Top 5+ phần mềm quản lý bất động sản tốt nhất 2026 [cho sàn và tòa nhà]

Phần mềm quản lý bất động sản không còn là công cụ “nâng cao”, mà là giải pháp bắt buộc nếu bạn muốn thoát khỏi sổ sách rời rạc và rủi ro thất thoát doanh thu từ Excel thủ công. Từ chủ sàn lo ngại lộ dữ liệu khách hàng đến chủ nhà trọ mệt mỏi với việc chốt điện nước mỗi tháng, bài viết dưới đây của Sapo sẽ giúp bạn chọn đúng phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.

1. Phần mềm quản lý bất động sản là gì?

Phần mềm quản lý bất động sản là giải pháp công nghệ chuyên biệt giúp số hóa quy trình kinh doanh và vận hành trên một nền tảng duy nhất (thường tích hợp cả Web và Mobile App). Thay vì lưu trữ rời rạc, phần mềm giúp doanh nghiệp và chủ nhà quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu: Từ thông tin khách hàng (CRM), kho hàng, hợp đồng cho đến việc tự động tính toán điện nước và báo cáo doanh thu theo thời gian thực.

Dưới đây là bảng so sánh sự khác biệt cốt lõi giữa việc dùng phần mềm chuyên dụng và file Excel truyền thống:

2. Lợi ích khi áp dụng phần mềm quản lý bất động sản

Việc chuyển từ quản lý thủ công sang phần mềm chuyên dụng không chỉ là xu hướng, mà là bước đi chiến lược mang lại những lợi thế cạnh tranh rõ rệt:

• Tối ưu quy trình & nâng cao hiệu suất: Phần mềm tự động hóa các tác vụ lặp lại như nhập liệu, phân chia data cho sale (đối với sàn) hay chốt công nợ hàng tháng (đối với nhà trọ/tòa nhà). Nhờ đó, luồng công việc giữa các bộ phận Sale, Kế toán, Admin được liên thông, giúp nhân sự tập trung vào các hoạt động tạo doanh thu thay vì xử lý giấy tờ thủ công.
• Giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành: Hệ thống giúp hạn chế tối đa lỗi do con người như tính sai điện nước, sai hoa hồng môi giới hay trùng lặp giao dịch. Doanh nghiệp nhờ đó giảm áp lực đối soát cuối tháng, cắt bớt chi phí nhân sự và tiết kiệm đáng kể thời gian vận hành.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng & duy trì mối quan hệ: Quy trình chăm sóc tự động (nhắc lịch đóng tiền, thông báo bảo trì, chăm sóc định kỳ qua SMS/Zalo/App) giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và phản hồi nhu cầu khách hàng nhanh chóng. Trải nghiệm minh bạch, mượt mà là yếu tố then chốt để giữ chân khách thuê và tăng tỷ lệ khách quay lại.
• Tăng trưởng doanh thu & hỗ trợ ra quyết định chính xác: Các báo cáo doanh thu, dòng tiền, giỏ hàng và hiệu suất nhân sự được cập nhật real-time qua biểu đồ trực quan. Dữ liệu chính xác giúp chủ doanh nghiệp điều chỉnh giá, hoa hồng và chiến lược kinh doanh kịp thời nhằm tối ưu doanh số.

3. Những tính năng cốt lõi của phần mềm quản lý bất động sản

Một phần mềm quản lý bất động sản hiệu quả không cần nhiều tính năng phức tạp, nhưng bắt buộc phải đáp ứng tốt các nghiệp vụ nền tảng để đảm bảo vận hành trơn tru.

3.1. Quản lý tài sản, phòng, mặt bằng (quản lý kho bất động sản)

Đây là tính năng cốt lõi, giúp người quản lý nắm toàn bộ tài sản trên một nền tảng duy nhất, như một “bản đồ số” trực quan.

• Số hóa hồ sơ tài sản: Lưu trữ tập trung hình ảnh/video, vị trí (bản đồ), pháp lý, diện tích, giá bán/cho thuê… giúp tra cứu nhanh chỉ với 1 click.
• Cập nhật trạng thái real-time: Với các thông tin về sàn giao dịch (mở bán/ giữ chỗ/ đặt cọc), tránh trùng khách, trùng căn; Các phòng có thể cho thuê/ sắp hết hạn hay cần bảo trì…
• Quản lý thiết bị & nội thất: Ghi nhận đầy đủ hiện trạng bàn giao (điều hòa, nội thất, chỉ số điện nước), hỗ trợ đối soát và hạn chế tranh chấp khi thanh lý hợp đồng.
• Tìm kiếm & lọc thông minh: Lọc nhanh tài sản theo nhu cầu (giá, khu vực, loại hình, trạng thái) giúp sale chốt khách nhanh và chính xác hơn.

