Các bước kinh doanh khách sạn hiệu quả cho người mới bắt đầu

Kinh doanh khách sạn đang trở thành lựa chọn hấp dẫn cho những người muốn đầu tư vào ngành dịch vụ - nơi trải nghiệm của khách hàng quyết định doanh thu. Tuy nhiên, để vận hành một khách sạn hiệu quả không chỉ đơn giản là có phòng đẹp và vị trí tốt; bạn cần hiểu rõ thị trường, mô hình dịch vụ và cách tối ưu chi phí để đạt lợi nhuận bền vững. Bài viết dưới đây của Sapo sẽ giúp bạn nắm được toàn bộ các bước chuẩn bị và chiến lược cần thiết để bắt đầu mà không mắc những sai lầm “tốn kém” của người mới.

1. Tiềm năng thị trường kinh doanh khách sạn hiện nay cập nhật 2025

Thị trường kinh doanh khách sạn tại Việt Nam đang bước vào giai đoạn tăng trưởng mạnh sau thời gian chững lại. Theo VnExpress, giá thuê phòng và công suất thuê tại nhiều thành phố lớn đã phục hồi ngang, thậm chí vượt thời điểm trước dịch. Ở Hà Nội, giá thuê trung bình đạt khoảng 111 USD/đêm và tỷ lệ lấp đầy đã tăng từ mức 45% lên hơn 70%, cho thấy nhu cầu lưu trú đang trở lại rất mạnh. 

Lượng khách quốc tế đến Việt Nam tiếp tục tăng đều, đặc biệt là nhóm khách đi công tác, khách có nhu cầu nghỉ dưỡng dài ngày. Xu hướng này mở ra cơ hội lớn cho các mô hình khách sạn mới muốn tham gia thị trường.

Bên cạnh đó, du lịch nội địa cũng đang kéo theo nhu cầu phát triển khách sạn ở những khu vực không phải trung tâm, như các tỉnh ven biển hoặc điểm đến thiên nhiên. Hạ tầng giao thông liên tục được đầu tư từ cao tốc tới sân bay giúp việc di chuyển dễ dàng hơn, thúc đẩy nhu cầu lưu trú. Điều này cho thấy, kinh doanh khách sạn không còn chỉ là cuộc chơi của các “ông lớn” mà đang mở ra cơ hội cho nhà đầu tư nhỏ lẻ, miễn là có chiến lược rõ ràng về vị trí, phân khúc khách hàng và chất lượng dịch vụ.

2. Đặc điểm của kinh doanh khách sạn

Kinh doanh khách sạn là mô hình dịch vụ đặc thù, nơi chất lượng trải nghiệm khách hàng quyết định trực tiếp đến doanh thu và khả năng quay lại. Ngoài việc đầu tư cơ sở vật chất, chủ khách sạn cần chú trọng vận hành, quản lý nhân sự, dịch vụ khách hàng và khả năng tối ưu chi phí.

• Khách sạn bán trải nghiệm chứ không chỉ bán phòng: Giá phòng có thể giống đối thủ, nhưng thái độ nhân viên, quy trình check-in/check-out, dịch vụ phòng… mới là yếu tố giữ chân khách hàng. Đây là ngành có sự lan truyền mạnh qua đánh giá trên Google Maps, Booking, Agoda bởi chỉ cần một trải nghiệm xấu cũng có thể ảnh hưởng uy tín.
• Phụ thuộc lớn vào vị trí địa lý: Khách sạn càng gần trung tâm, điểm du lịch, bãi biển hoặc khu vực giao thông thuận tiện thì công suất phòng càng dễ đạt mức cao. Vị trí tốt có thể giúp giảm chi phí marketing đáng kể vì khách tự tìm đến, trong khi vị trí yếu buộc chủ khách sạn phải đầu tư quảng bá nhiều hơn để thu hút khách.
• Tính mùa vụ rõ rệt: Lượng khách thường tăng mạnh vào mùa lễ, mùa du lịch và giảm vào thời điểm thấp điểm. Điều này khiến dòng tiền không đều, yêu cầu chủ khách sạn phải chuẩn bị kế hoạch doanh thu, chi phí và chiến lược ưu đãi, marketing phù hợp để lấp phòng trong mùa thấp điểm.
• Yêu cầu vận hành liên tục và có quy trình: Khách sạn hoạt động 24/7 và mọi bước vận hành (đặt phòng, check-in, buồng phòng, bảo trì, xử lý khiếu nại) đều cần quy trình rõ ràng để hạn chế sai sót. Việc sử dụng phần mềm quản lý dịch vụ khách sạn cũng trở thành xu hướng để tối ưu chi phí nhân sự, kiểm soát tình trạng phòng và tránh quán tải khi đặt phòng. 

