+230.000 khách hàng đã lựa chọn Sapo
Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng Excel là lựa chọn quen thuộc của nhiều chủ quán nhờ dễ sử dụng, không tốn chi phí và có thể triển khai nhanh ngay từ đầu. Tuy nhiên, sau một thời gian vận hành, không ít quán bắt đầu gặp vấn đề như số liệu bị sai lệch, tồn kho không kiểm soát sát thực tế hoặc không xác định được chính xác lãi lỗ. Vậy liệu Excel có thực sự là giải pháp lâu dài để quản lý nhà hàng hiệu quả, hay chỉ phù hợp trong giai đoạn khởi đầu?
1. Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng Excel là gì?
Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng Excel thực chất là các file bảng tính được thiết kế sẵn, tích hợp công thức và biểu mẫu nhằm hỗ trợ chủ quán theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh trên một nền tảng quen thuộc như Microsoft Excel hoặc Google Sheets. Người dùng không cần cài đặt phần mềm phức tạp, chỉ cần tải file về là có thể bắt đầu sử dụng ngay.
Thông qua các file Excel này, chủ quán có thể quản lý nhiều nghiệp vụ cơ bản như: theo dõi danh sách món ăn, kiểm soát nguyên vật liệu tồn kho, ghi nhận đơn hàng, tính doanh thu – chi phí, quản lý công nợ khách hàng và lập báo cáo bán hàng theo ngày/tháng. Nhờ khả năng tùy chỉnh linh hoạt, bạn hoàn toàn có thể thêm bớt cột, chỉnh sửa công thức hoặc thiết kế lại file theo đúng mô hình vận hành của quán.
Tuy nhiên, khác với các phần mềm chuyên dụng có hệ thống dữ liệu đồng bộ và tự động, Excel vẫn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công. Điều này khiến việc quản lý trở nên phức tạp hơn khi quy mô kinh doanh mở rộng, số lượng đơn hàng và nhân sự tăng lên.
2. Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng Excel
Ưu điểm
Không phải ngẫu nhiên mà nhiều chủ quán lựa chọn Excel khi mới bắt đầu kinh doanh. Với đặc thù đơn giản, linh hoạt, công cụ này mang lại một số lợi ích rõ ràng:
- Không tốn chi phí đầu tư ban đầu: Bạn có thể sử dụng ngay trên Microsoft Excel hoặc Google Sheets mà không cần mua thêm phần mềm hay trả phí hàng tháng.
- Dễ làm quen, thao tác nhanh: Hầu hết người dùng đều đã từng sử dụng Excel nên việc nhập liệu, tạo bảng, tính toán cơ bản không quá phức tạp.
- Linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu: Bạn có thể tự thiết kế file quản lý riêng, thêm bớt cột, chỉnh sửa công thức để phù hợp với mô hình quán ăn của mình.
- Đáp ứng tốt nhu cầu quản lý cơ bản: Excel có thể hỗ trợ theo dõi bán hàng, quản lý nguyên vật liệu, tính doanh thu – chi phí và lập báo cáo đơn giản theo ngày hoặc tháng.
Với các quán nhỏ, ít món, ít đơn hàng, Excel là giải pháp tiết kiệm và đủ dùng trong giai đoạn đầu.
Quản lý định mức nguyên vật liệu nhà hàng bằng file excel
Nhược điểm
Tuy nhiên, khi bắt đầu vận hành thực tế – đặc biệt là lúc quán đông khách hoặc có nhiều nhân viên – Excel sẽ dần bộc lộ những hạn chế khiến việc quản lý trở nên rủi ro hơn:
- Chỉ cần sai một công thức, toàn bộ số liệu có thể bị lệch: Một lỗi nhỏ trong file có thể làm sai toàn bộ giá vốn, doanh thu mà bạn không phát hiện kịp thời.
- Phụ thuộc hoàn toàn vào thao tác thủ công: Nhân viên quên nhập liệu, nhập sai số lượng hoặc cập nhật chậm đều khiến số liệu không còn chính xác.
- Không kiểm soát tồn kho theo thời gian thực: Excel không tự động trừ nguyên liệu khi bán món, dẫn đến chênh lệch giữa sổ sách và thực tế.
- Khó xác định thất thoát và lãi lỗ thực tế: Khi số liệu bị lệch, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để rà soát nhưng vẫn khó tìm ra nguyên nhân chính xác.
- Không phân quyền rõ ràng, tiềm ẩn rủi ro gian lận: Bất kỳ ai có quyền truy cập file đều có thể chỉnh sửa dữ liệu mà không được kiểm soát chặt chẽ.