3.2. Quản lý khách hàng & hợp đồng

Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý trọn vòng đời khách hàng và đảm bảo tính pháp lý , dòng tiền, dữ liệu trong mọi giao dịch bất động sản.

• Hồ sơ khách hàng 360° & phân quyền bảo mật: Tập trung toàn bộ dữ liệu khách hàng từ Marketing, giới thiệu, Hotline… về một hệ thống duy nhất, loại bỏ trùng lặp. Cơ chế phân quyền theo sale và mã hóa thông tin liên hệ giúp bảo vệ data - tài sản cốt lõi của sàn và chủ đầu tư.
• Số hóa hợp đồng & theo dõi tiến độ thanh toán: Hỗ trợ đầy đủ các loại hợp đồng như đặt cọc, mua bán, thuê ngắn hạn/dài hạn. Hệ thống tự động theo dõi lịch thanh toán theo từng đợt, giúp kế toán và quản lý kiểm soát dòng tiền chính xác, không cần đối soát thủ công.
• Nhắc việc & cảnh báo tự động theo nghiệp vụ: Với môi giới, hệ thống nhắc lịch dẫn khách, gọi chăm sóc lại khách hàng; Với người cho thuê có thể cảnh báo trước 15-30 ngày khi hợp đồng sắp hết hạn để chủ động gia hạn hoặc tìm khách mới. 
• Lịch sử chăm sóc & ghi nhận tương tác: Lưu lại toàn bộ quá trình làm việc với khách hàng như cuộc gọi, tin nhắn, lịch xem nhà, ghi chú tư vấn… theo dòng thời gian. Nhờ đó, quản lý dễ đánh giá hiệu quả sale và bàn giao khách hàng cho nhân sự mới mà không ảnh hưởng trải nghiệm.

3.3. Quản lý thu tiền thuê, điện nước, công nợ

Đây là nhóm tính năng ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, đặc biệt quan trọng với mô hình nhà trọ, tòa nhà cho thuê và căn hộ dịch vụ.

• Tự động tính tiền thuê và dịch vụ: Phần mềm tự động tính tiền thuê theo hợp đồng, kết hợp điện, nước, internet, gửi xe… dựa trên chỉ số thực tế hoặc đơn giá cấu hình sẵn, hạn chế tối đa sai sót so với tính thủ công.
• Ghi nhận chỉ số điện nước và lịch sử sử dụng: Lưu trữ chỉ số đầu - cuối kỳ theo từng phòng/căn hộ, cho phép đối soát nhanh khi có thắc mắc, đảm bảo minh bạch với khách thuê.
• Theo dõi công nợ và trạng thái thanh toán: Hệ thống cập nhật real-time các khoản đã thu, chưa thu hay quá hạn, giúp chủ nhà và kế toán nắm rõ tình hình công nợ mà không cần tổng hợp thủ công.
• Nhắc thu tiền & cảnh báo nợ tự động: Tự động gửi thông báo nhắc thanh toán qua SMS/Zalo/App trước và sau hạn đóng tiền, giảm tình trạng chậm trả và áp lực thu tiền cho người quản lý.
• Báo cáo dòng tiền rõ ràng, dễ kiểm soát: Tổng hợp doanh thu theo ngày/tháng/tòa nhà/phòng, hỗ trợ chủ bất động sản theo dõi hiệu quả vận hành và chủ động kế hoạch tài chính.

3.4. Báo cáo doanh thu & hiệu quả kinh doanh

Thay vì tổng hợp số liệu thủ công chậm trễ, phần mềm cung cấp bức tranh tài chính real-time, giúp chủ sàn và chủ bất động sản ra quyết định nhanh và chính xác hơn.

• Theo dõi doanh thu và dòng tiền theo thời gian thực: Báo cáo doanh thu được cập nhật tự động theo ngày, tháng, dự án, tòa nhà hoặc từng căn/phòng, giúp nắm rõ tiền vào, tiền ra tại mọi thời điểm.
• Phân tích hiệu quả khai thác tài sản: Đánh giá tỷ lệ lấp đầy, thời gian trống phòng, doanh thu bình quân theo căn hộ/mặt bằng, từ đó xác định tài sản hoạt động tốt và khu vực cần tối ưu.
• Báo cáo hiệu suất sale & môi giới: Theo dõi số lượng khách hàng, giao dịch thành công, doanh thu và hoa hồng của từng nhân viên, hỗ trợ quản lý minh bạch và điều chỉnh chính sách bán hàng kịp thời.
• Dashboard trực quan, dễ đọc: Dữ liệu được thể hiện bằng biểu đồ, bảng tổng hợp rõ ràng, giúp ban lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh mà không cần đào sâu vào số liệu phức tạp.