3. Các loại hình kinh doanh khách sạn

Ngành khách sạn hiện có nhiều mô hình khác nhau, đáp ứng từng tệp khách riêng. Việc lựa chọn loại hình phụ thuộc vào vốn đầu tư, vị trí và phong cách dịch vụ mà bạn muốn xây dựng.

• Hostel (khách sạn dạng giường tầng/ phòng tập thể): Phù hợp với khách du lịch trẻ, thích giao lưu và ưu tiên giá rẻ. Chi phí đầu tư thấp nhất vì tận dụng tối đa diện tích phòng thông qua mô hình giường tầng. Hostel thường chú trọng vào khu sinh hoạt chung và trải nghiệm cộng đồng hơn là tiện nghi sang trọng.
• Hotel (khách sạn truyền thống): Đây là mô hình phổ biến nhất với nhiều phân khúc: 2-3 sao (tập trung vào lưu trú cơ bản), 4-5 sao (nhấn mạnh dịch vụ cao cấp, tiện ích đầy đủ). Mô hình này đòi hỏi quy trình vận hành bài bản, nhân sự chuyên nghiệp và tiêu chuẩn dịch vụ ổn định.
• Boutique Hotel (khách sạn phong cách - quy mô nhỏ): Không chạy theo quy mô lớn như hotel truyền thống, boutique chú trọng thiết kế độc đáo, mang dấu ấn cá nhân và trải nghiệm “cảm xúc”. Đây là mô hình được ưa chuộng bởi khách trẻ hoặc khách quốc tế thích sự riêng tư và tính thẩm mỹ.
• Resort (khu nghỉ dưỡng): Quy mô lớn, thường nằm ở khu vực ven biển hoặc thiên nhiên, hướng đến trải nghiệm thư giãn trọn gói. Resort yêu cầu vốn đầu tư và chi phí vận hành cao, nhưng bù lại lợi nhuận ổn định nếu vận hành đúng phân khúc khách nghỉ dưỡng dài ngày. 
• Homestay (lưu trú kiểu “như ở nhà”): Đầu tư linh hoạt, chi phí thấp, phù hợp khu du lịch thiên nhiên hoặc điểm check-in nổi tiếng. Homestay thường chú trọng không gian gần gũi, thiết kế sáng tạo và tính cá nhân hóa. Tuy nhiên, mô hình này cạnh tranh cao và phụ thuộc nhiều vào hình ảnh, review và truyền thông online.
• Dorm / Living Dorm (lưu trú kết hợp “sống chung” thời gian dài): Xu hướng mới tại các thành phố lớn, đặc biệt phù hợp với người làm tự do hoặc khách doanh nhân cần ở dài ngày với chi phí tối ưu. Khác với hostel, dorm thường có thiết kế riêng tư hơn nhờ mỗi giường có rèm che, ổ cắm, tủ cá nhân; nhiều nơi còn có phòng bếp, khu làm việc chung. Mô hình này mang tính co-living, giúp tăng thời gian lưu trú trung bình và doanh thu ổn định hơn mùa vụ.

4. Các dịch vụ khách sạn từ cơ bản đến cao cấp

Trong kinh doanh khách sạn, dịch vụ là yếu tố tạo nên sự khác biệt và ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ hài lòng của khách hàng. Tùy theo phân khúc và mô hình kinh doanh, khách sạn có thể cung cấp từ các dịch vụ cơ bản như lễ tân, buồng phòng, ăn uống… đến những dịch vụ cao cấp hơn như spa, gym, hồ bơi, đưa đón sân bay hay tổ chức sự kiện. Mục tiêu là tạo ra trải nghiệm trọn vẹn để khách không chỉ đến ở mà còn muốn quay lại.

Bạn có thể xem chi tiết cách hoàn thiện các dịch vụ khách sạn Sapo đã chia sẻ trong bài viết. 

5. Kinh doanh khách sạn cần gì? Checklist đầy đủ nhất

5.1. Kiến thức cơ bản về ngành kinh doanh

Chưa nhắc đến vốn, thứ đầu tiên tuyệt đối quan trọng trong các bước kinh doanh khách sạn, đó chính là vốn kiến thức và hiểu biết về lĩnh vực khách sạn nhà hàng.

Là một người quản lý khách sạn, bạn không chỉ cần có đam mê, mà cần có cả sự hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực nhà hàng, linh hoạt để đối phó với những biến cố có thể xảy ra bất cứ lúc nào, khả năng tương tác, khả năng tư duy...

Tất cả sẽ giúp cho bạn biết cách tổ chức và quản lý tất cả mọi thứ, từ sáng tạo, thẩm mỹ, phong cách khách sạn, cho đến kiến thức về tài chính để bạn có thể tính toán điểm hòa vốn, làm sao để đầu tư hiệu quả.

