho kho hàng đầy đủ bình chữa cháy phòng hoả hoạn.
- Có lối thoát hiểm khẩn cấp: Kho hàng cần thiết kế lối thoát hiểm để nhân viên làm việc trong kho hàng có thể thoát ra an toàn trong những trường hợp khẩn cấp.
💡 Kho hàng nhiều kho, nhiều chi nhánh — quản lý tồn kho thủ công đang là điểm nghẽn?
Doanh nghiệp vận hành từ 2 kho trở lên thường mất nhiều giờ đối soát tồn kho giữa các kho mỗi tuần. Sapo Enterprise tích hợp quản lý tồn kho đa kho theo thời gian thực — tự động trừ tồn sau mỗi đơn hàng, điều phối đơn về đúng kho xử lý và cảnh báo khi tồn kho chạm ngưỡng thấp, tất cả trên một hệ thống duy nhất.
Tham khảo giải pháp quản lý kho hàng đa chi nhánh Sapo Enterprise cho doanh nghiệp vừa và lớn — giúp tối ưu chi phí vận hành và tăng trưởng doanh thu bền vững.
4. Kinh nghiệm vẽ sơ đồ kho an toàn, hợp lý
Lập sơ đồ kho hàng là 1 bước quan trọng, dưới đây là 1 số kinh nghiệm giúp bạn hoàn thiện thiết kế mặt bằng kho hàng.
- Chọn mẫu giá, kệ đỡ, loại pallet,... trước khi đưa vào thiết kế. Điều này sẽ giúp bạn có các kích thước chính xác của các thiết bị để thiết kế cho hợp lý. Cùng với đó, chủ kinh doanh cũng có thể tham khảo và nhận tư vấn lựa chọn giá, kệ phù hợp tại giá kệ Vinatech, đảm bảo tối ưu diện tích kho hiệu quả.
- Trao đổi với thủ kho và nhân viên làm việc trong kho để bố trí các khu vực trong kho sao cho thuận tiện và phù hợp với nhu cầu làm việc của họ.
- Thiết kế kho cần rõ ràng theo 1 luồng hoạt động kho khép kín và không bước nào trong quy trình quản lý kho gặp khó khăn hay bị khúc mắc khi sử dụng thiết kế mặt bằng kho này.
- Nếu bạn quan tâm đến vấn đề bảo mật thì chọn bố cục kho hình chữ I hoặc L.
- Các mặt hàng bán chậm nên sắp xếp vào phía sau, nhường chỗ cho các mặt hàng bán chạy phía trước.
- Có thể lập sơ đồ kho dự phòng để sử dụng cho những giai đoạn cao điểm hoặc khi hàng hoá có nhiều lên giúp bạn quản lý kho linh hoạt và hiệu quả trong mọi thời điểm.
- Kiểm tra lại bản thiết kế mặt bằng kho ít nhất 3 lần trước khi đưa vào thực hiện.
5. Một số mẫu sơ đồ kho hàng đơn giản cho các shop bán lẻ
Nếu chưa có kinh nghiệm thiết kế mặt bằng kho hàng, bạn có thể tham khảo 1 số mẫu sơ đồ kho hàng dưới đây để áp dụng cho cửa hàng bán lẻ của mình nhé!
6. Câu hỏi thường gặp về cách vẽ sơ đồ kho hàng
Vẽ sơ đồ kho hàng bằng công cụ nào nhanh nhất?
SmartDraw là công cụ online nhanh nhất cho người mới bắt đầu vì có sẵn các mẫu khu vực kho gợi ý. Nếu đã quen với bảng tính, Excel cũng là lựa chọn tốt vì không cần cài thêm phần mềm và dễ kết hợp với danh sách hàng hóa trong kho.
Sơ đồ kho hàng cần cập nhật bao lâu một lần?
Cần cập nhật lại sơ đồ kho khi có thay đổi lớn về mặt bằng (thêm giá kệ, đổi khu vực lưu trữ), khi danh mục hàng hóa thay đổi đáng kể hoặc khi số lượng nhân viên kho tăng lên. Với kho ổn định, nên kiểm tra và cập nhật định kỳ mỗi 6 tháng một lần.
Kho nhỏ dưới 100m² có cần vẽ sơ đồ không?
Có. Dù kho nhỏ nhưng sơ đồ kho giúp xác định vị trí cố định cho từng loại hàng, giảm thời gian tìm kiếm và tránh nhầm lẫn khi có nhiều nhân viên cùng làm việc trong kho. Với kho nhỏ, vẽ bằng Excel trong 1–2 giờ là đủ.
Sơ đồ kho hàng có liên quan đến phần mềm quản lý kho không?
Có. Phần mềm quản lý kho tốt thường cho phép thiết lập vị trí hàng hóa theo sơ đồ kho thực tế (kệ, tầng, vị trí), từ đó tự động định tuyến lộ trình nhặt hàng ngắn nhất khi có đơn hàng. Đây là bước nâng cấp từ quản lý kho bằng Excel sang quản lý kho bằng phần mềm chuyên biệt.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết các bước vẽ sơ đồ mặt bằng kho hàng, cách lập sơ đồ kho hợp lý và 1 số mẫu sơ đồ kho cho bạn tham khảo. Hy vọng với những kinh nghiệm Blog Sapo chia sẻ về vẽ sơ đồ kho hàng ở trên bạn sẽ quản lý kho hiệu quả cũng như có thể tối ưu quy trình xử lý đơn hàng, giúp đột phá doanh số bán hàng.
Tham khảo giải pháp tối ưu xử lý đơn hàng Sapo Enterprise cho doanh nghiệp vừa và lớn giúp tối ưu chi phí và tăng trưởng doanh thu bền vững