3.5. Phân quyền và bảo mật dữ liệu

Trong lĩnh vực bất động sản, dữ liệu khách hàng và giỏ hàng chính là tài sản sống còn. Phần mềm quản lý cần đảm bảo an toàn thông tin nhưng vẫn linh hoạt cho vận hành hàng ngày.

• Phân quyền chi tiết theo vai trò: Hệ thống cho phép phân quyền theo từng vị trí như chủ sàn, quản lý, sale, kế toán, lễ tân… Mỗi người chỉ truy cập đúng dữ liệu và nghiệp vụ được cấp, tránh lộ thông tin nhạy cảm.
• Bảo vệ dữ liệu khách hàng và giao dịch: Thông tin quan trọng như số điện thoại, giá bán, hoa hồng có thể được mã hóa hoặc giới hạn quyền xem, giảm rủi ro thất thoát data khi nhân sự nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí.
• Kiểm soát lịch sử thao tác và truy vết: Mọi chỉnh sửa, xóa dữ liệu đều được ghi nhận theo thời gian và người thực hiện, giúp quản lý dễ dàng kiểm tra, đối soát khi có phát sinh.
• Sao lưu và an toàn hệ thống: Dữ liệu được sao lưu định kỳ trên hạ tầng bảo mật cao, đảm bảo không mất mát thông tin ngay cả khi xảy ra sự cố kỹ thuật.

4. So sánh 5+ phần mềm quản lý bất động sản nổi bật nhất 2026

Dưới đây là đánh giá chi tiết các giải pháp công nghệ hàng đầu hiện nay, được phân loại dựa trên tính năng và quy mô doanh nghiệp để bạn dễ dàng lựa chọn:

4.1. Landsoft (DIP Vietnam) - Giải pháp “may đo” cho sàn và chủ đầu tư

Landsoft là giải pháp ERP chuyên sâu, được nhiều doanh nghiệp bất động sản lớn tại Việt Nam lựa chọn nhờ khả năng tùy biến theo quy trình đặc thù.

• Chuẩn hóa quy trình giao dịch khép kín: Số hóa toàn bộ vòng đời giao dịch từ booking, đặt cọc, ký hợp đồng đến bàn giao, giúp sale, admin, kế toán vận hành trên một luồng thống nhất.
• Quản lý tài chính & công nợ tự động: Theo dõi tiến độ thanh toán, nhắc nợ và quản lý thu, chi tập trung, đảm bảo minh bạch dòng tiền.
• Tính hoa hồng và lương thưởng phức tạp: Hỗ trợ thiết lập commission đa tầng cho sale và đại lý, minh bạch thu nhập và tạo động lực bán hàng.
• Báo cáo quản trị chuyên sâu: Dashboard trực quan về tồn kho, doanh thu và hiệu quả chiến dịch, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Phù hợp nhất với: Chủ đầu tư và sàn giao dịch BĐS quy mô vừa đến lớn, có quy trình phức tạp và nhu cầu thiết kế hệ thống riêng.

Đăng ký: https://landsoft.com.vn/

Ngoài phần mềm quản lý bán hàng bất động sản, bạn nên có website bất động sản thân thiện, chuẩn SEO, tối ưu trải nghiệm và tăng tỷ lệ chốt sale. Tham khảo giải pháp thiết kế website bất động sản giúp tăng doanh số và khẳng định uy tín thương hiệu.

4.2. Faceworks - Giải pháp tùy biến linh hoạt & đồng bộ dữ liệu

Faceworks là nền tảng quản trị doanh nghiệp (ERP) có khả năng tùy biến cao, giúp doanh nghiệp bất động sản xây dựng quy trình quản lý sát với thực tế vận hành.