Bất kể ngành nghề kinh doanh nào cũng cần làm marketing, và kinh doanh khách sạn cũng vậy. Chỉ khi có kiến thức về marketing bạn mới định vị được khách sạn của mình đang thuộc phân khúc nào? Đối tượng khách hàng hướng đến chủ yếu là ai? Xu hướng thị trường trong thời gian tới là gì? Trong thời buổi kinh doanh ngày nay, người quản lý nào có bộ óc marketing tốt, sáng tạo, biết đón đầu các xu hướng thì người đó chiến thắng

5.2. Nghiên cứu thị trường mục tiêu mà khách sạn hướng đến

Nghiên cứu thị trường là một trong các bước kinh doanh khách sạn khá quan trọng. Ngày nay, nhu cầu nghỉ ngơi, an dưỡng của mọi người không còn đơn giản như trước nữa, mọi thứ đòi hỏi phải nâng lên tầm nghệ thuật và sự sáng tạo rất lớn từ không gian thiết kế phòng ngủ, sự sáng tạo của đầu bếp trong các món ăn để làm vừa lòng thực khách, các dịch vụ khách sạn đi kèm để khách hàng tận hưởng…

Kinh doanh khách sạn cũng có thế ví như “làm dâu trăm họ”, chúng ta phải làm tốt mọi yêu cầu của khách, nếu muốn mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng và trước sự cạnh tranh khốc liệt từ các đối thủ cạnh tranh.

Hơn nữa không phải 10 khách sử dụng dịch vụ khách sạn đều hài lòng với những gì bạn đang cung cấp, mà mỗi người sẽ có một cảm nhận khác nhau. Bởi vậy mới nói, không bao giờ có khách sạn nào có thể hấp dẫn toàn bộ thị trường khách hàng, và khi kinh doanh khách sạn bạn cần nhắm đến thị trường mục tiêu (khoảng 5-10% trong toàn bộ thị trường) và phục vụ tốt cho họ là thành công rồi.

Bạn sẽ lựa chọn phân khúc thị trường nào cho khách sạn của mình? Theo độ tuổi, theo sở thích cá nhân, theo thu nhập hay một đặc thù riêng biệt (khách sạn mini, khách sạn đặc biệt, khách sạn cao cấp…). Dựa vào phân khúc này, tiếp theo bạn sẽ đi nghiên cứu đặc điểm của từng đối tượng để tìm ra cách thức kinh doanh phù hợp nhất.

Chẳng hạn khi phận đoạn theo tuổi, bạn sẽ thấy thế hệ trước 7x là những người có sự nghiệp ổn định, thích sang trọng và điềm đạm, trong khi 7x - 8x trưởng thành, chín chắn, họ quan tâm nhiều đến những giá trị thực chất và có tính trầm, không thích náo nhiệt, hoặc bị chú ý. Với thế hệ 8x đến hiện tại rất năng động, thích trải nghiệm cái mới, dễ bị lôi cuốn theo các trào lưu và thích khẳng định chính mình…

Tương tự như vậy, bạn sẽ đi phân tích các đặc điểm khác để tìm ra phân khúc khách hàng mục tiêu phù hợp với ý tưởng khách sạn của mình.

5.3. Lập kế hoạch kinh doanh

Sau khi xác định được thị trường mục tiêu, bước tiếp theo là xây dựng bản kế hoạch kinh doanh. Đây là “kim chỉ nam” cho toàn bộ dự án giúp bạn hình dung rõ mô hình vận hành, cách tạo lợi nhuận và dự trù các rủi ro có thể xảy ra.

Trong bản kế hoạch, bạn cần xác định rõ mô hình kinh doanh (mini hotel, boutique, homestay, dorm…), số phòng dự kiến, phong cách thiết kế, mức giá bán và các dịch vụ đi kèm. Quan trọng nhất là phải mô tả lợi thế cạnh tranh của khách sạn như điểm gì khiến khách chọn bạn thay vì khách sạn bên cạnh? Có thể là vị trí tốt, concept độc đáo, dịch vụ cá nhân hóa hoặc trải nghiệm khác biệt.

Một kế hoạch kinh doanh hiệu quả luôn gắn với chiến lược marketing và dòng tiền. Bạn cần tính toán doanh thu kỳ vọng, tỉ lệ lấp phòng, các nguồn khách và kế hoạch đẩy truyền thông cho từng giai đoạn. Khi có lộ trình rõ ràng ngay từ đầu, bạn sẽ tránh được việc đầu tư cảm tính và kiểm soát tốt chi phí trong quá trình vận hành.

5.4. Lập kế hoạch ngân sách mở khách sạn

Rất nhiều người hay đặt ra câu hỏi cần bao nhiêu vốn để mở khách sạn và không biết có nên kinh doanh khách sạn hay không? Thực sự đây là một bài toán khó, và sẽ có rất nhiều đáp án khác nhau, phụ thuộc vào quy mô khách sạn bạn muốn xây dựng, địa điểm ở đâu? Hình thức kinh doanh như thế nào và thực đơn ăn uống ra sao?...