Những hạn chế này có thể chưa rõ ràng ở quy mô nhỏ, nhưng khi quán phát triển, đây chính là nguyên nhân khiến nhiều chủ quán “bán vẫn đông nhưng không biết tiền đang đi đâu”.
File excel quản lý bán hàng và công nợ khi mở quán ăn
3. Để quản lý quán ăn bằng excel bạn cần có những gì?
Kiến thức cơ bản về excel
Một số hàm cơ bản hay được sử dụng trong file định lượng nguyên vật liệu bạn nên biết như hàm tổng (SUM), hàm điều kiện (If), hàm tìm kiếm ( lookup),… Hãy tự trau dồi vốn kiến thức về excel bằng cách tham gia các khóa học cơ bản hoặc học trên các trang công cụ hỗ như Youtube, giapphapexcel.com.vn, Support.office.com…
Bộ ứng dụng Office Micrsoft và máy tính
Cả máy tính và bộ Office Microsoft chỉ cần chạy tốt và sử dụng phiên bản 2007 trở lên bạn đã có sẵn sàng mọi thứ trong tay để bắt đầu thực hành quản lý hàng hóa của cửa hàng mình.
Đọc thêm: Quản lý bán hàng hiệu quả bằng excel cho người mới bắt đầu
4. Cách sử dụng file excel quản lý bán hàng và công nợ như thế nào?
File excel quản lý định lượng nguyên liệu giúp bạn quản lý số lượng nguyên liệu tốt hơn, tránh các tình trạng thất thoát nguyên liệu trong quá trình nấu nướng hoặc bán hàng. File excel quản lý nguyên vật liệu giúp bạn tính toán được số nguyên liệu cần mua để chuẩn bị cho những ngày bán hàng tiếp theo, tính toán được định mức nguyên vật liệu nhà hàng, so sánh với lượng nguyên liệu sử dụng thực tế, từ đó đưa ra các biện pháp phù hợp để quản lý tốt hơn tình hình nguyên liệu của nhà hàng, quán cà phê.
Bảng định lượng món ăn giúp quản lý quán ăn hiệu quả
File excel bảng định lượng nguyên liệu nhà hàng, quán cà phê có giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Các bạn không cần phải là kế toán hoặc đang học các ngành về kế toán vẫn có thể sử dụng được. Các bạn tham khảo hướng dẫn sử dụng File excel định lượng món ăn dưới đây nha!
Bước 1: Các bạn vào sheet "DM" để cập nhật danh mục nguyên vật liệu. Sheet này gồm có các cột: số thứ tự, tên nguyên vật liệu, đơn vị tính và đơn giá của từng loại nguyên vật liệu.
Bảng tính định mức nguyên vật liệu nhà hàng
Bước 2: Các bạn tiếp tục vào sheet "DL-NL" để cập nhật định mức nguyên vật liệu nhà hàng của từng món ăn. Sheet này bao gồm các cột như mã, nhóm món, nhóm nguyên vật liệu, tên món ăn, thành phần có trong món ăn và số lượng sử dụng trong từng ngày.
Bảng định lượng món ăn nhà hàng giúp quản lý quán ăn hiệu quả
Bước 3: Tiến hành sửa lại tên sheet các ngày bán hàng (Báo cáo bán hàng chi tiết) đã có sẵn trong bản demo hoặc tạo thêm sheet mới để cập nhật ngày bán hàng mới.
Bước 4: Các bạn tiếp tục cập nhật số lượng bán của từng món ăn/ đồ uống của từng ngày trong các sheet báo cáo bán hàng chi tiết
Bước 5: Cuối cùng, bạn vào sheet "BC-NL", tại đây bạn có thể biết được định mức nguyên vật liệu tiêu tốn theo định mức từng ngày cụ thể. Việc bố trí mỗi ngày một cột cho phép bạn dễ dàng nhìn thấy lượng thay đổi của nguyên vật liệu qua các ngày để quản lý tình hình sử dụng nguyên vật liệu một cách tốt hơn.
Lưu ý: Các bạn copy công thức của các ngày có sẵn sang các ngày mới để file excel có thể tự động tính toán nha!
Trong trường hợp dữ liệu trong file excel định lượng món của bạn được định dạng một cách thủ công hay bằng định dạng có điều kiện, thì bạn có thể lọc dữ liệu trong excel quản lý bán hàng đó theo màu. Các bạn tiến hành việc này bằng thao tác nhấp mũi tên hướng xuống của bộ lọc tự động sẽ hiển thị Lọc theo Màu (Filter by color) có một hay nhiều lựa chọn, tùy vào việc cột của bạn có định dạng gì:
- Lọc theo màu cột
- Lọc theo màu phông chữ
- Lọc theo biểu tượng ô
Ví dụ: nếu bạn định dạng các ô trong cột xác định với 3 màu nền khác nhau (xanh lá, đỏ và cam) và bạn chỉ muốn hiển thị các ô màu xanh lá, bạn có thể thực hiện theo cách này:
- Nhấp mũi tên lọc ở ô tiêu đề, rồi chỉ vào Lọc theo Màu (Filter by color)
- Nhấp vào màu muốn chọn – trong trường hợp này là màu xanh lá.