• Đồng bộ dữ liệu tập trung: Kết nối Marketing, Sales, kế toán, nhân sự trên một hệ thống, loại bỏ nhập liệu trùng lặp và đảm bảo dữ liệu luôn nhất quán.
• Quản lý xuyên suốt vòng đời khách hàng: Theo dõi từ lead, giao dịch đến chăm sóc sau bán, lưu trữ đầy đủ lịch sử tương tác để dễ kiểm soát và bàn giao.
• Linh hoạt điều chỉnh quy trình: Cho phép tùy chỉnh trường thông tin, biểu mẫu và workflow theo nhu cầu, không phụ thuộc cứng nhắc vào nhà cung cấp.

Phù hợp nhất với: Doanh nghiệp BĐS SME cần giải pháp “may đo” quy trình riêng với chi phí triển khai hợp lý.

Đăng ký: https://faceworks.vn/phan-mem-quan-ly-bat-dong-san/

4.3. gAMSPro - Giải pháp chuyên sâu quản lý đầu tư và tài sản

gAMSPro là hệ thống quản trị tài sản cấp độ doanh nghiệp, tập trung vào kiểm soát vốn và tài sản hơn là bán hàng.

• Quản lý dự án đầu tư xây dựng: Theo dõi pháp lý, chi phí và tiến độ thi công, giúp chủ đầu tư kiểm soát dòng vốn và đánh giá hiệu quả đầu tư chính xác.
• Quản lý vòng đời tài sản và bảo trì: Kiểm soát tài sản từ mua sắm, sử dụng, bảo dưỡng đến thanh lý; hỗ trợ kiểm kê nhanh bằng mã QR/Barcode.
• Tối ưu quy trình mua sắm: Số hóa đề xuất, phê duyệt, đấu thầu, tăng minh bạch và hạn chế thất thoát chi phí đầu vào.

Phù hợp nhất với: Tập đoàn lớn, ngân hàng hoặc chủ đầu tư có khối lượng tài sản và dự án xây dựng lớn, cần quản lý vốn chặt chẽ.

Đăng ký: https://gsoft.com.vn/phan-mem-quan-ly-tai-san/

4.4. Bee Rem - Quản lý sàn giao dịch và khớp nhu cầu thông minh

Bee Rem là phần mềm tập trung cho hoạt động của sàn giao dịch BĐS, hỗ trợ song song cả mua bán và cho thuê trên cùng một nền tảng.

• Quản lý đa dạng loại hình BĐS: Quản lý căn hộ, đất nền, nhà phố, văn phòng cho thuê… trên một hệ thống duy nhất, dễ mở rộng danh mục kinh doanh.
• Khớp nhu cầu tự động (Smart Matching): Tự động gợi ý sản phẩm phù hợp với tiêu chí khách hàng (vị trí, ngân sách, hướng…), giúp sale rút ngắn thời gian tìm kiếm và chốt khách nhanh hơn.
• Theo dõi tài chính và cảnh báo công nợ: Quản lý tiến độ thanh toán, nhắc nợ tự động, hỗ trợ kiểm soát dòng tiền và hạn chế nợ xấu.

Phù hợp nhất với: Sàn giao dịch BĐS vừa và nhỏ (SME) cần công cụ bán hàng thông minh, tối ưu hiệu suất đội ngũ sale.

Đăng ký: https://beesky.vn/phan-mem-quan-ly-san-giao-dich-bat-dong-san-bee-rem/

4.5. Zoho CRM - Giải pháp quốc tế tinh gọn & dễ dùng

Zoho CRM là nền tảng quản trị khách hàng phổ biến toàn cầu, phù hợp với bất động sản nhờ giao diện đơn giản, chi phí hợp lý và khả năng tùy biến linh hoạt.

• Dễ sử dụng, triển khai nhanh: Giao diện trực quan, kéo - thả, cho phép tự thiết lập pipeline bán hàng mà không cần đội kỹ thuật.
• Chi phí tối ưu cho quy mô nhỏ: Có gói giá rẻ và bản miễn phí giới hạn, phù hợp startup hoặc nhóm môi giới muốn tiếp cận chuẩn CRM quốc tế.
• Tự động hóa chăm sóc khách hàng: Tự động gửi email, nhắc lịch hẹn, cập nhật trạng thái khách hàng, giúp giảm tải công việc thủ công cho sale.

Phù hợp nhất với: Môi giới cá nhân, team bán hàng nhỏ hoặc startup bất động sản cần CRM “nhanh - gọn - dễ dùng”.

Đăng ký: https://www.zoho.com/vi/crm/real-estate/

4.6. Mona House - Quản lý nhà trọ và căn hộ dịch vụ

Mona House là giải pháp chuyên biệt cho quản lý vận hành cho thuê, giúp chủ nhà tự động hóa thu tiền và giảm tối đa công việc thủ công hàng tháng.

