Quản lý nguyên vật liệu là một trong những công việc quan trọng khi kinh doanh mô hình nhà hàng, quán cafe. Quản lý nguyên vật liệu giúp quán tránh được việc hết nguyên liệu để chế biến món, lãng phí nguyên liệu khi chế biến hay thất thoát nguyên vật liệu do hết hạn, hư hỏng. Bài viết dưới đây, Blog Sapo sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý kho nguyên vật liệu nhà hàng chính xác trên phần mềm quản lý Sapo FnB.
1. Tại sao cần phải quản lý nguyên vật liệu?
Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng (Restaurant Inventory Management) là quá trình kiểm tra, theo dõi tồn kho nguyên liệu hàng ngày cũng như kiểm soát nguyên liệu phục vụ chế biến đồ ăn, đồ uống. Khi nguyên vật liệu sắp hết cần lên kế hoạch mua bổ sung để đảm bảo quán vận hành trơn tru. Quản lý kho nguyên vật liệu sẽ giúp nhà hàng, quán cafe:
1.1 Kiểm soát kho, hạn chết thất thoát
Khi kinh doanh nhà hàng, muốn quá trình chế biến và vận hành được trơn chu, người quản lý cần biết được tình trạng tồn kho của nguyên vật liệu để chủ động nhập hàng mới khi hàng sắp hết, tránh tình trạng hết nguyên liệu để chế biến món, gây cảm nhận không tốt cho khách hàng khi gọi món.
Định mức nguyên vật trong nhà hàng, quán cafe là căn cứ để các đầu bếp hoặc người pha chế tiến hành chế biến. Điều này giúp cho việc sử dụng các nguyên vật liệu có nguyên tắc hơn, kiểm soát kho chi tiết hơn, hạn chế thất thoát và tình trạng không trung thực trong quá trình làm việc.
Ví dụ để chế biến một món Thịt bò xào cần tây cần nguyên liệu bao gồm: 300gr thịt bò, 100gr cần tây, 50ml dầu ăn, 50gr gia vị. Việc định lượng mặt hàng theo nguyên liệu chế biến sẽ giúp quán biết được số lượng nguyên vật liệu đã được chế biến và bán ra mỗi ngày. Đồng thời, việc định lượng nguyên liệu theo món ăn cũng giúp tránh lãng phí nguyên liệu khi chế biến.
Trong trường hợp thay thế nhân sự mới, họ sẽ dựa vào những công thức đã có sẵn để tiếp tục chế biến mà không cần thay đổi nhiều hay xây dựng lại từ đầu, hương vị món ăn của quán cũng không vì đổi nhân sự mà thay đổi.
1.2 Xác định được chi phí nguyên vật liệu sản phẩm
Giá bán của một sản phẩm được cấu thành từ các yếu tố như chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung,...Khi xây dựng định mức cho một sản phẩm, chủ nhà hàng có thể dựa vào đó để xác định chi phí cho các nguyên vật liệu cấu thành lên sản phẩm đó.
2. Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng trên phần mềm Sapo FnB
Có rất nhiều cách quản lý kho nguyên vật liệu mà chủ quán có thể sử dụng như: ghi chép sổ sách, sử dụng excel, kiểm kho hàng ngày… Những cách làm truyền thống này sẽ rất mất thời gian và tốn nguồn lực.
Với sự phát triển của công nghệ hiện đại, phần mềm quản lý nhà hàng Sapo FnB ra đời, đóng vai trò là công cụ bán hàng, quản lý nhà toàn diện, giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu nhà hàng, quán cafe trở nên chính xác và dễ dàng hơn bao giờ hết.
2.1 Sapo FnB giúp quán quản lý nguyên vật liệu như thế nào?
Chỉ cần Đăng nhập phần mềm Sapo FnB và vào phần Kho hàng, bạn sẽ dễ dàng biết được tình trạng kho nguyên vật liệu của nhà hàng, quán cafe của mình.
- Biết được tình trạng tồn kho theo mặt hàng, nguyên liệu
Phần mềm giúp định lượng chi tiết từng món ăn, đồ uống theo nguyên vật liệu chi tiết để quán biết được các nguyên liệu còn trong kho là bao nhiêu mà không cần phải tốn nguồn lực kiểm kho thủ công sau mỗi ngày làm việc.
- Tự động trừ kho khi hoàn tất đơn hàng
Thay vì phải ghi chép hôm nay bán ra bao nhiêu món ăn, số lượng từng món, sau đó cuối ngày phải kiểm kho, cộng trừ tính toán vất vả, phần mềm sẽ tự động trừ kho nguyên vật liệu khi hoàn tất đơn hàng trên hệ thống. Mỗi món bán ra, số lượng mặt hàng và nguyên liệu tương ứng sẽ được trừ kho trên hệ thống.
- Cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết, dư quá nhiều
Dựa vào số lượng tối thiểu và tồn cuối nguyên vật liệu trên phần mềm, quán có thể biết được nguyên liệu nào sắp hết khi truy cập vào phần Hàng sắp hết hoặc xem những nguyên vật liệu được cảnh báo đỏ trong phần Danh sách tồn kho. Từ đó, chủ quán sẽ đưa ra được phương án nhập kinh doanh phù hợp.
- Theo dõi lịch sử Nhập kho, bán ra của nguyên vật liệu
Trong phần Lịch sử, chủ quán có thể theo dõi được chính xác ngày, giờ nhập kho nguyên liệu hay các thao tác bán hàng/ nhập/ xóa nguyên liệu. Đồng thời, quán cũng sẽ theo dõi được nguyên liệu nào đã hết hạn để tiến hành xử lý và nhập hàng mới bổ sung.
Nếu như chưa sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng Sapo FnB cho nhà hàng, quán cafe của mình, chủ quán có thể đăng ký dùng thử miễn phí ngay tại đây và trải nghiệm tính năng quản lý nguyên vật liệu hiện đại của phần mềm.
2.2 Hướng dẫn sử dụng Sapo FnB để quản lý nguyên vật liệu
Thêm mới nguyên liệu
Thêm mới nguyên liệu là bước đầu tiên để khởi tạo dữ liệu tồn kho trên phần mềm. Bạn có thể thêm mới từng nguyên liệu hoặc thêm nguyên liệu trong khi thêm mới mặt hàng.
Bạn vào Kho hàng > Danh sách tồn kho > nhấn nút Tạo nguyên liệu.
Tại đây bạn thêm các thông tin sau:
- Tên nguyên liệu
- Đơn vị: có thể là kg, gr, túi, bó…
- Số lượng ban đầu: là tồn kho của nguyên vật liệu theo đơn vị
- Số lượng tối thiểu: Số lượng hết hàng mà hệ thống sẽ cảnh báo tại mục Hàng sắp hết hay báo đỏ tại Danh sách tồn kho.
Định lượng nguyên vật liệu theo mặt hàng
Để định lượng nguyên liệu chế biến theo mặt hàng, bạn vào phần Mặt hàng > Danh sách mặt hàng > Thêm mặt hàng. Sau đó nhập các thông tin đầy đủ của mặt hàng. Ở phần liên kết kho hàng, tích chọn ô Quản lý nguyên liệu > Thêm nguyên liệu mới.
Quản lý danh sách tồn kho nguyên liệu/ mặt hàng
Tại Danh sách tồn kho, bạn có thể quản lý nguyên liệu (thành phần dùng để chế biến ra món ăn cuối cùng) hay mặt hàng (số lượng hàng hóa nguyên chiếc bán ra của nhà hàng). Bạn có thể thực hiện các thao tác như sau trên phần mềm:
- Tạo nguyên liệu mới
- Sửa nguyên liệu/ mặt hàng
- Xóa nguyên liệu/ mặt hàng
- Tăng/ giảm số lượng nguyên liệu/ mặt hàng.
Nguyên liệu vừa thêm mới được quản lý chi tiết trong Danh sách tồn kho, giờ đây quán chỉ cần ấn + hoặc - để tăng giảm số lượng nguyên liệu khi cần thiết mà không cần thao tác nhập kho phức tạp.
Hàng sắp hết
Mục Hàng sắp hết cho phép quán theo dõi các hàng tồn kho có số lượng còn lại trong kho chạm mức tối thiểu. Chủ quán có thể theo dõi hàng sắp hết tại đây để nhập thêm hàng mới vào kho, tránh tình trạng hết nguyên liệu, hết món.
Tại đây, bạn có thể thêm mới hoặc sửa nguyên liệu có sẵn tại hàng sắp hết bằng cách ấn Tạo nguyên liệu.
Lịch sử quản lý tồn kho
Danh mục này cho biết danh sách tồn kho nguyên liệu và tất cả các thao tác mà bạn thực hiện trên phần mềm. Bạn có thể kiểm tra được ngày thao tác khởi tạo mặt hàng hoặc điều chỉnh số dư tồn kho nguyên liệu.
3. Tổng kết
Quản lý kho nguyên vật liệu nhà hàng là công việc cần làm hàng ngày. Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, cafe Sapo FnB, chủ kinh doanh có thể quản lý kho nguyên vật liệu dễ dàng ngay trên phần mềm mà không cần mất thời gian kiểm đếm.
Không chỉ vậy, phần mềm còn giúp định lượng nguyên liệu theo mặt hàng, tự động trừ kho khi có đơn hàng hoàn tất hay cảnh báo khi hàng sắp hết, giúp chủ quán quản lý kho nguyên vật liệu chính xác và dễ dàng. Từ đó tránh thất thoát nguyên vật liệu cho quán, tiết kiệm cho phí nhân công và nguyên vật liệu hư hỏng.
Nếu chưa sử dụng Sapo FnB, bạn có thể đăng ký sử dụng miễn phí ngay tại đây và trải nghiệm những tiện ích để quản lý nguyên vật liệu của nhà hàng, quán cafe mà phần mềm mang lại.