Định mức nguyên vật liệu nhà hàng là công việc vô cùng quan trọng và đặc biệt cần thiết đối với mô hình kinh doanh bán lẻ như nhà hàng, quán cafe. Việc quản lý nguyên vật liệu quán ăn bằng file excel chính xác sẽ giúp chủ động hơn trong công tác nhập hàng, kiểm soát được thất thoát trong quá trình vận hành...
Để bảng định lượng nguyên vật liệu chính xác và hỗ trợ tốt cho công tác báo cáo kiểm kê nguyên vật liệu, đầu tiên phải xác định định mức món ăn nhà hàng trong một sản phẩm.
Việc xác định định mức nguyên vật liệu này còn có tác dụng trong việc tạo ra một món ăn/ thức uống ngon, vì chỉ cần cho nguyên vật liệu không đều tay là có thể khiến món ăn/ đồ uống không còn giữ được mùi vị như mong muốn, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và uy tín của nhà hàng.
Đối với những nhà hàng có thực đơn phong phú, số nguyên vật liệu định mức món ăn theo đó cũng rất nhiều, như vậy rất khó khăn để kiểm soát được toàn bộ số nguyên vật liệu đó, khi đó nên lựa chọn quản lý một số nguyên vật liệu cơ bản có giá thành cao hoặc sức tiêu thụ lớn để tránh sự chồng chéo, quá tải trong kiểm soát kho nguyên vật liệu.
5. Phần mềm quản lý quán ăn: Giải pháp tối ưu hơn Excel cho vận hành thực tế
Nếu Excel phù hợp trong giai đoạn khởi đầu, thì khi quán bắt đầu đông khách, có nhiều nhân viên và phát sinh nhiều nghiệp vụ hơn, việc quản lý thủ công sẽ dần bộc lộ hạn chế. Từ việc ghi nhận order, tính tiền, kiểm soát nguyên vật liệu đến theo dõi doanh thu – tất cả đều cần sự chính xác và cập nhật theo thời gian thực, điều mà Excel khó có thể đáp ứng.
Thay vì phải nhập liệu thủ công và kiểm tra chéo nhiều file, các phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng như Sapo giúp tự động hóa toàn bộ quy trình vận hành: từ gọi món, tính tiền đến trừ kho theo định lượng. Nhờ đó, chủ quán có thể kiểm soát tồn kho sát với thực tế, hạn chế thất thoát và nắm được tình hình kinh doanh ngay trong ngày.
Đặc biệt, nếu bạn đang tìm một giải pháp miễn phí để bắt đầu chuyên nghiệp hơn Excel, bạn có thể tham khảo gói Sapo 6870 – bộ giải pháp hỗ trợ hộ kinh doanh chuyển đổi số, bao gồm phần mềm quản lý bán hàng, hóa đơn điện tử và chữ ký số.
Với Sapo 6870, bạn có thể:
- Quản lý bán hàng, doanh thu, chi phí ngay trên điện thoại hoặc máy tính
- Tự động tổng hợp báo cáo, không cần tính toán thủ công
- Xuất hóa đơn điện tử đúng quy định, không lo sai sót
- Bắt đầu miễn phí, phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ và quán ăn mới mở
Nếu Excel giúp bạn bắt đầu nhanh, thì Sapo 6870 sẽ giúp bạn vận hành bài bản, kiểm soát rõ ràng và sẵn sàng mở rộng kinh doanh mà không tốn thêm chi phí ban đầu.
Hi vọng qua những chia sẻ của Sapo bạn sẽ có thể chọn cho mình một phương pháp quản lý nhà hàng quán ăn một cách trơn trụ hiệu quả. Nếu như kinh doanh nhỏ lẻ một ngày dưới 5 đơn hàng thì bạn có thể dùng file excel quản lý bán hàng và công nợ, còn nếu muốn kinh doanh với quy mô lớn thì bạn nên suy nghĩ đến việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Sapo FnB.
Vậy, đã có câu trả lời cho việc dùng file excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng sao cho hiệu quả, cách tính định mức nguyên vật liệu nhà hàng và cost món ăn...thì hãy nhanh chóng chọn cho mình một phương pháp hợp lý nhé!