• Tự động tính tiền & gửi hóa đơn: Nhập chỉ số điện nước (hoặc tích hợp công tơ), hệ thống tự động chốt tiền và gửi hóa đơn qua App/Zalo cho khách thuê.
• App cư dân riêng: Khách nhận thông báo, thanh toán online và báo sự cố trực tiếp trên ứng dụng, nâng cao trải nghiệm lưu trú.
• Quản lý hợp đồng & lưu trú: Số hóa hồ sơ khách thuê, nhắc gia hạn hợp đồng và hỗ trợ quản lý tạm trú - tạm vắng đúng quy định.

Phù hợp nhất với: Chủ nhà trọ, chuỗi căn hộ dịch vụ, ký túc xá hoặc chung cư mini cần quản lý thu tiền và cư dân hiệu quả.

Đăng ký: https://mona.house/

5. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bất động sản phù hợp

• Phù hợp với mô hình và quy mô: Chọn phần mềm đáp ứng đúng nghiệp vụ đặc thù của bạn (sàn giao dịch, nhà trọ, căn hộ dịch vụ hay tòa nhà cho thuê) để tránh lãng phí tính năng không cần thiết.
• Dễ sử dụng, dễ triển khai: Giao diện trực quan, thao tác đơn giản và quy trình triển khai nhanh giúp đội ngũ làm quen sớm, giảm gián đoạn vận hành và tăng hiệu quả ứng dụng ngay sau khi triển khai.
• Chi phí và chính sách dùng thử: Định giá minh bạch, phù hợp với ngân sách và mô hình của bạn; đồng thời nên có bản dùng thử hoặc demo để đánh giá thực tế trước khi quyết định đầu tư dài hạn.
• Khả năng mở rộng và tích hợp: Phần mềm linh hoạt mở rộng khi doanh nghiệp phát triển, đồng thời dễ tích hợp với các công cụ khác như CRM, kế toán, cổng thanh toán… để duy trì sự liên thông dữ liệu xuyên suốt.
• Hỗ trợ và bảo mật dữ liệu: Nhà cung cấp cần có đội ngũ hỗ trợ tận tâm, kịp thời; cùng với đó là các chuẩn bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu khách hàng, giao dịch và báo cáo kinh doanh trước mọi rủi ro.

6. Giải đáp một số câu hỏi về phần mềm quản lý bán hàng bất động sản

6.1. Phần mềm quản lý bất động sản có phù hợp với quy mô nhỏ không?

Có. Hiện nay nhiều phần mềm được thiết kế linh hoạt cho chủ nhà trọ, sàn nhỏ hoặc nhà đầu tư cá nhân, cho phép sử dụng theo quy mô và mở rộng dần khi số lượng tài sản tăng.

6.2. Có thể sử dụng phần mềm quản lý bất động sản miễn phí không?

Một số phần mềm có bản miễn phí hoặc dùng thử, phù hợp để trải nghiệm tính năng cơ bản. Tuy nhiên, để quản lý ổn định và đầy đủ nghiệp vụ, các gói trả phí thường mang lại hiệu quả lâu dài hơn.

6.3. Dữ liệu khách hàng và giao dịch có an toàn không?

Các phần mềm uy tín đều áp dụng phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và sao lưu định kỳ, giúp bảo vệ thông tin khách hàng, giỏ hàng và hợp đồng trước rủi ro thất thoát.

6.4. Triển khai phần mềm quản lý bất động sản mất bao lâu?

Với các nền tảng cloud hiện nay, thời gian triển khai thường chỉ từ vài giờ đến vài ngày, tùy quy mô và mức độ tùy chỉnh, không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Phần mềm quản lý bất động sản không còn là công cụ “nên có”, mà đã trở thành nền tảng bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn vận hành minh bạch, kiểm soát dòng tiền và mở rộng quy mô bền vững. Từ sàn giao dịch, chủ đầu tư đến chủ nhà trọ, mỗi mô hình đều cần một giải pháp phù hợp với nghiệp vụ và nguồn lực của mình.

Thay vì lựa chọn theo số lượng tính năng hay mức giá, hãy ưu tiên phần mềm đúng mô hình, dễ dùng, dữ liệu an toàn và có thể mở rộng lâu dài. Bắt đầu số hóa từ hôm nay chính là cách nhanh nhất để giảm rủi ro, tối ưu chi phí và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường bất động sản ngày càng khốc liệt.