Ví dụ bạn có thể chỉ muốn xây dựng một khách sạn dạng bình dân, phục vụ khách có thu nhập tầm trung, khách lai vãng tại một số địa điểm gần bến xe, bệnh viện; Hoặc loại hình khách sạn mini, tập trung vào kiến trúc đẹp và các món Á, Âu; Hoặc có thể là khách sạn cao cấp, phục vụ phân khúc thị trường có thu nhập cao…

Bằng những cách liệt kê chi tiết mục đích, nhu cầu của mình bám theo ý tưởng kinh doanh ban đầu bạn sẽ hạch toán được toàn bộ số tiền cần có để kinh doanh khách sạn. Một điều cần lưu ý, bạn luôn luôn nên hạch toán chi phí rõ ràng cho cả 2 giai đoạn: chi phí mới đầu và chi phí lúc vận hành (sau khi khai trương khách sạn).

Đừng bao giờ tiêu sạch số vốn mình có vào chi phí ban đầu, bởi sau khi khai trương bạn có thể sẽ gặp khó khăn rất lớn trong những tháng đầu tiên kinh doanh, các khoản phí duy trì hoạt động..

5.5. Tìm địa điểm mở khách sạn - xây dựng và vận hành

Địa điểm cũng là một yếu tố quan trọng trong các bước kinh doanh khách sạn. Đây là vấn đề nan giải mà các nhà quản lý cảm thấy bối rối. Nếu chọn địa điểm có vi trí đẹp, quy mô lớn, gần các khu trung tâm thì chi phí đắt đỏ. Nhưng nếu là các vùng ngoại ô, cách xa trung tâm thì khó thu hút khách hàng. Một số điểm bạn cần lưu ý một số điểm khi lựa chọn nơi kinh doanh:

- Khả năng thu hút khách: Địa điểm khách sạn của bạn có gần các khu du lịch, bến xe… Liệu khách sạn của bạn sẽ thu hút được bao nhiêu khách ghé thăm mỗi ngày?

- Giao thông: Kiểm tra xem khách sạn của bạn có gần các điểm giao thông qua trọng không? Có khoảng bao nhiêu lượt người đi bộ và đi xe qua lại mỗi ngày? Và quan trọng là khách sạn của bạn có thuận lợi cho việc dừng chân của khách hàng hay không?

- Tính toán chi phí thuê địa điểm phù hợp: Để làm được điều này, trước tiên bạn cần hạch toán lỗ lãi dựa trên những khảo sát mà bạn đã thực hiện. Tất nhiên con số này chỉ là tương đối trên lý thuyết, nhưng nó sẽ chỉ ra cho bạn với khoản doanh thu bằng đó thì nên thuê địa điểm mở khách sạn khoảng bao nhiêu tiền để đảm bảo vẫn có lãi.

- Điểm đỗ xe: Khách sạn thì chắc chắn phải có chỗ đỗ xe thuận tiện cho khách rồi. Nếu không gian rộng thì bố trí xe đỗ ở sân, nếu diện tích nhỏ thì phải có hầm để xe.

- Các khách sạn hàng xóm: Hãy liệt kê tất cả những khách sạn ở khu vực gần bạn, thăm dò các đối thủ này và so sánh với những gì bạn đang cung cấp để học hỏi, để đánh giá… Từ đó bạn sẽ tìm những điểm riêng cho khách sạn của mình đảm bảo chúng ta không bị chìm nghỉm so với các đối thủ khác, và ảnh hưởng đến doanh số.

- Lịch sử của địa điểm: tìm hiểu về địa điểm trước khi quyết định thuê hay không. Ai là người thuê trước đó và tại sao họ lại không thuê nữa?

- Phát triển trong tương lai: Tìm hiểu chiến lược quy hoạch của địa phương để biết trước liệu có sự thay đổi nào liên quan đến địa điểm bạn định thuê hay không?

- Các điều khoản hợp đồng: tìm hiểu kỹ hợp đồng thuê để có những thoả thuận hợp lý nhất, cũng như các thủ tục cấp giấy phép kinh doanh khách sạn

Vấn đề cốt lõi nhất trong kinh doanh khách sạn là mặt bằng vì nó tạo ra 80% hiệu quả doanh thu. Nếu bạn chọn một vị trí không tốt, thì dù có người quản có lý giỏi và một kế hoạch marketing hoàn hảo cũng rất khó mang lại kết quả tốt. Vì vậy hãy nghiên cứu thật kỹ các bước kinh doanh khách sạn trước khi bắt tay vào thực tiễn để bạn có một kết quả kinh doanh viên mãn nhất.